Dobavljač i vi: Ovo trebate znati o vašem odnosu

U kojem smjeru se kreće komunikacija između vas i vašeg računovođe? Djelujete li kao tim ili se vaša suradnja svodi na puko „rješavanje“ mjesečne dokumentacije? Postoje situacije u poslovanju na koje bi trebalo pravovremeno reagirati, a upravo računovođa je taj koji bi vam na iste trebao skrenuti pažnju. Evo nekoliko slučajeva koji mogu iskriviti sliku vašeg poslovanja, a koje je moguće izbjeći.

Vrlo je bitno da svakodnevno imate uvid u otvorene stavke kupaca i dobavljača, bez obzira kontaktirate li sami kupce od kojih imate određena potraživanja izvan roka dospijeća ili ste tu obvezu prepustili svojem računovođi. Ukoliko reagirate na vrijeme postoji mogućnost da ćete svoje potraživanje naplatiti što će pozitivno utjecati na novčani tok, a ujedno i na likvidnost vašeg Društva. Također, može se dogoditi da je vaš kupac izvršio uplatu po ponudi, a vi ste zaboravili naknadno izdati račun u obračunskom razdoblju u kojem je usluga izvršena ili roba isporučena (ako roba nije isporučena ili usluga nije izvršena, a kupac je izvršio uplatu, trebali ste izdati račun za predujam). U tom slučaju prekršili ste Zakon o PDV-u jer niste iskazali obvezu PDV-a po izdanom računu (računu za predujam).  Na dan sastavljanja bilance potrebno je procijeniti naplativost potraživanja od kupaca i utvrditi njihovu fer vrijednost kako bi vaši financijski izvještaji pružali objektivne i istinite podatke. Ne zaboravite da se imovina vašeg društva, između ostalog, sastoji i od potraživanja.

Analiza obveza prema dobavljačima bitna je iz nekoliko razloga:

• Platili ste dobavljaču određenu robu ili pruženu uslugu, a iz nekog razloga do vas nije stigao račun. Vaš dobavljač je po istom računu imao obvezu PDV-a, a vi niste ostvarili pravo na priznavanje pretporeza.
• Dva puta ste platili isti račun ili ste platili pogrešan iznos, a vaš dobavljač nije reagirao – ovakva se situacija može otkriti samo usklađivanjem stavaka.
• Zaboravili ste platiti račune dobavljačima što za posljedicu ima slanje opomena te zaračunavanje zateznih kamata.

Sve navedeno potvrđuje da nije dovoljno usklađivati stavke na kraju poslovne godine. Stoga dogovorite način i dinamiku usklađivanja otvorenih stavaka sa svojim knjigovođom i na taj način izbjegnite mnoge nepotrebne probleme. Zakon o računovodstvu obvezuje vas da najmanje jednom godišnje (i to na kraju poslovne godine) izvršite popis imovine i obveza i s popisanim stanjem uskladite knjigovodstveno stanje. Ukoliko ćete tokom godine više pažnje posvetiti usklađivanju, biti će vam lakše kod zaključivanja poslovne godine i izrade financijskih izvještaja.

Jedan od čestih problematičnih slučajeva je i da neki poduzetnici imaju praksu isplaćivati akontacije dnevnica i nadoknadu putnih troškova svojim zaposlenicima. Ukoliko su ispunjeni svi potrebni uvjeti za isplatu putnih troškova te ukoliko se isto opravda potrebnom vjerodostojnom dokumentacijom sa službenog putovanja u zemlji ili u inozemstvo na koje ste poslali svog zaposlenika te isto  evidentira u računovodstvu, to neće biti problem. No, ako mjesecima isplaćujete akontacije bez ikakve podloge, porezni nadzor vam može sve isplate proglasiti plaćom na koje ćete tada morati obračunati i  platiti sve pripadajuće doprinose i poreze. Vodite računa o tome i shvatite ozbiljno upozorenja vašeg računovođe.