HeRMeS® V - Informacioni sistem za upravljanje ljudskim resursima

Ljudski kapital je najvažniji resurs za svaku organizaciju i glavni faktor za ostvarivanje dugoročnih strateških ciljeva. Bosna i Hercegovina je bogatija za još jedan moderan informacioni sistem, odnosno sistem koji je specijalizovan za upravljanje ljudskim resursima - HeRMeS® V, i koji je već dugo godina poznat korporativnim klijentima u zemljama EU. HeRMeS® V je potpuno lokaliziran prema aktuelnim zakonskim propisima u BiH, a interfejs je dostupan na sva tri oficijalna jezika u BiH. 

Integrisani sistem za upravljanje ljudskim resursima HeRMeS® je razvijen od strane firme TechnoLogica još 1996. godine, a u BiH se pojavljuje sa projektom „Podrška agencijama za državnu službu u razvoju i implementaciji informacionog sistema za upravljanje ljudskim resursima“ (Human Resources Management Information System - HRMIS). Njegova bogata funkcionalnost, fleksibilnost i pouzdanost su ga učinili jednim od vodećih HR softvera među korporativnim klijentima. Svoj kvalitet i funkcionalnosti, HeRMeS® sistem dokazuje i kod uspješnih BiH kompanija, koje su prepoznale mogućnost da unaprijede/automatizuju svoje poslovne prosece u oblasti ljudskih resursa.

Od 2011. godine kompanija TechnoLogica ima kancelariju i u BiH s ciljem da se ojačaju lokalni kapaciteti, te da se prenese dugogodišnje „know-how“ znanje na lokalne stručnjake u implementaciji modernih informacionih sistema.

Već 16 godina HeRMeS® pomaže vodećim regionalnim kompanijama u efikasnom upravljanju ljudskim kapitalom. Njihovi klijenti u BiH su: Vlada Brčko distrikta, VIOLETA d.o.o., Agencija za državnu službu BiH, Agencija za državnu upravu RS, Agencija za državnu službu FBiH, a klijenti u Makedoniji su: VIP Operator, Elektrane d.d., Fond PIO, Ministarstvo transport i veza, Ministarstvo odbrane. U Bugarskoj, HeRMeS® je defakto standard na tržištu, a klijenti su: Actavis, Bulgartabak Holding, Danone, Carlsberg, Aurubis, Holcim, Coca-Cola, LUKOIL, Sopharma, Happy, METRO Cash&Carry, Titan Group, Aerodrom Sofija, četiri vodeća telekoma (MTel, Globul, Vivacom, Blizoo), UniCredit, Raiffeisenbank, Allianz, i još mnogi drugi.

HeRMeS® V pokriva cijeli ciklus upravljanja povezan sa regrutacijom, procjenom i razvojem ljudskog kapitala u organizaciji. Sistem upravlja procesima selekcije, zapošljavanja, administracije, odsustava, procjene, obuka, razvoja, budžetiranja, plaćanja, podsticaja i još mnogo toga. Integrisanjem svih aktivnosti za upravljanje ljudskim kapitalom, HeRMeS® V omogućava praćenje veza između aktivnosti, operativni pristup i analizu svih informacija.

Prednosti sistema HeRMeS® V

• HeRMeS® V nudi vrlo dobre mogućnosti za prilagodljivost složenim modelima upravljanja u različitim tipovima organizacija, iz svih oblasti poslovanja i javne uprave.
• HeRMeS® V može automatizovati specifične procese i procedure za upravljanje ljudskim kapitalom u organizaciji.
• Skup ugrađenih procedura za samousluživanje (Self Services) omogućavaju menadžerima i zaposlenima da koriste sistem i izvan organizacionih jedinica za upravljanje ljudskim resursima i pokrivanje aktivnosti u cijeloj organizaciji.
• Ugrađeni analitički izveštaji i metrike pomažu efikasnom donošenju odluka na svim nivoima upravljanja.
• Sistem garantuje vrlo visok nivo zaštite podataka i precizno definisanje prava pristupa za svakog korisnika.

Prednosti za organizaciju:

• Jedinstvena pravila i bez izuzetaka su ključni faktor za motivaciju i samopouzdanje zaposlenih u organizaciji. Integrisan i centralizovan sistem za upravljanje ljudskim kapitalom HeRMeS® V obezbjeđuje provođenje zajedničkih politika u kraćim rokovima i garantuje njihovu primjenu.
• Ušteda vremena i novca. Poboljšano budžetiranje, kontrola izvještavanja, kao i primjena standarda u upravljanju ljudskim kapitalom, omogućava realno smanjenje troškova rada u organizacijama koje koriste HeRMeS® V.
• Visok stepen automatizacije procesa omogućava značajne uštede u vremenu stručnjaka zaduženih za administriranje zaposlenih u organizaciji.
• Mogućnosti da se uvedu različiti modeli za strukturisanje naknade prema tržištu rada, kao i različite šeme za fleksibilna plaćanja, bonuse i provizije.
• Bogate mogućnosti za uvođenje standardizovanih procedura za upravljanje i praksu značajno poboljšavaju organizaciju rada.

