Datum objave: 14.02.2020. 08:32

Poziv na tender - Aplikacije zasnovane na vebu za nadziranje i upravljanje FUK-om i implementacijom interne revizije (IR) u javnom sektoru u BiH u okviru Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA) projekta tehničke pomoći Unapređenje javne interne finansijske kontrole (PIFC) u BiH

Poziv na tender

Web aplikacija za praćenje i upravljanje FUK-om i implementacijom interne revizije (IR) u javnom sektoru u BiH u okviru Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA) projekta tehničke pomoći „Unapređenje javne interne finansijske kontrole (PIFC) u BiH“

 

Informacije o projektu

Generalni cilj Projekta „Unapređenje janvne interne finansijske kontrole (PIFC) u BiH“ je doprinijeti reformi upravljanja javnim finansijama u Bosni i Hercegovini (BiH) u procesu pridruživanja Evropskoj uniji, kroz jačanje kapaciteta za finansijsko upravljanje i kontrolu u javnom sektoru na svim nivoima vlasti u BiH. Glavni partneri Projekta su Centralne jedinice za harmonizaciju triju ministarstava finansija (pogledati Projektni zadatak).

Svrha softverske aplikacije

Izabrani ponuđač treba da razvije aplikaciju zasnovanu na vebu (aplikacija) koja će omogućiti registraciju i upravljanje identifikovanim rizicima, praćenje i razvoj sistema FUK-a i IR-a unutar  korisničkih institucija na svim nivoima vlasti u BiH.

Aplikacija treba podržati implementaciju i izvještavanje o FUK-u i IR-u u javnom sektoru u BiH.

Biće razvijena i instalirana jedinstvena web aplikacija u četiri (4) IT centra: Ministarstvu finansija i trezora BiH, Federalnom ministarstvu finansija/financija, Ministarstvu finansija Republike Srpske i Direkciji za finansije Brčko Distrikta BiH (BD).  

Indikativni vremenski raspored

Razvoj i pokretanje veb aplikacije su predviđeni da se dese u okviru sljedećeg generalnog i provizornog vremenskog rasporeda:

1. Finalizacija funkcionalnih specifikacija i dokumentacije (1 mjesec)
2. Razvoj, prilagođavanje, testiranje i prvo pokretanje platforme (6 mjeseci)
3. otklanjanje grešaka, ažuriranje i podešavanje aplikacije i njeno puštanje u rad (2 mjeseca)
4. Obuka korisnika i prenos izvornog koda  (1 mjesec)

UKUPNI BUDŽET: 150.000 EUR.  Ponude sa finansijskim prijedlozima većim od ukupnog raspoloživog budžeta će biti odbijene i neće se uzeti u obzir za dalju procjenu.

Rezultati

Ovaj zadatak će se smatrati završenim nakon:

• uspješnog testa i pokretanja aplikacije zasnovane na vebu koja zadovoljava zahtjeve iznesene u projektnom zadatku (Aneks 1).
• što korisnici prime izrađenu, prilagođenu, brendiranu i lokaliziranu verziju aplikacije zasnovane na vebu uz sve instalacije i integracije.
• pružanja obuke i smjernica za korisnike prema zahtjevima iz projektnog zadatka.
• kontinuirane podrške timu u radu s aplikacijom i korištenju aplikacije tokom garantnog perioda navedenom u projektnom zadatku.

Korisnici

Korisnici informacionog sistema će uključivati sve institucije javnog sektora sa svih administrativnih nivoa u BiH, koji imaju zakonsku obavezu da uvedu, razviju i održavaju FUK i IR.

Karakteristike aplikacije

Glavne zahtijevane karakteristike će biti strukturirane oko četiri modula, kako je precizirano u projektnom zadatku, kao što slijedi:

1. Modul za administraciju softvera
2. Modul za praćenje FUK-a
3. Modul za upravljanje IR-om
4. Modul za izvještavanje za FUK i IR

ZAHTJEVI

Kvalifikacije ugovarača

Odabrani ponuđač će biti registrovano pravno lice, registrovano za pružanje usluga razvoja softvera.

Odabrani ponuđač će ispunjavati sljedeće kriterije za odabir:

1. Godišnji promet u posljednje 3 godine (2016., 2017. i 2018.) od najmanje 30.000 EUR za svaku godinu;
2. Najmanje 3 (tri) uspješno implementirana projekta za razvoj i implementaciju aplikacija zasnovanih na vebu  u posljednje tri godine (2017., 2018. i 2019.);
3. Minimalno 1 (jedan) uspješno implementiran IT projekt za javne /vladine institucije

 

Ponuđači koji prođu gore navedene kriterije za odabir će biti predmet tehničke i finansijske procjene.

