Uputstvo o provođenju uredskog poslovanja
Ovim uputstvom propisuje se provođenje uredskog poslovanja republičkih organa uprave i organa jedinica lokalne samouprave, službi i stručnih službi Narodne skup- štine, Vijeća naroda, Predsjednika Republike Srpske, Vlade Republike Srpske, preduzeća, ustanova i drugih organizacija kada vrše javna ovlašćenja
Službeni glasnik Republike Srpske - Broj 129, 28.12.2020.
Na osnovu člana 21. Uredbe o uredskom poslovanju (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 8/20) i člana 76. stav 2. Zakona o republičkoj upravi (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 115/18), ministar uprave i lokalne samouprave donosi
UPUTSTVO
O PROVOĐENJU UREDSKOG POSLOVANJA
I. OBAVEZE ORGANA
1. Ovim uputstvom propisuje se provođenje uredskog poslovanja republičkih organa uprave i organa jedinica lokalne samouprave, službi i stručnih službi Narodne skup- štine, Vijeća naroda, Predsjednika Republike Srpske, Vlade Republike Srpske, preduzeća, ustanova i drugih organizacija kada vrše javna ovlašćenja (u daljem tekstu: organi).
2. Organi dokumentiraju sve službene i poslovne radnje, odluke, nastupanje i izvršavanje obaveza i utvrđuju oblik i sadržaj dokumenata u pisanoj formi, kao i skeniranih doku- menata koji nastaju u vezi s tim radnjama.
3. Organ ne dokumentira svakodnevne radnje za koje nije utvrđena obaveza njihovog dokumentiranja.
4. Organ obavezno organizira i primjenjuje sistem ured- skog poslovanja koji će zadovoljiti njegove specifične potre- be, kao i pravila, normative i standarde utvrđene Uredbom o uredskom poslovanju (u daljem tekstu: Uredba) i propisima koje donesu nadležni organi.
5. Uvjete i sredstva za organiziranje i primjenu sistema uredskog poslovanja osigurava rukovodilac organa.
6. Organ čuva cjelokupnu dokumentaciju koja se nalazi u njegovom posjedu pod uvjetima kojima se ona štiti od ošte- ćenja, nestanka, uništenja i neovlašćenog uvida.
7. Uz dokumentaciju koju posjeduje, organ čuva i tehnič- ka sredstva i opremu koja omogućava pristup dokumentaciji i njeno korištenje, a sredstva i opremu održava u funkcional- nom stanju, u skladu sa propisima kojima se regulira oblast informacione sigurnosti.
8. Organ koji vodi uredsko poslovanje omogućit će na- dležnim organima nadzor nad provođenjem mjera zaštite i čuvanja dokumentacije koju posjeduje i nadzor za usklađe- nost sistema uredskog poslovanja sa Uredbom i drugim pro- pisima o uredskom poslovanju.
9. Organ će osigurati u svojim prostorijama oglasnu plo- ču za isticanje općih akata, odluka, pojedinačnih i drugih akata, koji se prema propisima objavljuju na ovaj način. Lice odgovorno za vođenje uredskog poslovanja je dužno da prili- kom isticanja i uklanjanja ovih akata sa oglasne ploče sačini službenu zabilješku i ovjeri je svojim potpisom i pečatom organa.
II. PISARNICA
10. Organ formira glavnu pisarnicu u kojoj se prima, otvara, pregleda, razvrstava i otprema pošta, vode osnovne i pomoćne evidencije o jedinicama dokumentacije, organizira i vrši nadzor nad rukovanjem aktima i predmetima u toku obrade i provode mjere zaštite dokumentacije do njene pre- daje u arhivu.
11. Organ sa više organizacionih jedinica može da formi- ra više pomoćnih pisarnica ukoliko su funkcije organizacio- nih jedinica jasno razdijeljene, te ako dokumentacija nastala radom organizacionih jedinica čini cjelinu.
12. Svaka od pisarnica iz tačke 11. ovog uputstva vodi evidencije o jedinicama dokumentacije i u cijelosti obavlja poslove iz tačke 10. ovog uputstva.
13. Prilikom prijema i otpreme akata i predmeta između glavne pisarnice i pomoćnih pisarnica, odnosno između po- moćnih pisarnica istog organa postupa se kao i sa drugom ulaznom i izlaznom dokumentacijom.
14. Organ utvrđuje nadležnost pomoćne pisarnice o vrsti dokumentacije koju ova može da zaprima, obrađuje i otprema.
15. Pomoćna pisarnica vodi vlastite pomoćne evidencije, dok akte i predmete iz svoje nadležnosti evidentira u osnov- ne evidencije glavne pisarnice ili u izvode iz tih evidencija.
16. Završene akte i predmete iz svoje nadležnosti po- moćna pisarnica odlaže u vlastitu priručnu arhivu i tu ih čuva do predaje u priručnu arhivu glavne pisarnice ili u glavnu arhivu organa.
17. Nadzor nad radom pomoćne pisarnice vrši rukovodi- lac glavne pisarnice.
18. Rukovodilac organa rješenjem ovlašćuje lice koje je neposredno odgovorno za uredno vođenje uredskog poslo- vanja.
19. Ovlašćeno lice iz tačke 18. ovog uputstva prima, otvara, pregleda i signira poštu, evidentira i arhivira povjer- ljive i strogo povjerljive predmete, vodi prijepisku u vezi sa uredskim poslovanjem, organizira rad pisarnice, brine se o pravilnoj primjeni propisanog sistema uredskog poslovanja, podnosi izvještaje o stanju i kretanju predmeta i vrši druge poslove.
20. Rukovodilac organa koji je formirao elektronsku pi- sarnicu dužan je da odredi administratora sistema koji upra- vlja informacionim sistemom i vrši nadzor nad dokumenta- cijom sadržanom u tom sistemu.
21. Organ formira arhivu organa kao organizacionu jedi- nicu u sastavu pisarnice ili kao radno mjesto.
22. Glavna arhiva preuzima dokumentaciju iz priručnih arhiva, organizira zaštitu, čuvanje, korištenje, sređivanje, obradu, valorizaciju i izdvajanje bezvrijedne dokumentarne građe, vodi propisane evidencije i priprema dokumentaciju za predaju nadležnom arhivu.
23. U sklopu glavne pisarnice ili u pomoćnim pisarnica- ma organ može da formira priručnu arhivu.
24. Rukovodilac organa posebnim rješenjem ovlašćuje lice odgovorno za rukovanje arhiviranom dokumentacijom (arhivara).
25. Ukoliko organ ima informacioni sistem u kojem se obrađuju skenirani dokumenti, taj sistem se projektira na na- čin kojim se osigurava obavljanje radnji u vezi sa skeniranim jedinicima dokumentacije u skladu sa Uredbom, ovim uput- stvom i drugim propisima i normativima i standardima koje donesu nadležni organi.
26. Informacioni sistem iz tačke 25. ovog uputstva ima status glavne pisarnice.
27. Ako je djelatnost organa dijelom dokumentirana u informacionom sistemu putem skeniranja dokumentacije, a dijelom van njega, informacioni sistem ima status pomoć- ne pisarnice. Ovo se ne odnosi na dio kojim se upravlja elektronskim dokumentima, što se uređuje posebnim pro- pisima.
28. Arhivski informacioni sistem je dio informacionog sistema uredskog poslovanja organa u kojem se pohranjuju i čuvaju skenirane jedinice dokumentacije i osigurava upra- vljanje tom dokumentacijom i njeno korištenje.
29. Arhivski informacioni sistem projektira se na način kojim se osigurava sistematsko preuzimanje skenirane do- kumentacije iz tačke 28. ovog uputstva i obavljanje poslova arhive utvrđenih Uredbom, ovim uputstvom, propisima o za- štiti arhivske građe i dokumentarne građe van arhiva.
30. U arhivskom informacionom sistemu iz tačke 29. ovog uputstva koji je dio informacionog sistema uredskog poslovanja mora biti onemogućena bilo kakva izmjena ili brisanje pohranjenih dokumenata.
III. PRIJEM, OTVARANJE, PREGLEDANJE, OZNAČAVANJE, EVIDENTIRANJE I RASPOREĐIVANJE POŠTE
Pojam pošte
31. Pod poštom se podrazumijeva sve što je predmet prijema i otpreme u organu.
32. Pošta može da bude u obliku fizičkog predmeta, izja- ve date usmeno ili uz pomoć tehničkih sredstava i zapisane bilo kojim sredstvom.
Prijem pošte
33. Prijem pošte upućene organu vrši se, po pravilu, na određenom mjestu u sastavu pisarnice.
34. Ukoliko lice ovlašćeno za prijem pošte nije prisutno ili je licu koje predaje poštu otežan pristup pisarnici, poštu je du- žan da primi zaposleni u pisarnici ili drugi zaposleni u organu kojem se predavalac pošte obrati.
35. Prijem pošte koja se organu dostavlja putem javne poštanske ili druge dostavne službe vrši se po propisima ko- jima je reguliran njihov rad.
Obaveza prijema pošte
36. Organ je dužan da primi poštu koja mu je upućena ili koju neko želi da mu uruči.
37. Organ će odbiti prijem pošte ukoliko postoji oprav- dana sumnja da ona sadrži materije koje mogu da ugroze život ili zdravlje zaposlenih ili stranaka ili nanesu štetu na objektima ili opremi, te ukoliko je očito da je sadržaj pošiljke usmjeren na ometanje rada organa.
38. Poštu u fizičkom obliku prima ovlašćeno lice pisar- nice ili drugi zaposleni u organu kojem se predavalac pošte obrati.
39. Poštu u usmenom obliku prima službeno lice kojem se daje usmena izjava. Usmena izjava se zapisuje ili snima.
40. Ako organ nije nadležan za prijem usmene izjave, a lice koje želi da je podnese i nakon upozorenja insistira na njenom prijemu, usmena izjava će se primiti, uz obave- zno sačinjenu službenu zabilješku. Sa ovako primljenom izjavom postupit će se na način predviđen u tački 49. ovog uputstva.
41. Pošta primljena putem službene elektronske adrese, koja ne predstavlja elektronski dokument, štampa se i dalje se sa njom postupa u skladu sa Uredbom i ovim uputstvom.
Vrijeme prijema pošte
42. Pošta u fizičkom obliku prima se u toku redovnog radnog vremena.
43. Način prijema pošte van radnog vremena i u neradne dane propisat će rukovodilac organa u skladu sa specifičnim potrebama organa, mjesnim prilikama i sl.
44. Pod vremenom prijema pošte u fizičkom obliku po- drazumijeva se dan, a po potrebi i vrijeme (sat i minut) kada je ovlašćeni službenik organa preuzeo poštu od lica koje pre- daje poštu.
45. Pod vremenom prijema pošte u usmenom obliku po- drazumijeva se dan, a po potrebi i vrijeme (sat i minut) kada je završen postupak uzimanja izjave od stranke.
Pošta sa nedostacima
46. Ako akt u trenutku neposredne predaje organu sadrži neki formalni nedostatak (nije potpisan ili ovjeren pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nije priložena ili je prilože- na nedovoljna pristojba, nema adrese stranke i sl.), službenik ovlašćen za prijem pošte ukazat će stranci na te nedostatke, kao i na način njihovog otklanjanja.
47. Ako stranka i nakon upozorenja zahtijeva da se njen akt primi, službenik će ga primiti i pored otiska prijemnog štambilja sačiniti službenu zabilješku o datom usmenom upozorenju.
48. U slučaju da organ nije nadležan za postupanje po aktu koji stranka želi da mu uruči, službenik ovlašćen za pri- jem pošte će ga na to upozoriti i uputiti nadležnom organu.
49. Na ponovljen zahtjev stranke da se njen akt primi sačinit će se službena zabilješka na insistiranje stranke.
50. Prilikom primanja, odnosno podizanja pošte iz po- štanskog pregratka ovlašćeni službenik pisarnice ne smije podići vrijednosnu ili preporučenu pošiljku ako utvrdi da je ova oštećena. U tom slučaju on će od odgovornog poštan- skog službenika zahtijevati da se obim i vrsta oštećenja ko- misijski utvrde i tek poslije toga će preuzeti pošiljku.
Potvrda prijema pošte
51. Potvrda o prijemu pošte izdaje se ukoliko je to pre- dviđeno propisom ili ukoliko njeno izdavanje traže podnosi- lac ili dostavljač pošiljke.
