Kako se pripremiti za važan sastanak

Svakodnevne poslovne aktivnosti su postale sve brojnije i zahtjevnije, ”To-Do” lista se samo širi, radno vrijeme je postalo suviše kratko za sve obaveze koje se podrazumijeva da ćete obaviti te imate osjećaj da ste gotovo uvijek u trci sa vremenom, pa i samim sobom.

Sa druge strane su svi ti brojni sastanci, kako interni tako i oni sa bitnim klijentima gdje želite da ostavite dobar utisak organizovane, komunikativne i sposobne osobe. To nije nemoguće ostvariti, samo je potrebno da upotrjebite par kratkih savjeta kako bi zablistali i sagovornike ubijedili da ste neko ko je produktvan i zaista poštuje dogovor i tuđe vrijeme.

Nije potrebno da previše vremena trošite na pripreme. Dovoljno je da kreirate neki svoj mini šablon koji ćete prilagođavati svakom sljedećem sastanku zavisno od njegove svrhe i posljedica na dalji razvoj poslovnih aktivnosti u kompaniji.

Na taj način ćete pred sobom imati sve potrebne elemente za razgovor što će pomoći da se pridržavate rasporeda, ne skrećete puno sa teme, ostanete fokusirani na predmet sastanka i efikasno iskoristite predviđeni termin. U nastavku sijedi par korisnih smjernica:

Pokažite svoju posvećenost

Nakon što ste i vi i druga strana potvrdile termin i mjesto, ko će sve prisustvovati sastanku i tematiku, potrebno je da pripremite i kopije materijala, tehničku opremu (lap-top, projektor, prezentacije i sl.) i zapisnike sa prethodnih sastanaka za svakog učesnika. Poželjno je obezbijediti osvježavajuća pića kako bi se svi učesnici osjećali prijatnije.

Temeljne pripreme

Prije sastanka je potrebno razmisliti o tome šta je tema sastanka, na koji način ćete organizovti dnevni red, te šta je ono što želite od sastanka da dobijete (cilj sastanka). Ukoliko se po prvi put susrećete sa potencijalnim poslovnim partnerima, podrazumijeva se da ste prethodno dobro istražili i upoznali se sa detaljima vezanim kako za poslovanje te kompanije tako i o samim sagovornicima (iskustvu, kvalifikacijama, stručnostima u datoj oblasti).

Dnevni red

Bez obzira da li je riječ o krajnje formalnom, iznenadnom, višesatnom ili kraćem sastanku, neophodno je sva pitanja i teme zapisati po kratkim stavkama, kako se one ne bi zaboravile ili previdjele. Nebitno da li vi ili neko drugi vodi sastanak, svoju ličnu agendu sa pitanjima uvijek držite ispred sebe kao podsjetnik.

Kvalitetan sastanak treba da ima unaprijed osmišljen plan. Bez dnevnog reda ili nekog plana izlaganja, to neće biti sastanak već obično ćaskanje. Nema ništa loše u tome da se jedan dio provede i na taj način, ali ako se svede samo na neobaveznu razmjenu informcija, većina tema ostaće netaknuta. Zato unaprijed osmislite dnevni red i dostavite ga svima zajedno sa pozivom za sastanak ostavljajući otvorenu opciju da i sami, ukoliko za tim imaju potrebe, dodaju tačke postojećem dnevnom redu.

Pratite i zapisujte ključne stavke

Niko od vas ne traži da zapisujete sve od riječi do riječi ali je više nego poželjno pored tema/pitanja zapisati zaključke i ključne stavke koje se na iste odnose. To će mnogo da olakša onome ko sastavlja zapisnik i pomoći da se obuhvati sve ono što su učesnici sastanka dogovorili i usaglasili.

Zapisnik sa sastanka

Nakon što se sastanak završi, delegirajte nekome da sačini zapisnik sa sastanka ili to učinite sami. Zatim svima pošaljite zapisnik, sa takođe otvorenom opcijom za dodavanje sopstvenih utisaka i napomena. Zapisnik treba da bude jasno strukturisan, sa podacima o tome kada i gde je sastanak održan, ko je prisustvovao, kakav je bio dnevni red i koje teme je pokrivao, kao i šta je dogovoreno, odnosno šta su zaključci sa sastanka.

Praćenje (follow-up)

Ovdje se podrazumeva da se dogovorima sa sastanaka bavite i neko vrijeme poslije sastanka sastanka. Na primer, ako je dogovoreno da se neki zadatak izvrši u roku od dvije sedmice, nakon isteka datog roka možete da se vratite na prvobitni dogovor sa sastanka (a ako imate zapisnik, imaćete i izvorni dogovor pred sobom) i konstatujete šta je urađeno po tom pitanju.

Naravno, to možete čini i prije isteka roka, kako biste bili sigurni da se stvari odvijaju po planu. Napravite procjenu da li treba određene učesnike napominjati na obaveze koje su prihvatili. Ako je to slučaj, zabilježite svoje utiske o izvršavanju zadataka (vi ili onaj kome je delegirano da radi praćenje) i o načinima za poboljšanje sadašnjih metoda.

Ako dođe do prekoračenja roka ili se pojave iznenandni problemi zapišite i obavezno pokrenite tu temu na sljedećem sastanku, fokusirajući se na razloge zašto se plan ne sprovodi prema utvrđenom rasporedu, koji su uzroci i kako planirate njima dalje da se bavite.a