Tehnička procjena

Kvalitet svake tehničke ponude će se ocjenjivati u skladu sa kriterijima za dodjelu i ponderisanjem koji su detaljno navedeni u tabeli za ocjenjivanje u odjeljku C ovog tenderskog dosijea. Neće se koristiti nikakvi drugi kriteriji za dodjelu. Kriteriji za dodjelu će se ispitivati u skladu sa zahtjevima navedenim u projektnom zadatku.

Procjena finansijskih ponuda

Po završetku tehničke procjene otvoriće se koverte sa finansijskim ponudama za ponude koje nisu eliminisane tokom tehničke procjene (tj. one sa prosječnom ocjenom od 75 ili više bodova). Tenderi koji prelaze maksimalni budžet na raspolaganju za ugovor su neprihvatljivi i biće eliminisani.

Izbor odabranog ponuđača

Najbolji odnos cijene i kvaliteta utvrđuje se mjerenjem tehničkog kvaliteta u odnosu na cijenu na bazi 80/20.

Projektni tim

Odabrani ponuđač će angažovati vođu tima za IT tokom trajanja zadatka, da osmisli cjelokupno rješenje i pomoć ključnim akterima u svim fazama projekta, s posebnim fokusom na integraciju softverskih funkcija u procesu rada svih uključenih institucija.

Vođa IT tima će nadgledati i koordinisati rad IT tima u ime odabranog ponuđača sa korisnicima i Projektom, uključujući organizovanje neophodnih obuka.

Očekuje se da vođa tima za IT ima sljedeće kvalifikacije i iskustvo:

• Stepen obrazovanja koji odgovara završenom univerzitetskom studiju iz informacijskih tehnologija, inženjerstva ili tehničkih nauka;
• Certifikati za upravljanje projektima za agilne softverske metodologije (tj. SCRUM) će se smatrati prednošću.
• Tečno znanje jednog od službenih jezika u Bosni i Hercegovini i engleskog jezika, i pisano i govorno;
• Najmanje 10 (deset) godina radnog iskustva u upravljanju projektima u industriji IKT-a;
• Prethodno iskustvo u pružanju IT usluga vlastima BiH ili u jugoistočnoj Evropi će se smatrati prednošću.

 

Odabrani ponuđač će angažovati tim za IT tokom trajanja zadatka. Tim za IT će biti odgovoran za izradu, testiranje i otklanjanje grešaka aplikacije pod nadzorom vođe tima za IT.

Očekuje se da predloženi članovi tima za IT imaju sljedeće kvalifikacije i iskustvo:

• Stepen obrazovanja koji odgovara univerzitetskoj diplomi iz IT-a, IKT-a ili sličnih oblasti ILI najmanje 7 (sedam) godina profesionalnog iskustva u projektovanju softvera, razvoju, isporuci, nadogradnji i podršci IT usluga;
• Najmanje 2 (dva) projekta za razvoj / nadogradnju / održavanje veb platforme za prikupljanje strukturiranih podataka iz brojnih izvora;
• Tečno znanje jednog od službenih jezika u Bosni i Hercegovini i engleskog jezika, i pisano i govorno;
• Profesionalno iskustvo u oblastima povezanim sa Projektom (tj. digitalizacija administrativnih procedura).

 

Procjena predloženog projektnog tima, uključujući vođu tima, je dio strategije.

 

Podnošenje prijedloga

Ponude moraju biti poslate ugovornom organu prije 16. marta 2020. godine do 17 sati. (Centralno evropsko vrijeme).

Ponude se moraju dostaviti koristeći sistem dvostruke koverte, tj. u spoljnom paketu ili koverti da sadrži dvije odvojene, zapečaćene koverte, od kojih jedna sadrži riječi „Koverta A - tehnička ponuda“, a druga „Koverta B - finansijska ponuda“. Svi dijelovi tendera osim finansijske ponude moraju biti podneseni u koverti A (tj. uključujući obrazac za podnošenje ponude i druge relevantne dokumente). (dodatno usklađeno sa konačnom engleskom verzijom dana 19.02.2020. godine).

Vanjska koverta treba da sadrži sljedeće informacije:

1. gore navedenu adresu za podnošenje tendera;
2. referencu za objavljivanje tendera;
3. riječi “Not to be opened before the tender-opening session” i „Ne otvarati prije sjednice za otvaranje ponuda“;
4. ime ponuđača.

Stranice tehničke i finansijske ponude treba da budu numerisane radi jednostavnije procjene.

Ponude se dostavljaju poštom na adresu Projekta, Mis Irbina 3/1, PIFC project, 71000 Sarajevo, Bosnia and Herzegovina, koje će komisija za procjenu otvoriti na dan procjene ponuda.

Nepotpuni ili neblagovremeni predlozi će biti diskvalifikovani i neće se uzeti u obzir za procjenu.