52. Potvrda o prijemu pošte izdaje se na otisku prijemnog štambilja, upisivanjem datuma prijema i evidencione oznake akta. Potvrdu potpisuje službenik koji je primio akt.
53. Prijem pošte dostavljene putem dostavne knjige za mjesto potvrđuje se datiranjem i potpisivanjem od lica koje je primilo poštu.
54. Prijem pošte sa obrascem za potvrdu prijema (do- stavnica) potvrđuje se upisivanjem datuma i vremena prije- ma, potpisivanjem od lica koje je zaprimilo pošiljku i otiski- vanjem službenog pečata.
55. Popunjena dostavnica predaje se predavaocu pošte.
56. Kod prijema podnesaka po kojima se rješava u uprav- nom postupku na traženje stranke, stranka se pismeno oba- vještava o broju predmeta kod nadležnog organa i propisa- nom roku za rješavanje podneska.
Otvaranje i pregledanje pošte
57. Poštu primljenu u zatvorenim kovertama, omotima, paketima i slično otvara ovlašćeni službenik pisarnice.
58. Poštu sa utvrđenim stepenom tajnosti otvara rukovo- dilac organa ili lice koje je za to posebno ovlašćeno.
59. Novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke otvara službenik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje ili posebno ovlašćeno lice pisarnice.
60. Pošta u vezi sa raspisanim licitacijama, konkursima, javnim pozivima i slično otvara se na mjestu, u vrijeme i na način utvrđen posebnim propisom ili odlukom.
61. Pošta naslovljena na ličnost uručuje se neotvorena licu kojem je upućena.
62. Aktom iz tačke 43. ovog uputstva utvrdit će se even- tualno ovlašćenje za otvaranje pošte primljene van radnog vremena ili u neradne dane.
63. Poštu koja se zaprima putem službene elektronske adrese otvara službenik koji ima ovlašćenje za pristup i kori- štenje elektronske adrese na koju je pošta upućena.
64. Prilikom otvaranja koverte, omota, paketa i slično treba paziti da se ne ošteti njihov sadržaj, ne pomiješaju pri- lozi raznih akata i slično. Naročito treba provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti, omotu ili paketu slažu sa oznakama i brojevima primljenog akta. Ako neki od akata nedostaje ili su primljeni prilozi bez osnovnog ili propratnog akta ili obrnuto, ili se ne može utvrditi pošiljalac, to će se konstatirati službenom zabilješkom, uz koju će se priložiti primljena koverta ili omot. Pisarnica je dužna da u ovakvim slučajevima, ukoliko za to postoji mogućnost, obavijesti po- šiljaoca.
65. Uz primljeni akt obavezno se prilaže koverta. Po- sebno je važno kad je datum predaje javnoj poštanskoj ili drugoj dostavnoj službi od značaja za računanje rokova (rok za podnošenje zahtjeva ili žalbe, rok za učešće na konkursu i sl.) ili kad iz samog primljenog akta ne mogu da se pouzdano utvrde ime ili naziv pošiljaoca i mjesto odakle je akt poslat, a ovi su podaci označeni na koverti.
66. Ako je u jednoj koverti prispjelo više akata uz koje bi trebalo da se priloži koverta, ona će se priložiti uz jedan od njih, s tim što će se na ostalim aktima upisati evidencioni broj akta uz koji je priložena koverta.
67. Ukoliko se prilikom otvaranja koverte, omota ili pa- keta primijeti da je pošiljka oštećena ili posumnja da je ne- ovlašćeno otvarana, službenik ovlašćen za otvaranje pošte obavijestit će o tome rukovodioca pisarnice ili rukovodioca organa i postupiti po njihovom uputstvu.
68. Nedostaci i nepravilnosti utvrđeni nakon otvaranja pošiljke konstatiraju se službenom zabilješkom koja se ispi- suje pored otiska prijemnog štambilja (na primjer: ako aktu nedostaju prilozi, upisuje se ‘primljeno bez priloga’, a ako nedostaju pojedini prilozi, onda se upisuju njihovi nazivi i slično).
69. Ako se u koverti nađe akt adresiran na drugi organ ili lice, na njemu se upisuje zabilješka ‘pogrešno dostavljen’ i na pogodan način dostavlja adresatu. Ovakvi akti ne zavode se u osnovne evidencije predmeta i akata.
70. Zabilješka iz t. 68. i 69. se datira, potpisuje od slu- žbenika ovlašćenog za otvaranje pošte i ovjerava pečatom organa.
71. Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac, administrativna pristojba ili neka druga vrijednost, na primljenom aktu se kratkom zabilješkom kon- statiraju njihova vrsta i vrijednost, ako to već nije evidenti- rano na prijemnom štambilju (na primjer: primljeno 10 kon- vertibilnih maraka, primljeno poštanskih maraka u vrijedno- sti od 5 konvertibilnih maraka itd.).
Postupak sa aktima koji podliježu taksiranju
72. Službenik koji neposredno prima poštu od stranke ili pregleda poštu primljenu preko javne poštanske ili druge službe za dostavu dužan je da vodi računa o tome koji akti i isprave podliježu plaćanju pristojbe, iznosu pristojbe predvi- đene za pojedine vrste akata, isprava ili radnji u upravnom postupku, u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobođenje od obaveze plaćanja pristojbe itd.
73. U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih aka- ta i njihovih priloga, kao i u pogledu postupanja sa aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u taksiranju, lijepljenju ili poništavanju pristojbenih maraka, postupa se po važećim propisima o pristojbama.
74. Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko javne poštanske ili druge službe za dostavu utvrdi da podne- sak nije taksiran ili da je nedovoljno taksiran, to će se kon- statirati kratkom službenom zabilješkom pored otiska prije- mnog štambilja.
75. Ako je podnesak oslobođen od plaćanja pristojbe, po- stupit će se na način propisan u tački 73. ovog uputstva, uz navođenje odgovarajućeg propisa o oslobađanju.
76. Pisarnica prilikom prijema podneska vodi računa o zaprimljenoj pristojbi koja je propisana za prijem podneska, te da je uredno poništi na samom zahtjevu, a da pristojbu na rješenje pričvrsti uz sam zahtjev i naznači u rubrici ‘vrijed- nost’.
77. Primjerak rješenja sa poništenom pristojbom obave- zno se čuva u spisu predmeta.
Označavanje pošte
78. Poslije završenog pregleda, službenik ovlašćen za otvaranje i pregledanje pošte otiskuje prijemni štambilj (Obrazac broj 19 u Prilogu broj 2) na prvi primljeni akt ko- jim se formira ili dopunjava predmet ili na drugi način kad je to određeno posebnim propisom.
79. Prijemni štambilj otiskuje se, po pravilu, u desnom gornjem uglu prve stranice akta. Ako tu nema dovoljno mjesta, onda se otisak prijemnog štambilja stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice akta, vodeći pritom računa da tekst akta ostane čitak. U slučaju da na prvoj stranici akta nema dovoljno mjesta, prijemni štambilj otiskuje se u lije- vom gornjem uglu poleđine akta. U slučaju da su stranice akta u cijelosti popunjene tekstom, prijemni štambilj otiskuje se na posebnom komadu papira (formata A5) i pričvršćuje uz akt.
80. Ukoliko službenik koji pregleda poštu nije ovlašćen za njeno otvaranje, on će prijemni štambilj da otisne na ko- verti ili omotu, a ako tu nema mjesta, postupit će kao u sluča- ju kada su stranice akta u cijelosti popunjene tekstom.
81. Ako je tekst primljenog akta pisan u produžetku ne- kog ranijeg akta, prijemni štambilj otiskuje se, po pravilu, desno ispod teksta posljednjeg akta pisanog u produžetku.
82. Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na poštu adresiranu na ličnost, neslužbenu poštu i na priloge akta.
83. U prijemni štambilj upisuju se sljedeći podaci:
1) u rubriku ‘primljeno’ - datum prijema akta,
2) u rubriku ‘organizaciona jedinica’ - brojčana oznaka organizacione jedinice ili službenika kojem se akt dostavlja u rad (prema planu klasifikacionih oznaka organizacionih je- dinica koji utvrđuje rukovodilac organa),
3) u rubriku ‘broj akta’ - klasifikaciona oznaka i redni broj akta,
4) u rubriku ‘prilozi’ - ukupan broj primljenih priloga. Ako se prilog sastoji iz više listova, u ovu rubriku upisuje se i broj listova takvog priloga. Koverta ili drugi omot koji se prilaže uz akt, priložene pristojbene marke i slično ne sma- traju se prilozima,
5) u rubriku ‘vrijednost’ - ukupan iznos priloženih pri- stojbenih maraka ili gotovog novca.
84. Organi mogu da koriste i štambilje sa posebno utvr- đenim tekstom i oni imaju funkciju obrasca, a mogu da se koriste za sačinjavanje zabilješki (klauzula).
85. Oblik, sadržaj i upotreba štambilja iz tačke 84. ovog uputstva utvrđuju se rješenjem rukovodioca organa.
86. Štambilji za ovjeru rukopisa, potpisa i prijepisa izra- đuju se i upotrebljavaju u skladu sa propisima koji reguliraju ovu oblast.
Evidentiranje pošte
87. Organi mogu voditi pomoćne evidenciji koje se oba- vezno evidentiraju u osnovnoj evidenciji pisarnice.
88. Organi vode sljedeće evidencije primljene pošte:
1) knjigu primljene i dostavljene pošte za poštu naslo- vljenu na ličnost,
2) knjigu računa za primljenu finansijsku dokumentaciju (fakture, knjižne obavijesti i dr.),
3) karton za dostavu službenih glasnika i časopisa za slu- žbene glasnike, časopise i druge slične publikacije,
4) knjigu pošte sa oznakom tajnosti.
89. Evidencije iz tačke 88. mogu se voditi i u elektron- skom obliku.
Postupak s prilozima
90. Ako su osnovnom aktu kao prilozi priključeni drugi akti, oni se spajalicom pričvršćuju uz osnovni akt i na pro- pisani način evidentiraju u rubrici ‘prilozi’ prijemnog štam- bilja.
91. Ukoliko je aktu priložen trodimenzionalni predmet, sa njim se postupa na prikladan način.
92. Ako je organu dostavljen samo prilog u obliku akta ili trodimenzionalnog predmeta, a ne i osnovni akt, prilog će se evidentirati u knjizi primljene i dostavljene pošte.
93. Hartije od vrijednosti, gotov novac i slično zavode se u knjigu računa i predaju službi za finansijsko i materijalno poslovanje organa.
Razvrstavanje i raspoređivanje pošte
94. Rukovodilac organa ili drugi ovlašćeni službenik razvrstava primljenu poštu na: osobnu, nevažnu i službenu, koja može biti: obična i povjerljiva, predmeti upravnog i predmeti neupravnog postupka.
Lična pošta
95. Pod osobnom poštom podrazumijeva se pošta adresi- rana na službenika organa.
96. Osobna pošta, izuzimajući poštu pristiglu na osobnu elektronsku adresu, evidentira se u knjizi primljene i dosta- vljene pošte i dostavlja licu kojem je upućena.
97. Ukoliko pošta adresirana na službenika organa sadrži podatke ili akte od interesa za rad organa ili akte koji pripa- daju predmetima koje obrađuje organ, takva pošta ne smatra se osobnom.
98. Ukoliko lice na koje je naslovljena pošta utvrdi da se ne radi o osobnoj već o službenoj pošti, dužan je tu poštu vratiti pisarnici prvog narednog radnog dana radi zavođenja u službene evidencije.
Nevažna pošta
99. Nevažna pošta je ona čiji sadržaj nije od interesa za rad organa. Nevažna pošta ne označava se prijemnim štam- biljom i ne zavodi se.
100. Rukovodilac organa utvrđuje vrste dokumenata koji se smatraju nevažnom poštom i način postupanja s njom.
Predmeti upravnog i neupravnog postupka
101. Svojstvo predmeta upravnog postupka utvrđuje se prema tome da li će se postupak po tim predmetima okončati donošenjem upravnog akta (rješenja ili zaključka). Ako se ne donese upravni akt, onda predmet ima svojstvo akta poslova- nja, odnosno raspolaganja, bez obzira na to što su u postupku njegovog rješavanja preduzimane upravno-procesne i druge radnje ili izdavana uvjerenja, odnosno neke druge isprave (na primjer: zapisnik o pregledu objekata u postupku pro- vođenja inspekcijskog nadzora, uviđaju na licu mjesta, sa- slušanju svjedoka itd. ili potvrda o stručnoj osposobljenosti za obavljanje obrtničke djelatnosti, zapisnik o utvrđivanju i procjeni štete i sl.).
