Pravilnik o načinu postupanja sa pečatima, štambiljima i arhivskom građom notara

Notarska komora Republike Srpske

Na osnovu člana 113. stav 6. Zakona o notarima (“Službe- ni glasnik Republike Srpske”, br. 86/04, 2/05, 74/05, 76/05, 91/06, 37/07, 50/10, 78/11, 20/14, 68/17 i 82/19), člana 10. tač- ka 11. Statuta Notarske komore Republike Srpske (“Službeni glasnik Republike Srpske”, br. 51/15 i 46/19), Skupština No- tarske komore Republike Srpske, uz saglasnost ministra pravde, broj: 08.021/020-1714/20, od 4.6.2020. godine, na sjednici održanoj u Banjaluci, 20.6.2020. godine, d o n o s i

PRAVILNIK

O NAČINU POSTUPANJA SA PEČATIMA, ŠTAMBILJIMA I ARHIVSKOM GRAĐOM NOTARA U SLUČAJU PRESTANKA VRŠENJA SLUŽBE NOTARA

I. OPĆE ODREDBE

Član 1.

Ovim pravilnikom o načinu postupanja sa pečatima, štambiljima i arhivskom građom notara u slučaju prestanka vršenja službe notara (u daljem tekstu: Pravilnik) propisuje se način postupanja sa notarskim arhivom, poslovnim knjigama, dokumentacijom čije čuvanje je obavezno po Zakonu, a rokovi čuvanja nisu istekli, predmetima u radu, pečatima, štambiljima, gotovim novcem i vrijednosnim papirima i postupak izdavanja otpravaka, odnosno prijepisa originala, otpravaka originala u svrhu izvršenja, ispravki i drugih izvoda iz notarskih isprava u slučaju prestanka vršenja poslova notara i istovremeno određuju lica koja su obavezna postupati po njegovim odredbama.

Član 2. Značenje riječi i izraza:

(1) “notarski arhiv” podrazumijeva završene i arhivira- ne predmete, finansijsku i drugu dokumentaciju čije je čuvanje obavezno po Zakonu o notarima, Listom kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja Notarske komore Republike Srpske (u daljem tekstu: Lista kategorija dokumentarne građe) ili drugim propisima koji se primjenjuju u obavljanju službe notara. Notarsku arhivsku građu predstavljaju javne isprave koje se čuvaju trajno i predstavljaju imovinu Republike Srpske;

(2) “predmeti u radu” su u prvom redu nacrti notarskih isprava koji su izrađeni u posljednjoj godini dana i istovremeno predstavljaju isprave iz određenih registara ili javnih knjiga u kojima su upisana određena prava ili stanja, a koje se koriste za izradu notarskih originala, uključujući i identifikacione podatke građana sadržane u određenim zabilješkama ili neovjerenim foto-kopijama identifikacionih dokumenata;

(3) “nadležni notar” podrazumijeva notara koji je ovlašćen da obavi zahtijevane poslove umjesto notara čija je služba prestala.

Član 3.

(1) Notar koji prestaje sa vršenjem poslova notara d žan je, po prijemu konačnog rješenja o prestanku službe notara, da Komisiji imenovanoj u skladu sa članom 113. stav 2. Zakona o notarima preda notarske spise koji se nalaze u arhivi notara, poslovne knjige, finansijsku i drugu dokumentaciju čije čuvanje je obavezno po Zakonu i Listi kategorija dokumentarne građe, a rokovi čuvanja nisu istekli, kao i predmete u radu, koji se predaju u depozit Arhiva Republike Srpske, a preuzete pečate, štambilje, novac, vrijednosne papire i sve druge predmete i isprave koje se zateknu u notarskom uredu u vrijeme prestanka službe notara komisija predaje Notarskoj komori Republike Srpske (u daljem tekstu: Komora).