Svi zainteresovani ponuđači trebaju dostaviti sljedeću dokumentaciju/informacije na engleskom jeziku:

• Kratak profil kompanije ili konzorcija (najviše jedna stranica) zajedno sa dokumentima o registraciji inkorporaciji kompanije;
• Propisno potpisana i ovjerena tabela koja navodi godišnji i ukupni promet, kako je gore opisano (pogledati Aneks III).
• Lista uspješno realizovanih projekata na razvoju i primjeni aplikacija zasnovanih na vebu u posljednje 3 godine.
• Pisma preporuke klijenata i/ili krajnjih korisnika
• Organizacija i metodologija od minimalno 10 stranica (pogledati Aneks II) koja sadrži:

• Tehnički prijedlog (metodologija, tehnologija, rad, plan održavanja, prijedlozi/preporuke.
• Detaljan plan implementacije, koji pokazuje vremenski okvir i ključne korake za projektovanje, razvoj, testiranje, uklanjanje grešaka i pokretanje aplikacije i obuka korisnika.

• Informacije s listom ključnih članova tima, ključnim zaduženjima na ovom zadatku i njihove biografije (ne više od dvije stranice za svaku osobu) (pogledati Aneks IV);
• Dokumentovani dokazi ili izjave koje se zahtijevaju prema zakonu države u kojoj je kompanija (ili svaka od kompanija za konzorcije) u stvari osnovana, kako bi se pokazalo da nije ni u jednoj od situacija za isključenje navedenih u Aneksu V nacrta ugovora. Ovi dokazi, dokumenti ili izjave moraju biti datirani najviše godinu dana prije datuma podnošenja tendera. Pored toga, mora se dostaviti izjava u kojoj se navodi da se okolnosti opisane u ovim dokumentima od tada nisu promijenile.
• Finansijski prijedlog (odvojena koverta).

 

Lokacija zadatka je BiH.

Detaljni projektni zadatak za ovaj tender je objavljen i može se preuzeti na Internet stranici ICE-a - https://www.ice-org.eu.

 

 

 

 

Invitation to Tender

 

Web-based application monitoring and managing FMC and IA implementation in the public sector in BiH within the IPA-funded EU technical assistance project “Improving PIFC in BiH”

 

About the Project

The overall objective of the Project “Improving PIFC in BIH” is to contribute to the reform of public financial management in Bosnia and Herzegovina (BiH) in the process of accession to the European Union, through strengthening of the capacity of financial management and control in the public sector at all levels of government in BiH. The main Project counterparts are the Central Harmonization Units of the three ministries of finance (see ToR).

Purpose of the software application

The Selected Bidder is required to develop the web-based application (the Application) to enable registration and management of identified risks, monitoring and development of FMC systems and IA within user institutions across government levels in BiH.

The Application should support implementation and reporting on FMC and IA in the public sector in BiH.

Single web-based application will be developed and installed in the four (4) IT centers, Ministry of Finance and Treasury at level of institutions of BiH, Ministry of Finance of Federation BiH and Ministry of Finance of Republika Srpska and Finance Directorate of Brčko District of BiH.

Indicative timeline

Web application development and launch are envisioned to occur within following general and tentative timeline:

1. Finalization of Functional specifications and documentation (1 Month)
2. Development, customization, testing and soft-launch of the platform. (6 Months)
3. Debugging, updating and tweaking of the application and going live. (2 Months)
4. Training of users, source code transfer (1 Month)

 

 

TOTAL BUDGET: 150 000 EUR. Bids with financial proposals higher than the total budget available will be rejected and not considered for further evaluation.

Deliverables

This assignment will be considered completed upon:

• Successful test and launch of the web-based application which satisfies the requirements stated in the TORs (Annex I).
• Provision of Beneficiaries with the developed customized, branded and localized web-based version with all installations and integrations.
• Provision of training and guidance to Beneficiaries according to the ToR requirements.
• Continuous support to the team in operating and using the application, under the warranty period specified in the TOR.

Users

The users of the information system will include all public sector institutions across administrative levels in BiH which are under the legal obligation to introduce, develop and maintain FMC and IA.

Application Features

Main Required Features shall be structured around four modules as detailed in the ToR, as follows:

1. Module for software administration
2. FMC Monitoring Module
3. IA Management Module
4. FMC and IA Reporting Module

REQUIREMENTS

Qualifications of the contractor

The Selected Bidder shall be an incorporated legal entity, registered for provision of software development services.

The Selected Bidder shall meet the following selection criteria):

1. Turnover in each of the last 3 years for which accounts have been closed (2016, 2017 and 2018) of at least EUR 30,000 ;
2. At least 3 (three) successfully implemented projects on development and implementation of web-based applications in the last three years (2107,2018 and 2019).
3. At least 1 (one) successfully implemented IT project for public/governmental institution

 

Tenderers who pass the above listed selection criteria will be subject to the technical and financial evaluation.