Prednosti za zaposlene:

• Jasno definisana pravila i odnosi unutar organizacije.
• Transparentne procedure za selekciju, ocjenjivanje učinka i razvoj zaposlenih koje isključuju subjektivizam i zasnivaju se na stvarno postignutim rezultatima.
• Pristup do ličnih i službenih podataka evidentiranih u sistemu, kao i kompletna historija promjena. Mogućnost za korekcije i ažuriranje.
• Korištenje automatizovanih procedura koje štede vrijeme i sadrže kompletnu historiju aktivnosti svih učesnika.
• Mogućnost za operativno praćenje postignutih rezultata koji se koriste u raznim shemama fleksibilnog plaćanja, bonusa i provizije.
• Pristup do kompletne historije za zaradu i svih sastavnih elemenata kao što su: plaćeni porezi, doprinosi, odrađeni dani i dr. na neograničeno vrijeme.

Prednosti za menadžere:

• Ugrađene procedure u HeRMeS® V za samousluživanje (Self Services), menadžerima omogućavaju  učestvovanje u svim osnovnim procesima u upravljanju ljudskim kapitalom.
• Jednostavan intuitivan interfejs štedi vrijeme i pruža adekvatne informacije u bilo koje vrijeme i bilo koji proces.
• Mogućnost za udaljeni pristup, uključujući pristup putem mobilnih uređaja, što menadžere čini nezavisnim od lokacije gdje se nalaze i značajno smanjuje vrijeme za donošenje odluka.
• HeRMeS® V nudi razne presjeke svih podataka koji sadrže kritične informacije za menadžere na različitim nivoima.
• Standardizacija procesa za upravljanje ljudskim kapitalom se fokusira na odgovornost menadžera prilikom donošenju odluka i istovremeno smanjuje nepotrebne aktivnosti i odgovornosti.
• Jednostavna i jasna pravila koja se koriste u procedurama za samousluživanje (Self Services), su preduslov za otklanjanje subjektivizma i suzbijanje interpersonalnih konflikata u organizaciji.

Prednosti za stručnjake za upravljanje ljudskim kapitalom:

• Visok stepen automatizacije procesa i procedura oslobađa kapacitet stručnjaka za ispunjavanje aktivnosti upravljanja.
• Mogućnost za definisanje i praćenje cjelokupnih procesa i politike organizacije.
• Vrlo široke mogućnosti za delegiranje prava i odgovornosti menadžera u procesima upravljanja svojih zaposlenih uz pomoću procedura za samousluživanja (Self Services).
• HeRMeS® V pomaže za značajno smanjenje ili čak eliminaciju angažmana za pružanje operativnih informacija zaposlenicima i menadžerima, jer imaju direktan pristup do istih kroz procedure za samousluživanje (Self Services).
• Ugrađeni analitički izvještaji i metrika u HeRMeS® V su efektivan instrument za mjerenje rezultata njihovog rada. Na ovaj način stručnjaci imaju pouzdane povratne informacije o učinkovitosti svog rada.
• Sistem automatski generiše analitičke izvještaje za potrebe izvještavanja višeg menadžmenta i oslobađa značajne resurse stručnjaka u tom pogledu.

Sistem HeRMeS® V je izgrađen na modularnom principu. Moduli ujedinjuju funkcije i procedure za određenu oblast upravljanja ljudskim resursima i u potpunosti su integrisane, tj. informacije unesene u jednom modulu se koriste svugdje u sistemu gde ima potrebe za tim. Moduli sistema HeRMeS® V su grupisani u pakete, koji automatizuju osnovne poslovne procese.

Osnovni paket - Osnovni paket uključuje osnovne komponente i module sistema. To je osnova za korištenje svih ostalih modula. U njemu se definišu osnovne strukture, kao i pravila, prema kojim se upravlja u organizaciji. Osim toga ovdje se izvršava i administriranje zaposlenih, njihovih zaposlenja, odsustava i službenih putovanja. Osnovni paket uključuje i mogućnost za kreiranje i provođenje anketa za zaposlene. Procesi koji se automatizuju dostupni su i menadžerima i zaposlenima u organizaciji, kroz procedure za samousluživanje (Self Services) za menadžere i zaposlene.

Paket Selekcija - Paket "Selekcija" upravlja svim procedurama za regrutaciju i selekciju zaposlenih u organizaciji. Uključuje veliki broj alata koji omogućava kreiranje baze podataka o kandidatima, upravljanje slobodnim radnim mestima i prijavama za posao i automatizaciju procesa selekcije uspješnih kandidata. Paket pomaže i za kreiranje unutrašnjih standarda za procedure za selekciju. Procedure su potpuno integrisane i dostupne, ne samo stručnjacima u odeljenju za upravljanje ljudskim resursima, nego i menadžerima koji su stvarni korisnici ovih procedura.

