Pravilnik o radu notara u postupku sačinjavanja i izdavanja notarskih isprava

Službeni glasnik Republike Srpske, broj 85, 23.09.2021.

Na osnovu člana 88. stav 1. Zakona o notarskoj službi u Republici Srpskoj (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 28/21) i člana 76. stav 2. Zakona o republičkoj upravi (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 115/18), ministar pravde, 17. septembra 2021.godine, donosi

PRAVILNIK

O RADU NOTARA U POSTUPKU SAČINjAVANjA I IZDAVANjA NOTARSKIH ISPRAVA

Član 1.

Ovim pravilnikom propisuju se način pisanja, označavanja, uvezivanja i obilježavanja isprava od više stranica, izdavanje notarskih isprava, korigovanje grešaka, postupak zamjene notarskih isprava, kao i druga pitanja koja su od značaja za važenje notarskih isprava.

Član 2.

(1) Notar obavlja službu notara u skladu sa Zakonom o notarskoj službi u Republici Srpskoj (u daljem tekstu: Zakon), a obavljanje službe treba da bude uredno, ažurno i pregledno i svaki posao treba da bude obavljen prema redoslijedu kojim je zahtjev stranke upisan u odgovarajuću poslovnu knjigu.

(2) Notar u obavljanju službenih poslova svaku radnju preduzima dosljedno i na jednak način štiti interese svih stranaka koje učestvuju u postupku.

(3) Prilikom obavljanja službe notar dodaje uz svoj potpis službeni naziv “notar”.

Član 3.

(1) Isprave koje notar sačinjava su sljedeće:

1) original,

2) otpravak originala,

3) prepis,

4) ovjereni prepis,

5) otpravak originala u svrhu izvršenja.

(2) Ukoliko nisu ispunjeni svi uslovi za izdavanje isprava iz stava 1. t. 2) i 4) ovog člana, notar može izdati otpravak u izvodu.

(3) Notarske isprave pišu se elektronskim sredstvom pisanja ili drugim sredstvom pisanja, jasno i čitko.

(4) Za izradu otpravka originala notarske isprave, ovjerenih prepisa i prepisa priloga koji se koriste za original i označavaju pečatom “prepis” može se koristiti i aparat za kopiranje.

(5) Notarske isprave pišu se na papiru formata A4, takvog kvaliteta koji garantuje trajnost notarskih isprava.

Član 4.

U skladu sa čl. 44. i 45. Zakona, notaru je zabranjeno učestvovanje u aktivnostima pravnih lica ili ortaklucima koji su nespojivi sa njegovom službom, kao što su: posredovanje u postupcima dodjele kredita, poslovima sa nekretninama, učestvovanje u bilo kojoj vrsti posredo- vanja poslova u vezi sa javnim ispravama ili u vezi sa službenom radnjom preuzimanja jemstva ili neke druge garancije.

Član 5.

(1) Notarska isprava označava se rednim brojem iz Opšteg poslovnog upisnika (u daljem tekstu: OPU) u skla- du sa članom 100. stav 1. tačka 1) Zakona, kao i odgovarajućim brojem kalendarske godine.

(2) Na prvoj stranici notarski obrađenih isprava i notarskih isprava koje se sastoje iz više stranica upi- suje se u gornjem desnom uglu oznaka računarom ili štam- biljem u tinti sa oznakom: “original”, “otpravak originala”, “prepis”, “ovjereni prepis”, “otpravak u izvodu” i “otpravak originala u svrhu izvršenja”.

(3) Otpravak originala u svrhu izvršenja upisuje se u OPU na koji način mu se dodjeljuje novi broj u odnosu na broj OPU-a notarski obrađene isprave na osnovu koje se izdaje otpravak originala u svrhu izvršenja.

(4) Prazna mjesta u tekstu notarski obrađenih isprava do kraja reda ispunjavaju se crticama (-).

Član 6.

(1) Ako se notarska isprava sastoji od više stranica, svaka stranica se označava odgovarajućim brojem i oznakom OPU-a u gornjem desnom uglu.

