Uputstvo o vođenju poslovnih knjiga i načinu formiranja i arhiviranja spisa

Službeni glasnik Republike Srpske, broj 85, 23.09.2021.

Na osnovu člana 100. stav 3. Zakona o notarskoj službi u Republici Srpskoj (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 28/21) i člana 76. stav 2. Zakona o republičkoj upravi (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 115/18), ministar pravde, 15. septembra 2021. godine, donosi

UPUTSTVO

O VOĐENjU POSLOVNIH KNjIGA I NAČINU FORMIRANjA I ARHIVIRANjA SPISA

1. Ovim uputstvom propisuju se forma, sadržaj, obrasci i način vođenja poslovnih knjiga.

2. U skladu sa članom 100. stav 1. Zakona o notarskoj službi u Republici Srpskoj (u daljem tekstu: Zakon), notar vodi sljedeće poslovne knjige:

1) opšti poslovni upisnik, u koji se upisuju sve no- tarske isprave – OPU,

2) imenik lica koja su pred notarom predala neko ra- spolaganje za slučaj smrti sa oznakom broja spisa – IRS,

3) depozitnu knjigu o preuzetom i izdatom tuđem nov- cu, vrijednosnim papirima i dragocjenostima, u koju se, pored tačne oznake preuzetog depozita, treba unijeti ime i adresa deponenta, te onoga kome se predmet treba predati – DK,

4) upisnik poslova koje je sud ili neki drugi organ vlasti povjerio notaru, sa abecednim imenikom – UPP, 5) zajednički abecedni imenik stranaka za njegove upisnike, te za depozitnu knjigu – ZAI.

3. Poslovne knjige vode lica zaposlena kod notara.

4. Poslovne knjige iz tačke 2. ovog uputstva trajno se čuvaju.

5. Notar može da vodi skraćeni protokol, u koji upisuje pismena koja zaprima ili otprema.

6. Poslovne knjige ovjerava i izdaje notarima Notarska komora Republike Srpske, a vode se u formi knjiga formata A4 sa čvrstim povezom, osim zajedničkog abecednog imenika, koji se može voditi i u elektronskoj formi, a sve stranice poslovne knjige označavaju se rednim brojem.

7. Prije upisa u poslovne knjige notar na prvoj strani upisuje broj stranica poslovne knjige i datum ovjere, pot- pisuje i ovjerava pečatom za otisak hemijskom bojom.

8. U opšti poslovni upisnik upisuju se notarski ori- ginali, potvrde i ovjere.

9. U opšti poslovni upisnik upisuju se:

1) redni broj i datum sačinjavanja notarskog originala,

2) prezime, ime i adresa stranaka, odnosno naziv i sje- dište poslovnog subjekta,

3) kratak opis pravnog posla,

4) prostor za napomene, u koji se upisuje i naznaka da je notar obavio posao van sjedišta, odnosno van svoje kan- celarije,

5) potpis stranke.

10. U opšti poslovni upisnik potpisuju se stranke prilikom ovjere potpisa, dok se u ostalim slučajevima notarske obrade isprava stranke potpisuju ako to odluči notar.

11. Opšti poslovni upisnik vodi se prema Obrascu, koji se nalazi u Prilogu 1, koji čini sastavni dio ovog uputstva.

12. U upisnik povjerenih poslova upisuju se poslovi koje notaru povjeri sud ili drugi organ, u skladu sa odred- bama člana 56. Zakona.

13. U upisnik povjerenih poslova upisuju se:

1) redni broj i datum prijema akta,

2) naziv suda ili drugog organa koji je povjerio notaru posao, sa brojem spisa,

3) prezime, ime i adresa stranaka, odnosno naziv i sje- dište poslovnog subjekta,

4) kratak opis povjerenog posla,

5) prostor za napomene.

14. Upisnik povjerenih poslova vodi se prema Obrascu, koji se nalazi u Prilogu 2, koji čini sastavni dio ovog uputstva.

15. U depozitnu knjigu upisuju se podaci u vezi sa novcem, vrijednosnim papirima i dragocjenostima koje su notaru povjerene u skladu sa odredbama čl. 96–98. Zakona.

