Kako upravljati dokumentima?

Organizujte protok neuređenih dokumenata uz pomoć dokumentnog sistema. Neuređenost dokumentacije smanjuje produktivnost vaših zaposlenika i smanjuje profit firme. Automatiziranjem procesa stičete potrebnu konkurentnu prednost.

Da li možete pratiti sve dokumente, papirne i elektronske dokumente, koji dolaze u organizaciju ili se tamo proizvode? Tražite li dokumentaciju klijenata, projekata ili vršite obradu na više lokacija, a za taj posao trošite dragocjeno vrijeme? Da li se klijenti ili dobavljači žale da previše sporo reagujete?

Iz dana u dan, količina informacija se znatno povećava i da vrlo često postojeći sistemi rada sa dokumentima, sve više proizvode poteškoće u podršci poslovanju. Činjenica je da je do 80% informacija u nekontroliranim dokumentima u sistemu i bilješkama zaposlenih, što na kraju dovodi do loše izvedebe i mogućeg nepoštivanja zakona ili industrijskih standarda.

Izazovi koje Gama System BH rješava:

• Gubitak vremena zbog dugog pretraživanja dokumenata i informacija
• Visoka cijena štampanja, fotokopiranje i kancelarijskih potrepština.
• Dokumentacija organizacije ili između jedinica putuje neorganizovano, nepovezanim međusobno, ili nesistematski pohranjene na različitim lokacijama i sistemima.
• Nekoordinisani zaposleni rade na zajedničkim dokumentima ili dupliciranje istih.
• Važni dokumenti nekontrolisano cure iz firme, imaju tendenciju za se gomilaju, izgube se ili su čak uništeni.
• Čuvamo životnu sredinu – štedimo novac.

Odgovornost prema klijentima i dobavljačima

Bržom i integralnom obradom dokumenata, vi ćete se lako suočiti sa zahtjevima vaših klijenata, jer ćete imati uvid u sve dokumente koji su vezani za njega. S druge strane, brzo ćete obraditi dokumente primljene od dobavljača i time možete iskoristiti takve mogućnosti, za primjer popusta kod rane uplate.

Viša produktivnost zaposlenika

Standardizacija procesa i brzi prijenosa dokumenata između zaposlenih, može skratiti vrijeme obrade dokumenata 50% ili više, posebno ako se nalaze na udaljenim lokacijama. Traženje i povrat dokumenata može se smanjiti sa 15 do 1 minutu ili manje, ako dokument zahtijeva nekoliko zaposlenika. Vrijeme potrebno za reviziju i potpisivanje dokumenata može se smanjiti i do 500%.

Djelotvorno upravljanje i kontrola

Naša rješenja za upravljanje dokumentima, omogućuju vam da lako i efikasno nadzirete delegirane zadatke, i time poboljšate transparentnost poslovnih procesa unutar organizacije. Ona također osigurava kontrolu nad integritetom i praćenjem promjena dokumenata, posebno onima koji su povjerljivi.

“Za organizaciju demonstracije mogućnosti sistema, stupite u kontakt sa nama još danas”, poručuju iz Gama System BH.