10 ChatGPT promptova koje bi svaki računovođa trebao imati

Računovođe svakodnevno rade s velikim brojem podataka, tabelama, izvještajima, rokovima i propisima. ChatGPT ne može preuzeti odgovornost za ispravnost obračuna ili tumačenje poreznih pravila, ali može biti koristan pomoćnik za zadatke koji oduzimaju vrijeme – od rada u Excelu do pripreme izvještaja i poslovne komunikacije.

Ključ je, međutim, u tome kako mu postaviti pitanje.

Umjesto općeg zahtjeva poput "analiziraj mi ove podatke", kvalitetniji rezultat daje prompt koji jasno definiše zadatak, kontekst i format odgovora.

Izdvojili smo deset promptova koje računovođe mogu prilagoditi svakodnevnom radu.

1. Objasni mi propis jednostavnim jezikom

Porezni i računovodstveni propisi često su napisani jezikom koji zahtijeva dodatno tumačenje. ChatGPT može pomoći da se kompleksna odredba prvo "prevede" na razumljiviji jezik.

Prompt:

"Objasni mi sljedeću odredbu propisa jednostavnim jezikom, kao da je objašnjavaš vlasniku malog preduzeća koji nije računovođa. Izdvoji šta je obaveza firme, koji su rokovi, mogući rizici i šta računovođa treba provjeriti. Nemoj pretpostavljati informacije koje nisu navedene u tekstu. Tekst propisa: [zalijepi tekst]."

Ovdje je posebno važno pravilo: odgovor AI-ja treba koristiti kao pomoć u razumijevanju, a ne kao konačno porezno ili pravno tumačenje. Važne odluke treba provjeriti prema važećim propisima i službenim izvorima.

2. Pronađi greške i nelogičnosti u tabeli

Kada se radi s velikim brojem stavki, AI može poslužiti kao dodatni par očiju.

Prompt:

"Analiziraj ovu tabelu i pronađi moguća odstupanja, duplikate, neuobičajeno visoke ili niske vrijednosti, prazna polja i nelogične odnose među podacima. Nemoj automatski zaključiti da je odstupanje greška. Napravi tabelu: stavka – uočeno odstupanje – zašto je sumnjivo – šta trebam provjeriti."

Ovakav pristup posebno je koristan prije završne kontrole većih baza podataka.

3. Napiši Excel formulu umjesto mene

Ne morate pamtiti svaku kombinaciju funkcija u Excelu.

Prompt:

"Treba mi Excel formula za sljedeći zadatak: [opiši šta želiš postići]. Podaci se nalaze u kolonama [navedi kolone]. Napiši formulu i ukratko objasni svaki njen dio. Ako postoji jednostavnije rješenje pomoću XLOOKUP, SUMIFS, IF ili druge funkcije, predloži ga."

Još bolji rezultat dobit ćete ako uz opis pošaljete nekoliko primjera redova iz tabele – ali bez povjerljivih podataka.

4. Analiziraj odstupanje stvarnih troškova od budžeta

Umjesto pukog izračunavanja razlike, ChatGPT može pomoći da se podaci pretvore u pitanja koja treba istražiti.

Prompt:

"Uporedi budžetirane i stvarne troškove po kategorijama. Izračunaj apsolutno i procentualno odstupanje, izdvoji pet najvećih odstupanja i objasni koje bi moguće poslovne razloge trebalo provjeriti. Jasno odvoji činjenice koje proizlaze iz podataka od mogućih objašnjenja. Podaci: [unesi tabelu]."

Posljednja rečenica je važna. Rast određenog troška AI može uočiti, ali bez dodatnih podataka ne može znati zašto je do njega došlo.

5. Pretvori brojke u izvještaj za direktora

Računovođa razumije tabelu, ali menadžment često želi odgovor na jednostavnije pitanje: šta se zapravo dogodilo?

Prompt:

"Na osnovu ovih finansijskih podataka napiši kratak izvještaj za direktora. Fokusiraj se na prihod, rashode, dobit, novčani tok i najveća odstupanja u odnosu na prethodni period. Nemoj samo prepisivati brojeve – objasni šta se promijenilo. Maksimalno 300 riječi. Na kraju izdvoji tri pitanja koja menadžment treba dodatno razmotriti."

Tako se finansijski podaci mogu mnogo brže pretvoriti u osnovu za mjesečni sastanak uprave.