(2) Komisija iz stava 1. ovog člana u slučaju prestanka službe smrću notara dužna je da bez odgađanja izvrši pečaćenje notarskog ureda. Pečaćenje notarskog ureda izvršit će se u prisustvu najmanje jednog nasljednika notara čija je smrt nastupila i lica koje je neposredno prije nastupanja smrti notara radilo u njegovom notarskom uredu. U slučaju da nasljednici i radnik koji je radio kod notara odbiju da pri- sustvuju pečaćenju notarskog ureda, pečaćenje će se izvršiti u prisustvu dva punoljetna lica ukoliko nije pokrenut ostavinski postupak, a ukoliko je postupak pokrenut, sudija će odrediti nasljednika u skladu sa članom 114. stav 3. Zakona o notarima.

(3) Predsjednik Komore donosi odluku kojom se imenu- je lice iz stava 2. ovog člana koje će vršiti predaju pečata i arhivske građe notara i utvrđuje rok u kome će predaja biti izvršena, kao i naknadu licima (nasljednicima umrlog notara ili zaposlenim u notarskom uredu) koja učestvuju u postupku, a koja plaćanja padaju na teret Komore.

(4) Primopredaja spisa koji se zateknu u arhivi notara čija je notarska služba prestala i druge dokumentacije čije čuva- nje je obavezno po Zakonu i Listi kategorija dokumentarne građe, a rokovi čuvanja nisu istekli, vrši se u skladu sa Pravilnikom o uvjetima i načinu primopredaje javne arhivske građe između imaoca i Arhiva Republike Srpske (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 29/10).

(5) Notar kojem je prestala služba notara ili lica koja vrše predaju arhivske građe notara čije čuvanje je obavezno po Zakonu i Listi kategorija dokumentarne građe, a rokovi čuvanja nisu istekli, dužna su da navedenu dokumentaciju evidentiraju kao dokumentarnu i arhivsku građu u arhivsku knjigu na propisanom obrascu.

(6) Komisija iz člana 3. ovog pravilnika ne preuzima ar- hivsku građu notara kojoj je istekao rok čuvanja, a notar, odnosno lica koja vrše predaju arhivske građe notara dužna su da od Arhiva Republike Srpske zatraže saglasnost za uništa- vanje arhivske građe kojoj je protekao rok čuvanja u skladu sa Zakonom i Listom kategorija dokumentarne građe.

(7) Prijevoz arhivske građe od notarskog ureda do depoa Arhiva Republike Srpske organizira notar kojem je prestala služba notara i čija se arhivska građa preuzima, a troškove prijevoza i unosa arhivske građe notara od notarskog ureda do mjesta deponovanja arhivske notarske građe, kao i troško- ve dnevnica dva člana Komisije iz stava 1. ovog člana koje predlaže Komora snosit će Komora.

Član 4.

(1) Odredbe ovog pravilnika primjenjuju se i u slučaju privremenog udaljavanja notara iz službe, kao i u slučaju izvršenja disciplinske kazne oduzimanja prava na obavljanje službe.

(2) U slučajevima iz stava 1. ovog člana notar snosi sve troškove primopredaje, a troškove depozita u Arhivu Repu- blike Srpske do prestanka privremenog udaljenja notara iz službe.

Član 5.

(1) Komisija iz člana 3. stav 1. ovog pravilnika dužna je da sačini Zapisnik o primopredaji arhivske građe notara koji potpisuju notar kojem je prestala služba ili lice iz člana 3. stav 3. ovog pravilnika, članovi Komisije iz člana 113. stav 2. Zakona o notarima i lice koje ovlasti predsjednik Komore.

(2) Uz Zapisnik iz stava 1. ovog člana prilaže se arhivska knjiga notara kojem je prestala služba.

II. POSTUPAK SA PREDMETIMA U RADU, PEČATIMA, ŠTAMBILJIMA, NOVCEM I VRIJEDNOSNIM PAPIRIMA

Član 6.

