Jeste li 'zaraženi' multitaskingom i kako se izliječiti?

 

Razgovarate telefonom s klijentom i istovremeno radite prezentaciju u PowerPointu, tihi zvuk vas obavještava da ste dobili poruku u inbox, a i na Facebook vam stiže nova poruka. Ostavljate prezentaciju, čitate e-mail i odgovarate na njega, još uvijek razgovarate s klijentom, čitate poruku na Facebooku, odgovarate i na nju, završavate razgovor s klijentom. Uvjeravate se kako sve to možete jer se vam ide multitasking. Vraćate se prezentaciji. I naravno potpuno ste izgubili nit i zaboravili što ste htjeli napisati.

Je li ovo priča i o vama? Sigurna sam da jest jer većina nas to svakodnevno radi. I uvjereni smo, a i svi oko nas, da smo silno efikasni jer istovremeno možemo obavljati nekoliko poslova - logika je jednostavna: obavljati više stvari u isto vrijeme znači učiniti više i biti produktivniji.

U posljednjih deset godina, otkako smo intenzivno okruženi modernom tehnologijom, provedena su brojna istraživanja o odnosu multitaskinga i produktivnosti. Nažalost, rezultati svih istraživanja su isti: multitasking nas ne čini produktivnijima. Upravo suprotno, kvaliteta našeg rada je bitno lošija nego onda kada smo koncentrirani samo na jedan zadatak. Utvrđeno je da multitaskingom gubimo oko 20 do 40 posto našeg vremena, ovisno o tome koliko stvari istovremeno radimo. Razlog tome je što se naš mozak ne može kvalitetno usredotočiti na obavljanje više od jedne radnje.

Zamislite da razgovarate s nekim i istovremeno piše e-mail. Obje ove radnje uključuju komunikaciju koja u mozgu pokreće centar za govor i centar za pisanje. Um postaje preopterećen i pokušava se prebaciti na jedan ili drugi zadatak.

Zamislite da slušate nekog tko priča s vama, a istovremeno pišete e-mail. Ove dvije radnje je ipak nešto lakše raditi istovremeno jer uključuju različite vještine. Ipak, istraživanja pokazuju da će naša usmjerenost na osobu s kojom razgovaramo rasti ili padati ovisno o tome kojim intenzitetom pišemo e-mail. Ovakva se situacije često može vidjeti na sastancima. Usred razgovora nekom od prisutnih stiže poruka. Osoba se odmah hvata za mobitel, čita poruku, odgovara i propušta dobar dio onog o čemu su ostali govorili. A kada to čine dvije ili više osoba tijekom sastanka, postavlja se pitanje njegove učinkovitosti.

Druga važna, mračna strana multitaskinga je podizanje nivoa stresa na najvišu razinu. Upravljanje s više stvari odjednom čini nas iscrpljenima i izmorenima. Sjetite se, još ne tako davnog vremena, kad ste svoju punu pažnju mogli posvetiti samo jednom zadatku. Sjetite se zadovoljstva što ste ga obavili i lijepog osjećaja što ste ga obavili kvalitetno.

Danas to više nije niti tako lako odrediti. Ipak, postoji nekoliko važnih simptoma koji će vam pokazati jeste li zaraženi ovom suvremenom bolešću:

• Ukoliko na svom ekranu vidite istovremeno nekoliko otvorenih stranica, a na vašem radnom stolu postoji nekoliko različitih mapa ili papira na kojima radite, znači da radite na svemu pomalo i na ničemu konkretno i kvalitetno.

•  Ukoliko radite nešto čime baš niste oduševljeni i što vam je dosadno, a rokovi vas sustižu, pa stalno otvarate mail ili tražite na Googlu nešto nema nikakve veze s onim što radite.

•  Ukoliko vas učestalo prekidaju dok nešto radite. Upravo pišete godišnji budžet za vaš odjel, a kolega vam dolazi s pitanjem o potpuno drugoj temi. Nastavljate raditi na budžetu i odgovarate kolegi.

Kako se riješiti ove opake navike?

• Prvi korak je i najvažniji: utvrdite koje stvari najčešće radite istovremeno. Multitasking slobodno možemo nazvati navikom. Navika je ponašanje ili radnja koje ponavljamo toliko učestalo da ih počinjemo činiti nesvjesno. Istina je da su navike najčešće korisne jer ukoliko nešto činimo automatski, oslobađamo mozak i omogućavamo mu da se usredotoči na teže zadatke. Ali je i istina da svi mi, osim dobrih, imamo i loše navike koje su sastavni dio našeg ponašanja i kojih se nije lako riješiti.

• Planirajte svoj radni dan u blokovima (meni je to puno pomoglo). Odredite vrijeme kada ćete fokusirano raditi, kada ćete odgovoriti na telefonske pozive ili kada ćete pročitati e-mail. Ja sam, na primjer, utvrdila da mi istovremeno pisanje i gledanje elektroničke pošte oduzima velik dio koncentracije. Zato sam svoj dan, koji najčešće nije ograničen vremenom, podijelila u tri dijela. Ujutro pogledam poruke i odgovorim na njih, zatim zatvorim Internet, posvetim se poslu i radim koncentrirano dok ne završim planirani dio. Oko dva sata popodne otvorim Internet, pregledam poruke, odgovorim na one koje su vezane za posao i hitne su, odgovorim na telefonske pozive i SMS poruke. Tada se ponovo koncentriram na posao. Navečer to sve ponovim.

Ne moram niti spominjati kako je to u početku bilo teško. Stalno sam imala osjećaj da ću nešto važno propustiti. Osim toga, nedostajala mi je mogućnosti bijega u virtualni prostor kad mi se nije dalo raditi. Istraživanja su pokazala da nam treba u prosjeku 66 dana kako bi određeno ponašanje postala navika (ovisno o ponašanju i osobi, broj dana može varirati od 18 do 254). Isto toliko dana će vam trebati da se oslobodite loših navika među kojima je multitasking danas jedna od najprisutnijih. Meni je trebalo oko mjesec dana, uz stalnu koncentraciju, da primijenim ovo o čemu pišem. Ne trebam posebno isticati da je količina mog obavljenog posla narasla, moje zadovoljstvo kvalitetom veće…a i Zemlja se nije prestala okretati zato što ja nisam 24 sata dostupna on line. Mudri ljudi bi rekli: 'Prisutnost ovdje i sada'.

 

mr.sc. Neda Fleur Janovski, komunikolog i komunikacijski terapeut