16. Novčani iznosi upisuju se u depozitnu knjigu brojkama i sabiraju se čim se stranica potpuno ispiše, a rezultat sa jedne stranice prenosi se na sljedeću stranicu.

17. Kod štednih knjižica i čekova koji su predati kao sredstvo plaćanja u četvrtoj koloni depozitne knjige navode se nominalni iznosi, a u petoj koloni naziv, broj štedne knjižice, broj čekova i naziv banke.

18. Vrijednosni papiri upisuju se prema vrsti, nominalnoj vrijednosti, broju vrijednosnih papira, serijama i brojevima ili, ako su drugačije označeni, prema toj oznaci.

19. Depozitna knjiga se na kraju kalendarske godine zaključuje, notar je potpisuje, uz navođenje mjesta, datuma i službenog naziva.

20. Svi depoziti koji se zateknu u trenutku zaključenja knjige prenose se u sljedeću godinu.

21. Depozitna knjiga se vodi prema Obrascu, koji se nalazi u Prilogu 3, koji čini sastavni dio ovog uputstva.

22. U depozitnoj knjizi u dijelu preuzeto upisuju se: redni broj, datum, naziv nalogodavca, broj kartoteke depozita i šta se čuva (novac ili vrijednosni papiri i drago- cjenosti), a u dijelu izdato upisuju se: redni broj, datum, naziv nalogodavca, broj kartoteke depozita, šta se čuva (novac ili vrijednosni papiri i dragocjenosti) i napomene.

23. U imenik raspolaganja za slučaj smrti upisuju se podaci za lica koja su pred notarom sačinila neko raspo- laganje za slučaj smrti ili su mu ga predala.

24. U imenik raspolaganja za slučaj smrti upisuju se:

1) redni broj, datum sačinjavanja ili prijema raspolaganja,

2) naziv i vrsta raspolaganja,

3) prezime, ime i adresa lica čije raspolaganje je sačinjeno ili predato,

4) broj spisa.

25. Imenik raspolaganja za slučaj smrti vodi se prema Obrascu, koji se nalazi u Prilogu 4, koji čini sastavni dio ovog uputstva.

26. U zajednički abecedni imenik upisuju se stranke koje su pred notarom dale izjavu volje ili su tražile preduzimanje neke druge službene radnje.

27. U zajednički abecedni imenik upisuju se:

1) redni broj, prezime, ime i adresa, odnosno naziv i sjedište poslovnog subjekta,

2) poslovna knjiga u koju je predmet uveden, godina i broj,

3) mjesto za početno slovo.

28. Zajednički abecedni imenik vodi se prema Obrascu, koji se nalazi u Prilogu 5, koji čini sastavni dio ovog uputstva.

29. Notar uredno vodi poslovne knjige.

30. Upisi se obavljaju bez odgađanja, bez praznina, precrtavanja, brisanja i korekcija.

31. U opšti poslovni upisnik upisi se vrše po re- doslijedu kako se izvrši službena radnja, a u upisnik po- vjerenih poslova i depozitnu knjigu upisi se vrše kako je predmet dospio.

32. Podaci u zajedničkom abecednom imeniku upisuju se u prvoj slobodnoj rubrici pod slovom u upisniku koje odgovara početnom slovu prezimena stranke, odnosno naziva poslovnog subjekta.

33. Poslovne knjige se vode tako što se u svaku rubriku upisuju podaci predviđeni za tu rubriku, a ako neku rubriku ne treba ispuniti, stavlja se vodoravna crtica.

34. Ako se prilikom upisivanja učini manja greška, ta se greška čitko precrta vodoravnom crtom, a potom se u slobodnom prostoru te rubrike upisuju predviđeni podaci.

35. Ako se prilikom upisivanja napravi veća greška tako da se rubrika više ne može upotrijebiti, u tom slučaju se čitav upis precrta dvjema vodoravnim crtama, a upisivanje se izvrši u sljedećim slobodnim rubrikama koje se odnose na cjelokupan upis pod njegovim prvobit- nim brojem, a na oba mjesta u upisniku vrši se međusobno upućivanje jednog na drugo.