Paket Upravljanje ljudskim kapitalom - Ljudski kapital je najvažniji resurs za svaku organizaciju i glavni faktor za ostvarenje dugoročnih i strateških ciljeva. Da bi bile uspješne, današnje organizacije moraju biti u stanju da implementiraju nove, fleksibilne politike za upravljanje i da koriste efikasne prakse za postizanje ciljeva, te interakciju i kontinuirani razvoj zaposlenih.

Moduli i Self Service procedure uključene u paket "Upravljanje ljudskim kapitalom" omogućavaju organizacijama da pripreme svoj ljudski kapital i pretvore ga u stratešku prednost.

Paket Rasporedi - Paket "Rasporedi" sadrži sve potrebne alate za upravljanje prisustvima zaposlenih koji rade po rasporedu i sumarno izvještavanje odrađenih sati. Fleksibilnost ovog modula omogućava izbor između različitih scenarija za centralizovano ili decentralizovano upravljanje rasporedima, pojedinačno ili grupno (timski) raspoređivanje smjena. Paket automatizuje planiranje i izvještavanje odrađenih sati, promjene u rasporedu, raspoređivanje zaposlenih po smjenama i obračunske promjene prekovremenog rada. Uključene procedure za samousluživanje (Self Services) pružaju menadžerima ovo efikasno sredstvo. Svi podaci koje oni unose se čuvaju u centralizovanoj bazi podataka sistema i automatski se koriste u drugim procesima (kao što su plate). Menadžeri sami takođe automatski dobijaju podatke upisane kao rezultat drugih procesa (npr. upravljanje odsustvima).

Paket Plaćanja - Ovaj paket upravlja sa dva glavna procesa za svaku organizaciju: definisanje strukture zarada i obračuna odgovarajućih poreza i osiguranja, odnosno - za izračunavanje individualnih naknada zaposlenih. Paket "Plaćanja" omogućava detaljnu formalizaciju naknada za različite vrste radnih odnosa i uključuje razne alate koji omogućavaju korisnicima da kreiraju formule i pravila za njihovo računanje. Takođe uključuje i procedure za automatsku integraciju sa bankarskim i finansijskim sistemima, za knjiženje troškova za radnu snagu, kao i raspored iznosa po troškovnim centrima, koji se koristi za finansijsku analizu.

Samostalni moduli - Pored navedenih paketa HeRMeS® V obuhvata više samostalnih modula koji automatizuju i razne druge procese za upravljanje ljudskim resursima. U većinu njih mogu se dodati i procedure za samousluživanje (Self Services) za menadžere i zaposlene koji proširuju automatizaciju procesa u cijeloj organizaciji.

Modul Analize - Modul Analize se sastoji od grupe predefinisanih izvještaja koji pružaju informacije o raznim aspektima u procesu upravljanja ljudskim kapitalom. Podaci u ovim procesima mogu biti dinamički modifikovani od strane korisnika da osiguraju adekvatne osnove za analizu i donošenje odluka koje se odnose na rukovođenje.

Modul Budžeti - Modul Budžeti pruža fleksibilan skup alata za efikasno planiranje, nadgledanje i reviziju troškova personala. Funkcionalnosti ovog modula podržavaju procese budžetiranja koji slijede specifičnu praksu kompanija implementacijom dva pristupa: planiranje budžeta od dna prema vrhu i planiranje budžeta od vrha prema dnu. Modul obezbjeđuje potpunu upotrebu primarnih i obrađenih podataka dostupnih u sistemu. Sa ovim modulom mogu se budžetirati troškovne jedinice i FTE.

Sistem za upravljanje ljudskim resursima HeRMeS® verzija V je razvijen kroz .NET Framework (Windows Forme, ASP.NET, Remoting, itd.). Ovo garantuje maksimalno korištenje operativnog sistema Windows – bogat korisnički interfejs, bliska integracija sa popularnim kancelarijskim aplikacijama (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio, Acrobat Reader, Internet Explorer, itd.), upravljanje pristupom kroz korištenje Active Directory, instalacija i automatska obnova verzija kroz Click-Once.

HeRMeS® V koristi server za bazu podataka Oracle 10g ili 11 g, što omogućava implementaciju i u kompanijama sa velikim i složenim organizacionim strukturama, brojnom personalu i velikom broju korisnika. Visoke performanse servera baze podataka i specijalizovani interfejs za pristup (Oracle Data Provider for .NET – ODP.NET) garantuje brz pristup podacima i generisanje složenih analitičkih izveštaja.

HeRMeS® V Self Service sajt je realiziran korištenjem ASP. NET tehnologija. Radi lakšeg rada korisnika korištene su komponente iz Infragistics (paket NetAdvantage for .NET). Za upravljanje radnim procesima koristi se Microsoft Workflow Foundation, koji omogućava fleksibilnija podešavanja specifičnih procedura za organizaciju.