Kvalitet iznad kvantiteta: Ljubazno odbijte sastanke koje smatrate bespotrebnim

Rečeno vam je da budete efikasniji, da odredite prioritete, da radite više, a ne pametnije, ali misteriozni zahtjevi za sastanke se iznenada pojavljuju niotkuda.

Vaš šef vam (po)šalje strategije upravljanja vremenom, a zatim traži da "ostavite malo vremena" u kalendaru. To zvuči kao da vam daju vremena, a zapravo ga uzimaju.

Kada vas neko pozove na sastanak, od vas traži da mu date jedini resurs koji imate, a većina ljudi ne razmišlja o pravoj "cijeni" tog sastanka, ni o vašoj potrebi za vremenom i efikasnošću.

NEMA RAZLOGA ZA NELAGODU

I dok znate da reći "Ne" nečemu znači reći "Da" nečemu drugom, ipak, ne želite da druga osoba misli loše o vama ili da propustite "stvarno" vrijeme za druženje s drugima.

Evo nekoliko narativa koje možete koristiti da izbjegnete sastanke na način da ujedno ne izgubite poštovanje drugih.

Dok ih čitate, razmislite o tome šta poručuju "između redova".

1) Zamolite za umjesto ličnog dolaska na sastanak, svoj doprinos date putem E-maila, tako da to možete učiniti kada vam odgovara.

Ovaj narativ funkcionira kad su u pitanju sastanci na kojima se ljudi okupljaju samo da pregledaju neki izvještaj ili na kojima nema jasnog dnevnog reda te tako neko nije uložio vrijeme da razjasni problem unaprijed:

"Trenutno imam nekoliko drugih prioriteta. Možete li mi poslati informaciju/podatke/problem, da ih pročitam kada budem imao/la više vremena i da im posvetim punu pažnju/promišljeniji odgovor?"

2) Zatražite zapisnik sa sastanka

Ovaj narativ je dobar za sastanke na kojima se govori o izvještajima kako bi svi bili "u toku".

Zašto provoditi sat vremena slušajući druge ljude kako govore kada možete pročitati sažetak?

"Moram se fokusirati na još jedan važan rezultat, možete li mi poslati zapisnik? Ako budem imao/la pitanja, javit ću vam"

Zapisnici sa sastanka ne oduzimaju dodatno vrijeme kada su napisani tokom sastanka, već samo označavaju ključne odluke, radnje i važne napomene.

3) Budite iskreni ukoliko nemate (ni)čemu da doprinesete

Ovaj narativ je dobar za velike sastanke, posebno kada nemate nužno čime da doprinesete.

"Uskoro imam projekat na koji moram da se fokusiram. Možete li mi reći da li je moje prisustvo ključno? Volio/voljela bih da znam kako mogu da dodam vrijednost sastanku?"

Obratite pažnju na to kako sve ove rečenice ne uzimaju u obzir samo vaše potrebe, već i potrebe druge osobe.

Ne kažete "Ne" pomaganju ili ispunjavanju njihovih potreba (ne odbijate ih), već samo tražite druge strategije da zadovoljite te potrebe koje vam istovremeno pomažu da ispunite svoje.

(Izvor: Confident Communicator, prevela i prilagodila Akta.ba redakcija)