Inteligentno upravljanje dokumentima i poslovnim informacijama

Jedna od glavnih prednosti digitalnog upravljanja dokumentima je, da možete iskoristiti sve prednosti automatiziranih poslovnih procesa. To omogućava kompanijama da izbjegnu ljudske greške i ne gube vrijeme na ne efikasne ručne zadatke.

Zanima li vas kako?

M-Files organizira sadržaj po vrsti bez obzira na lokaciju. Možete se čak povezati s postojećim mrežnim mapama i sustavima i učiniti ih inteligentnijima pomoću ugrađene umjetne inteligencije jer M-Files automatski kategorizira i štiti podatke.

PAMETNIJI NAČIN RADA

Na današnjem poslovnom tržištu, ključ je identificirati podatke koji su korisni kako bismo mogli donositi informirane odluke na temelju točnih, ažurnih informacija. U takvim uvjetima testiranja ključno je da organizacije svih vrsta kontinuirano optimiziraju i povećavaju učinkovitost i produktivnost svojih poslovnih procesa ako žele ostati korak ispred svojih konkurenata.

Uvođenje inteligentnog sustava za upravljanje informacijama omogućuje organizacijama da imaju koristi od kvalitete, integriteta i točnosti svojih kritičnih informacija. Upravljanje informacijama također se može koristiti kao sredstvo za kontrolu rizika, jamčenje usklađenosti, omogućavanje dosljednih radnih tijekova i operativnih postupaka te usklađivanje procesa.

M-Files vam pomaže da:

• Brzo pronađete svoje podatke omogućujući vam da donosite informirane odluke na temelju najnovijih podataka vaše tvrtke
• Pristupite svim relevantnim podacima u nizu različitih spremišta koristeći jednu platformu
• Smanjite svoje troškove ponudom brzog pristupa ovim podacima relevantnim za tvrtku
• Povećava produktivnost vaše tvrtke stvaranjem ubrzanih, transparentnih radnih procesa
• Unaprijedite suradnju među odjelima
• Povećate svoj ROI

Elektroničkim potpisima do automatizacije poslovanja Potpisivanje dokumenata ključan je proces u svakodnevnim poslovnim procesima. Danas se gotovo svi dokumenti stvaraju, uređuju i prenose digitalno, ali se zbog potpisivanja često ispisuju i potom ponovno pretvaraju u digitalne dokumente. Međutim, ako potpisnik nije fizički prisutan u uredu i stoga ne može potpisati dokument, cijeli proces može potrajati i nekoliko dana. Zahvaljujući Konica Minolta usluzi elektroničkog potpisa, potpisnik (odgovorna osoba) može jednim klikom potpisati sve dokumente, bez obzira gdje se i kada nalaze. Digitalni/elektronički potpis tako predstavlja sljedeći korak u digitalnoj transformaciji i osigurava nesmetano i dosljedno poslovanje.

Jednostavan za implementaciju

• Nema potrebe za premještanjem, migracijom ili pretvaranjem podataka
• ​Bez prethodne pripreme, organizacije ili kategorizacije datoteka
• Nije potrebno programiranje ili prilagođena integracija
• Brza implementacija, vrijednost se osjeti odmah.

Uniformno korisničko sučelje

• Upravljajte datotekama iz bilo kojeg sustava ili repozitorija pomoću jednog sučelja, bez obzira na uređaj koji se koristi (mobilni uređaji, web aplikacija, desktop klijent).

Jednom prijavom pristupate svim informacijama

• Pristup svim informacijama s jedne pristupne točke, bez obzira na izvor podataka.

Personalizira rezultate

• Izradite prilagođena područja spremanjem omiljenih datoteka i oznaka
• Kreirajte vlastite filtere pretraživanja kako biste dobili određene rezultate
• Spremite favorite da biste pratili svoje najvažnije datoteke
• Označite svoje rezultate osobnim oznakama kako bi ih mogli brzo ponovno pronaći.

Upravlja metapodacima

• Može upravljati strukturiranim i nestrukturiranim podacima
• Metapodaci se obogaćuju automatskim prijedlozima
• Umjetna inteligencija (AI) olakšava indeksiranje podataka automatskim predlaganjem atributa metapodataka kao što su klasa, vrsta, kupac, projekt i slučaj.

Integracija s Active Directory

• Prikazuju se podaci utemeljeni na pristupnim pravima
• Autorizacijom pristupa upravlja se automatski
• Siguran pristup - Dopuštenja se temelje na onome što je pohranjeno u datoteci
• M-Files Active Directory integracija automatski primjenjuje organizacijske promjene na pojedinačne korisnike na temelju novih uloga i zadataka.

OCR i ICR

• Podaci se izdvajaju iz skeniranih dokumenata pomoću OCR-a, barkodova, kodova zakrpa i ICR-a. Točnost se osigurava primjenom pravila provjere.

Pametni radni tokovi

• Inteligentno upravljanje tokovima rada, s mogućnošću upravljanja ulogama i kontrolom rokova

Kooperativnost

• Omogućuje vam brzo i jednostavno dijeljenje sadržaja s kolegama i vanjskim partnerima
• Brza i jednostavna funkcija dopunske kreacije
• Automatsko upravljanje verzijama dokumenata
• Uz upravljanje verzijama, sigurno znate da je dokument kojem pristupate najnovija verzija
• Omogućuje da više ljudi radi na istoj datoteci u isto vrijeme bez dupliciranja sadržaja.

Offline funkcije

• M-Files se također može koristiti bez internetske veze
• Program vam omogućuje rad u izvanmrežnom načinu rada prilikom pregledavanja, uređivanja i spremanja dokumenata
• Čim mreža ponovno bude dostupna, promijenjeni podaci će se automatski ažurirati.

Pretpregled u rezultatima pretraživanja

• Pregledajte dokumente unutar aplikacije za pretraživanje (uključujući tekstualne dokumente, slike i e-poštu)
• Prestanite preuzimati potencijalno oštećene datoteke i uštedite vrijeme.

Modelarna struktura

• Komponente se mogu brzo i jednostavno dodavati, uklanjati i mijenjati
• Jednostavan sustav za instalaciju, upravljanje i ažuriranje
• Jednostavan za postavljanje.

Upravljajte dokumentima u pokretu, kako? Pogledajte infografiku

Za razliku od tradicionalnih sustava za upravljanje sadržajem poduzeća (eng.ECM), M-Files dopušta organizacijama da upravljaju svojim sadržajem i informacijama neovisno o tome nalaze li se te informacije unutar samog M-Filesa ili drugih poslovnih sustava ili spremišta. Korisnici sustava imaju koristi od moćnih alata koje M-Files nudi za pronalaženje, uređivanje, dijeljenje i organiziranje sadržaja i informacija, kao i prednosti koje umjetna inteligencija može ponuditi u automatizaciji nekih ključnih uredskih procesa. Na temelju metapodataka brzo pronađite informacije bez obzira gdje su pohranjene Može se fleksibilno implementirati u oblaku, u vašim poslovnim prostorima ili u hibridnom formatu Jednostavnost pri mobilnom radu - Lako pristupanje neovisno o tipu uređaja Jednostano surađujte s kolegama Zadovoljite standarde usklađenosti, sa svim podacima koji su sigurnosno kopirani pomoću sveobuhvatnog koncepta autorizacije Integrirajte M-Files bez napora unutar ekosustava SharePoint Online, Office 365 i Salesforce Jednostavan, ali vrlo prilagodljiv kako bi se osiguralo da su svi poslovni procesi podržani Nagrađivano rješenje - Gartner, Forrester, Nucleus Research