Ključni faktori pri implementaciji e-learninga u korporativnom okruženju

E-learning je sve više prihvaćen kao važno sredstvo za efikasne obuke na radnom mjestu. Usprkos finansijskim prednostima, organizacije se suočavaju sa izazovima kako osigurati adekvatno korištenje ove tehnologije, da bi na kraju, dala očekivane rezultate. Kako bi bila povećana mogućnost postizanja očekivanih rezultata, važno je da se tom procesu pristupi sistematično, imajući u vidu trenutne organizacijske potrebe, kao i okruženje u kojem zaposlenici uče i rade.

Ipak, u želji da što brže implementiraju e-learning, organizacije čine grešku jer ne poznaju dovoljno e-learning  te zbog pogrešne procjene iznosa sredstava potrebnih za njegovu implementaciju. Budući da je e-learning za mnoge kompanije novo i neistraženo područje, ne čudi da dolazi do grešaka.

Plan je ništa, planiranje je sve

Iako e-learning doprinosi smanjenju troškova obuke, njegova implementacija zahtijeva investiranje novca i vremena. Uspostava odgovarajuće infrastrukture, dodjeljivanje adekvatnih resursa i njihovo mudro korištenje za realizaciju korporativnih e-learning obuka, zahtijeva detaljan i dobro dokumentiran plan. Djeluje nevjerovatno, ali nije rijedak slučaj da se u implementaciju uđe bez ovog ključnog koraka. To dovodi do toga da se e-learning smatra individualnom inicijativom jednog od odjela u kompaniji, a ne strateškom odlukom kompanije. E-learning mora biti postavljen kao prioritet u korporativnim obukama, kao i poslovnoj strategiji kompanije kako bi se prepoznao njegov značaj u organizaciji i obezbijedila podrška na svim razinama upravljanja.

E-learning strategija

E-learning strategija, koja se može definirati kao plan koji je vodilja za dugoročnu realizaciju e-learning inicijativa, pomoći će u brojnim dilemama nastalim nakon što e-learning zaživi u organizaciji. E-learning strategija mora biti zasnovana na poslovnoj strategiji kompanije. Strateški ciljevi kompanije će biti osnova za definiranje ciljeva e-learning strategije. Kako bi bile usklađene e-learning aktivnosti s poslovnim ciljevima i strateškim prioritetima, kompanije moraju temeljito odrediti trenutne i buduće poslovne potrebe i prioritete. Na primjer, plan za proširenje poslovanja na nova tržišta jasan je signal za razvoj e-learning obuka za nove zaposlenike, zatim za upoznavanje s novim poslovnim procesima i ciljnim tržištem. Interni i eksterni zahtjevi za obukama, također, moraju biti uzeti u razmatranje. Interni zahtjevi uključuju, na primjer, „broj sati obuke godišnje po zaposleniku“, „viziju učešća organizacije“ i slično. S druge strane, eksterni zahtjevi proizilaze iz zakonodavnog i normativnog okvira industrije, konkurenata i novih naučnih saznanja iz oblasti u kojoj kompanija djeluje. Plan implementacije mora uključivati metode dizajna i razvoja e-learning rješenja, upravljanja promjenama, plan komuniciranja i uslove za efikasnu upotrebu e-learning tehnologije. Također, ovo je faza u kojoj se trebaju identificirati i usaglasiti očekivanja svih stakeholdera i indikatori koji će se mjeriti. 

Ljudi

Kritični faktor za implementaciju e-learning strategije su ljudi koji će je izvršavati. E-learning projekt zahtijeva lidera koji će uspostaviti i održati viziju i menadžera koji će osigurati provedbu projekta na temelju plana realizacije i plana upravljanja promjenama koji će minimizirati otpor. Jedan od ključnih zadataka je predstavljanje prednosti za svaku od zainteresiranih strana i osiguranje kontinuirane podrške top menadžmenta.

