Obuhvat dokumentacije na mikrofilm idealno je rješenja za dugoročno arhiviranje dokumenata i učinkovit način rješavanja prenatrpanosti u arhivima. Arhiviranje dokumenata na mikrofilmu važi za jednog od najboljih i najpouzdanijih postupaka dugotrajne zaštite podataka.

Postupak "mikrofilmovanja" je standardiziran, jednostavan za korištenje i pouzdan. U usporedbi sa digitalnim zapisom jeste zaista manje upotrebljiv za pretragu i čitanje podataka, međutim na drugoj strani ima mogućnost obnavljanja podataka (i nekada je ista neprikosnovena).

U Mikrografiji sa savremenom opremom pretvaraju analogni zapis na mikrofilnu, tzv. mikrofischima ili aparaturnim karticama u digitalni. Dokumenti na mikrofilmu i kopije iz mikrofilma, ispisane na papiru su i pravno izjednačene sa izvornim papirnim dokumentima i sa originalnim elektronskim zapisima (osim kada propisi ne određuju drugačije).

Sa obuhvat sadržaja i dodatnom obradom skenograma mogu podatke uvoziti direktno u sistem za e-arhivu ili dokumentni sistem. Rezultat ovakve digitalizacije su crno-bijeli ili sivkasti skenogrami različitih oblika zapisa (npr. TIF, JPG, PDF, …), koji imaju funkciju pretraživanja po sadržaju.