(2) Ako se notarska isprava sastoji od više neuvezanih stranica, sve stranice spajaju se jemstvenikom, tako da se oba kraja jemstvenika pričvršćuju pečatom za suvi otisak, koji se stavlja pored potpisa notara.

(3) Postupak iz stava 2. ovog člana odnosi se na sve priloge koji se prilažu uz tu ispravu.

Član 7.

Brojevi koji se odnose na novčane iznose, kao i ostali važni brojevi u notarskim ispravama, pišu se brojevima i slovima.

Član 8.

(1) Ovjere u smislu člana 78. Zakona vrše se stavljanjem zabilješke o ovjeri ispod teksta koji se ovjerava.

(2) Zabilješka o ovjeri potpisa stavlja se ispod potpisa koji se ovjerava.

(3) Ukoliko ispod teksta ili ispod potpisa koji se ovjerava nema mjesta za zabilješku o ovjeri, a tekst ima jednu stranicu, zabilješka o ovjeri može se staviti na po- leđinu te stranice, ovjeriti pečatom za otisak hemijskom bojom i uz pečat notar stavlja svoj potpis i rukopisom dodatak “notar”.

(4) Za ovjeru teksta ili potpisa koji se sastoji od više neuvezanih ili uvezanih listova zabilješka o ovjeri stavlja se na poseban list koji se sa ispravom spaja jemstveni- kom tako da se oba kraja jemstvenika pričvršćuju pečatom za suvi otisak notara i uz pečat notar stavlja svoj potpis i rukopisom dodatak “notar”.

(5) Zabilješka o ovjeri prepisa, zabilješka o ovjeri izvoda iz trgovačkih i poslovnih knjiga i zabilješka o ovjeri potpisa sadrži sve što je propisano čl. 79, 80. i 81. Zakona.

(6) Ovjere prepisa, zabilježaka o ovjeri izvoda iz trgovačkih i poslovnih knjiga i zabilježaka o ovjeri potpisa mogu se vršiti i štambiljima notara.

Član 9.

(1) Originali notarske isprave uvezuju se sa prilozima i spajaju jemstvenikom, pri čemu se jemstvenik pečatom za suvi otisak učvršćuje tako da se ne može izvući i listovi isprave ne mogu odvojiti, a pored potpisa notara stavlja se pečat za suvi otisak.

(2) Notar svoj potpis i rukopisom dodatak “notar” stavlja nakon potpisa stranaka, a ne na poleđini stranice.

(3) Notar uz notarski obrađenu ispravu prilaže priloge u originalu.

(4) Ako po zahtjevu stranke neki prilog u originalu bude vraćen stranci, uz spis se prilaže prepis (kopija sačinjena u notarskoj kancelariji), a notar u ispravi konstatuje da je izvršio uvid u taj prilog u originalu i da je prepis priloga vjeran originalu i ova radnja ne smatra se ovjerom prepisa, te notar naplaćuje samo naknadu troškova.

(5) Notar uz original notarski obrađene isprave prilaže priloge, uvezuje ih uz original i trajno čuva sa originalom u zbirci isprava.

Član 10.

(1) Otpravak originala notarski obrađene isprave izdaje se strankama, dostavlja se javnim evidencijama i Poreskoj upravi Republike Srpske, a original notarske isprave izdaje se samo u slučajevima propisanim Zako- nom.

(2) Izuzetno od stava 1. ovog člana, original notarski obrađene isprave može se izdati ako se dokaže da je za ostvarivanje određenih prava neophodno predočiti origi- nal notarske isprave u inostranstvu i ako notar sačinjava testament koji stranka želi da preuzme od notara, kao i u drugim slučajevima utvrđenim Zakonom.

(3) U slučaju iz stava 2. ovog člana notar sačinjava: zapisnik o uručenju originala notarski obrađene isprave stranci, prepis originala notarski obrađene isprave i zabilješku o prepisu originala notarski obrađene ispra- ve, koji čine zbirku isprava.

(4) Iz zabilješke o prepisu originala notarski obra- đene isprave treba da bude vidljivo da se radi o prepisu za zbirku isprava notara i razlog zbog kojeg se on sačinjava.