(1) Službene pečate notara (službeni pečat za tintu i pečat za suhi otisak ugrađen u presu za pečat) i štambilji predaju se Komori radi njihovog privremenog čuvanja ili uništavanja u skladu sa zakonskim propisima.

(2) Pečati i štambilji notara iz stava 1. ovog člana sa otiskom utisnutim na papiru do njihovog uništavanja čuvaju se na sigurnom mjestu u Notarskoj komori. Predsjednik Notarske komore donosi Rješenje o uništavanju pečata, koje se zajedno sa pečatima dostavlja Komisiji za uništavanje pečata nadležne policijske uprave ili policijske stanice Ministarstva unutrašnjih poslova Republike Srpske radi uništavanja.

(3) O primopredaji pečata i štambilja sačinjava se zapisnik na koji se stavlja otisak pečata koji se preuzimaju, a zapisnik potpisuju notar kojem je prestala služba ili lice iz člana 3. stav 3. ovog pravilnika, članovi Komisije i lice koje ovlast predsjednik Komore.

III. POSTUPANJE SA NOVCEM I VRIJEDNOSNIM PAPIRIMA

Član 7.

(1) Lica koja su dužna da predaju isprave i predmete zatečene u vrijeme prestanka službe notara bez odgađanja predaju Komisiji:

a) gotov novac preuzet od stranke sa potvrdom o prijemu novca,

b) podatke o poslovnim bankama kod kojih ima notarski povjerenički račun za druga lica, podatke o posebnim raču- nima predviđenim za prijem depozita (notarski povjerenički račun za druga lica) i podatke o novčanim iznosima deponovanim na ovim računima,

v) podatke o poslovnim bankama kod kojih ima devizni račun, podatke o deviznom računu, (povjereničkom računu  za druga lica) i podatke o novčanim iznosima deponovanim na ovim računima,

g) podatke o poslovnim bankama kod kojih ima poseban depo kao povjerenički depo za druga lica, podatke o posebnom depou i podatke o novčanim iznosima u depoima,

d) listu banaka kod kojih je otvorio povjereničke račune ili depoe za druga lica (lista povjereničkih računa).

(2) U vezi sa predajom predmeta u radu, pečata, štambilja, novca, vrijednosnih papira i svih drugih predmeta i ispra- va koje su u notarski ured dospjele u vezi sa obavljanjem službe notara, a u istoj se zateknu u vrijeme prestanka službe notara, Komisija sačinjava zapisnik, a preuzete predmete bez odgađanja predaje Notarskoj komori na čuvanje i dalje postupanje.

(3) O izvršenoj predaji iz stava 2. ovog člana sačinit će se zapisnik o predaji koji potpisuju notar kojem je prestala služba ili lice iz člana 3. stav 3. ovog pravilnika, članovi Komisije iz člana 113. stav 2. Zakona o notarima i lice koje ovlasti predsjednik Komore.

(4) U zapisnicima iz st. 2. i 3. ovog člana tačno će se naznačiti podaci notara od kojeg je preuzeta dokumentacija iz stava 1. ovog člana; oznaka notarskog originala koji sadr- ži pravni osnov preuzimanja gotovog novca / vrijednosnih papira; podaci o uplatiocu/licu u čiju korist je uplata izvršena/deponovana; oznaka valute i vrijednost/visina novčanog iznosa; oznaka poslovne banke i broj računa na kojem je no- vac deponovan; bliži podaci o posebnom depou; vrsta i bliža oznaka preuzetih vrijednosnih papira i dr. i podaci od značaja za uručenje gotovog novca / vrijednosnih papira.

Član 8.

(1) U skladu sa odredbama ovog pravilnika, nadležni no- tar kojeg imenuje Komora umjesto notara čija je služba prestala (u daljem tekstu: nadležni notar) u izvršavanju naloga stranaka pismeno poziva lica od kojih je gotov novac preuzet na čuvanje, lica koja su deponovala gotov novac na notarski povjerenički račun za druga lica (devizni i u domaćoj valuti), odnosno lica koja su položila novac u povjerenički depo i/ ili lica u čiju korist je novac preuzet/uplaćen/deponovan/ da u roku od tri (3) dana od prijema poziva dođu radi uručenja novca ili vrijednosnih papira.