6. Napravi checklistu za mjesečno zatvaranje

Kod poslova koji se ponavljaju AI je posebno koristan za izradu standardizovanih procedura.

Prompt:

"Napravi detaljnu checklistu za mjesečno računovodstveno zatvaranje za [vrsta kompanije]. Podijeli zadatke na: prihodi i potraživanja, dobavljači i obaveze, banka i blagajna, plate, porezi, osnovna sredstva, zalihe, usklađivanja i završna kontrola. Za svaki zadatak ostavi polja za odgovornu osobu, rok i status."

Ista logika može se koristiti za godišnje zatvaranje, PDV prijave, obračun plata ili pripremu dokumentacije za reviziju.

7. Sastavi profesionalan mail klijentu koji kasni s dokumentacijom

Računovođe često gube vrijeme i na ponavljanje iste poslovne komunikacije.

Prompt:

"Napiši profesionalan, ljubazan, ali jasan e-mail klijentu koji još nije dostavio dokumentaciju potrebnu za [obračun/prijavu/izvještaj]. Rok je [datum]. Objasni koje dokumente još trebamo, zašto su potrebni i koje posljedice može imati kašnjenje. Ton neka bude profesionalan, bez nepotrebno oštrih formulacija."

Prompt se lako može prilagoditi i za nenaplaćene fakture, nedostajuće račune ili zahtjev za potvrdu salda.

8. Pripremi pitanja prije sastanka s klijentom

AI može biti koristan i prije nego što analiza uopće počne.

Prompt:

"Pripremam sastanak s klijentom iz djelatnosti [djelatnost]. Tema je pregled poslovanja za [period]. Na osnovu ovih podataka [unesi ključne pokazatelje] pripremi 15 konkretnih pitanja koja trebam postaviti kako bih razumio/la značajne promjene prihoda, rashoda, marži, potraživanja, obaveza i novčanog toka."

Tako računovođa iz uloge osobe koja samo prezentuje brojke može lakše prijeći u ulogu poslovnog savjetnika.

9. Napravi kontrolnu listu za mogući porezni nadzor

Umjesto paničnog traženja dokumentacije kada kontrola bude najavljena, može se unaprijed napraviti interni pregled.

Prompt:

"Napravi internu kontrolnu listu dokumentacije i evidencija koje bi kompanija trebala provjeriti prije mogućeg poreznog nadzora u [navedi jurisdikciju]. Grupiraj stavke po oblastima. Za svaku napiši šta treba provjeriti. Ne navodi konkretne zakonske rokove ili stope ako ih ne možeš potvrditi iz aktuelnog službenog izvora."

Kod ovog prompta jurisdikcija je posebno važna. Propisi u FBiH, RS-u, Brčko distriktu i drugim državama nisu isti, a mogu se i mijenjati.

10. Budi moj "drugi kontrolor"

Možda i najkorisniji način korištenja AI-ja nije da od njega tražimo da nešto uradi od početka, nego da pokuša pronaći ono što smo mi previdjeli.

Prompt:

"Ponašaj se kao drugi kontrolor ovog izvještaja. Nemoj mijenjati podatke. Provjeri matematičke i logičke nedosljednosti, neslaganja između tabela i teksta, procente koji ne odgovaraju osnovici i zaključke koji nisu potkrijepljeni podacima. Za svaki problem navedi gdje se nalazi i zbog čega ga treba ponovo provjeriti. Ako nešto ne možeš utvrditi iz dostavljenih podataka, jasno to reci."

AI može ubrzati posao, ali odgovornost ostaje na računovođi

Najveća vrijednost ChatGPT-a za računovođe vjerovatno nije u tome da "vodi knjige", nego da skrati vrijeme potrebno za niz pomoćnih poslova – analizu podataka, rad s formulama, pripremu kontrolnih lista, strukturiranje informacija i poslovnu komunikaciju.

Istovremeno, finansijski podaci često su povjerljivi. Prije unošenja podataka u bilo koji AI alat potrebno je provjeriti pravila kompanije o zaštiti podataka i korištenju takvih servisa te, gdje god je moguće, ukloniti imena, identifikacione brojeve, brojeve računa i druge podatke koji nisu potrebni za zadatak.

I najvažnije: AI može predložiti, analizirati i upozoriti na moguće odstupanje. Konačna provjera obračuna, propisa i finansijskih zaključaka i dalje ostaje posao stručnjaka.