(5) Otpravak originala notarski obrađene isprave dostavlja se Poreskoj upravi Republike Srpske i javnim evidencijama putem pošte, preporučenom pošiljkom sa povratnicom.

(6) Notarske isprave, zahtjevi za upis prava na nepo- kretnostima i druge isprave koje je notar sačinio vršeći poslove iz svoje nadležnosti notar dostavlja Poreskoj upravi Republike Srpske i javnim evidencijama tako što će notar ili lica zaposlena u notarskoj kancelariji vrši- ti lično dostavljanje.

Član 11.

(1) Notar izdaje strankama isprave sa oznakom: “otpra- vak originala”, “prepis”, “ovjereni prepis”, “otpravak u izvodu” i “otpravak originala u svrhu izvršenja”, a može upotrebljavati štambilj u tinti sa istim oznakama.

(2) Otpravak originala notar izdaje samo sa prilozima koji su neophodni za sprovođenje u javnoj evidenciji, a u originalu notarske isprave konstatuje se koji su prilozi priloženi uz svaki otpravak originala.

(3) Uz otpravak originala mogu se izdavati svi prilo- zi, ako to zahtijeva stranka, ili otpravci originala bez priloga, a u notarski obrađenoj ispravi konstatuje se da stranka ne zahtijeva priloge uz otpravak originala.

(4) Notar izdaje ovjereni prepis za potrebe Poreske uprave Republike Srpske, ako je plaćanje poreza uslov za upis u odgovarajući registar ili u drugim slučajevima, kada je to neophodno.

(5) Notar izdaje otpravak u izvodu na zahtjev stran- ke u slučajevima kada notarska isprava služi za potrebe ostvarivanja određenih prava i naknadnog opravdanja, a taj otpravak u izvodu nema klauzulu intabulandi, dok se ne ispune uslovi i razlozi koji su odložili izdavanje ot- pravka originala, a najčešće isplate cijene i slično, te se na osnovu otpravka u izvodu ne može izvršiti prenos vlasništva u javnim evidencijama.

(6) Ponovno izdavanje otpravaka originala, otpravaka originala u svrhu izvršenja, prepisa ili ovjerenih pre- pisa notar izdaje na zahtjev stranke ili zainteresovanim licima iz člana 94. Zakona koja mogu ostvariti određena prava na osnovu izdatog prepisa ili ovjerenog prepisa, odnosno na zahtjev suda.

(7) Ako je stranka notaru dostavila nepopunjen obrazac u kojem se zahtijeva da notar potvrdi da je lice živo, notar utvrđuje identitet tog lica, potvrđuje da je to lice bilo pred notarom, ovjerava pečatom i potpisom, stranci izda- je original potvrdu, a prepis zadržava u svojoj notarskoj arhivi.

Član 12.

(1) Potvrda i zapisnik koje notar sačinjava u okvi- ru svojih nadležnosti koje se odnose na postupak regi- stracije privrednih subjekata iz oblasti privrednih društava izrađuju se u originalu za arhivu notara, a strankama se izdaju otpravci originala u onolikom broju primjeraka koliko je potrebno za stranke, javne eviden- cije i slično.

(2) Original potvrda kojom notar potvrđuje odluke privrednih društava uvezuje se jemstvenikom na način da potvrda notara čini prvu stranicu isprave, a poslije po- tvrde se prilažu odluke koje se potvrđuju.

Član 13.

Isprava koja je uložena u zbirku isprava ne izdaje se zainteresovanim licima i organima, osim u slučajevima propisanim Zakonom.

Član 14.

Notar očigledne greške nastale prilikom kucanja no- tarskih isprava ispravlja notarskom zabilješkom bez pri- sustva stranaka, ako su ga one za to ovlastile.

Član 15.

(1) Notarskom ispravom kojom se ranija isprava ispra- vlja, dopunjava ili stavlja van snage, ispod broja te ispra- ve navodi se i broj ranije isprave, a na ranijoj ispravi se ispod njenog broja dodatno upisuju brojevi svih kasnijih isprava.