(2) Nadležni notar utvrdit će identitet lica kojima uručuje novac ili vrijednosne papire, a primalac će potvrditi prijem svojim potpisom na spisu ili u depozitnoj knjizi.

Član 9.

Nadležni notar na osnovu notarskog originala isprave koja je pravni osnov za predaju gotovog novca / vrijednosnih papira na čuvanje notaru utvrđuje da li su se stekli uvjeti za uručenje gotovog novca / vrijednosnih papira i kome, odnosno da li gotov novac/vrijednosne papire treba vratiti licu koje je notaru novac/vrijednosne papire predalo na čuvanje.

Član 10.

(1) Gotov novac / vrijednosne papire predate na čuvanje notaru nadležni notar uručuje licu naznačenom u originalu notarske isprave.

(2) Izuzetno iz stava 1. ovog člana, ukoliko se nisu stekli uvjeti da se gotov novac /vrijednosni papiri preuzeti na čuvanje uruče licu u čiju korist su novac/vrijednosni papiri preuzeti, nadležni notar preuzet će gotov novac i vrijedno- sne papire upisati u svoju depozitnu knjigu sa napomenom da postupa u ime notara koji je prestao sa vršenjem službe notara i u daljem postupati u skladu sa odredbama čl. 107. do 109. Zakona o notarima i Uputstvom o vođenju poslovnih knjiga i načinu formiranja i arhiviranja spisa.

Član 11.

U svim slučajevima deponovanja novca na povjereničkom računu za druga lica ili depoima za druga lica, nadležni notar pismeno obavještava lica od kojih je gotov novac preuzet, odnosno lica koja su položila novac u povjerenički depo i/ili lica u čiju korist je novac preuzet/uplaćen/deponovan o podacima o poslovnim bankama kod kojih su položeni/uplaćeni/deponovani novčani iznosi.

IV. POSTUPAK IZDAVANJA OTPRAVAKA, ODNOSNO PRIJEPISA ORIGINALA, ISPRAVKI I DRUGIH IZVODA IZ NOTARSKIH AKATA

Član 12.

(1) Komora će zaključiti ugovor sa Arhivom Republike Srpske o reguliranju međusobnih odnosa o načinu korištenja notarske arhivske građe deponovane u Arhivu Republike Srpske.

(2) Na osnovu Ugovora iz stava 1. ovog člana, ovlašćenje za korištenje notarske arhivske građe zaposlenim licima u Notarskoj komori Republike Srpske izdaje direktor Arhiva Republike Srpske nakon potpisivanja ugovora iz stava 1. ovog člana.

Član 13.

(1) Notarska arhivska građa izdaje se na osnovu pisanog zahtjeva podnosioca koji se podnosi na obrascu, koji sadrži sljedeće podatke:

a) kontakt podaci podnosioca zahtjeva (ime i prezime, adresa prebivališta, naziv pravnog lica, sjedište, broj telefona),

b) razlog zbog kojeg se traži imenovanje nadležnog notara,

v) broj OPU i datum sačinjavanja originala notarske isprave,

g) ime, prezime i sjedište notara koji je ispravu sačinio,

d) podatke o ugovornim stranama isprave koja se zahtjeva,

đ) prilozi koji se dostavljaju uz zahtjev,

e) broj, datum i mjesto podnošenja i potpis/pečat pod- nosioca.

(2) Fotokopiranje zahtijevane arhivske građe vrši se u prostorijama gdje je deponovana arhivska građa notara.