Raspoređivanje akata i predmeta
102. Raspoređivanje akata vrši rukovodilac organa ili drugi ovlašćeni službenik.
103. Raspoređivanje se završava upisivanjem u rubriku ‘organizaciona jedinica’ prijemnog štambilja brojčane ozna- ke organizacione jedinice ili službenika kojem će akt biti dostavljen u rad.
104. Brojčane oznake organizacionih jedinica ili radnih mjesta utvrđuju se rješenjem rukovodioca organa, primje- nom sistema decimalne klasifikacije.
105. Poslije izvršenog raspoređivanja akti se predaju ovlašćenom službeniku pisarnice radi zavođenja.
IV. KLASIFIKACIJA PREDMETA I AKATA
Sistem klasifikacije
106. Vođenje osnovne evidencije o predmetima i aktima zasniva se na jedinstvenim klasifikacionim oznakama koji- ma su obuhvaćene sve djelatnosti organa i razvrstane u deset glavnih grupa (jednocifrene oznake od 0 do 9):
0 - Društveni odnosi, državno uređenje i upravno poslo- vanje,
1 - Rad i radni odnosi,
2 - Građanska stanja, državna i javna sigurnost,
3 - Privreda,
4 - Finansije,
5 - Zdravstveno i socijalno staranje,
6 - Prosvjeta, kultura, nauka i informatika,
7 - Pravosuđe,
8 - Odbrana i civilna zaštita,
9 - Predmeti koji ne spadaju u glavne grupe od 0 do 8.
107. Po sistemu decimalne klasifikacije, djelatnosti or- gana dalje se raščlanjuju na grupe osnovnih poslova (dvo- cifrene oznake) i podgrupe (trocifrene oznake) u kojima su razrađeni sadržaji rada, u skladu sa listom klasifikacionih oznaka, koja se nalazi u Prilogu broj 1, koji je sastavni dio ovog uputstva.
108. Jedinstvene klasifikacione oznake su trajnog karak- tera.
Klasifikaciona oznaka akta, predmeta i dosijea
109. Svakoj jedinici dokumentacije (aktu, predmetu, do- sijeu) utvrđuje se odgovarajuća klasifikaciona oznaka utvr- đena ovim uputstvom (Prilog broj 1).
110. Jedinicama dokumentacije ne može da se utvrđuje klasifikaciona oznaka koja je razrađena na stavke nižeg ni- voa.
111. Klasifikaciona oznaka stavlja se na svaki akt u pred- metu ili dosijeu, kao i na omot predmeta i dosijea.
112. Ako je više primjeraka istog akta uloženo u različite predmete i dosijee, svakom od akata utvrđuje se klasifikaciona oznaka predmeta ili dosijea u koji je uložen.
113. Klasifikacija predmeta i akta vrši se prema sadržaju rada (trocifrenoj klasifikacionoj oznaci) koji se u predmetu ili aktu obrađuje.
114. Predmet ili akt u kome se obrađuje pitanje, problem ili zadatak koji se odnosi na dvije ili više klasifikacionih oznaka razvrstava se i vodi, po pravilu, pod klasifikacionom oznakom na čiju se sadržinu pretežno odnosi.
115. U skladu sa specifičnim potrebama organa i pod uvjetom da utvrđene klasifikacione oznake ne omogućavaju dovoljnu preglednost sadržaja rada, jedinstvene klasifikaci- one oznake podgrupe mogu da se dopunjavaju internim ra- ščlanjivanjem.
116. Interno raščlanjivanje vrši se tako što se iza troci- frene klasifikacione oznake stavljaju tačka i interni broj (na primjer: 122.1, 122.2 ili 122.01, 122.02 itd.).
117. Svaki akt nastao ili zaprimljen u radu organa, izuzi- majući nevažne i osobne akte, obavezno se zavodi u osnovne evidencije.
118. Ulazni akt zavodi se odmah po prijemu, odnosno zavođenju u evidenciju primljene pošte i završenom raspo- ređivanju.
119. Izlazni akt zavodi se odmah po dostavljanju pisar- nici na otpremu.
120. Interni akt zavodi se odmah po nastanku. Službenik koji je izradio ovaj akt dužan je da ga odmah dostavi pisar- nici radi zavođenja.
V. ZAVOĐENJE PREDMETA I AKATA
121. Organ vodi osnovne i pomoćne evidencije o jedini- cama dokumentacije.
Osnovne evidencije
122. Osnovna evidencija o predmetima i aktima u ured- skom poslovanju organa vodi se po sistemu kartoteke u pa- pirnom i/ili u elektronskom obliku.
123. Ukoliko organ vodi i elektronsku kartoteku, dužan je da svaki unos i promjenu u osnovnim i pomoćnim evi- dencijama istovremeno ažurira i u sistemu elektronske kar- toteke.
124. U osnovne evidencije upisuju se predmeti upravnog i neupravnog postupka (poslovne radnje i aktivnosti, radnje i aktivnosti u postupku donošenja odluka, sastanci, sjednice, planovi, analize i dr.), organiziranja funkcioniranja organa, upravljanja ljudskim i materijalnim resursima i sl.
125. U osnovne evidencije ne zavode se neslužbene i ne- važne radnje.
Pomoćne evidencije
126. Pomoćne evidencije su: knjiga primljene i dosta- vljene pošte, knjiga računa, karton za dostavu službenih listova i časopisa, imenični registar, rokovnik predmeta, in- terna dostavna knjiga, knjiga otpreme pošte, dostavna knjiga za mjesto i knjiga reversa, kao i elektronska baza za uspo- stavljanje elektronske evidencije (kartoteka, baza skeniranih dokumenata i slično).
Kartoteka predmeta
127. Kartoteka se sastoji iz kartica štampanih na jedin- stvenim obrascima poprečnog formata A6 u pet boja:
1) bijele kartice (Obrazac broj 1. u Prilogu broj 2) slu- že za zavođenje akata poslovanja i drugih akata koji nemaju svojstvo predmeta upravnog postupka - upravnog akta;
2) zelene kartice (Obrazac broj 2. u Prilogu broj 2) služe za zavođenje prvostepenih upravnih predmeta po kojima je postupak pokrenut povodom zahtjeva stranke;
3) žute kartice (Obrazac broj 3. u Prilogu broj 2) služe za zavođenje prvostepenih upravnih predmeta po kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti;
4) crvene kartice (Obrazac broj 4. u Prilogu broj 2) služe za zavođenje drugostepenih upravnih predmeta;
5) plave kartice (Obrazac broj 5. u Prilogu broj 2) služe za zavođenje prvostepenih i drugostepenih upravnih pred- meta u kojima su uložena vanredna pravna sredstva.
128. Predmet (kratka sadržina predmeta) se zavodi u osnovnu evidenciju (karticu i/ili elektronsku bazu podataka) tako da bude jasno na koje se pitanje, problem ili zadatak odnosi radnja predmeta.
129. Pri zavođenju predmeta iz tačke 128. ovog uputstva treba se držati ovih pravila:
1) za stvarne predmete, tj. predmete koji se ne odnose na fizička ili pravna lica, navodi se samo kratak sadržaj in- formacije sadržane u aktu (na primjer: uputstvo o uredskom poslovanju);
2) za osobne predmete (uključujući sve predmete uprav- nog postupka), koji se odnose na fizička ili pravna lica, na- vodi se prezime, ime i prebivalište (za fizička lica), odnosno naziv i sjedište (za pravna lica) i sadržaj stvari o kojoj se u aktu raspravlja (na primjer: Bogdanović Bogdan, Bijeljina - zahtjev za izdavanje odobrenja za građenje ili Medicinski fakultet Banja Luka - dodjela sredstava za nabavku medicin- ske opreme itd.);
3) ako se predmet odnosi na više lica, navodi se samo prvo lice (na primjer: Jovanović Jovan i dr. Trebinje - zahtjev za izmjenu režima saobraćaja), a u evidenciji po predmetima upisuju se i druga lica uz objašnjenje pod kojom klasifikacio- nom oznakom i rednim brojem je upisano prvo lice - nosilac predmeta (na primjer: broj 373-154/00).
130. U okviru pojedinih klasifikacionih oznaka, kada sama klasifikaciona oznaka dovoljno objašnjava sadržinu predmeta, u evidenciju mogu da se zavedu samo prezime, ime i prebiva- lište fizičkog lica, odnosno naziv i sjedište pravnog lica.
Upisivanje podataka u kartoteku
131. U kartoteku se upisuju samo podaci koji pokazuju gdje se predmet kao cjelina nalazi.
132. Upis podataka iz tačke 129. ovog uputstva vrši se na sljedeći način:
320 03-320-55/04 ............................... ..................................... Klasifikaciona oznaka Veza brojeva 154/00 Petrović Petar Banja Luka ...................... ...............................
.............................
Broj i godina Prezime i ime (naziv) Mjesto Odobrenje za otvaranje trgovinske radnje
..........................................................................
Kratak sadržaj predmeta
|
Podaci о kretanju predmeta |
|
|
03 10.2. |
+1 |
|
R 15.3. |
10.3. |
|
I 10.3. |
SO Srbac |
a/a 20.3.
1) u lijevom gornjem uglu upisuje se odgovarajuća kla- sifikaciona oznaka (320 - upravni predmeti u vezi sa odobre- njem za rad u oblasti trgovine),
2) u desnom gornjem uglu upisuje se oznaka za povezi- vanje brojeva,
3) ispod klasifikacione oznake upisuju se redni broj pred- meta (uzet sa brojčanog kartona) i skraćena oznaka godine nastanka predmeta,
4) na sredini iznad prve linije upisuju se prezime i ime (fi- zičkog lica), odnosno naziv (pravnog lica) pošiljaoca. Za vlastite predmete na ovoj liniji upisuje se oznaka VL ili SL. Desno iznad prve linije upisuje se prebivalište fizičkog, odnosno sjedište prav- nog lica. Na prvoj liniji upisuje se kratka sadržina predmeta.
133. Upisi u vertikalnim kolonama znače:
1) podaci u prvoj koloni označavaju mjesto gdje se pred- met nalazi (03 - oznaka organizacione jedinice, R - oznaka za rokovnik, I - oznaka za izvorno rješavanje, a/a - oznaka za riješen i arhiviran predmet),
2) u drugoj koloni upisuje se datum koji označava kada je predmet predat ili odložen na mjesto označeno u prvoj koloni. Kod oznake R stavlja se datum roka. U slučaju da se upisivanje podataka nastavlja i u narednoj godini, u ovoj se koloni ta godina označava, a prethodne godine se podvuku crvenom olovkom,
3) podaci u trećoj koloni objašnjavaju podatke iz prve i druge kolone. Na primjer, +1 znači da je istog dana pri- mljen još jedan akt koji pripada tom predmetu; oznaka 15.3. je datum roka, a oznaka 10.3. znači da je predmet dostavljen organizacionoj jedinici na rješavanje prije roka upisanog u rokovnik, tj. da je riječ o istom, a ne o novoprimljenom aktu tog predmeta. Na primjer, SO Srbac znači da je predmet izvorno upućen Skupštini općine Srbac.
134. Kada su sve rubrike na lijevoj polovini prednje stra- ne kartice popunjene, upisivanje se nastavlja na desnoj polo- vini, a zatim na poleđini kartice.
135. Ako je popunjena i poleđina kartice, upisivanje po- dataka nastavlja se na novoj kartici, koja se gornjom ivicom pričvrsti, odnosno veže uz staru karticu.
136. Na novu karticu prethodno se prepišu osnovni poda- ci (klasifikaciona oznaka, broj i godina, prezime, ime i pre- bivalište, odnosno naziv i sjedište stranke, kratka sadržina predmeta).
137. U slučaju da se greškom za već zavedeni predmet otvori nova kartica, a greška nije pravovremeno uočena i ot- klonjena, upisivanje se nastavlja na novoj kartici, s tim što će se naznačiti veza između kartica (na primjer: na staroj kartici ispod posljednjeg upisanog podatka treba upisati: nastavak 03-320-255/04), a na novoj kartici ispod broja predmeta upi- sat će se broj i godina stare kartice (na primjer: 320-55/04).
138. Za predmete koji se sadržajno odnose na više klasi- fikacionih oznaka, prema potrebi, može da se otvori onoliko kartica na koliko se klasifikacionih oznaka predmet odnosi.