Implementacija elearninga

Pred menadžerom projekta stoje brojne odluke. E-learning za samostalno učenje (self-paced learning), e-learning s mentorom, blended learning, virtualna učionica – kombinacija je mnogo, ali koja metoda najbolje odgovara definiranim ciljevima učenja i ciljnoj grupi polaznika? Odluka se može donijeti samo na osnovu detaljne analize, koja će dati sliku trenutnih edukacijskih aktivnosti i sadržaja koji postoje u organizaciji i ciljeva koji se žele postići. Kriteriji za odabir odgovarajuće metode učenje mogu biti vremenski okvir za provedbu edukacije, karakteristike ciljne grupe, kompleksnost sadržaja, koliko često se sadržaj mijenja.

Tehnologija

Tehnološka implementacija e-learninga se može posmatrati s dva aspekta; ispunjavanje uslova da korisnik može pristupiti e-learnining obuci i da ima potreban hardver (računar, slušalice, mikrofon) i softver kao medij, a s druge, serverske, strane, osiguranje resursa koji će omogućiti nesmetan rad, upravljanje i održavanje e-learning platforme. Odabir tehnologije koja će poslužiti kao platforma ili Learning Management System, još je jedna važna odluka koja se bazira na prethodnoj analizi. Trenutno se na tržištu može naći oko 600 LMS rješenja. Kriteriji za odlučivanje za svaku kompaniju su različiti, zavisno od finansijskih mogućnosti pa do tehničkih funkcionalnosti koji se od LMS-a očekuju. Postoje dva najčešća modela serverske strane e-learning infrastrukture. Outsource infrastrukture u „oblak“ kod specijaliziranih kompanija koje nude hosting LMS-a i prateće usluge. Drugi model podrazumijeva instalaciju LMS-a na internim resursima uz eventualnu asistenciju stručnjaka za izabrani LMS. U drugom slučaju, kompanija mora imati pouzdanu serversku i mrežnu infrastrukturu koja će omogućiti neometano funkcioniranje e-learning platforme.

E-learning sadržaj

Kada se kompanija odluči za realizaciju e-learning obuka, postavlja se osnovno pitanje: Da li kupiti spremne e-learning obuke, razvijati ih interno ili se odlučiti za outsource rješenje? Ova odluka se temelji na stručnosti kompanije u razvoju e-learning obuka i trošku koji to podrazumijeva. Mnoge kompanije odlučile su se za outsource rješenje, kako bi se mogle fokusirati na ključne poslovne procese.

Ne smije se zaboraviti da je e-learning jedan od načina provedbe obuka. Fokusiranost samo na tehnologiju i dotjeranost e-learning sadržaja neće dati rezultate zbog kojih se obuka provodi. Imajući to u vidu, svaka e-learning obuka mora proći sljedeće faze:

(1) Analiza potreba, ciljeva i ciljne grupe,

(2) Instrukcijski dizajn e-learning obuke,

(3) Tehnički razvoj e-learning sadržaja,

(4) Provođenje e-learning obuke i monitoring,

(5) Evaluacija.

Tokom analize i dizajna, potrebno je izvršiti analizu trenutnog znanja i iskustva polaznika o predmetnoj temi, zatim analizu tehničkog okruženja i preferiranih stilova učenja. Dizajn e-learning obuke će biti instrukcijski koncipiran na osnovu podataka koji su proistekli iz analize. Tehnički razvoj podrazumijeva implementaciju instrukcijskog dizajna korištenjem adekvatnih alata, „authoring tools“, i funkcionalnosti koje nudi LMS rješenje. U fazi provedbe e-learning obuke savjetuje se obuka na pilot grupi, a zatim i na kompletnoj grupi polaznika. Postojanje tima za podršku polaznicima tokom provedbe obuke, bit će veoma korisno za polaznike. Cilj evaluacije obuke je identifikacija elemenata koji moraju biti unaprijeđeni, kao i utvrđivanje da li su ciljevi obuke ispunjeni. Dakle, e-learning sadržaj mora imati dimenzije tehnologije i učenja. Dimenzija učenja odnosi se na primjenu teorija učenja koje se uključuju u sadržaj tokom faze dizajna. To će sadržaju dati kontekst obuke i željeni cilj, dok će tehnologija omogućiti da e-learning obuke budu pripremljene na način da promoviraju motivaciju za učenje, manje troškove razvoja, široku dostupnost sadržaja i podršku za samostalno učenje.