(3) Ukoliko fotokopiranje isprave nije moguće izvršiti u prostorijama gdje je deponovana arhivska građa ili je potrebno izuzimanje originala na zahtjev nadležnih organa, isprava se trebuje na osnovu reversa.

(4) Notarska arhivska građa trebuje se na osnovu reversa koji korisnik popunjava u dva primjerka.

Revers sadrži:
a) podatke o korisniku,
b) signaturu građe,
v) naziv fonda,
g) godinu,
d) kutiju,
đ) fasciklu,
e) redi broj,
ž) datum prijema i
z) datum vraćanja građe.
(4) Ukoliko je potrebno da se iz arhivske građe notara, na zahtjev nadležnih organa, izuzme original isprava, predsjednik Komore imenovat će nadležnog notara koji će sačiniti otpravak originala koji stupa na mjesto originala sve dok se izu- zeti original isprave ne arhivira u deponovanu arhivsku građu.

(5) Predmetna dokumentacija sa zahtjevom podnosioca, Rješenjem o imenovanju nadležnog notara i obračunom Komore dostavlja se nadležnom notaru u što kraćem roku, a najkasnije u roku od osam dana od dana prijema zahtjeva.

Član 14.

(1) Izdavanje otpravaka originala notarski obrađene isprave, prijepisa ili ovjerenih prijepisa, otpravka u izvodu,  otpravka originala u svrhu izvršenja, ispravki i drugih izvoda iz arhivske građe notara koji je prestao sa vršenjem službe, koje su deponovane u Arhivu Republike Srpske, na zahtjev stranke ili zainteresiranim licima koja mogu ostvariti određena prava na osnovu izdatog prijepisa ili ovjerenog prijepisa izdaje notar, određen posebnim rješenjem predsjednika No- tarske komore, u skladu sa odredbama Zakona o notarima i ostalim propisima iz člana 19. ovog pravilnika.

(2) Notar koji postupa u skladu sa stavom 1. ovog člana ima svojstvo nadležnog notara na osnovu izdatog rješenja predsjednika Komore i odredaba ovog pravilnika.

(3) Rješenje o imenovanju nadležnog notara je konačno.

(4) Prilikom određivanja notara iz stava 1. ovog člana izbor notara vršit će se iz reda notara iz sjedišta notara koji je prestao sa radom. Ukoliko nema imenovanog notara u navedenom sjedištu, imenovat će se notar iz najbližeg sjedišta, vodeći računa o ravnomjernom raspoređivanju imenovanih notara u tom sjedištu.

(5) Izuzetno od stava 1. ovog člana, do predaje u depozit Arhiva Republike Srpske, vršilac dužnosti notara nadležan je za postupanje po zahtjevima stranaka u vezi sa arhivskom građom notara kojem je prestala služba, a koju arhivsku gra- đu je preuzeo u skladu sa članom 30. stav 3. Zakona o notarima.

(6) Ukoliko nisu ispunjeni uvjeti za imenovanje nadle- žnog notara za postupanje po podnesenom zahtjevu, odgovor podnosiocu zahtjeva uputit će predsjednik Notarske komore Republike Srpske.

(7) Komora dva puta godišnje dostavlja informaciju Mi- nistarstvu pravde Republike Srpske i Arhivu Republike Srpske o pristupanju arhivskoj građi notara uz navođenje broja OPU isprave i notara po čijoj ispravi se postupalo.

Član 15.

(1) Kod donošenja odluke i određivanja notara nadležnog za postupanje (u daljem tekstu: notar) predsjednik Notarske komore dužan je da vodi računa o ravnomjernoj zastupljenosti svih notara.

(2) Notar iz člana 14. ovog pravilnika dužan je da utvrdi da li su se stekli zakonski uvjeti za izdavanje otpravaka notarski obrađene isprave, njenih prijepisa ili ovjerenih prijepisa, otpravka u izvodu, otpravka originala u svrhu izvršenja, ispravki i drugih izvoda te da sačini zabilješku o postupanju.

Član 16.