36. Dopune i ostale izmjene u poslovnim knjigama vrše se tako da prvobitni upis ostane čitak, što vrijedi i za slučajeve u smislu t. 34. i 35. ovog uputstva, i takve slučajeve notar potvrđuje zabilješkom na stranici na kojoj su izvršene izmjene, stavi datum i potpis.

37. Poslovne knjige zaključuju se na kraju tekuće kalendarske godine.

38. Zaključivanje se vrši tako što notar ispod posljednjeg rednog broja upisanog 31. decembra podvuče vo- doravnu crtu crvenom bojom i u nastavku sačini službenu zabilješku, koja sadrži:

1) ukupni broj upisa izvršenih u toj kalendarskoj godini,

2) datum sastavljanja zabilješke,

3) potpis i pečat za otisak hemijskom bojom.

39. Zajednički abecedni imenik zaključuje se za svako slovo posebno, tako što se ispod posljednjeg broja upisa u protekloj kalendarskoj godini za svako slovo posebno sačinjava zabilješka kako je definisano u tački 38. ovog uputstva.

40. Svaka poslovna knjiga može se koristiti za više kalendarskih godina.

41. Sljedeća godina upisuje se na prvoj neispisanoj stranici koja slijedi poslije službene zabilješke iz tačke 38. ovog uputstva.

42. Na prvoj neispisanoj stranici upisuje se kalen- darska godina na koju se upisnik odnosi, a upis počinje rednim brojem 1, 2. i tako dalje do kraja kalendarske go- dine.

43. Sa upotrebom nove poslovne knjige može se početi kad su sve stranice poslovne knjige potpuno ispunjene.

44. Prilikom zaključenja ispunjene poslovne knjige zabilješka iz tačke 38. ovog uputstva dopunjava se i upo- trebljava nova knjiga za sljedeću godinu.

45. Notar trajno čuva u arhivi ovjerene poslovne knji- ge.

46. Ako notar zajednički abecedni imenik vodi samo u elektronskoj formi, potrebno je da ga na kraju kalendarske godine isprinta i ukoriči u A4 formatu, te da abecedni imenik zaključi na način kako je to predviđeno u tački 39. ovog uputstva.

47. Spisi se formiraju nakon zaprimanja pismena stranke.

48. Za svako pismeno koje čini samostalnu pravnu cje- linu formira se poseban spis.

49. Zbirka isprava se osniva tako što se original no- tarske isprave sa svim uvezanim prilozima, drugi akti koje izradi notar i ostala dokumentacija u vezi sa predme- tom odlaže i čuva u omotu koji je od čvrstog papira ili drugog odgovarajućeg materijala.

50. Na naslovnoj stranici zbirke isprave u gornjem lijevom uglu upisuju se podaci o notaru, a u gornjem desnom uglu upisuje se oznaka spisa koju predstavlja skraćenica poslovne knjige iz tačke 2. ovog uputstva, u koji je upisan podnesak stranke, a na sredini zbirke isprave upisuje se predmet na koji se pismeno odnosi i podaci o strankama (ime, prezime i adresa).

51. Kad se službena radnja za koju je formirana zbirka isprave završi, taj spis se arhivira.

52. Notar prije arhiviranja provjerava da li je predmet u potpunosti završen, da li se u spisu nalazi original i sva potrebna pismena, kao i račun.

53. Notarski arhiv sastoji se od zbirke isprava i arhi- va sporednih spisa.

54. Zbirka notarskih isprava trajno se čuva.

55. Sporedni spisi čuvaju se tri godine.

56. Spisi povjerenih poslova čuvaju se koliko i spisi suda ili drugog organa.

57. Notar vodi Arhivsku knjigu notara u skladu sa pro- pisima kojima se uređuje arhivska djelatnost.

58. Za arhiviranje notarskih originala i potvrda u zbirci isprava formiraju se registraturne jedinice.

59. Na prednjoj strani registraturne jedinice upisuju se ime, prezime i službeno sjedište notara, skraćena oznaka poslovne knjige, prvi i posljednji broj notarskog originala, odnosno potvrde koji se nalaze u toj registra- turnoj jedinici.