Upravljanje promjenama

Otpor promjenama karakterističan je za usvajanje nove tehnologije. Jednostavna zamjena učenja u učionici o sigurnosti informacija e-learning obukom je ipak promjena u kompaniji. Novi procesi u edukaciji zaposlenika i nova tehnologija zahtijevaju trening za ključne korisnike, a posebno za trenere u kompaniji. Obično se uzrok za sporo prihvatanje e-learninga pripisuje nedostatku adekvatnog treninga za ključne korisnike. Trening ne podrazumijeva samo učenje o e-learning rješenju nego i o benefitima koje on pruža samim trenerima kao i svim ostalim korisnicima. Dobar i motivirajući trening ključnog osoblja će biti sjajan vjetar u leđa implementaciji e-learninga u organizaciji jer tehnologija ne može podučavati sama od sebe. Njeno korištenje se potpuno oslanja na čovjeka. Ignoriranje ovog koraka će vjerovatno uzrokovati otpor što može dovesti u pitanje kompletan e-learning projekt.

Još jedan faktor uspjeha je marketing. Cilj marketinga je jednostavan: privući i zadržati kupce, u našem slučaju e-learning korisnike, a u najboljem slučaju treba kreirati dugoročan odnos na obostrano zadovoljstvo. Jedan od alata, koji se može koristiti i za implementaciju e-learninga je brendiranje i pozicioniranje. Uključite svoj marketing tim da razvije brend za e-learning projekt, da kreira internu promo kampanju što za cilj ima osvajanje srca i uma vaših zaposlenika. Kompanije žele aktivne zaposlenike na svojim e-learning portalima koji će se osjećati cijenjeno i potpuno uključeno.

Podrška

Osiguranje održivosti i podrške za e-learning podrazumijeva tri nivoa podrške. Podrška polaznicima treba osigurati rješavanje prepreka u korištenju e-learninga. To može značiti osiguranje uslova za učenje, tehničkih i organizacionih, osiguranje uputa i tima za podršku korisnicima. Mnogo obaveza, buka, česti prekidi, telefon, često predstavljaju prepreku za učenje na radnom mjestu. Da bi ovi izazovi bili prevaziđeni, kompanije koriste različite metode kao što su uspostavljanje „pauza za učenje“, kreiranje znakova na radnom mjestu koji sugeriraju da zaposlenik trenutno uči ili stimulacija zaposlenika da uče nakon radnog vremena.

On line podučavanje se može činiti težim i zahtjevnijim nego tradicionalne metode i zbog toga kompanije trebaju osigurati podršku trenerima za podučavanje u on line okruženju. To  podrazumijeva upoznavanje s on line strategijama učenja, tehnologijom i dostupnim alatima te razbijanje straha da će trenere zamijeniti tehnologija. Na kraju, podrška i ustrajnost menadžmenta kompanije prema e-learning strategiji, osigurat će kontinuitet e-learninga u kompaniji.

Evaluacija i optimizacija

Kontinuirana evaluacija i optimizacija pratit će e-learning sve dok postoji u organizaciji. Srećom, današnja tehnologija omogućava prikupljanja velike količine podataka, „big data“,  što će vam omogućiti da dobijete povratne informacije od polaznika i procijenite efikasnost e-learning obuka. Ovi podaci će biti ključni za dalju optimizaciju e-learniga u kompaniji.

Bez obzira na to o kojoj je industriji riječ, kompanije koje su uspješno implementirale e-learning imaju nešto zajedničko, a to je razumijevanje da odgovarajući dizajn e-learning obuke, kvalitetan e-learning sadržaj i adekvatna tehnologija ne garantiraju uspjeh. Naravno, navedeni elementi su potrebni, ali nisu dovoljni da osiguraju uspjeh. Kako bi taj uspjeh postigli, potrebno je obratiti puno više pažnje na stratešku orijentiranost kompanije prema e-learning metodi edukacije i uključivanje polaznika, menadžera i menadžmenta na izvršavanje e-learning strategije.