Koliko je zahtjevno isplanirati radno vrijeme?

Planirate li radno vrijeme zaposlenika? Kvalitetno planiranje radnog vremena istovremeno optimizuje troškove i omogućava fleksibilno radno vrijeme za zaposlenike. 

Prije nekoliko godina, The New York Times objavio je priču o tome kako neadekvatno planiranje radnog vremena u industrijama gdje zaposlenici rade u smjenama često dovodi do velike isrpljenosti zaposlenika i negativno se odražava na život i zdravlje zaposlenika. Ovaj članak utjecao je na mnoge firme, uključujući lanac kafe Starbucks koji je promijenio način planiranja radnog vremena zaposlenika. Članak objavljen u The New York Times istaknuo je, između ostalog, priču o samohranoj majci koja je radila u ugostiteljskom lokalu. Raspored o radnom vremenu dobivala bi u zadnji čas zbog čega je imala veliki problem s organizacijom svojih ostalih obaveza. Starbucks je početkom 2016. godine uveo novi način planiranja radnog vremena za svojih više od 160 000 zaposlenika. Uz pomoć napredne tehnologije, voditelji ugostiteljskih lokala počeli su planirati radno vrijeme i to dvije sedmice unaprijed. Osim toga, omogućeno je da zaposlenici rade u ugostiteljskim lokalima koji su njima najbliži prema mjestu stanovanja i na taj način izbjegnu gužve u prometu. 

Da li određuje raspored radnog vremena i kada će dijete spavati?

Loše planiranje radnog vremena onemogućavalo je pomenutoj majci da prisustvuje predavanjima i završi studij. "Takav način planiranja radnog vremena također je “odlučio” koliko će sati moj sin spavati", rekla je za The New York Times. Naime, često se znalo dogoditi da je radila do jedanaest sati navečer i onda sutradan od četiri sata ujutro, što je značilo da je spavala samo nekoliko sati što je uticalo i na život njezina sina. Iako se možda ne čini tako, kvalitetno planiranje radnog vremena izuzetno je važno jer utječe na cjelokupan poslovni proces, od zadovoljstva zaposlenika do stvaranja dobrog korisničkog iskustva.

Potrebno je analitičko razmišljanje, znanje i razumijevanje svih poslovnih faktora: zakonodavstva, intervala opterećenja te trenutnih vanjskih i unutarnjih specifičnih situacija kako bi se provelo kvalitetno planiranje radnog vremena. Primjerice, neke od situacija koje se trebaju uzeti u obzir prilikom planiranja radnog vremena su: odsustvo zaposlenih zbog bolovanja, novi standardi kao posljedica epidemije Covid-19 koji zahtijevaju veću udaljenost između zaposlenika ili pak zatvaranje proizvodne linije zbog naglog pada potražnje. Međutim, planiranje radnog vremena i rasporeda zaposlenika mora se brzo prilagoditi takvim i sličnim situacijama.

Kako isplanirati posao angažirajući dovoljno zaposlenika?

Posljedice neefikasnog planiranja radnog vremena brzo se pokazuju i među nezadovoljnim zaposlenicima, a nezadovoljni zaposlenici imaju vrlo loš utjecaj i na kupce. Osim toga, loše planiranje može dovesti i do neravnomjerne raspodjele zaposlenih. Sigurno ste bili svjedoci scene u restoranu gdje je bilo premalo konobara ili obrnuto, situacija u kojoj pola osoblja dosadno gledalo u svoje mobitele jer nema dovoljno posla. Ili još gore, kada vam u medicinskoj ustanovi kažu da, nažalost, ne možete obaviti pregled jer osoba koja zna koristiti određenu opremu nije taj dan na poslu.

S obzirom na to da danas, uprkos modernoj tehnologiji, voditelji i dalje ručno planiraju radno vrijeme, ne čudi loša organizacija rada i nezadovoljstvo zaposlenika. Još uvijek postoji niska svijest o tome da ručna priprema i planiranje radnog vremena, bez pomoći naprednih rješenja, dovodi do neučinkovitih i često loših rezultata. Nažalost, ljudski mozak nije prilagođen stvaranju kombinacija koje zahtijevaju uzimanje u obzir toliki broj faktora kao što je to slučaj kod planiranja radnog vremena.

Iskustvo nam pokazuje da je u turističkom sektoru, logistici, proizvodnji i trgovini, gdje rade deseci zaposlenika s različitim zadacima (i znanjem) svake sedmice u dvije, tri ili čak više smjena, gotovo nemoguće bez pomoći odgovarajuće tehnologije kvalitetno planirati radno vrijeme.

Učinkovito planiranje radnog vremena doprinosi zadovoljstvu zaposlenika, ali i kupaca

Planiranje radnog vremena posebno je izazovno u firmama gdje je potreban smjenski rad koji je i danas izvor mnogih frustracija i nezadovoljstava kod zaposlenika. Međutim, voditelji to mogu promijeniti. Dobro isplanirano radno vrijeme može pomoći zaposlenicima, ali i firmi jer je rezultat još bolja usluga i zadovoljan kupac. Uz to, dobro planiranje radnog vremena smanjuje troškove jer omogućuje kvalitetnu raspodjelu zaposlenika prema stvarnim potrebama. Primjerice, u vrijeme kada restoran ima najviše gostiju, potrebno je povećati broj osoblja na svim radnim mjestima ili ako je loše vrijeme, treba nam manje osoblja na vanjskim terasama. Uz podršku prikladnih alata kao što je Dynamic Scheduling, moguće je planirati  smjenski rad koji udovoljava stvarnim potrebama firme, vodeći pritom računa o tome da se kvalitetno isplanira radno vrijeme zaposlenika i iskoriste svi potencijali.