(2) Notar može uz raniju ispravu da čuva sve kasnije isprave kojima se ova isprava ispravlja, mijenja, dopunjava ili stavlja van snage, a u tim slučajevima se na odgova- rajućem mjestu u zbirci isprava otvori list za zabilješke (zabilježni list), koji upućuje na to gdje se isprava nala- zi.

(3) Isprave i pismena koja se u skladu sa ovim članom čuvaju u zbirci isprava prošivaju se jemstvenikom i mogu se dodati otpravcima ili ovjerenim prepisima koji se u zbirci isprava čuvaju umjesto originala.

(4) Notarska zabilješka kojom se vrši ispravka ispra- ve sačinjava se kao original za arhivu notara, a otpravci originala notarske zabilješke o ispravci sačinjavaju se u onoliko primjeraka koliko je bilo otpravaka originala, odnosno ovjerenih prepisa ili prepisa isprave.

Član 16.

(1) Ako je original neke notarske isprave djelimično ili potpuno uništen ili izgubljen ili ako postoji neki drugi razlog da se on zamijeni, može se na postojećem otpravku originala ili na ovjerenom prepisu ove isprave zabilježiti da on stupa na mjesto originala.

(2) Notar zabilješku iz stava 1. ovog člana potpisuje i stavlja svoj službeni pečat, upisuje mjesto i datum, a ako je zabilješka urađena na posebnom listu, onda se ovaj list prošiva jemstvenikom sa ispravom koja zamjenjuje origi- nal.

(3) Original može zamijeniti samo notar.

(4) Prije zamjene originala potrebno je saslušati dužnika ako se on u toj ispravi podvrgao neposrednom prinudnom izvršenju, a o zamjeni se obavještavaju lica koja imaju pravo tražiti otpravak originala ukoliko to nije povezano sa značajnim poteškoćama.

Član 17.

(1) Sa ispravama koje se čuvaju u zbirci isprava čuvaju se i obračun nagrade i naknade notara, potvrda/dostavnica, podaci o izdatim otpravcima originala, prepisima, ovjerenim prepisima i podaci o licima kojima su oni izdati.

(2) Obračun nagrade i naknade notara i podaci iz stava 1. ovog člana mogu se zalijepiti kao posljednja stranica ili spojiti jemstvenikom sa ispravom koja se čuva.

Član 18.

(1) Ako notar obavlja službenu radnju izvan notarske kancelarije, u notarskoj ispravi konstatuje da je notar izašao na lice mjesta, sa naznakom prisutnih lica, službenu radnju koju je notar obavio, način na koji je utvrdio poslovnu sposobnost stranke i razlog obavljanja pravnog posla izvan notarske kancelarije.

(2) U slučaju iz stava 1. ovog člana ne sačinjava se poseban zapisnik.

Član 19.

Primjerak otpravka originala isprave o sačinjenim pravnim poslovima iz člana 57. stav 1. tačka 4) Zakona notar dostavlja Poreskoj upravi Republike Srpske.

Član 20.

(1) Notar sačinjava godišnji poslovni izvještaj na osnovu podataka iz poslovnih knjiga, spisa i na drugi način.

(2) Izvještaj o službi notara dostavlja se Ministar- stvu pravde (u daljem tekstu: Ministarstvo), a jedan primjerak izvještaja o službi notara dostavlja se i Notarskoj komori Republike Srpske.

(3) Notarska komora Republike Srpske (u daljem tekstu: Notarska komora) može utvrditi i druge podatke o službi notara o kojima izvještavaju Notarsku komoru.

(4) Ministarstvo najkasnije do kraja tekuće godine dostavlja notarima formulare na osnovu kojih se sačinjava izvještaj.

(5) Notar izvještaj o službi notara dostavlja Ministarstvu i Notarskoj komori najkasnije do 31. marta tekuće godine.

Član 21.

Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da važi Pravilnik o radu notara u postupku sastavljanja i izdavanja notarskih isprava (“Službeni glasnik Republike Srp- ske”, br. 43/11 i 41/13).

Član 22.

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u “Službenom glasniku Republike Srpske”.

Broj: 08.021/020-1843/21

17. septembra 2021. godine

Banja Luka

Ministar, Anton Kasipović, s.r