Skeniranjem povećajte brzinu obrade poslovnih dokumenata i efikasnost zaposlenih!

Najbolji posluju bespapirno. Budite i vi među njima!

Zahvatanje podataka iz različitih vrsta dokumenata

Skeniranje dokumenata obično prati proces digitalizacije sadržaja ili snimanje podataka iz dokumenata.

Pomoću nje kompanije mogu značajno povećati brzinu obrade poslovnih dokumenata i efikasnost zaposlenih. U Mikrografiji se skeniranje obrađuje pomoću alata za snimanje ili optičko prepoznavanje podataka, čime se omogućava korisniku da pretražuje čitav sadržaj dokumenta.

Ključne prednosti zahvatanja i konverzije dokumenata:

• Ubrzani unos podataka i skraćeno vrijeme obrade dokumenata.
• Smanjenje troškove unošenja podataka u informacioni sistem.
• Velika tačnost i brzina snimanja dokumenata i pretvaranja podataka u elektronski format.
• Upotreba naprednih alata za optičko prepoznavanje fontova (OCR).
• Izvoz podataka direktno u sistem dokumenata ili druge treće sisteme (ERP, CRM, ...).
• Smanjena mogućnost grešaka i otkrivanje moguće greške na samom početku procesa (nedostaju podaci, ...).
• Korištenje liste kodova za brži unos podataka i kontrolu.
• ROI za 12 mjeseci ili čak brže.

Zašto skeniranje i zahvatanje podataka povjeriti stručnjacima?

Jer posao će se obaviti bez grešaka i visokog kvaliteta. Uz to je Mikrografija jedna od rijetkih kompanija koja se može nositi i s najzahtjevnijim zadacima. O tome svjedoči i činjenica da su za šest mjeseci uspjeli zahvatiti podatke iz milion dokumenata.

Rezultat optičkog prepoznavanja sadržaja je mogućnost korištenja cijelog ili samo dijela teksta koji se nalazi u dokumentu, što ubrzava pretraživanje, a istovremeno smanjuje ili u potpunosti uklanja potrebu za ručnom klasifikacijom dokumenata prema sadržaju.

Tehnička rješenja Mikrografije također podržavaju masovno prepoznavanje jedinstvenih elemenata ili znakova (tj. Identifikatora) iz pojedinačnog dokumenta – npr. barkodovi.

Postupak usluge mZahvatanje

Savremeno poslovanje nalaže stvaranje velikog broja dokumenata svih vrsta – obrazaca, računa, platnih listova, narudžbenica, otpremnica, pisama, ugovora, … Obavezno bilježite svu dolaznu poštu i ostale dokumente koji stižu u kompaniju na različite načine – redovnom poštom, faksom, lično ili e-poštom.

Prikaz zahvatanja dolazne pošte

Zahvatite i pretvorite dokumente u elektronski format

Zahvatanje podataka i konverzija dokumenata jedna su od najvažnijih faza u pripremi dokumentacije za upotrebu u elektronskom obliku. Ovlašteno rješenje za skeniranje i indeksiranje mScan pretvara svu standardnu ​​dokumentaciju u elektronske podatke i dokumente izuzetno brzo i precizno. Korisni podaci prikupljaju se na jednom mjestu i spremni su za obradu i dalju upotrebu i dostupni su vam kad vam zatrebaju.

Postavljanje recepcije (prijemne kancelarije) idealno je rješenje za kompanije koje poštu primaju uglavnom u papirnom i elektronskom obliku, jer omogućava prikupljanje i pretvaranje dokumenata u jedan obrazac, odnosno e-dokument. Naravno, zahvatanje podataka nije ograničeno na pisane dokumente, ali kompanija ih može iskoristiti u svoju korist za naprednu digitalizaciju e-pošte, faksa i rukom napisanih dokumenata.

U kombinaciji sa sistemom dokumenata mDocs, zahvatanje, sortiranje, potpisivanje i distribucija dokumentacije vrši se u samo nekoliko koraka i uz najniže moguće troškove za kompaniju.

Postavljanje recepcije tj. prijemne kancelarije rješava mnoga uska grla u javnoj upravi, statističkim zavodima, bankarskim i financijskim institucijama, osiguranju, zdravstvu, energetici, transportu, logistici, trgovini, proizvodnji, obrazovanju i uslugama. Odlučite se za zahvatanje podataka i pretvorite dokumente u korisne poslovne informacije koje će vam biti dostupne s bilo kojeg mjesta i bilo kada. Zahvatanje podataka nikada nije bilo tako lako.

Uz pomoć kvalitetnih alata za optičko prepoznavanje sadržaja Mikrografija može zahvatiti podatke iz sljedećih vrsta dokumentacije:

ZAHVATANJE NABAVNIH DOKUMENATA

Potpuno vođen i kontrolisan postupak od nabavke do plaćanja korisnicima donosi brojne prednosti:

• automatizacija
• visoka tačnost
• smanjenje vremena potrebnog za ručni unos podataka
• poboljšanje produktivnosti zaposlenih

Integracija sa finansijskim tokom rada ili sa informacionim sistemom dodatno poboljšava ukupni proces nabavke.

ZAHVATANJE ULAZNE POŠTE

Rješenje omogućava prikupljanje sve dolazne pošte koja u kompaniju stiže na različite načine:

• običnom poštom
• faksom
• uživo
• e-mailom

Dokumenti primljeni u fizičkom obliku se skeniraju. U skladu s unaprijed postavljenim parametrima alata za snimanje, skenirani i drugi e-dokumenti se čitaju, klasifikuju, provjeravaju i izvoze u elektronski kontrolisani proces distribucije dolazne pošte.

ZAHVATANJE PRODAJNIH DOKUMENATA

Prikupljeni snimljeni podaci o narudžbama daju odjelu prodaje potpunu kontrolu nad brzinom, efikasnošću i tačnošću procesa prodaje i nabavke.

To im omogućava povećanje prihoda i poboljšanje zadovoljstva kupaca i održavanje dugoročnih odnosa.

ZAHVATANJE OBRAZACA

Automatsko zahvatanje informacija različitih vrsta obrazaca:

• papir
• faks
• internet
• e-mail
• digitalne slike

Sposobnost izvoza informacija u sistem za podršku koji koriste korisnici.

Kontaktirajte Mikrografiju ako ste zainteresirani za zahvatanje podataka!