60. Arhiviranje spisa vrši se tako što se iz spisa izdvoji notarski original, odnosno potvrda, kao i druge isprave od značaja za važenje ili sprovođenje notarske

isprave u originalu ili ovjerenom prepisu (npr. potvrde/ dostavnice o uručenju isprava strankama, Poreskoj upravi Republike Srpske i javnim evidencijama, odobrenja nadle- žnih organa, zastupnika, odluke nadležnih organa, rje- šenja o upisima), i uloži u zbirku isprava, dok se ostali podnesci i prilozi zadržavaju u zbirci isprave i čine sporedni spis.

61. Ovjere potpisa i prepisa se ne arhiviraju.

62. Originali, otpravci originala i ovjereni prepisi za zbirku isprava označavaju se brojem Opšteg poslovnog upisnika i druge poslovne knjige.

63. Nacrti notarskih isprava i ostala pismena i prilozi iz spisa, kao što su pismena prepiska sa strankama, sudovima ili drugim organima, poreska uvjerenja, zaključci nadležnih organa, rješenje o upisu u sudski re- gistar privrednih društava, banaka i drugih oblika upi- sa, a koje procijeni notar da nisu bitni za sprovođenje u javnim evidencijama, zadržavaju se u omotu spisa i čine sporedni spis.

64. Sporedni spisi arhiviraju se na način kojim se obezbjeđuje da ne dođe do gubitka sadržaja tog spisa.

65. Zbirke isprava i poslovne knjige arhiviraju se na način kako je to propisano Uputstvom o prostoru i opremi notarske kancelarije (“Službeni glasnik Republike Srp- ske”, broj 56/21) u ormarima koji su otporni na vatru ili u posebnim specijalno opremljenim prostorijama predvi- đenim za arhiviranje u notarskoj kancelariji, i to tako da su zaštićeni od krađe, provale, vlage, prašine, gubljenja ili oštećenja iz bilo kojeg drugog razloga.

66. Sporedni spisi sa prilozima mogu se čuvati i na drugi odgovarajući način u prostorijama koje odredi notar, vodeći računa o sigurnosti čuvanja.

67. Arhiviranje se može obavljati u zajedničkom ar- hivu Notarske komore Republike Srpske, a po završetku pet godina od poslovne godine u kojoj je nastao arhivski materijal.

68. Arhiviranje iz tačke 67. ovog uputstva vrši se u skladu sa propisima kojima se uređuje arhivska djelatnost i propisima Notarske komore Republike Srpske.

69. Notari mogu voditi pomoćni arhiv u elektronskom obliku.

70. Notari mogu svakog mjeseca snimiti u elektronskom obliku notarske isprave i tu elektronsku arhivu čuvati najmanje u jednom primjerku u sigurnosnim orma- rima predviđenim za arhiviranje u notarskoj kancelariji i u još jednom primjerku posebno u drugim sigurnosnim prostorijama.

71. Notar koji namjerava da prestane da obavlja slu- žbu notara o tome pismeno obavještava ministra pravde i predsjednika Notarske komore Republike Srpske.

72. Notar koji namjerava da prestane da obavlja službu notara preduzima sve radnje za sređivanje spisa i zaklju- čenje poslovnih knjiga, u skladu sa ovim uputstvom.

73. U slučaju kada notar trajno ili privremeno pre- staje sa vršenjem službe notara, čuvanje i upotreba arhiva regulisana je članom 102. Zakona o notarskoj službi u Republici Srpskoj i Pravilnikom o načinu postupanja sa pe- čatima, štambiljima i arhivskom građom notara u slučaju prestanka vršenja službe notara, koji donosi Notarska komora Republike Srpske (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 61/21).

74. Stupanjem na snagu ovog uputstva prestaje da važi Uputstvo o vođenju poslovnih knjiga i načinu formiranja i arhiviranja spisa (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 43/11).

75. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u “Službenom glasniku Republike Srpske”.

Broj: 08.021/020-2154/21

15. septembra 2021. godine

Banja Luka

Ministar, Anton Kasipović, s.r.