139. U takvim slučajevima podaci o kretanju predmeta upisuju se samo na kartici koja nosi klasifikacionu oznaku na koju se predmet pretežno odnosi. Na ostalim karticama, u prostoru za evidentiranje kretanja predmeta, upisuje se pri- mjedba (na primjer: vidi broj 320-55/04 Petrović Petar), a ispod klasifikacione oznake u gornjem lijevom uglu stavlja se crtica (-) umjesto rednog broja i godine.
140. Na istovjetan način upisuju se i podaci na kartice predmeta koji su zajedno riješeni.
141. Predmet se po pravilu vodi na kartici, a ako je pret- hodno već zaveden u skraćenom djelovodniku, izvršit će se povezivanje ovog predmeta na kartici i u skraćenom djelo- vodniku.
142. Povezivanje se vrši upisivanjem u rubriku ‘primjed- ba’ skraćenog djelovodnika evidencionog broja predmeta na kartici, odnosno upisivanjem u desnom gornjem uglu kartice rednog broja i godine pod kojom je predmet zaveden u skra- ćenom djelovodniku.
143. Na izloženi način postupit će se u prijelaznom pe- riodu, prilikom povezivanja neriješenih predmeta iz ranijih godina sa njihovim aktima primljenim u tekućoj godini.
Upisivanje podataka za upravne predmete
144. Na karticama predmeta i akata upravnog postupka (po kojima će se donijeti rješenje ili zaključak), pored poda- taka iz t. 131-143. ovog uputstva, evidentiraju se i sljedeći podaci:
1) na poleđini zelene kartice (Obrazac broj 2. u Prilogu broj 2) u odgovarajuće kolone upisuju se podaci o načinu rješavanja, izjavljenoj žalbi i drugom pravnom sredstvu i rokovima rješavanja. Podaci o načinu rješavanja (usvojen, odbijen, odbačen i postupak obustavljen) upisuju se u kolonu ‘odluka po zahtjevu’ na taj način što se iz zaglavlja donese- nog upravnog akta prepiše datum njegove izrade (na primjer: ako je predmet riješen usvajanjem zahtjeva stranke, u koloni ‘usvojen’ upisat će se datum 15.1), a ako je donesen zaklju- čak o obustavljanju postupka, onda će se datum iz zaglavlja tog zaključka upisati u kolonu ‘postupak obustavljen’ itd.;
- u kolonu ‘izjavljena žalba - datum’ upisuje se datum izjavljivanja žalbe (uzima se sa otiska prijemnog štambilja kada je predata neposredno ili običnom poštom, a preporuče- no datum predaje pošte). Ako je povodom žalbe prvostepeni organ izmijenio svoje rješenje ili žalbu odbacio kao nedopu- štenu, nepravovremenu ili izjavljenu od neovlašćenog lica, pored datuma se upisuje i broj 1, a ako je žalba dostavljena na rješavanje drugostepenom organu, pored datuma se upi- suje broj 2,
- u kolonu ‘rješenje dostavljeno u roku - datum’ upisuju se podaci o roku rješavanja koji je određen zakonom ili dru- gim propisom. Rok se računa od dana prijema zahtjeva (da- tum upisan na otisku prijemnog štambilja) do dana dostave (datum sa dostavnice ili kopije rješenja sa potvrdom prijema itd.) upravnog akta;
2) na poleđini žute kartice (Obrazac broj 3. u Prilogu broj 2) upisuje se datum dostavljanja rješenja stranci (datum sa dostavnice ili kopije rješenja sa potvrdom prijema itd.) i datum izjavljivanja žalbe (datum se upisuje na način koji je naveden za prvostepene upravne predmete po kojima je postupak pokrenut povodom zahtjeva stranke);
3) na poleđini crvene kartice (Obrazac broj 4. u Prilogu broj 2) upisuju se podaci o načinu rješavanja žalbe, podno- šenju tužbe odnosno pokretanju upravnog spora i roku do- nošenja drugostepenog rješenja. Podaci o donesenoj odluci po žalbi označavaju se upisivanjem datuma iz zaglavlja do- nesenog rješenja u jednu od kolona (žalba odbijena ili odba- čena, rješenje poništeno ili izmijenjeno, postupak po žalbi obustavljen),
- na karticu se upisuju i podaci o tome da li je protiv drugostepenog rješenja podnesena tužba, odnosno pokrenut upravni spor,
- ovi podaci evidentiraju se u koloni ‘upravni spor - tužba ili drugo vanredno pravno sredstvo’ upisivanjem riječi ‘da’ ako je podnesena tužba, odnosno pokrenut upravni spor ili drugo vanredno pravno sredstvo ili riječi ‘ne’ ako nije pod- nesena tužba, odnosno nije pokrenut upravni spor ili drugo vanredno pravno sredstvo,
- podaci o roku rješavanja upisuju se tako što se u kolonu ‘rješenje dostavljeno u roku - datum’ upiše datum dostave drugostepenog rješenja ako je ono dostavljeno u roku, a u kolonu ‘rješenje dostavljeno po isteku roka - datum’ ako je rješenje dostavljeno po isteku roka;
4) na poleđini plave kartice (Obrazac broj 5. u Prilogu broj 2), upisivanjem u odgovarajuću rubriku, označava se datum donošenja zaključka ili rješenja u vezi sa uloženim vanrednim pravnim sredstvom,
- na karticu se upisuju i podaci o tome da li je protiv donesenog zaključka ili rješenja podnesena žalba, odnosno tužba,
- ovi podaci evidentiraju se u rubrici ‘žalba - tužba’ upisi- vanjem riječi ‘da’ ako su žalba ili tužba podnesene, odnosno riječi ‘ne’ ako to nije slučaj.
145. Pregradni karton (Obrazac broj 6. u Prilogu broj 2) služi za razdvajanje kartica različitih klasifikacionih oznaka i na njemu se ispisuju klasifikacione oznake.
146. Za svaku klasifikacionu oznaku upotrebljava se po- seban pregradni karton.
147. Brojčani karton (Obrazac broj 7. u Prilogu broj 2) služi za označavanje rednih brojeva pod kojima su na kar- ticama evidentirani predmeti u okviru kalendarske godine.
148. Za svaku klasifikacionu oznaku upotrebljava se po- seban brojčani karton. U gornjem desnom uglu brojčanog kartona upisuju se klasifikaciona oznaka i godina u kojoj je predmet zaveden.
149. Označavanje rednih brojeva vrši se zaokruživanjem (precrtavanjem i sl.) angažiranih rednih brojeva na brojča- nom kartonu.
150. Kartice, pregradni kartoni i brojčani kartoni u okvi- ru iste klasifikacione oznake odlažu se sljedećim redom: pre- gradni karton, brojčani karton, kartice.
151. U okviru iste klasifikacione oznake kartice se odla- žu sljedećim redom:
1) iza brojčanog kartona, prema rednom broju predmeta, odlažu se kartice vanupravnih predmeta (bijele kartice),
2) iza kartica vanupravnih predmeta, po rednom broju, odlažu se kartice prvostepenih predmeta po kojima je po- stupak pokrenut povodom zahtjeva stranke (zelene kartice),
3) iza kartica upravnih predmeta po kojima je postupak pokrenut povodom zahtjeva stranke, po rednom broju, odla- žu se kartice prvostepenih predmeta po kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti (žute kartice),
4) iza kartica upravnih predmeta po kojima je postupak pokrenut po službenoj dužnosti, po rednom broju, odlažu se kartice drugostepenih upravnih predmeta (crvene kartice),
5) iza kartica drugostepenih upravnih predmeta, po red- nom broju, odlažu se kartice predmeta prvostepenog i dru- gostepenog postupka povodom uloženih vanrednih pravnih sredstava (plave kartice).
Evidentiranje dokumentacije koja sadrži tajne podatke
152. Rukovodilac organa općim aktom utvrđuje koji akti sadrže tajne podatke i način postupanja sa njima, u skladu sa propisima koji reguliraju oblast zaštite tajnih podataka, a posebnim rješenjem imenuje lice ovlašćeno za rukovanje ovim aktima.
153. Dokumenti koji sadrže tajne podatke također se evidentiraju u kartoteci ukoliko se time ne povređuje tajnost podataka, a upisuju se prema djelovodniku za dokumente sa određenim stepenom tajnosti (Obrazac broj 8. u Prilogu broj 2). Ukoliko bi upisom u osnovne evidencije bila povrijeđena tajnost, dokumenti koji sadrže tajne podatke evidentiraju se u knjizi dokumenata sa oznakom tajnosti, na način propisan posebnim obrascem.
154. Svaka jedinica dokumentacije koja sadrži tajne po- datke na vidnom mjestu se označava oznakom vrste i stepena tajnosti: vrlo tajno, tajno, povjerljivo i interno, u skladu sa propisima koji uređuju ovu oblast.
155. Ukoliko je cijeli predmet ili dosije označen određe- nim stepenom tajnosti, istim stepenom tajnosti označavaju se sve pripadajuće jedinice dokumentacije (akti u sastavu pred- meta i akti ili predmeti u sastavu dosijea). Ako se naknadno promijeni vrsta i stepen tajnosti ili rok čijim istekom jedinica dokumentacije prestaje da bude tajna, pored prethodne ozna- ke tajnosti stavljaju se i zabilješka o promjeni, datum i potpis ovlašćenog lica.
Popis akata
156. Popis akata (Obrazac broj 9. u Prilogu broj 2) vodi se u obliku slobodnih tabaka ili knjige, a služi za evidentiranje akata i predmeta iste vrste koje organ pri- ma u velikom broju i na jedinstven način ih obrađuje (na primjer: podnesci za izdavanje potvrda, uvjerenja o pla- ćenom porezu, imovnom stanju, biračkom pravu i slično).
157. Rukovodilac organa na početku kalendarske godine rješenjem određuje predmete za koje će se voditi popis akata.
158. Popis akata je sastavni dio kartoteke.
159. Po pravilu, popis akata vodi pisarnica. Ako se po- pis akata ne vodi u pisarnici, organ ili organizaciona jedini- ca dužni su da do 10. januara tekuće godine zaključe popis akata za prethodnu godinu i da ga dostave pisarnici radi ra- zvođenja. Zajedno sa popisom akata dostavljaju se i završeni predmeti.
160. Za akte koji će se zavoditi u popis akata početkom godine rezervira se potreban broj kartica. U rubriku ‘prezime i ime / naziv’ kartice velikim štampanim slovima upiše se tekst ‘Popis akata’.
161. Unutar jednog popisa akata ne mogu da se evidenti- raju akti različitih klasifikacionih oznaka.
162. Podaci se u popis akata upisuju na sljedeći način:
1) u gornjem lijevom uglu upisuje se klasifikaciona oznaka, a ispod nje redni broj kartice i oznaka organizacione jedinice,
2) na sredini gornjeg dijela popisa akata upisuje se kratka sadržina predmeta (prepisuje se sa kartice),
3) u prvu kolonu upisuje se redni broj,
4) u drugu kolonu upisuje se datum prijema akta,
5) u treću kolonu upisuju se prezime, ime i mjesto, odnosno naziv i sjedište pošiljaoca,
6) u četvrtu kolonu upisuju se broj i datum akta pošilja- oca,
7) u petoj koloni vrši se razduživanje akata stavljanjem oznake ‘a/a’, ‘R’, ‘I’ ili presignacije.
163. Ako se po aktu zavedenom u popis akata pokrene poseban postupak, službenik koji stručno obrađuje predmet dužan je da o tome odmah obavijesti pisarnicu, a ovlašćeni službenik pisarnice da odmah za taj predmet otvori odgova- rajuću karticu i izvrši povezivanje brojeva.
Vođenje evidencije po dosijeima
164. Organ može da formira dosijee ukoliko je to svrsi- shodno zbog specifičnosti određenih vrsta akata ili predmeta.
165. Dosije može da se formira i u elektronskom obliku.
166. Po pravilu, evidencije o dosijeima vode se u pisarni- ci. Ukoliko se ova evidencija vodi u organizacionoj jedinici, pisarnica vodi evidencije vrsta dosijea.
167. Ukoliko iz nekog razloga prestane potreba za daljim vođenjem dosijea, on se zaključuje i premješta u pasivne do- sijee, a u evidenciji iz tačke 166. upisuje se odgovarajuća službena zabilješka.
VI. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA
Združivanje akata
168. Prije dostavljanja akata u rad organizacionoj jedi- nici ili obrađivaču predmeta, službenik pisarnice je dužan da provjeri da li primljeni akt pripada predmetu koji je već zaveden u osnovnu evidenciju.
