Fokus na produktivnost: Kako znate da je sastanak trebao biti samo E-mail?

Kada čujete riječ sastanak, koji pridjevi vam padaju na pamet?

Produktivno, informativno i efikasno? Ili rasipno gubljenje vremena i nezgodan tajming?

Ako je ovo drugo, niste sami.

Mnoge organizacije, posebno profesionalne službe, oslanjaju se na sastanke kako bi okupili i uskladili timove.

Ali iako im je mjesto u poslovnom svijetu, oni nisu glavni, krajnji bit saradnje.

Vjerovatno se slažete da bi mnogi sastanci lako mogli biti e-mail.

Evo kako da utvrdite da li je sastanak vrijedan održavanja—ili je bolje poslati ga kao email.

Zašto sastanci ne bi trebali biti "po defaultu"?

Sve više timova radi na daljinu, više nego ikada prije. Kao direktan rezultat, polovina timova koji rade u agencijama održava više sastanaka nego ikad.

Uprkos porastu broja sastanaka, oni ne pomažu timovima da rade bolje. Dvije trećine timova radi prekovremeno, dok još 59% jedva radi dva sata bez prekida.

Foto: Getty

Ova stvarnost je posljedica loše kulture na radnom mjestu, gdje su sastanci u zadnji tren i takozvani "HITNI" e-mailovi od šefa norma.

To gubi vrijeme vašeg tima, što dovodi do kratkih rokova, niže kvalitete rada i loše komunikacije.

Ključ je u pronalaženju boljih načina za asinkronu komunikaciju sa svojim timom. To može uključivati ​​e-mailove, slack i druge alate dizajnirane za timsku komunikaciju na daljinu.

Asinhroni komunikacijski alati pomažu poboljšati učinkovitost i mogu:

• biti referentna tačka za budućnost, što sprječava nesporazume i previđene detalje.
• omogućiti timovima da saberu svoje misli prije odgovora ili postavljanja dodatnih pitanja, što poboljšava pisane komunikacijske vještine vašeg tima.
• smanjiti vrijeme provedeno na sastancima, ostavljajući više vremena za detaljan i produktivan rad.
• uključiti sve saradnike koji trebaju te informacije ali bez angažmana, što je kao da imate cijeli sažetak ishoda ali bez gubljenja vremena.

Pet znakova da je sastanak trebao biti E-mail:

Manje sastanaka znači više vremena za rad na drugim stvarima. Ali, kako znate kada bi sastanak trebao biti održan ili kada je bolje da bude tek E-mail?

Pogledajmo pet načina da (po)kažemo da sastanak nije vrijedan utrošenog vremena.

1. Ako nema dnevnog reda

Sastanak osoblja bez dnevnog reda je katastrofa koja "čeka da se dogodi".

Najbrži način da otpišete sastanak je da utvrdite postoji li svrha.

"Ako ne možete definirati dnevni red unaprijed, tada se sastanak ne bi trebao održati", kaže Jeremy Mack, bivši voditelj inženjeringa u Postlightu.

Zašto bi dnevni red trebao označavati hoće li sastanak ugledati svjetlo dana? Budući da su sastanci s planom obično usmjereni na ishod i stoga su produktivniji.

Nije logično siliti sastanke i nadati se da će sudionici ponuditi sjajne ideje. Potrebna vam je strategija za usmjeravanje fokusa i pomicanje rasprava prema ciljanom ishodu.

Budući da se dnevni redovi sastanaka dijele, to pomaže vašem timu da unaprijed pripreme pitanja i ideje a i sprječava vaš tim da postane jedan od 44% onih koji odlaze sa sastanaka osjećajući nejasnoće u vezi sa daljim zadacima. Nije ni čudo što su američki stručnjaci ocijenili sastanke "ubicama" uredske produktivnosti broj 1.

2. Ako tražite/dajete ažuriranje statusa

Držati kontrolu na sve što je u toku je izvrsno vodstvo, ali zahtijeva i da se svi sinhroniziraju kako bi čuli ažuriranje vašeg statusa.

Foto: Adobe Stock

Ažuriranja statusa često spadaju u kategoriju slanja E-maila.