Technical evaluation

The quality of each technical offer will be evaluated in accordance with the award criteria and the weighting detailed in the evaluation grid in Part C of this tender dossier. No other award criteria will be used. The award criteria will be examined in accordance with the requirements indicated in the terms of reference.

Evaluation of financial offers

Upon completion of the technical evaluation, the envelopes containing the financial offers for tenders that were not eliminated during the technical evaluation will be opened (i.e. those with an average score of 75 points or more). Tenders exceeding the maximum budget available for the contract are unacceptable and will be eliminated.

Choice of selected tenderer

The best price-quality ratio is established by weighing technical quality against price on an 80/20 basis.

Project team

The IT Team Leader shall be engaged by the Selected Bidder for the duration of the assignment, to design the overall solution and assistance to key stakeholders in all project phases, with specific focus on integration of the software functions within the workflow of all involved institutions. The IT Team Leader shall supervise and coordinate the work of the IT Team on behalf of the Selected Bidder with the Beneficiaries and the Project, including the organisation of required trainings.

It is expected for the IT Team Leader to have the following qualifications and experience:

• Level of education which corresponds to completed university degree in information technology, engineering or technical sciences;
• Certificates in project management for agile software methodologies (i.e SCRUM) will be considered an advantage.
• Fluency in one of the official languages in Bosnia and Herzegovina and the English language, both written and spoken;
• At least 10 (ten) years of work experience in managing projects in ICT industry.
• Previous experience in providing IT services to government authorities in BiH or South-eastern Europe will be considered an advantage.

 

The IT Team shall be engaged by the Selected Bidder for the duration of the assignment. The IT Team will be responsible for development, testing and debugging of the Application under supervision of the IT Team Leader.

It is expected for the proposed members of the IT Team to have the following qualifications and experience:

• Level of education which corresponds to university degree in IT, ICT or similar fields, OR at least 7 (seven) years of professional experience in software design, development, delivery, upgrade and support of IT services;
• At least 2 (two) projects on development / upgrade / maintenance of web platform for collection of structured data from numerous sources;
• Fluency in one of the official languages in Bosnia and Herzegovina and the English language, both written and spoken;
• Professional experience in the areas associated with the project (i.e. digitalisation of administrative procedures)

 

The assessment of the proposed project team, including the team leader is part of the strategy.

 

Submission of Proposal

 

Tenders must be sent to the contracting authority before 16 March 2020, by 17 h. (Central European Time).

Tenders must be submitted using the double envelope system, i.e. in an outer parcel or envelope containing two separate, sealed envelopes, one bearing the words ‘Envelope A — Technical offer’ and the other ‘Envelope B — Financial offer’. All parts of the tender other than the financial offer must be submitted in Envelope A (i.e. including the tender submission form and other relevant documents).

The outer envelope should provide the following information:

a)         the address for submitting tenders indicated above;

b)         the tender publication reference;

c)         the words ‘Not to be opened before the tender-opening session’ and <equivalent phrase in local language>;

d)         the name of the tenderer.

The pages of the technical and financial offers should be numbered for the easy evaluation.

Tenders shall be submitted by post to the Project address at Mis Irbina 3/1, PIFC project, 71000 Sarajevo, Bosnia and Herzegovina, to be opened by the Evaluation Committee on the day of bid evaluation.

Incomplete or late proposals will be disqualified and not considered for evaluation.

All interested bidders should provide the following documents/information in English:

• A brief profile of the company or consortium (maximum of one page), accompanied with the company registration and incorporation documents.
• A duly signed and stamped table specifying the annual and total turnover, as described above. (See Annex III)
• A list of successfully implemented projects on development and implementation of web-based applications in the last 3 years.
• Recommendation letters from clients and/or end users
• Organisation and Methodology min 10 pages (see Annex II) containing:
  • Technical proposal (methodology, technology, work, maintenance plan, suggestions/recommendations.
  • Detailed implementation plan with the proposed time frame and milestones for the design, development, testing, debugging, launch of the application and user training.
• An information sheet with a list of the key team members, key duties on this assignment and  their CVs (no more than two pages for each person) (see Annex IV)
• Documentary proof or statements required under the law of the country in which the company (or each of the companies for consortia) is effectively established, to show that it is not in any of the exclusion situations listed in Annex V to the draft contract. This evidence, documents or statements must be dated no more than one year before the date of submission of the tender. In addition, a statement must be furnished stating that the circumstances described in these documents have not changed since then.
• Financial proposal (separate envelope).

Location of the assignment is BiH.

Detailed ToR for this tender is published and can be downloaded on ICE website - https://www.ice-org.eu.