Znate li koliko Vam je zaposlenika potrebno u određenom trenutku?

Pri planiranju radnog vremena, važno je voditi računa o tome koliko ljudi je potrebno za rad u jednoj smjeni, kada pojedini zaposlenik uopće može raditi (primjerice, je li taj dan odsutan) te poštuju li se odredbe radnog zakonodavstva. U slučajevima kršenja ili nepravilnosti, sistem će ukazati na pogreške u planiranju radnog vremena i omogućuje pregled u obliku grafikona, čime se u svakom trenutku ima uvid i moguće je intervenirati na vrijeme. Sistem također omogućuje brzi odgovor na neočekivane izostanke zbog, primjerice, bolovanja i pokazuje možete li angažirati zaposlenika iz druge organizacijske jedinice. Kroz sistem, zaposlenici se također jednostavno i automatski pravovremeno informiraju o planu radnog vremena, a voditelji mogu pratiti provedbu plana. Dakle, moguće je u svakom trenutku provjeriti je li netko bio prisutan na radnom mjestu u planiranom radnom vremenu.

Kako planiranje radnog vremena funkcioniše u praksi?

Da bismo stekli bolju predstavu o tome koliko je teško planirati radno vrijeme u smjenskom radu, pogledajmo primjer planiranja radne sedmice za koju je zadužen Ivan. Ivan je voditelj odjela ljudskih potencijala u većem turističkom kompleksu, gdje imaju dva restorana (hotelski i à la carte) i dva bara, jedan pored recepcije, a drugi na plaži. 

Budući da je Marko, inače zadužen za otvaranje bara na plaži, neočekivano odsutan, Ivan za obvezu na sedam dana angažira Petra, koji radi u unutarnjem baru svaki dan od 9 sati ujutro. Za vrijeme dok Marka nema, Petar mora ranije dolaziti na posao (u 5 sati ujutro) kako bi na vrijeme sve pripremio. Zbog toga Petar premašuje zakonski maksimalan broj sati rada za tu sedmicu pa Ivan mora pronaći optimalno rješenje, a sistem bilježi dodatnu obavezu kao osnovu za isplatu dodatka na platu s obzirom na prekovremeni rad. 

Za iduću sedmicu kada Marko ne radi jer je procjena da će biti manje gužve u zatvorenom baru zbog predviđenog sunčanog vremena, Ivan raspoređuje konobaricu Anu na ovom radnom mjestu kako bi optimalno iskoristio radnu snagu.

Budući da je sljedeće sedmcie u planu gradski maraton trčanja, Ivan očekuje pojačane posjete vanjskom baru, ali i zatvorenom restoranu. Osim toga, približava se i vrijeme poslovnih konferencija pa zbog povećanja posla Ivan odlučuje zaposliti studenta. Otvara novi posao u sistemu i dodjeljuje radne zadatke.

Šta kad se dogode neplanirani dolasci zaposlenika na posao? Upoređujući planirano i ostvareno radno vrijeme, Ivan uočava odstupanje u broju prijavljenih osoba u hotelskom restoranu od 17.35 sati pa nadalje. Naime, Ivan je uočio da se je Sanja tada registrirala, iako to nije bilo predviđeno planom rada. Ivan nije imao informaciju da bi Sanja trebala nekoga zamijeniti, pa ne želi odobriti njeno prisustvo. Sutradan od upravitelja hotelskog restorana dobiva objašnjenje da im je zbog naglog porasta gostiju na večeri trebala pomoć u kuhinji pa je Sanja uskočila u zadnji čas. Imajući to na umu, Ivan mijenja Sanjinu prisutnost iz neplaćene u plaćenu.

Ono što je važno naglasiti je da Ivan sada troši 70 posto manje vremena dnevno na planiranje radnog vremena zaposlenika nego što je to činio kad je ručno ispunjavao plan rada u Excel tablici. Automatska upozorenja osiguravaju mu planiranje u zakonskom okviru i bez pogrešaka. Ostatak svog radnog vremena Ivan se bavi gostima u restoranu i baru, a prije svega, promjena plana u posljednji trenutak zbog neočekivanih događaja uzrokuje mu mnogo manje stresa, jer točno zna koga može preraspodijeliti na određeno radno mjesto.

Ono što je također vrlo važno, Ivan sada može puno lakše uzeti u obzir želje svojih zaposlenika. Naime, prije uvođenja naprednog sistema to je bilo gotovo nemoguće jer je bio izazov isplanirati radno vrijeme i osigurati pokrivenost na svim radnim mjestima. Budući da Excel ne upozorava na upražnjeno radno mjesto, jednom se dogodilo da u restoranu à la carte nije bilo kuhara, a u vanjskom baru nije bilo konobara, pa su gosti tog dana ostali uskraćeni za taj dio usluge. Česti su bili i sukobi među zaposlenicima jer su neki uvijek radili poslijepodne, a neki uvijek samo ujutro, a znalo se je dogoditi i da neki zaposlenici nemaju slobodni vikend u mjesec dana. Pametnim planiranjem to je sada otklonjeno i mogu se takvi problem izbjeći. Želite li saznati više? Svakako kontaktirajte Špica Systems!