Došli ste na posao, ali još ne radite: Pet jutarnjih rituala iz kancelarije

Radni dan je službeno počeo. Računar je uključen, jakna ostavljena, torba spuštena, ali prvi ozbiljan zadatak još čeka. Prije njega dolaze kafa, poruke, vijesti, nekoliko minuta na društvenim mrežama i nezaobilazno "šta ima?" s kolegama. Zvuči poznato?

Došli ste na posao u 8:00. U 8:02 uključujete računar. U 8:05 već ste na putu prema aparatu za kafu.

Onda stiže poruka na telefon. Kad ste već uzeli telefon, provjerite još dvije aplikacije. Vraćate se za sto, otvarate portal "samo da vidite šta ima novo", a onda kolega postavlja pitanje koje nema nikakve veze s poslom.

Pogledate na sat – prošlo je mnogo više vremena nego što ste očekivali.

Ako prepoznajete ovo jutro, niste jedini. Lične aktivnosti tokom radnog vremena dovoljno su česte da su dobile i vlastiti termin u istraživanjima – cyberslacking ili cyberloafing kada se odnose na privatno korištenje interneta i tehnologije na poslu. Istraživanja pritom pokazuju da granica između korisnog predaha i ometanja produktivnosti nije baš tako jednostavna.

Pa šta radimo prije nego što zaista počnemo raditi?

1. "Samo da napravim kafu"

Za mnoge zaposlene radni dan ne počinje uključivanjem računara nego prvom kafom.

Kafa na poslu odavno nije samo kofein. Ona je ritual, razlog za kratki predah i prilika za razgovor s kolegama.

Istraživanje o korištenju kafe u zahtjevnim profesijama, koje je uključivalo medicinske sestre, policajce i novinare, pokazalo je da zaposleni kafu povezuju s umorom, koncentracijom i radnim učinkom, ali i sa socijalnim aspektom radnog dana.

Drugim riječima, rečenica "prvo kafa, pa onda sve ostalo" možda i nije samo kancelarijska šala.

2. Provjeravamo poruke koje nemaju nikakve veze s poslom

Telefon je sljedeća stanica.

WhatsApp, Viber, Messenger, privatni e-mail... Nekad je potrebno samo nekoliko sekundi da provjerimo ko je pisao, ali tih nekoliko sekundi lako postane nekoliko minuta.

Privatno korištenje interneta i telefona tokom radnog vremena nije nova pojava. Istraživači ga proučavaju godinama, a jedna studija provedena na više od 1.000 zaposlenih korisnika računara utvrdila je da je oko četiri petine ispitanika koristilo internet na poslu i u privatne svrhe.

Razlika je u tome što nam je danas cijeli privatni digitalni život praktično stalno na dohvat ruke.

3. "Samo da vidim šta ima novo"

Otvorite vijesti da provjerite šta se dogodilo tokom noći.

Jedan naslov vodi do drugog. Onda možda sport, vremenska prognoza ili neka zanimljivost. A ako radite na portalu – možemo se pravdati da je to profesionalna deformacija.

Čitanje vijesti i pregled sadržaja koji nas privatno zanima spadaju među ponašanja koja su istraživači još ranije uključivali u proučavanje privatnog korištenja interneta na radnom mjestu.

Problem nastaje tek kada "samo jedan naslov" postane deset otvorenih tabova.

4. Provjeravamo društvene mreže

Instagram. Facebook. TikTok. LinkedIn.

Namjera je pogledati jednu obavijest. Nekoliko minuta kasnije gledamo video osobe koju ne poznajemo kako renovira kuhinju na drugom kraju svijeta.

Ali zanimljivo je da istraživanja ne prikazuju svaku takvu pauzu automatski kao čisti gubitak vremena.

Pew Research Center je u istraživanju američkih zaposlenih utvrdio da je 34 posto ispitanika koji koriste društvene mreže na poslu navelo mentalni predah kao razlog korištenja. Među onima koji društvene mreže koriste u poslovne svrhe, 54 posto smatralo je da im takve pauze pomažu da se "napune", dok je 56 posto istovremeno reklo da ih društvene mreže odvlače od posla koji trebaju obaviti.

I upravo tu je paradoks: ista stvar može biti i kratki predah i velika distrakcija.

Novije eksperimentalno istraživanje na 308 zaposlenih pokazalo je da kratke pauze uz društvene mreže mogu donijeti određeni oporavak resursa, ali nisu bile naročito uspješne u potpunom smanjenju umora. Boravak uz sadržaje povezane s prirodom pokazao se korisnijim.

5. "Jesi vidio šta se jučer desilo?"

I konačno – kolege.

Nekada je dovoljno jedno "dobro jutro" da počne razgovor o utakmici, saobraćaju, djeci, cijenama, godišnjem odmoru, seriji koju svi gledaju ili događaju koji je prethodnog dana završio na naslovnicama.

I to nije nužno beskoristan dio radnog dana.

Razgovor, kafa i druge kratke aktivnosti izvan konkretnog radnog zadatka u istraživanjima se posmatraju i kao oblici predaha i socijalizacije. Studije o pauzama na poslu pokazuju da aktivnosti poput razgovora s kolegama, kafe, kratke šetnje ili drugih načina odvajanja od zadatka mogu biti povezane s oporavkom od radnih zahtjeva.

Da li onda stvarno gubimo vrijeme?

Ne nužno.

Možda je zanimljivije pitanje zašto očekujemo da čovjek u trenutku kada sjedne za radni sto može pritisnuti zamišljeno dugme i odmah postići maksimalnu koncentraciju.

Istraživanja jutarnjih rutina pokazuju da njihovo narušavanje može imati posljedice na ostatak radnog dana. U dvije studije svakodnevnih iskustava zaposlenih, poremećena jutarnja rutina bila je povezana s većim osjećajem iscrpljenosti i manjom smirenošću, što je dalje bilo povezano s angažmanom na poslu.

Zato kafa, nekoliko riječi s kolegom ili kratko pregledavanje vijesti mogu za nekoga biti svojevrsni prijelaz između dolaska na radno mjesto i ozbiljnog rada.

Problem je, naravno, u onoj riječi kratko.

Jer postoji poprilična razlika između pet minuta uz kafu i pola jutra provedenog u skrolanju.

Možda zato pravo pitanje nije radimo li privatne stvari kada dođemo na posao.

Nego koliko je sati kada nakon "samo jedne kafe" konačno kažemo: Dobro, hajde sad da radimo.