(1) Nadležni notar o svom postupanju sačinjava zabilje- šku iz koje treba da bude vidljivo da se radi o postupanju po ispravi notara kojem je prestala služba i razlozima zbog kojeg se postupalo.

(2) Zabilješku o postupanju nadležni notar dostavlja No- tarskoj komori, koja se potom arhivira u zbirku isprave po kojoj se postupalo.

(3) Nadležni notar na zabilješku stavlja svoj potpis i ru- kopisom dodatak “notar”i naznaku “nadležni notar”.

(4) U zbirku isprave po kojoj se postupalo ulaže se i Rješenje o imenovanju nadležnog notara iz člana 14. stav 1. ovog pravilnika.

Član 17.

(1) Notar određen posebnim rješenjem Notarske komore, koji na zahtjev stranke ili zainteresiranih lica, u skladu sa odredbama ovog pravilnika, vrši izdavanje otpravaka notarski obrađene isprave, prijepisa ili ovjerenih prijepisa, otpravka u izvodu, otpravka originala u svrhu izvršenja i drugih izvoda ima pravo od stranke po čijem zahtjevu je postupao zahtijevati naplatu notarske nagrade i naknade u skladu sa odredbama Uredbe o određivanju nagrada i naknada notarima u Republici Srpskoj (“Službeni glasnik Republike Srpske”, br. 54/12, 103/13, 6/17 i 73/18).

(2) Komora ima pravo na naknadu za postupanje po zah- tjevima u vezi sa arhivskom građom notara kojima je prestala služba notara iz koje naknade će se regulirati troškovi odlaska u depozit Arhiva, nabavka materijala, sačinjavanja foto-kopija isprava, kao i troškovi dostavljanja isprava na- dležnim notarima.

(3) Naknada iz stava 2. ovog člana regulirat će se odlu- kom Upravnog odbora Notarske komore.

(4) Komora i imenovani nadležni notar nemaju pravo na naknadu ukoliko se radi o ispravci greške notara kojem je prestala služba notara.

Član 18.

Sve odredbe ovog pravilnika koje se odnose na notara odnose se i na vršioce dužnosti notara.

Član 19.

Ukoliko neka proceduralna pitanja za postupanje nadležnog notara po zahtjevima stranaka, a u vezi sa arhivskom građom notara kojima je prestala služba nisu izričito uređena ovim pravilnikom, pored odredaba ovog pravilnika, shodno se primjenjuju odredbe propisa:

a) Zakona o notarima (“Službeni glasnik Republike Srpske”, br. 86/04, 2/05, 74/05, 76/05, 91/06, 37/07, 50/10, 78/11, 20/14, 68/17 i 82/19),

b) Pravilnika o radu notara u postupku sastavljanja i izdavanja notarskih isprava (“Službeni glasnik Republike Srpske”, br. 43/11 i 41/13),

v) Uputstva o vođenju poslovnih knjiga i načinu formiranja i arhiviranja spisa (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 43/11),

g) Pravilnika o sadržaju, načinu izrade, korištenja i čuvanja pečata i štambilja notara (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 43/11),

d) Pravilnika o uvjetima i načinu primopredaje javne arhivske građe između imaoca i Arhiva Republike Srpske (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 29/10) i

e) Uputstva o uvjetima i načinu korištenja javne arhivske građe (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 36/12).

Član 20.

(1) Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje važiti Pravilnik o načinu postupanja sa pečatima, štambiljima, novcem i vrijednosnim papirima i postupku izdavanja otpravaka, odnosno prijepisa originala i drugih izvoda iz notarskih akata u slučaju prestanka vršenja poslova notara, broj 554/2014.

(2) Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u “Službenom glasniku Republike Srpske”.

Broj: 1192/2020
25. juna 2020. godine
Banjaluka

Skupština Notarske komore RS,

Predsjedavajući

v.d. predsjednika

Mr. Slada Ivelić, s.r.