Organizacija poslovnih događaja nakon pandemije - novi izazovi ali i rješenja

COVID-19 je tu sa svim izazovima koje ovo stanje uzrokovano SARS-CoV-2 virusom donosi. Osim prominentno kompromitovanog javnog i ličnog zdravlja, mnogobrojne djelatnosti će biti u situaciji brzog pronalaska rješenja koje omogućava nesmetan budući rad u izmijenjenim okolnostima.

Djelatnost organizacije događaja je jedna od visoko pogođenih grana kako zbog trenutnih zabrana javnog okupljanja, tako i zbog budućeg opreza od mogućih sekundarnih infekcija.

Kako organizirati „siguran“ event te komunicirati sa svojim polaznicima, sponzorima i partnerima?

Kao odgovor na prijetnju SARS-CoV-2, ClipCon d.o.o Sarajevo (agencija za organizaciju događaja) je izradio set protokola koji će  primjenjivati stroga zdravstvena pravila kako bi se minimalizirao rizik na budućim događajima. Osim hitnih mjera odgode planiranog događaja ili premještanja istih na digitalne platforme u toku trajanja pandemije, budućnost ipak zahtjeva brzu reakciju koju predstavljamo kroz set mjera odgovornih kompanija za organizaciju događaja:

Plan spremnosti

Plan spremnosti je protokol koji daje sigurnost organizatorima i gostima događaja te smanjuje mogućnost širenja virusnih infekcija.

Najbolje prakse za izradu plana spremnosti su:

Koordiniranje sa lokalnim zdravstvenim službenicima.

Koordinacija sa lokacijama sastanaka - hoteli i mjesta održavanja event-a.

Određivanje koraka za prepoznavanje i izoliranje polaznika s povišenim rizikom.

Planiranje distribucije informacija i literaturu oko prevencije COVID-19.

Planiranje dostupnosti dezinfekcijskih sredstava i zaštitnih maski i rukavica.

Dnevnik protokola

Drugi način na koji možete podići svijest učesnika planiranog event-a jeste redovito dijeljenje informacija o izazovima, prevenciji, planiranim mjerama i promjenama u planovima putem email newsletter-a kroz svakodnevni „Dnevnik protokola“. 

Kroz Dnevnik protokola učesnici i partneri se na dnevnoj bazi informiraju o svim segmentima planiranog događaja.

Proaktivno informiranje sudionika

Kroz prethodno spomenuti „Dnevnik protokola“ i svakodnevno slanje informacija sudionicima putem e-maila, potrebno je podijeliti svako ažuriranje statusa dolazećeg događaja i putem oficijelne web stranice i društvenih mreža.

Preporučuje se dijeljenje najnovijih informacija iz lokalnih zdravstvenih službi kao i detaljan  izvještaj plana spremnosti i protokola koji se planira.

Donošenje sigurnosnih i zdravstvenih pravila event-a

Stvaranje jasnih i strogih smjernica koje učesnici moraju slijediti na planiranom događaju i komuniciranje istih je neophodno, ali također pruža dodatnu zaštitu svima koji prisustvuju vašem event-u i daje osjećaj sigurnosti onima koji planiraju prisustvovati.

Sigurnosna i zdravstvena pravila obuhvataju čitav niz mjera u ponašanju sudionika, pravila koje donosi organizator i struka a kako bi se spriječila svaka potencijalna opasnost po zdravlje. Neke od sigurnosnih i zdravstvenih mjera bi podrazumjevale distribuciju i alociranje sredstava za dezinfekciju i zaštitu, redovitu dezinfekcija mikrofona i govornice, signalizaciju i upravljanje kretanja, podsjetnik o pravilima socijalnog ponašanja…

Kreiranje sanitarno sigurnog okruženja vašeg događaja (dezinfekcija)

Plan spremnosti treba sadržavati jasno definirane korake za održavanje sanitarno sigurnog okruženja a u koordinaciji sa mjestom na kojem se isti održava i koristeći se najboljim praksama struke.