Budite produktivniji na poslu – ne tratite vrijeme

Koliko ste puta poželjeli da dan bude duži od 24 sata kako biste stigli obaviti sve što želite i u poslovnome i privatnom segmentu života?

Čini se da mnogim ljudima vrijeme uvijek nekako „bježi“, dok drugi unatoč brojnim obavezama nekako uvijek stignu obaviti sve na vrijeme i lakoćom.

Tajna je u produktivnosti onoga što radite. Neke osobe mogu obaviti isti posao za četiri sata jednako uspješno kao i druge osobe za duplo duže. Osim pomne organizacije, važna je koncentracija, određivanje prioriteta i tako dalje… No, to je ponekad vrlo lako reći, a teško učiniti.

Evo, kako to rade samo najbolji produktivci!

Nikad se ne vraćaju na istu stvar dva puta – Ne ostavljaju zadatke i obaveze za kasnije. Ili ih odmah riješe sami ili delegiraju prema drugim osobama.

Pripremaju se za sutra – Završe radni dan na način da se pripreme za sljedeći. S tom praksom postižu dvije stvari, rezimiraju sve što su taj dan učinili i pobrinu se da  sutrašnji dan jednako bude produktivan.

Zagrizu metak – Najgore i najteže zadatke obave odmah na početku radnog dana. Nakon toga lakše se posvete manje važnim i/ili kreativnijim zadatcima.

Bore se protiv hitnosti – Nekako se čini da je u današnjem životu sve nekako strašno hitno. Produktivci dobro procjenjuju koje su stvari uistinu hitne i određuju njihovu važnost. Ako stvar nije toliko bitna, onda ne smije imati prioritet u hitnosti. Bitno je prvo odraditi velike glavne stvari, a tek onda se baviti manje bitnim i manje hitnim stvarima.

Ne otežu sastanke – Svima je poznato koliko se sastanci mogu otegnuti. Produktivci se drže vremena koje je potrebno da sastanak bude produktivan, a ne vremenski konzumirajući. Fokusiraju se na zadanu temu te s time zadržavaju motiviranost svih drugih.

Znaju reći „Ne“ – Najproduktivniji pojedinci ne izbjegavaju biti odrješiti i reći „ne“ kada je to potrebno. Ne pristaju na dodatne obaveze koje mogu štetiti obavljanju zadataka koje već otprije moraju obaviti. Osobe koje teško kažu „ne“, mnogo su više podvrgnute stresu, lakše „izgore“ na poslu, sklonije su depresiji, jer ne stignu obaviti sve zadatke, niti ih toliko kvalitetno obavljaju.

Provjeravaju e-mailove u određeno vrijeme – Produktivci imaju raspored provjeravanja e-mailova, kako ne bi cijeli dan gubili vrijeme samo na njih. U postavkama e-maila mogu se vrlo lako složiti opcije za dobivanje prioritetne i ostale pošte, te primjerice slanje povratne informacije u koje vrijeme ćete gledati e-mailove i odgovarati na njih.

Ne rade multitasking – Čini se da multitasking i nije toliko dobar koliko se prije smatralo. Naime, istraživanja su pokazala da osobe koje obavljaju nekoliko poslova istovremeno, manje kvalitetnije obavljaju zadatke, vrlo lako zaboravljaju informacije, miješaju ih i gube se. Također, teže razlučuju važne informacije od manje važnih, te na kraju, lošije su organizirani. Produktivci obavljaju jedan po jedan zadatak, te ih obavljaju brže i kvalitetnije.

Tehnologija radi za njih – E-mail filtri, kalendari zadataka, podsjetnici, razne aplikacije za „alertove“ i tako dalje, pomažu produktivcima u stvaranju prioriteta i manje gube vrijeme na stvari koje za njih odrađuje tehnolofija. Ako se nešto važno dogodi i ako nešto trebaju obaviti, oni to znaju na vrijeme.

Na kraju krajeva, na svakom pojedincu je da organizira svoje radno vrijeme. Ako vaš posao ima dosta „praznog hoda“, pokušajte načiniti reorganizaciju vremena. Naravno, ponekad to nije moguće, posebno ako uvelike ovisi o drugim ljudima.

Zapamtite, izgubljeno vrijeme vam nitko ne može vratiti. Nemojte ga tratiti! Ljudi koji su učinkovitiji, sretniji su i opušteniji.