169. Ukoliko ustanovi da primljeni akt pripada predmetu koji je već zaveden u osnovnu evidenciju, službenik pisarni- ce mora da izvrši združivanje takvog akta sa predmetom u vezi sa kojim je i zaprimljen.
170. Združivanje akata vrši se na taj način što se na osno- vu podataka iz kartoteke utvrdi gdje se nalazi predmet. Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt nalazi u radu kod organizacione jedinice, pored otiska prijemnog štambilja upisuje se i datum koji pokazuje od kada se predmet tamo nalazi.
171. Ako se novoprimljeni akt dostavlja u rad istoj or- ganizacionoj jedinici ili organu, dostavljanje će se izvršiti putem interne dostavne knjige. Ako se predmet nalazi kod druge organizacione jedinice ili organa, dostavljanje u rad izvršit će se u sporazumu između organizacione jedinice ili organa kod kojeg se predmet nalazi i onog kome bi novopri- mljeni akt trebalo dostaviti u rad.
172. Ako je u pitanju arhivirani predmet, združivanje se vrši tako što se arhivirani predmet izuzima iz arhive i združuje sa aktom kojim se ponovo pokreće postupak, a pripadajuća kartica arhiviranog predmeta vraća se u aktiv- nu kartoteku.
173. U kartoteci u elektronskom obliku organa osigurat će se povezivanje akata sa predmetima i dosijeima.
Spajanje predmeta
174. Ako u toku rješavanja predmeta nastupi događaj nakon kojeg se dva ili više predmeta rješavaju kao jedan predmet, ti se predmeti zaključuju u osnovnim evidencijama danom donošenja zaključka ili službene zabilješke. Predmet kojim će se nastaviti njihovo rješavanje evidentirat će se u karticama ili bazi podataka i povezati sa zaključenim pred- metima.
175. Ako se u toku rješavanja ustanovi da predmet čini radnju ili dio radnje nekog drugog predmeta, takav se pred- met zaključuje i pridružuje predmetu čiji je dio.
Dijeljenje predmeta
176. Po pravilu, predmet ne može da se dijeli. Ako se u postupku rješavanja predmeta pojavi aktivnost ili radnja koja ne pripada predmetu, ali je u neposrednoj vezi s njim, za tu aktivnost ili radnju otvara se novi predmet, a u evidencijama se osigurava njihovo povezivanje.
177. Ako je u postupku rješavanja neki predmet podije- ljen na više predmeta, prvi predmet se zaključuje nastupa- njem događaja koji je uzrokovao razdvajanje. U karticama i/ ili u kartoteci u elektronskom obliku evidentirat će se oznaka veze između ovih predmeta.
Obnavljanje spisa
178. Obnavljanje spisa vrši se ukoliko je cijeli spis ili njegov dio oštećen, izgubljen ili uništen. Obnavljanje se vrši po zahtjevu stranke ili po službenoj dužnosti.
Omot spisa
179. Svaki ulazni i izlazni akt kojim se zasniva novi pred- met odmah nakon zavođenja ulaže se u omot spisa (Obrazac broj 10. u Prilogu broj 2).
180. U širini od jednog centimetra lijeva ivica omota je u boji, koja odgovara boji jedne od kartica.
181. Omot spisa u elektronskom obliku čine podaci koji se navode na omotu spisa u fizičkom obliku.
182. Dokumenti u fizičkom obliku ulažu se u omot spisa u originalu. Ukoliko original iz nekog razloga nije uložen u spis, to će se konstatirati u rubrici ‘oznaka i naziv dokumen- ta/priloga’ na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa.
183. Na prvoj stranici omota spisa upisuju se: naziv i sjedište organa, evidencioni broj predmeta, datum nastanka, rok čuvanja, oznaka tajnosti, naziv predmeta i ukupan broj dokumenata i listova u spisu.
184. Bez obzira na oblik akta koji ulazi u sastav predme- ta (podnesak stranke, službena zabilješka, dostavnica i dr.), na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa hronološkim redom upisuju se sljedeći podaci: prilozi, datum upisa, vrsta prilo- ga-spisa-akta i primjedba. Ove podatke odmah po formiranju predmeta upisuje službenik pisarnice. Ukoliko se predmet nalazi u obradi u organizacionoj jedinici, naknadno prispjele akte, priloge i sl. odmah po njihovom prijemu upisuje obra- đivač predmeta i ulaže u omot spisa.
185. Ako na drugoj stranici omota nema dovoljno prosto- ra za upisivanje akata i priloga, uz nju se pričvršćuje dodatni omot na kojem se nastavlja upis.
186. Na poleđini omota spisa upisuju se podaci o predaji predmeta u priručnu arhivu, glavnu arhivu, drugom organu ili organizacionoj jedinici ili nadležnom arhivu, i to: datum (po potrebi i vrijeme), oznaka organizacione jedinice ili or- gana kojem je spis predat, prezime, ime, i potpis lica koje je predalo spis, prezime, ime i potpis lica koje je primilo spis, napomena.
Osnivanje i formiranje predmeta
187. Predmet se osniva po evidentiranju prvog akta koji je zaprimljen ili je nastao u toku rješavanja predmeta.
188. Predmet se formira u fizičkom obliku, a može i u elektronskom ili kombiniranom obliku, kao elektronska ko- pija fizičkog predmeta.
189. Ukoliko organ formira predmet u fizičkom i elek- tronskom obliku, dužan je da ažurira predmet u oba oblika.
190. Akti u fizičkom obliku ulažu se u omot spisa u ori- ginalu.
191. Akti i prilozi mogu da se izdvoje iz predmeta kojem pripadaju:
1) kada je to potrebno radi rješavanja drugog predmeta,
2) kada se dokument koji pripada predmetu odlaže u do- sije odgovarajuće vrste,
3) kada se predmet izlučuje, a sadrži dokument koji treba u originalu čuvati u drugom predmetu ili dosijeu.
192. Ukoliko nije u pitanju predmet koji se izlučuje, u predmet iz kojeg je izdvojen akt ili prilog ulaže se kopija izdvojenog dokumenta ili se upisuje službena zabilješka.
193. U slučajevima iz tačke 191. ovog uputstva u osnov- nim evidencijama evidentirat će se odgovarajuće veze izme- đu predmeta.
194. Nadležni organ ili lice koje je donijelo odluku ili nalog dužno je da izradi dokument koji sadrži tu odluku ili nalog.
195. Lice koje je obavilo neku službenu ili poslovnu rad- nju dužno je da izradi dokument koji se odnosi na tu radnju, odnosno dokument kojim je ta radnja dokumentirana.
196. Obaveze iz t. 194. i 195. ovog uputstva ne odnose se na nevažne radnje ukoliko drugim propisom ili pravilom nije utvrđena obaveza dokumentiranja tih radnji.
197. Službenik koji izrađuje akt dužan je da ga izradi u skladu sa propisima kojima se uređuje oblik, sadržaj i način izrade akta, ovim uputstvom i internim pravilima.
198. Organ će upoznati službenike sa propisima i inter- nim pravilima iz tačke 197. ovog uputstva i staviti im na raspolaganje sredstva za izradu propisno oblikovanih akata.
199. Svaki dokument mora da bude uložen u neki pred- met ili dosije.
200. Lice koje je izradilo akt, sadržajno rješavalo pred- met u vezi s kojim je akt nastao ili zaprimilo jedinicu do- kumentacije dostavit će ovlašćenom službeniku pisarnice podatke potrebne za zavođenje te jedinice dokumentacije.
Sastavni dijelovi akta
201. Ako posebnim propisima nije drugačije određeno, svaki akt organa kojim se vrši službena ili poslovna prijepi- ska mora da sadrži sljedeće dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primaoca, kratak sadržaj predmeta, tekst akta, broj priloga, naziv funkcije i potpis ovlašćenog lica ili otisak slike potpisa (faksimil) i otisak službenog pečata, s tim da primjerak akta koji ostaje u organu mora sadržavati originalni potpis ruko- vodioca organa.
202. Zaglavlje sadrži naziv i sjedište organa, oznaku or- ganizacione jedinice, evidencioni broj i datum izrade akta.
203. Naziv organa ispisuje se u lijevom gornjem uglu poslovnog papira.
204. Ukoliko je kombiniran sa logotipom, naziv može da se rasporedi i na desnoj strani ili sredini gornjeg dijela poslovnog papira.
205. Evidencioni broj akta je broj pod kojim je akt za- veden u osnovnoj evidenciji, a sastoji se iz brojčane oznake stvaraoca akta (brojčana oznaka organa u čijem je radu akt nastao i brojčana oznaka organizacione jedinice) i djelovod- nog broja (klasifikaciona oznaka, redni broj akta i skraćena oznaka godine nastanka akta).
206. Brojčane oznake organa u čijem je radu akt nastao utvrđuju se na sljedeći način:
01 Predsjednik Republike Srpske
02 Narodna skupština Republike Srpske
03 Vijeće naroda Republike Srpske
04 Vlada Republike Srpske
05 Ministarstvo energetike i rudarstva
05/1 Republički zavod za geološka istraživanja
06 Ministarstvo finansija
06/1 Poreska uprava Republike Srpske
06/2 Republički devizni inspektorat
06/3 Republički zavod za statistiku
06/4 Republička uprava za igre na sreću
07 Ministarstvo prosvjete i kulture
07/1 Republički zavod za zaštitu kulturno-istorijskog i prirodnog nasljeđa
07/2 Republički pedagoški zavod
07/3 Republički sekretarijat za vjere
07/4 Arhiv Republike Srpske
07/5 Zavod za obrazovanje odraslih
08 Ministarstvo pravde
08/1 Ustanove za izvršenje krivičnih i prekršajnih sank- cija
08/2 Centar za pružanje besplatne pravne pomoći
08/3 Agencija za upravljanje oduzetom imovinom
08/4 Republički centar za istraživanje rata, ratnih zločina i traženje nestalih lica
9 Ministarstvo unutrašnjih poslova
10 Ministarstvo uprave i lokalne samouprave
11 Ministarstvo zdravlja i socijalne zaštite
12 Ministarstvo poljoprivrede, šumarstva i vodoprivrede
12/1 Republički hidrometeorološki zavod
12/2 Agencija za agrarna plaćanja
13 Ministarstvo saobraćaja i veza
13/1 Agencija za bezbjednost saobraćaja
14 Ministarstvo trgovine i turizma
14/1 Republička direkcija za promet naoružanja i vojne opreme
15 Ministarstvo za prostorno uređenje, građevinarstvo i ekologiju
15/1 Republička direkcija za obnovu i izgradnju
16 Ministarstvo rada i boračko-invalidske zaštite
17 Ministarstvo za evropske integracije i međunarodnu saradnju
18 Ministarstvo privrede i preduzetništva
18/1 Republički zavod za standardizaciju i metrologiju
19 Ministarstvo za naučnotehnološki razvoj, visoko obrazovanje i informaciono društvo
20 Ministarstvo porodice, omladine i sporta
21 Republička uprava za geodetske i imovinsko-pravne poslove
22 Republički sekretarijat za zakonodavstvo 23 Agencija za državnu upravu
24 Republička uprava za inspekcijske poslove 25 Republička uprava civilne zaštite
26 Republički sekretarijat za raseljena lica i migracije
27 Fiskalni savjet Republike Srpske
28 Republička komisija za utvrđivanje sukoba interesa u organima vlasti Republike Srpske
29 Gender centar - Centar za jednakost i ravnopravnost polova Republike Srpske
30 Republički protokol
31 Ugostiteljski servis
32 Odbor državne uprave za žalbe 33 Helikopterski servis.
207. Rukovodilac organa iz tačke 1. ovog uput- stva rješenjem utvrđuje brojčane oznake organizacionih jedinica.
208. Brojčana oznaka organizacione jedinice utvrđuje se primjenom jednocifrenih ili dvocifrenih nizova arapskih bro- jeva po sistemu decimalne klasifikacije.
209. Brojčana oznaka organizacione jedinice upisuje se poslije brojčane oznake stvaraoca akta i decimalnom tačkom (.) razdvaja od brojčane oznake stvaraoca akta.
210. Brojčana oznaka stvaraoca akta, utvrđena samo- stalno ili zajedno sa brojčanom oznakom organizacione jedinice, kosom crticom (/) se razdvaja od brojčane ozna- ke akta.
211. Djelovodni broj službenog akta sastoji se iz: klasi- fikacione oznake sadržaja rada, rednog broja akta i oznake vremena nastanka akta.