Ako od svog tima tražite ažuriranje statusa, učinite to asinhrono. Pošaljite E-mail svom timu tražeći ažuriranje i gledajte kako odgovori pristižu. Zatim pošaljite dodatna pitanja ili detalje o neizvršenim radnjama. Ne samo da ćete imati trajni, uvijek referencirani zapisnik za ažuriranje statusa projekta, već ćete dobiti i odgovore koji su vam potrebni bez 15-minutnog sastanka koji vas odvlači od stvarnog napretka.

Na taj način vaš tim može postaviti status kako bi svi znali kada su izvan ureda, rade na daljinu, putuju i još mnogo toga. To je sjajan način da članovi tima drže sve u toku bez ometanja ničijeg toka rada.

3. Ako dajete povratnu informaciju

Mnogi timovi vole dobiti ​​povratne informacije od uprave. To pokazuje da vam je stalo do njihovog napredovanja u organizaciji. I to ih osnažuje da poboljšaju svoje uloge.

Ali zašto ovaj trenutak čuvati za sastanak (čak i ako je jedan na jedan)? Sastanci s povratnim informacijama često su nepotrebno ometajući.

Kradete 30 minuta nečijeg dana da biste prenijeli informacije koje bi se lako mogle podijeliti putem E-maila.

Umjesto toga, napišite dovoljno konstruktivnih detalja u E-mail, tako da nema potrebe daljim prepiskama.

Na primjer, ako projekt treba revizije, detaljno navedite koja poboljšanja napraviti i zašto. Ponudite primjere ako vam to pomaže u prenošenju vaših zahtjeva.

4. Ako se radi o rutinskom sastanku

Sastanci ponedjeljkom uobičajeni su u poslovnom svijetu. Ideja je započeti sedmicu tako da svi budu obuhvaćeni i usklađeni sa sedmičnim zadacima.

Nažalost, to je samo još jedno vrijeme koje gubi produktivnost za mnoge timove.

Održavanje sastanaka radi održavanja rutine je kao guranje okruglog klina u četvrtastu rupu.

Alternativa? Premjestite redovne sastanke na asinhrone metode kao što je E-mail, slack ili drugi zajednički kanal.

Ovo ne isključuje redovne sastanke u potpunosti.

Kada se pravilno koriste, sastanci mogu biti izvrstan način za izgradnju povjerenja i odnosa sa svojim timom.

Kako rasporediti sastanke bez štete po produktivnost:

• Zakažite jednokratni razgovor jedan na jedan sa svakim članom tima u trajanju od 30 minuta
• Ponudite izbor dva puta sedmično od 30 minuta ili mjesečno od 60 minuta
• Rezervirajte sastanke na početku ili na kraju nečijeg dana
• Omogućite vremenske opcije kako bi bilo zgodno za tim

Jedna stvar koju treba napomenuti jest da su redovni sastanci sredstvo za bolju saradnju ali nisu sami sebi cilj.

To je razlog zašto timovi moraju stalno iznova procjenjivati ​​korist od sastanka - i nije sramota otkazati ga kada je to prikladno.

5. Ako dajete neke informativne podatke

Na primjer, najavljujete nadolazeći događaj, nove promjene politike, planove za renoviranje zgrada.

Foto: Pexels

Ove pojedinosti možete podijeliti putem E-maila i nema potrebe za timskim Zoom pozivom kako biste čuli kako razgovarate o novostima u kompaniji.

Upamtite, sastanci su najproduktivniji kada zahtijevaju sudjelovanje aktera u pozivu.

Ako podsjeća na predavanje, snimite Loom video i podijelite ga na Slacku.

Kada se sastanak treba održati?

Organiziranje sastanka na Google kalendaru vašeg tima jako je jednostavno. To ne znači da je to dobra ideja.

Sazivanje sastanka ima smisla ako:

Imate fokusiran dnevni red, uz napomenu da samo zato što imate plan ne znači da je dovoljno važan za zatražiti sastanak.

Sastanak je za timsko druženje, u slučaju kada imate djelimično/cjelovito remote tim, vjerojatno ne viđate svoje saradnike licem u lice često.

Potrebno vam je brzo donošenje odluka

Približava se rok realizacije nekog projekta/posla i morate prikupiti uvide od svih kako biste završili sve potrebno.

Samo tada je uredu da sazovete sastanak, ali i da jasno kažete o čemu se radi unutar vašeg dnevnog reda.

Imajte na umu da svakim sastankom kratite radno vrijeme svog tima.

(Izvor: Portal Float, Elise Dopson)