ImelDMS – Svi dokumenti na jednom mjestu

Koliko informacija u Vašoj firmi dnevno, proizvedu i razmjenjuju zaposleni interno ili eksterno, sa vanjskim okruženjem?

Koliko ovih informacija je evidentirano na papiru?

Mnogo! Upravljanje poslovnim informacijama i dokumentima predstavlja izazovan zadatak. 

Koliko Vam vremena oduzima da pratite gdje je koji dokument, ko ga treba potvrditi i proslijediti?

Koliko vremena treba da pronađete u arhivu dokument koji je Vama potreban?

Koliko grešaka napravite dok prekucavate podatke i koliko Vas to košta?

Ukoliko je Vaš odgovor na ova pitanja  “mnogo” – vrlo jednostavno rješenje Vaših problema je sistem za upravljanje dokumentima  ImeDMS (Document Management System).

Poslovanje sa različitom dokumentacijom nameće važnost kanala kojim će se ti dokumenti  kretati u organizaciji kao i  način na koji će biti zaštićeni. Jedan dokument mogu koristiti svi koji su zaposleni u organizaciji ali u različite svrhe.

Traženje podataka i dokumentacije ne treba predstavljati problem. Ovaj proces je sastavni dio svakodnevnog poslovanja i treba ga maksimalo ubrzati, inače je vrijeme provedeno u traženju podataka i dokumentacije izgubljeno.

Šta je ImelDMS?

ImelDMS je jednostavno i pristupačno softversko rješenje za upravljanje dokumentima, koje pomaže organizacijama u planiranju, organizovanju, upravljanju i praćenju dokumenata i informacija. Ovaj sistem je integralni dio ImelBIS ERP -a, ali može se koristiti i kao samostalna aplikacija. Kompatibilan je i sa drugim aplikacijama, naročito je ukomponovan sa  ImelHR.

Sistem za upravljanje dokumentima ImelDMS omogućava izradu, obradu, pretragu, arhiviranje i zaštitu elektronskih i papirnih dokumenata. Ovo softversko rješenje pomaže organizaciji da pojednostavi svoj postupak upravljanja dokumentima. 

Zašto koristiti ImelDMS?

Savremeni sistem za upravljanje dokumentima koji je povezan sa poslovnim procesima u preduzeću, povećava organizovanost i efikasnost kompanije i njenih zaposlenih.

Uvođenjem u organizaciju sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS zauvijek se staje na put mukotrpnim pretragama registratora, polica i naslaganih fascikli po stolovima.

Sva dokumentacija koja se odnosi na zaposlenike smještena je na jednom mjestu u DMS (rješenje, uvjerenja, lični dokumenti i sl.)

Jednostavnost ImelDMS sistema se ogleda i u finansijskom dijelu ImelBIS kod kreiranja, protokolisanja i štampe izvoda otvorenih stavki, pregleda svih ulaznih računa u PDF formi i sl.

Zahvaljujući ImelDMS-u kompletan životni ciklus nekog dokumenta može se održati elektronski. Životni ciklus dokumenta koji polazi od trenutka kada on nastane u računaru, odloži u DMS gdje se preko slanja i dijeljenja sa kolegama, kupcima ili klijentima, obrađuje i završava u trenutku kada se pohrani u digitalni arhiv.

ImelDMS je digitalni arhiv gdje možemo trajno pohraniti sve naše važne dokumente, sigurno i povjerljivo.

Dizajniran i kreiran tako da se jednostavno može proširiti sa dodatnim funkcionalnostima kada se za tim ukaže potreba da li zahtjevana od strane korisnika ili nametnuta zakonskim putem. 

Kome je namijenjen ImelDMS?

Sistem je namijenjen kako za realni i javni sektor tako i za organe javne uprave i sudove kako bi razina upravljanja dokumentima i izvorima informacija, koja je “prijeko potrebna”, bila adekvatna, efikasna i sigurna. Primjenjuje se u:

– Malim, srednjim i velikim preduzećima.

– Preduzećima koja imaju problema sa arhiviranjem i distribucijom dokumentacije.

– Preduzećima koja imaju problema sa gubitkom i oštećenjem dokumenata. Posljednje statistike pokazuju da se godišnje broj dokumenata duplira, a da svaki zaposlenik gubi najmanje 2 sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument zagubi.

DMS sistem je potreban svim preduzećima nezavisno od njihove veličine i nezavisno od prirode posla.

Koje mogućnosti pruža ImelDMS?

Osnovna svrha sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS jeste da se efikasnim radom dovede do minimalnih troškova obrade podataka i da se u svakom momentu obezbjede potrebne tražene informacije i adekvatno izvrši posao.

Ovaj princip rada štedi vrijeme, smanjuje bespotrebno umnožavanje i smanjuje rizik gubljenja originalnog dokumenta. Kompanije koje koriste ImelDMS ostvaruju i kvantitativne i kvalitativne uštede.

ImelDMS obezbjeđuje:

Integritet – tačnost, kompletnost i čuvanje sadržaja i informacija.

Dostupnost – sadržaj obrađenih dokumenata je dostupan u svakom trenutku.

Povjerljivost – pristup dokumentima je omogućen samo ovlaštenim osobama.

Kvantitativno iskazane uštede: 

ImelDMS omogućava:

– Efektivnu organizaciju i klasifikaciju dokumenata

– Formiranje elektronskog protokola

– Automatizovanu distribuciju i razmjenu dokumenata

– Brzo pronalaženje dokumenata – centralizovanu arhivu

– Elektronsko organizovanje papirne arhive po zakonskoj regulativi

– Efikasno praćenje verzija i revizija dokumenata

– Prava pristupa dokumentaciji – bezbjednost

– Menadžment radnih tokova i poslovnih procesa

– Automatizovano protokolisanje dokumenata

– Objavljivanje podataka na uvid zaposlenima putem elektronskih oglasnih tabli

– Usklađenost sa standardima (ISO). 

Koji su benefiti za poslovanje ukoliko koristite ImelDMS?

Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima kompanije mogu očekivati benefite:

• jednostavnije kreiranje dokumenata unutar organizacije

• vrijeme za pretragu dokumenata značajno se smanjuje i štedi

• brža distribucija dokumenata

• bolja saradnja između timova i službi

• bolje upravljanje elektronskim i fizičkim prostorom

• nema bespotrebnih kopija dokumenta

• manja mogućnost grešaka te povećana efikasnosti i produktivnost

• veća sigurnost dokumenata

• originalna verzija se uvijek nalazi na pravom mjestu i dostupna u pravo vrijeme

• arhiviranje je usklađeno sa zakonskom regulativom

• potpuno kompatibilnim sa zahtjevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000 i 27000.

• viši nivo upotrebe znanja organizacije. 

ImelDMS sistem doprinosi efikasnosti i produktivnosti i pri tome štedi vrijeme, prostor i novac!