212. Klasifikaciona oznaka sadržaja rada sastoji se iz trocifrene klasifikacione oznake utvrđene ovim uputstvom.
213. Klasifikaciona oznaka sadržaja rada vodoravnom crticom (-) odvaja se od rednog broja akta.
214. Redni broj službenog akta je broj sa brojčanog kar- tona koji se vodi unutar utvrđene klasifikacione oznake.
215. Redni broj se kosom crticom (/) razdvaja od oznake vremena nastanka akta.
216. Oznaka vremena nastanka akta sastoji se iz dvocifrenog broja koji označava dva posljednja broja ka- lendarske godine u kojoj je ovaj nastao.
217. Adresa primaoca akta sastoji se iz punog imena i prezimena, odnosno naziva primaoca, njegovog mjesta bo- ravka (sjedišta) i poštanskog broja, uz naznaku ulice i broja ili poštanskog pregratka primaoca i, po potrebi, naziva drža- ve.
218. Ukoliko je riječ o pravnom licu, u adresi se ispisuje i njegova djelatnost ili naziv organizacione jedinice i, po po- trebi, ime lica kojem se akt uručuje.
219. Naziv mjesta ispisuje se velikim slovima.
220. Adresa primaoca piše se ispod zaglavlja na lijevom rubu papira.
221. Kratka sadržina akta (’predmet’) ispisuje se sa lijeve strane ispod adrese primaoca, na način propisan u tački 132. ovog uputstva.
222. Ispod oznake ‘predmet’, radi lakšeg združivanja, stavljaju se pozivne oznake. One se sastoje iz:
1) broja (oznake) i datuma primljenog akta na koji se odgo- vara (veza: ‘vaš akt broj’ ili ‘vaš znak’ i ‘vaše pismo’), a pre- pisuju se iz zaglavlja primljenog akta ili iz poslovnog pisma na kojem su označene kao ‘naš znak’ i ‘datum pisanja’,
2) oznake organizacione jedinice, evidencionog broja i datuma ranije otpremljenih akata, naročito kod reklamacija, urgencija ili naknadnih pošiljki.
223. Tekst akta (sadržaj) mora da bude jasan, sažet i či- tak.
224. U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćeni- ce koje su uobičajene i lahko razumljive.
225. Zakone, uredbe i druge propise koji se navode u aktu treba, po pravilu, napisati njihovim punim nazivom, uz nazna- čenje službenog glasnika (broj i godina) u kome su objavljeni.
226. Službene akte potpisuje rukovodilac organa ili orga- nizacione jedinice ili drugi službenik koji je za to ovlašćen. Rukovodilac organa može umjesto originalnog potpisa stavi- ti sliku otiska potpisa (faksimil) ili rješenjem ovlastiti drugo lice za to. Navedena lica su odgovorna za upotrebu i čuvanje faksimila.
227. Prezime i ime službenika koji potpisuje akt ispisuju se neposredno ispod oznake njegove funkcije.
228. Na svakom aktu organa, lijevo od potpisa ovlašće- nog lica, otiskuje se pečat, i to tako da otisak pečata ne za- hvati tekst naziva funkcije potpisnika akta.
229. Ukoliko se akt potpisuje po posebnom ovlašćenju rukovodioca organa, to treba naznačiti na način da se navedu broj i datum akta ovlašćenja (npr. ministar Marković Marko, ispod toga po ovlašćenju broj Predragović Predrag).
Sporedni dijelovi akta
230. Radi lakšeg i bržeg rukovanja, pored obaveznih sastavnih dijelova iz tačke 201. ovog uputstva, akt organa može da sadrži i: broj telefona službenika koji je akt rješa- vao, oznaku priloga, načina otpreme.
231. Prilozi koji se dostavljaju uz akt označavaju se nji- hovim ukupnim brojem (na primjer: priloga: 3) ili nazivom (na primjer: prilog: uvjerenje o plaćenom porezu). Ova ozna- ka se stavlja ispod završetka teksta sa lijeve strane.
232. Način otpreme akta označava se ako se akt ne otpre- ma običnom poštom (na primjer: ‘preporučeno’, ‘avionom’ i sl.). Ova oznaka stavlja se ispod završetka teksta, odnosno ispod oznake priloga.
233. Oznaka rasporeda akta sadrži podatak o broju pri- mjeraka izrađenog akta i njihovom rasporedu.
234. Ova oznaka ispisuje se na sljedeći način:
1) ako se akt iste sadržine (raspis) dostavlja raznim orga- nima, organizacijama i drugima, na samom aktu naznačit će se kome je sve takav akt dostavljen,
2) kad je potrebno da se sa sadržinom akta u kome je raspravljena neka stvar na traženje jednog organa upoznaju i drugi organi, taj akt treba adresirati na organ koji je pokre- nuo stvar, a ispod teksta navesti sve ostale kojima je taj akt dostavljen radi znanja,
3) ako je jednim aktom riješeno više predmeta zavede- nih u osnovnu evidenciju pod posebnim brojevima, takav akt treba riješiti pod najvećim brojem iste klasifikacione oznake, a ispod teksta navesti sve pošiljaoce (na primjer: Zavodu za prostorno planiranje - Zvornik, na broj 01-03-6/04 i sl.).
235. Na gore izloženi način postupa se i u slučaju kada se primljeni akt dostavlja na rješavanje nadležnom organu, pa se o tome obavještava pošiljalac akta radi znanja.
VII. INTERNA DOSTAVA PREDMETA I AKATA
236. Jedinice dokumentacije u fizičkom obliku dosta- vljaju se u rad nadležnim organizacionim jedinicama ili nji- hovim službenicima, a najkasnije narednog radnog dana od njihovog zavođenja u osnovne evidencije.
237. Dostavljanje u rad vrši se putem interne dostavne knjige, koja se može voditi i u elektronskom obliku.
238. Internu dostavnu knjigu ustrojava i vodi pisarnica za dokumentaciju, o kojoj vodi osnovne evidencije.
239. Interna dostavna knjiga vodi se na propisanom obrascu (Obrazac broj 11. u Prilogu broj 2).
240. Računi i drugi finansijski akti i dokumenti za koje se vode posebne evidencije, a čiji se prijem i otprema vrše u pisarnici, zavode se u knjigu računa (Obrazac broj 12. u Prilogu broj 2) i dostavljaju u rad organizacionoj jedinici na- dležnoj za finansijsko-materijalno poslovanje.
241. Na primljene račune stavlja se otisak prijemnog štambilja u koji se, pored podataka iz tačke 83. ovog uput- stva, u rubriku ‘broj’ upisuje redni broj iz knjige računa.
242. Dostavljanje pošte upućene na ličnost vrši se putem knjige primljene i dostavljene pošte (Obrazac broj 13. u Pri- logu broj 2).
243. Službeni glasnici, časopisi i druge publikacije do- stavljaju se putem kartona za dostavu službenih glasnika i časopisa (Obrazac broj 14. u Prilogu broj 2).
244. Predmeti i dosijei u fizičkom obliku dostavljaju se u rad kompletni.
245. Primopredaja se potvrđuje potpisom lica koje prima jedinicu dokumentacije, datum i potpis.
246. Ako je jedinica dokumentacije dostavljena u rad ne- potpuna, u rubrici ‘primjedba’ interne dostavne knjige nave- šće se akti i predmeti koji nedostaju.
247. Ako je službeniku koji sadržajno obrađuje predmet ili dosije dostavljen akt koji pripada tom predmetu ili dosi- jeu, on je dužan da ga u predmet ili dosije uloži i evidentira na prvoj unutrašnjoj stranici omota spisa.
VIII. VRAĆANJE PREDMETA PISARNICI
248. Predmet se zaključuje kada je riješen, obustavljen, pripojen drugom predmetu ili razdvojen na dva ili više pred- meta.
249. Službenik koji rješava predmet dužan je da o svakoj promjeni statusa predmeta bez odgode obavijesti zaduženog službenika pisarnice.
250. Zaključeni predmet odlaže se u priručnu arhivu pi- sarnice u čiju je osnovnu evidenciju zaveden.
251. Službenik koji predaje pisarnici akt ili predmet du- žan je da ih označi jednom od oznaka razvođenja.
252. Svi riješeni predmeti koje treba otpremiti, staviti u rokovnik, arhivirati ili ustupiti nekoj drugoj organizacionoj jedinici vraćaju se pisarnici putem interne dostavne knjige.
253. Na primjerku akta koji se arhivira, na lijevoj strani ispod teksta akta, službenik, odnosno obrađivač stavlja uput- stvo pisarnici o načinu otpreme i razvođenja akta.
254. Kada je doneseno zajedničko rješenje za više po- sebnih predmeta, službenik koji obrađuje predmet dužan je da na vidnom mjestu u gornjem dijelu akta koji se odlaže u arhivu ispiše evidencione brojeve svih predmeta koji su za- jedno riješeni (na primjer: zajedno riješeni predmeti br. 413- 228/04 i 413-335/04).
255. Prilikom preuzimanja riješenih predmeta službenik pisarnice dužan je da provjeri formalnu ispravnost predme- ta i da na eventualne nedostatke ukaže službeniku, odnosno obrađivaču ili da mu predmet vrati na dopunu (na primjer: ako adresa nije tačna ili potpuna, predmet nije kompletan, nedostaje oznaka kratke sadržine, veza brojeva ili broj prilo- ga, nisu upisani akti, prilozi i sl. u evidenciji na prvoj unutra- šnjoj stranici omota spisa ili ako nedostaju uputstva pisarnici u pogledu otpreme i razvođenja jedinica dokumentacije).
IX. RAZVOĐENJE PREDMETA I AKATA
256. Službenik koji predaje pisarnici akt ili predmet du- žan je da ih označi jednom od oznaka razvođenja:
1) a/a i datum (kada su akt ili predmet završeni i odlažu se u priručnu arhivu),
2) R i datum (kada se akt ili predmet upisuju u rokovnik i nastupom roka ponovo dostavljaju u rad),
3) brojčana oznaka organizacione jedinice i datum ustupanja ako se akt ustupa organizacionoj jedinici u sa- stavu istog organa,
4) datum (kada je riječ o izvornom rješavanju).
257. Na naslovnoj strani omota riješenog predmeta upi- suje se i rok čuvanja utvrđen listom kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja.
258. Predmeti upravnog postupka razvode se na način propisan u tački 144. ovog uputstva.
X. ROKOVNIK PREDMETA
259. Za sve predmete vodi se rokovnik. Rokovnik ustroja- va i vodi pisarnica koja vodi osnovnu evidenciju o predmeti- ma, a po organizacionim jedinicama ili službenicima u obliku fascikli, pregrada ili ormara koji nose brojčanu oznaku 1-32.
260. Rokovnik se ažurira za tekući mjesec za svaki dan u mjesecu, a predmet koji ne sadrži oznaku tekućeg mjeseca ulaže se u 32.
261. U rokovniku se osigurava odvojeno vođenje pregleda nezaključenih predmeta prema datumu isteka roka u kojem bi trebalo da se riješe, pregleda predmeta obustavljenih do odre- đenog roka prema roku u kojem bi trebalo da se nastavi njiho- vo rješavanje i pregleda predmeta otvorenih na osnovu propisa ili odluke nadležnog organa prema nastupanju roka u kojem bi trebalo da se počne sa njihovim rješavanjem.
262. Na dan roka predmeti se dostavljaju u rad organiza- cionim jedinicama ili službenicima. Ako dan roka pada u ne- radni dan, predmeti se u rad dostavljaju jedan dan ranije.
263. Ako se akt koji pripada predmetu u rokovniku pri- mi prije nastupanja roka, odmah se združuje sa predmetom kojem pripada i dostavlja u rad nadležnoj organizacionoj je- dinici ili službeniku.
264. Izuzetno, odgovori po raspisima, anketama i slično kod kojih je utvrđen rok združuju se i dostavljaju u rad na dan određenog roka ukoliko obrađivač nije drugačije odre- dio.
265. Rokovnik predmeta može da se koristi i kao pod- sjetnik za izvršavanje obaveza, poslova i zadataka koje treba obaviti u tačnom određenom roku (na primjer: podnošenje redovnih izvještaja, prisustvovanje sastancima i sl.).
266. U elektronskom sistemu organa funkciju rokovnika preuzima elektronska baza podataka.
XI. OTPREMANJE POŠTE
267. Otpremanje pošte po pravilu je objedinjeno u glav- noj pisarnici organa.
268. Poštu u fizičkom obliku otprema službenik pisarni- ce zadužen za otpremu pošte.
269. Poštu u elektronskom obliku otprema lice koje ima pristup službenoj elektronskoj adresi organa sa koje se ova pošta otprema.
