Istina je da smo svi bili dio sastanaka na kojima smo se osjećali besmisleno, čak ni ne shvaćajući zašto se moramo sastati kako bismo razgovarali o informacijama koje se mogu riješiti putem e-maila.
Neki ljudi možda čak moraju prisustvovati sastancima koji se vuku satima bez rješavanja ikakvih problema, prenosi AhaSlides.
Međutim, nisu svi sastanci neproduktivni, a ako želite učinkovito raditi sa svojim timom, sastanak s dnevnim redom spasit će vas od gore navedenih katastrofa.
Šta je to dnevni red sastanka i zašto je važan?
Dobro osmišljen dnevni red postavlja jasne ciljeve i očekivanja za sastanak, osiguravajući da svi znaju njegovu svrhu i što se treba dogoditi prije, tokom i poslije.
Stoga će vas ovaj članak uputiti u važnost dnevnog reda sastanka i korake za izradu učinkovitog dnevnog reda.
Svaki sastanak treba imati dnevni red kako bi bio produktivan i učinkovit.
Dnevni red sastanka pružit će sljedeće prednosti:
- Pojasnite svrhu i ciljeve sastanka, i pomoći da rasprava ostane usredotočena i na pravom putu.
- Upravljajte vremenom i tempom sastanka, pobrinite se da nema besmislenih svađa i uštedite što više vremena.
- Postavite očekivanja za sudionike, te osigurati da su pokrivene sve relevantne informacije i radnje.
- Promiče odgovornost i organiziranost, što dovodi do učinkovitijih i učinkovitijih sastanaka.
Foto: Depositphotos
Evo nekoliko ključnih savjeta koji će vam pomoći da sastavite učinkovit dnevni red sastanka:
1/ Odredite vrstu sastanka
Budući da različite vrste sastanaka mogu uključivati različite sudionike, formate i ciljeve, važno je odabrati onaj koji odgovara situaciji.
- Početni sastanak projekta: Sastanak na kojem se daje pregled projekta, njegovih ciljeva, vremenskog okvira, proračuna i očekivanja.
- Sastanak svih ruku: Vrsta sastanka u cijeloj tvrtki na koji su pozvani svi zaposlenici. Informirati sve o učinku, ciljevima i planovima tvrtke te promicati osjećaj zajedničke svrhe i smjera unutar organizacije.
- Sastanak gradskog vijeća: Sastanak u gradskoj vijećnici tvrtke na kojem zaposlenici mogu postavljati pitanja, primati novosti i pružati povratne informacije višem menadžmentu i drugim čelnicima.
- Sastanak strateškog menadžmenta: Sastanak na kojem se viši rukovoditelji ili rukovoditelji okupljaju kako bi razgovarali i planirali dugoročni smjer.
- Virtualni sastanak tima: Format virtualnih timskih sastanaka može uključivati prezentacije, rasprave i interaktivne aktivnosti i može se provoditi korištenjem softvera za video konferencije, razmjene trenutnih poruka ili drugih alata za digitalnu komunikaciju.
- Oluja ideja: kreativan i suradnički sastanak na kojem sudionici stvaraju i raspravljaju o novim idejama.
- Sastanak jedan na jedan: Privatni sastanak između dvoje ljudi, koji se često koristi za ocjenu učinka, treniranje ili osobni razvoj.
2/ Definirajte svrhu i ciljeve sastanka
Jasno navedite zašto se sastanak održava i što se vi ili vaš tim nadate postići.
3/ Identificirajte ključne teme
Navedite ključne teme koje treba pokriti, uključujući sve važne odluke koje je potrebno donijeti.
4/ Dodijelite vremensko ograničenje
Dodijelite odgovarajuću količinu vremena za svaku temu i cijeli sastanak kako biste osigurali da sastanak ostane po rasporedu.
5/ Odredite sudionike i njihove uloge
Napravite popis onih koji će sudjelovati na sastanku i odredite njihove uloge i odgovornosti.
6/ Pripremite materijale i prateću dokumentaciju
Prikupite sve relevantne informacije ili materijale koji će biti potrebni tijekom sastanka.
7/ Podijelite dnevni red unaprijed
Pošaljite dnevni red sastanka svim sudionicima kako biste bili sigurni da su svi spremni i spremni.
8/ Pregledajte i po potrebi revidirajte dnevni red
Pregledajte dnevni red prije sastanka kako biste bili sigurni da je potpun i tačan te napravite sve potrebne izmjene.
Foto: Shopify
Primjer dnevnog reda sastanka tima:
- Datum:
- Mjesto:
- Sudionici:
Ciljevi sastanka tima:
- Za ažuriranje napretka provedbe projekta
- Za pregled trenutnih problema i rješenja
Dnevni red:
- Uvod i dobrodošlica (5 minuta) | @WHO
- Pregled prethodnog sastanka (10 minuta) | @WHO
- Ažuriranja projekta i izvješća o napretku (20 minuta) | @WHO
- Rješavanje problema i donošenje odluka (20 minuta) | @WHO
- Otvorena rasprava i povratne informacije (20 minuta) | @WHO
- Radnja i sljedeći koraci (15 minuta) | @WHO
- Dogovori za zatvaranje i sljedeći sastanak (5 minuta) | @WHO