270. Pošta u fizičkom obliku otprema se putem javne po- štanske ili druge službe ovlašćene za dostavu pošte, vlastite kurirske službe ili neposrednom predajom adresatu ili njego- vom punomoćniku.
271. Ukoliko se za poštu u fizičkom obliku traži potvr- da o datumu i/ili vremenu prijema (dostavnica), pošta se ot- prema u koverti sa dostavnicom ili putem vlastite kurirske službe.
272. Skenirani dokumenti mogu da se otpremaju na fi- zičkom nosaču zapisa. Ovako otpremljena pošta smatra se poštom u fizičkom obliku.
273. Pod vremenom otpreme pošte podrazumijeva se dan, a po potrebi i vrijeme (sat i minut) kada je ovlašćeni službenik pošiljku predao javnoj ili drugoj službi ovlašćenoj za dostavu, odnosno kada je pošiljku dostavio na adresu pri- maoca ili mu je pošiljku neposredno uručio.
274. Svi predmeti dostavljeni na otpremu, po pravilu, ot- premaju se istog dana kada su i primljeni u pisarnicu. Pred- meti preuzeti poslije zaključivanja knjiga otpreme pošte, ako nisu hitni, otpremaju se narednog radnog dana.
275. Službenik koji otprema poštu na otisku otpremnog štambilja (Obrazac broj 20. u Prilogu broj 2) stavlja datum i svoj potpis.
276. Predmeti ili akti koji se istog dana upućuju na istu adresu stavljaju se u jednu kovertu. Ako se jedan od tih pred- meta ili akata otprema preporučeno, u zajedničku kovertu stavit će se i ostali predmeti ili akti koji bi se inače otpremali kao obične pošiljke ako se time postižu uštede u poslovanju.
277. Po pravilu, pošta se otprema u kovertama odgo- varajućeg formata. U lijevom gornjem uglu prednje strane koverte upisuju se pun naziv, sjedište i bliža adresa organa i evidencioni brojevi predmeta ili akata koji se nalaze u kover- ti. Za ove namjene može da se koristi i štambilj sa otisnutim odgovarajućim tekstom.
278. U unutrašnjem saobraćaju u adresi se ispisuju: ime i prezime fizičkog ili naziv pravnog lica, djelatnost ili naziv organizacione jedinice pravnog lica, ulica i broj ili broj po- štanskog faha, poštanski broj i mjesto.
279. Naziv mjesta na adresi ispisuje se velikim štampa- nim slovima.
280. Pošiljka koja se otprema u inozemstvo adresira se kao i ona koja je predmet unutrašnjeg saobraćaja, s tim što sadrži i naziv države koji se može ispisati i u skraćenom obli- ku (na primjer: SWE - Švedska).
281. Akti i predmeti upravnog postupka, neponištene pri- stojbene marke i druge vrijednosti, kao i pošiljke sa oznakom povjerljivo, otpremaju se preporučeno (u zatvorenim kover- tama) ili putem knjige otpremljene pošte ako se dostavljanje vrši putem kurira (Obrazac broj 15. u Prilogu broj 2).
282. Koverte sa dokumentima koji sadrže oznaku tajnosti moraju biti zapečaćene ili na drugi pogodan način osigurane.
283. Prije stavljanja u kovertu otpravak se zaštićuje ko- madom čistog papira.
284. Pečaćenje koverte vrši se tako što se na sredini po- leđine i na njenim sastavcima, preko rastopljenog pečatnog voska, utisne žig za ove namjene.
285. Službenik koji dostavlja dokument na otpremu du- žan je da službeniku zaduženom za otpremu pošte da uput- stvo o rasporedu i broju otpravaka, načinu otpreme, obliku i sadržaju pošiljke.
286. U pisarnici organa obavezno se vodi evidencija o otpremljenoj pošti.
287. U evidenciju otpremljene pošte ne upisuje se neva- žna i osobna pošta.
288. Sva pošta koja se priprema za otpremu razvrstava se na obične i preporučene pošiljke i tim redom upisuje u knjigu otpremljene pošte i kontrolnik poštarine (Obrazac broj 16. u Prilogu broj 2).
289. Za otpremanje pošiljki mogu da se koriste i ot- premne knjige propisane od strane javne poštanske službe.
290. Evidencija o otpremljenoj pošti preko javne po- štanske ili druge službe za dostavu služi radi pravdanja poštanskih troškova. U tu svrhu svakog dana se poslije ot- premanja sabira iznos novca utrošen za poštarinu i upisu- je u dijelu obrasca knjige otpremljene pošte i u kontrolnik poštarine.
XII. ČUVANJE I UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM
Mjesto čuvanja
291. Dokumentacija koja nastaje radom ili se koristi u radu, kao i dokumentacija koja se po nekom osnovu nalazi u posjedu organa, čuva se u organizacionoj jedinici ili kod slu- žbenika u toku njene obrade, u priručnoj arhivi ili u glavnoj arhivi organa.
292. Izuzetno, dokumentacija može da se čuva van or- gana ukoliko su osigurani uvjeti za njeno čuvanje, zaštitu i rukovanje u skladu sa Uredbom i ovim uputstvom, kao i drugim propisima kojima se uređuje oblast arhivske dje- latnosti.
Čuvanje akata i predmeta u toku obrade
293. Akti i predmeti u fizičkom obliku čuvaju se u orga- nizacionoj jedinici ili kod službenika koji ih rješava.
294. Obaveza čuvanja podrazumijeva zaštitu akata i predmeta od oštećenja, nestanka ili neovlašćenog uvida.
295. Ako nastupe slučajevi iz tačke 294. ovog uputstva, službenik zadužen aktom ili predmetom dužan je da sačini pismenu zabilješku i dostavi je šefu nadležne pisarnice i ru- kovodiocu organizacione jedinice.
296. O čuvanju i zaštiti elektronskih evidencija uredskog poslovanja i skeniranih dokumenata stara se obrađivač pred- meta i administrator sistema, u skladu s propisima kojima se regulira oblast informacione sigurnosti.
Čuvanje dokumentacije u fizičkom obliku
297. Organ obavezno osigurava odgovarajuće prostorije i opremu za čuvanje i smještaj dokumentacije.
298. Jedinice dokumentacije u fizičkom obliku ulažu se u omotima u odgovarajuće tehničke jedinice (fascikle, regi- stratore, arhivske kutije i dr.), a u skladu sa ovim uputstvom.
299. Na svakoj tehničkoj jedinici ispisuje se: naziv or- gana (1) i organizacione jedinice (2) čijim je radom nasta- la dokumentacija i njihove brojčane oznake (3) ukoliko su utvrđene, godina ili raspon godina nastanka dokumentacije (4), klasifikaciona oznaka (5), osnovni brojevi (6) akata i predmeta (početni i završni broj) koji se nalaze u tehnič- koj jedinici, redni broj (7) pod kojim je tehnička jedini- ca upisana u arhivsku knjigu i podbroj (8) ukoliko postoji više tehničkih jedinica pod istom klasifikacionom oznakom (Prilog broj 1). Tehničke jedinice dokumentacije odlažu se po hronološkom redu (godini) njihovog nastanka, a u okvi- ru godine po redoslijedu jedinica dokumentacije po klasifi- kacionim oznakama.
Čuvanje dokumentacije u elektronskom obliku
300. Skenirana dokumentacija čuva se u elektronskom sistemu, odnosno bazi podataka.
301. Elektronski sistem organa projektira se na način ko- jim se osigurava dostupnost podataka u elektronskom obliku i njihovo kasnije korištenje, a u skladu sa zakonom koji regu- lira elektronsko poslovanje, drugim propisima, normativima i standardima.
302. Ukoliko su pohranjeni podaci kriptovani, odvoje- no od informacionog sistema čuvaju se podaci i sredstva za deskripciju. Pristup tim podacima i sredstvima odobrava se samo licima koja imaju pravo uvida u kriptovane podatke.
303. Elektronski sistem organa projektira se na način ko- jim se pristup jedinicama dokumentacije omogućava samo ovlašćenim licima. Ova lica ovlastit će se za dodjeljivanje prava pristupa jedinicama dokumentacije drugim licima u skladu sa njihovim nadležnostima.
Čuvanje predmeta u priručnoj arhivi
304. Završeni predmeti i dosijei odlažu se u priručnu ar- hivu pisarnice, a pripadajuće kartice u pasivnu kartoteku.
305. Za rukovanje dokumentacijom u priručnoj arhivi odgovoran je ovlašćeni službenik pisarnice.
306. Pristup dokumentaciji u priručnoj arhivi omogućava se licima ovlašćenim za rukovanje priručnom arhivom.
Predaja dokumentacije iz priručne u glavnu arhivu organa
307. Predmeti i dosijei zaključeni u toku godine predaju se iz priručne arhive u glavnu arhivu po isteku te godine, a najkasnije u roku od dvije godine.
308. Za držanje riješenih predmeta duže od dvije godine potrebno je posebno odobrenje rukovodioca organa.
309. Zajedno sa dokumentacijom predaju se i sve osnov- ne i pomoćne evidencije, evidencije i baze podataka koje su korištene za upravljanje dokumentacijom i dokumentacija nastala u vezi sa upravljanjem dokumentacijom.
310. U glavnu arhivu organa ne predaju se jedinice doku- mentacije evidentirane u rokovniku.
311. Predaja dokumentacije u glavnu arhivu organa vrši se zapisnički.
312. Lice koje predaje dokumentaciju dužno je da sačini popis dokumentacije koja je predmet primopredaje i da ga dostavi rukovodiocu pisarnice.
313. U popisu iz tačke 312. ovog uputstva posebno se navodi dokumentacija koja je već izlučena, kao i nedostajuće jedinice dokumentacije.
314. Za izlučene jedinice dokumentacije navode se da- tum i osnov za izlučivanje, a za jedinice koje nedostaju ra- zlog i osnov njihovog zadržavanja.
315. Jedan primjerak popisa za svoje potrebe zadržava organizaciona jedinica koja predaje dokumentaciju, dok se drugi primjerak predaje arhivaru.
316. Službenici koji vrše primopredaju dokumentacije dužni su da sravne popis sa stvarnim stanjem i svojim potpi- sima potvrde njegovu tačnost.
Predaja dokumentacije u elektronskom obliku iz priručne u glavnu arhivu
317. Elektronski sistem koji se koristi za upravljanje ske- niranim dokumentima omogućava identifikaciju komplet- nosti i integriteta dokumentacije koja je predmet predaje iz priručne u glavnu arhivu.
Pristup podacima
318. Pravo pristupa podacima imaju službenici organa i druga lica u skladu sa propisima o zaštiti osobnih, tajnih i drugih podataka.
319. Pristup podacima u dokumentaciji nezavršenih predmeta imaju službenici koji ih stručno obrađuju, lica koja obavljaju poslove nadzora i druga ovlašćena lica.
320. Pristup podacima u dokumentaciji završenih pred- meta imaju službenici organa ukoliko su im ovi potrebni za obavljanje poslova, lica koja obavljaju poslove nadzora i druga ovlašćena lica.
321. Lica koja imaju pristup podacima sadržanim u do- kumentaciji dužna su da čuvaju tajnost podataka u koje su imali uvid.
Davanje podataka iz dokumentacije
322. Službenik organa može davati podatke iz dokumen- tacije samo u granicama dobivenih ovlašćenja.
323. Rukovodilac organa može rješenjem ovlastiti neko lice za davanje obavijesti o radu organa.
Zaštita tajnih podataka
324. Službenici organa i druga lica koja obavljaju po- slove za organ dužni su da se pridržavaju općih i posebnih propisa o zaštiti tajnih podataka.
325. U toku radnog vremena službeni predmeti, akti i drugi materijali ne smiju da se ostavljaju bez nadzora. Po za- vršetku radnog vremena predmeti, akti i drugi službeni mate- rijal, pečati, štambilji i drugo drže se zaključani u stolovima, ormarima i radnim prostorijama ili na drugi način osigurani.
326. Organ je dužan da uništi svaki pomoćni zapis i sred- stvo korišteno prilikom izrade ili obrade tajnih podataka ako takav zapis ili sredstvo omogućava uvid u tajne podatke, odnosno da potpuno i trajno izbriše tajni podatak sadržan u takvom zapisu ili sredstvu.
327. Svi primjerci, kopije i verzije dokumenta koji sadrži tajni podatak evidentiraju se na način koji omogućava da se utvrdi gdje se i kod koga nalazi.
328. Na svim primjercima, kopijama i verzijama takvog dokumenta zabilježit će se svaka promjena vrste i stepena tajnosti, kao i rok nakon kojeg dokument prestaje da bude tajan.
329. Prilikom uništavanja tajnog dokumenta uništavaju se svi njegovi primjerci, kopije i verzije i tajni dokument se briše iz elektronskih evidencija i baza podataka.
330. Elektronski sistem organa koji se koristi za upra- vljanje, arhiviranje ili pristup dokumentaciji osigurava zašti- ta od neovlašćenog pristupa.
Vitalna dokumentacija
331. Organ utvrđuje dokumentaciju neophodnu za nasta- vak njegove djelatnosti u slučaju rata ili neposredne ratne opasnosti, elementarnih nepogoda i drugih nesreća i planira i provodi mjere zaštite ove dokumentacije.
332. Mjere zaštite dokumentacije iz tačke 331. ovog uputstva provode se zaštitnim snimanjem, smještanjem u po- sebne prostorije na licu mjesta ili izmještanjem u dislocirane objekte.
XIII. ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE
Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi
333. Arhivirani predmeti sređuju se po hronološkom redu njihovog nastanka (po godinama nastanka), a u okviru godine po klasifikacionim oznakama i rednim brojevima.
334. Arhivirani predmeti sa oznakom stepena tajnosti čuvaju se posebno osigurani i odvojeno od obične dokumen- tacije.
335. Cjelokupna arhivirana dokumentacija organa čuva se u sređenom i popisanom stanju do predaje nadležnom ar- hivu.
Rukovanje arhiviranim predmetima
336. Arhiviranim predmetima rukuje ovlašćeni službenik pisarnice (arhivar).
337. Arhivirani predmet kojem treba pridružiti akt pri- mljen poslije njegovog arhiviranja izdaje se bez reversa.
338. U ostalim slučajevima predmeti se izdaju samo uz revers (Obrazac broj 17. u Prilogu broj 2).
339. Arhivirani predmeti mogu da se izdaju na korištenje drugim organima samo po odobrenju rukovodioca organa u čijem se sastavu nalazi pisarnica, odnosno arhiva.
340. Razgledanje i prepisivanje arhiviranih predmeta i izdavanje i ovjeravanje prijepisa dokumenata vrši se na način i po postupku utvrđenom propisima o arhivskoj djelatnosti.
Evidentiranje arhivirane dokumentacije
341. O arhiviranoj dokumentaciji vodi se evidencija na propisanom obrascu - arhivskoj knjizi (Obrazac broj 18. u Prilogu broj 2).
342. Arhivska knjiga vodi se u skladu sa zakonom kojim se uređuje arhivska djelatnost i podzakonskim propisima do- nesenim na osnovu tog zakona. Upisivanje podataka u arhiv- sku knjigu vrši se na sljedeći način:
1) u rubriku ‘redni broj’ upisuju se brojevi od 1 pa nadalje. Brojevi teku u kontinuitetu;
2) u rubriku ‘datum upisa’ upisuju se dan, mjesec i go- dina upisa;
3) u rubriku ‘godina nastanka’ unosi se godina ili raspon godina u kojem je materijal nastao;
4) u rubriku ‘klasifikaciona oznaka’ upisuje se klasifika- ciona oznaka utvrđena listom kategorija registraturskog ma- terijala sa rokovima čuvanja;
5) u rubriku ‘sadržaj’ upisuje se naziv materijala utvrđen listom kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja;
6) u rubriku ‘količina’ upisuje se ukupan broj tehničkih jedinica istovrsnog materijala (registratora, fascikla, poveza ili knjiga);
7) u rubriku ‘smještaj’ upisuju se podaci koji identificiraju smještaj svih tehničkih jedinica;
8) u rubriku ‘napomena’ unose se napomene o svim pro- mjenama u vezi sa jedinicama dokumentacije (podaci o ne- stalim, oštećenim ili uništenim jedinicama, broj i datum rje- šenja kojim je odobreno izdvajanje, datum predaje drugom organu ili nadležnom arhivu itd.).
343. Prijepis arhivske knjige dostavlja se nadležnom arhivu.
344. U organu se osigurava evidentiranje svake naknad- ne predaje jedinica dokumentacije, kao i svako izdavanje je- dinica dokumentacije na privremeno korištenje.
345. Za potpunost i tačnost evidencija o arhiviranoj do- kumentaciji odgovoran je arhivar.
Rokovi čuvanja dokumentacije
346. Za svaku jedinicu dokumentacije (akt, predmet, do- sije) organ utvrđuje rok čuvanja.
347. Rok čuvanja ne može da bude kraći od roka utvr- đenog propisom ili odlukom nadležnog organa, odnosno od roka utvrđenog listom kategorija dokumentarne građe sa ro- kovima čuvanja.
348. Ukoliko se pojedine jedinice dokumentacije čuvaju u više primjeraka, za pojedine primjerke može da se utvrdi kraći rok čuvanja, a pod uvjetom da se do isteka roka čuvanja čuva najmanje jedan primjerak te jedinice.
349. Za pojedine jedinice dokumentacije rukovodilac or- gana može da utvrdi duže rokove čuvanja ukoliko mu je ova potrebna u operativne, dokazne ili druge svrhe.
Lista kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja
350. Rokovi čuvanja utvrđuju se listom kategorija do- kumentarne građe sa rokovima čuvanja. Organ je dužan da donese listu kategorija za cjelokupnu dokumentaciju koja nastaje u njegovom radu ili se po nekom osnovu nalazi u njegovom posjedu.
351. Postupak donošenja i sastavni dijelovi liste katego- rija utvrđeni su propisima o čuvanju i zaštiti dokumentarne građe kod imalaca.
352. Lista kategorija dokumentarne građe sa rokovima ne može se primjenjivati prije nego što nadležni arhiv da sa- glasnost na njenu primjenu, a izmjene i dopune liste donose se po istom postupku.
Izdvajanje bezvrijedne dokumentarne građe
353. Organ je dužan da redovno (jednom godišnje) izdvaja kao bezvrijednu dokumentaciju čiji je rok čuvanja istekao.
354. Rukovodilac organa za svaki postupak izdvajanja određuje iz koje će se dokumentarne cjeline izdvajati be- zvrijedan materijal i imenuje komisiju ili pojedinca koji ne- posredno provode postupak izdvajanja.
355. Komisija ili pojedinac iz tačke 354. ovog uputstva sačinjavaju spisak dokumentacije koja će se izdvojiti kao bezvrijedna.
356. U ovom spisku posebno se navodi dokumentacija čiji rok čuvanja nije istekao, kao i dokumentacija koja se ne predviđa za izdvajanje iako joj je istekao rok čuvanja.
357. Spisak se dostavlja rukovodiocu organa radi dava- nja odobrenja.
358. Ako su u spisku navedene jedinice dokumentacije čiji rok čuvanja nije istekao ili nisu navedene jedinice čiji je rok čuvanja istekao, te se stavke u spisku posebno obrazlažu.
359. Spisak se sačinjava u skladu sa propisima kojima je reguliran postupak izdvajanja bezvrijedne dokumentarne građe kod imalaca.
360. Rukovodilac organa potvrđuje prijedlog dokumen- tacije koja se predlaže za uništenje i spisak u dva primjerka dostavlja nadležnom arhivu.
361. Izuzetno, organ nije obavezan da spisak bezvrijed- nog registraturskog materijala dostavi nadležnom arhivu ukoliko je prethodno pribavio njegovu saglasnost za izdvaja- nje pojedinih vrsta dokumentacije.
362. Organ ne može da izdvoji dokumentaciju za čije izdvajanje nije pribavio saglasnost nadležnog arhiva.
363. O izdvajanju se sačinjava zapisnik.
Uništenje bezvrijedne dokumentarne građe
364. Nadležni arhiv će rješenjem utvrditi način postupa- nja sa izdvojenom bezvrijednom dokumentarnom građom.
365. Bezvrijedna dokumentarna građa uništava se na na- čin kojim se osigurava zaštita tajnih podataka.
366. Tajni podaci uništavaju se u potpunosti ili se brišu tako da ostanu trajno nečitljivi.
367. Licima koja učestvuju u postupku izdvajanja one- mogućit će se uvid u tajne podatke ukoliko nemaju pravo uvida u njih.
XIV. PREDAJA I PREUZIMANJE DOKUMENTACIJE
Predaja dokumentacije drugom organu
368. Organ može da svoju dokumentaciju preda drugom organu ili drugom pravnom ili fizičkom licu kada taj organ, pravno ili fizičko lice preuzima nadležnosti i poslove na koje se ta dokumentacija odnosi i ako je zakonom ili drugim pro- pisom obavezan na njenu predaju.
369. Organ može da preuzima dokumentaciju drugog organa ili drugog pravnog ili fizičkog lica kada preuzima nadležnosti i poslove na koje se ta dokumentacija odnosi i ako je zakonom ili drugim propisom ovlašćen za njeno pre- uzimanje.
370. Organ može da preuzima i dokumentaciju koja mu je potrebna za obavljanje poslova te ako je ovlašćen za njeno preuzimanje.
371. O svakom preuzimanju ili predaji dokumentaci- je sačinjava se zapisnik sa spiskom dokumentacije koja je predmet preuzimanja ili predaje. Jedan primjerak zapisnika sa spiskom obavezno se dostavlja nadležnom arhivu.
Predaja dokumentacije nadležnom arhivu
372. Predaja dokumentacije nadležnom arhivu vrši se u rokovima utvrđenim zakonom kojim se uređuje arhivska djelatnost ili u rokovima koje sporazumno utvrde imalac/ stvaralac dokumentacije i nadležni arhiv.
373. Dokumentacija nastala u radu organa unutrašnjih poslova i odbrane predaje se u rokovima koje ovi organi utvrde općim aktom, s tim da taj rok ne može da bude duži od 50 godina od nastanka dokumentacije.
374. Izuzetak od obaveze predaje dokumentacije nadle- žnom arhivu predstavlja predaja dokumentacije iz t. 368- 370. ovog uputstva.
375. Dokumentacija se predaje u originalu, sređena, teh- nički opremljena, popisana i kompletna, uz osiguranje tran- sporta i radne snage za utovar i istovar.
376. Zajedno sa dokumentacijom predaju se i evidencije ili izvodi iz evidencija u koje je predmetna dokumentacija upisana, kao i materijali nastali u informaciono-dokumenta- cionoj djelatnosti organa.
377. Postupak primopredaje dokumentacije provodi se na način i po postupku utvrđenom propisima o primopredaji dokumentacije nadležnom arhivu.
378. O svakoj predaji dokumentacije nadležnom arhivu sačinjava se zapisnik sa spiskom dokumentacije koja je pred- met predaje.
379. Do predaje nadležnom arhivu organ čuva dokumen- taciju kojoj je istekao rok čuvanja u tom organu i u skladu sa propisima osigurava njeno korištenje.
XV. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
380. Ovo uputstvo primjenjuje se na cjelokupnu službe- nu, poslovnu i tehničku dokumentaciju, propise i normative koji se odnose na poslovanje, publikacije i drugu dokumen- taciju nastalu ili korištenu u radu organa iz tačke 1. ovog uputstva ili njihovih pravnih prednika, kao i na dokumenta- ciju drugih pravnih ili fizičkih lica koja se po bilo kom osno- vu nalazi u posjedu organa.
381. Rukovodilac organa, rukovodilac organizacione je- dinice u čijem se sastavu nalazi pisarnica i rukovodilac pisar- nice dužni su da osiguraju primjenu ovog uputstva.
382. Stupanjem na snagu ovog uputstva prestaje važiti Uputstvo o provođenju uredskog poslovanja (“Službeni gla- snik Republike Srpske”, br. 31/05, 5/06, 10/06, 10/07, 31/09, 43/09, 74/09, 99/09, 98/10, 111/10, 25/11, 117/11, 107/17 i 118/18).
383. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objave u “Službenom glasniku Republike Srpske”.
Broj: 10.2-020-3953/20
25. decembra 2020. godine
Banjaluka
Ministar, Senka Jujić, s.r.
PRIKAŽI VIŠE TEKSTA
NAPOMENA: Komentari odražavaju stavove njihovih autora, a ne nužno i stavove internet portala Akta.ba.
