Kompanije svakodnevno primaju telefonske pozive svojih klijenata, poslovnih partnera i potencijalnih kupaca. Međutim, zaposlenici nisu uvijek u mogućnostiodgovoriti na svaki poziv, posebno kada su na sastancima, rade s klijentima ili obavljaju druge važne zadatke. Svaki propušteni poziv može značiti i propuštenu poslovnu priliku, dok stalni prekidi otežavaju svakodnevni rad.
Grafika: Sekretarica.ba
Upravo tu nastupa Sekretarica.ba, usluga koja na tržište Bosne i Hercegovine donosiprovjereni njemački model virtualne sekretarice. Osnovna usluga je profesionalno preuzimanje telefonskih poziva i javljanje u ime kompanije, a mogućnosti se, zavisno od potreba korisnika, proširuju na zakazivanje termina, evidentiranje narudžbi, pružanje informacija i druge administrativne zadatke.
Za razliku od AI botova i automatizovanih telefonskih sistema, na pozive odgovaraju stvarne osobe koje se upoznaju s poslovanjem kompanije i njenim načinom komunikacije.
Usluga Sekretarica.ba je dostupna već od 89 KM mjesečno, uz 14 dana potpuno besplatnog testiranja i bez dugoročne ugovorne obaveze.
Usluga se zasniva na tehnologiji njemačke kompanije R&S 35 GmbH, koja ovaj model razvija od 2006. godine i čije iskustvo obuhvata više od 850 korisnika na evropskom tržištu.
O tome kako model funkcioniše, koliko možeo lakšati svakodnevno poslovanje i zašto bi mogao promijeniti način na koji domaće kompanije komuniciraju s klijentima, za Akta.ba govori DamirDraško, koji učestvuje u razvoju projekta Sekretarica.ba na bh. tržištu.
Damir Draško
Koliko su propušteni telefonski pozivi zaista veliki problem zadomaće kompanije?
- Mislim da je problem mnogo veći nego što smo toga svjesni.
Zamislite kompaniju koja ulaže novac u Google oglase, društvene mreže i druge marketinške aktivnosti. Potencijalni klijent vidi oglas, zainteresuje se za proizvod iliuslugu i odluči nazvati. Telefon zvoni, ali se niko ne javlja. Pokuša još jednom, a zatim jednostavno pozove konkurenciju.
To je kao da uložite novac da privučete kupce u prodavnicu, a zatim ih ostavite da čekaju pred zaključanim vratima.
Naravno, nije svaki propušteni poziv izgubljen posao, ali kompanije često nisu ni svjesne koliko potencijalnih prilika ostaje neiskorišteno.
Postoji i drugi problem. Direktor prekida sastanak, komercijalista razgovor s klijentom, a zaposlenik važan zadatak jer telefon neprestano zvoni. Svaki prekid oduzima vrijeme i koncentraciju.
Upravo tu vidimo vrijednost naše usluge. Želimo kompanijama omogućiti da budu dostupnije svojim klijentima, a da se njihovi zaposlenici mogu neometano posvetiti svom poslu.
Kako konkretno funkcioniše Sekretarica.ba i šta kompanija dobija nakon svakog poziva?
- Princip rada Sekretarica.ba je jednostavan. Kada neko nazove kompaniju, na poziv odgovara profesionalna sekretarica koja se javlja upravo u njeno ime.
Ona raspolaže unaprijed dogovorenim informacijama, odgovara na osnovna pitanja, evidentira zahtjeve, zakazuje termine ili prosljeđuje poruke. Zavisno od potreba korisnika, može preuzeti i dodatne zadatke, poput evidentiranja narudžbi ili prikupljanja informacija potrebnih za pripremu ponuda.
Grafika: Sekretarica.ba
Nakon obrađenog poziva kompanija dobija informacije o tome ko je zvao, zbog čegai šta je dogovoreno. Detaljne zabilješke dostavljaju se putem e-maila, a korisnicimasu dostupni i digitalni alati za pregled poziva i aktivnosti.
Naprimjer, građevinska kompanija čiji su zaposlenici na terenu može dobiti kompletan upit potencijalnog klijenta, uključujući vrstu radova, lokaciju i kontaktne podatke, bez prekidanja posla.
Ilustrativni primjer. Grafika: Sekretarica.ba
Važno je naglasiti da kompanija zadržava svoj postojeći telefonski broj, a pozivi se preusmjeravaju prema njenim potrebama i odabranom paketu.
Kako osiguravate da vanjska sekretarica profesionalno predstavlja kompaniju?
- To nam je posebno važno jer nam kompanije povjeravaju komunikaciju sa svojim klijentima.
Prije početka rada upoznajemo se s poslovanjem korisnika, njegovim uslugama, najčešćim pitanjima i željenim načinom komunikacije.
Svaka kompanija sama definiše koje informacije sekretarica može pružati, koje zahtjeve može obraditi i kada je potrebno uključiti odgovornu osobu.
Grafika: Sekretarica.ba
Posebnu pažnju posvećujemo povjerljivosti podataka i poštivanju dogovorenih pravila komunikacije.
Na taj način kompanija zadržava kontrolu, a njeni klijenti dobijaju profesionalnu podršku.
Koliko kompanije mogu uštedjeti korištenjem virtualne sekretarice u odnosu na dodatno zapošljavanje?
- Finansijska korist može biti značajna, posebno za kompanije kojima je prvenstveno potrebna profesionalna telefonska podrška.
Zapošljavanje dodatne osobe podrazumijeva platu, doprinose, radno mjesto, opremu te organizaciju godišnjih odmora, bolovanja i zamjena.
Primjera radi, najniža neto plata u Federaciji BiH za 2026. godinu iznosi 1.027 KM, dok su ukupni troškovi poslodavca, kada se uključe pripadajuće obaveze, još veći.
S druge strane, naš Start paket košta svega 89 KM mjesečno, dok Premium paket za 199 KM mjesečno obuhvata i dodatne usluge poput zakazivanja termina, obrade narudžbi i odgovaranja na česta pitanja.
Grafika: Sekretarica.ba
Našu uslugu mogu koristiti i kompanije koje već imaju vlastitu administraciju, čiji zaposlenici tako dobijaju više vremena za druge obaveze.
A postoji i dodatna korist: ako kompanija zahvaljujući boljoj dostupnosti dobije samo jednog novog klijenta, vrijednost tog posla u pojedinim djelatnostima može premašiti mjesečni trošak naše usluge.
Danas se sve više govori o AI botovima. Zašto ste se odlučili za model u kojem na pozive odgovaraju stvarni ljudi?
- AI botovi i automatizacija imaju svoju vrijednost, ali vjerujemo da je ljudski kontakt i dalje izuzetno važan, posebno prilikom prvog razgovora s potencijalnim klijentom.
Svi smo bili u situaciji kada nazovemo kompaniju i jednostavno želimo objasniti problem, postaviti dodatno pitanje ili dobiti konkretnu informaciju.
U takvim situacijama ljudski kontakt može napraviti veliku razliku.
Zato se naš model zasniva na stvarnim ljudima, dok tehnologiju koristimo kao podršku za organizaciju rada i kvalitetnu obradu poziva.
Naše sekretarice nisu tu samo da podignu slušalicu. Njihov zadatak je da saslušaju osobu, razumiju zahtjev i osiguraju da informacije stignu do prave osobe.
Prvi telefonski razgovor često određuje utisak koji potencijalni klijent stiče okompaniji, a taj utisak može biti presudan za buduću saradnju.
Foto: Sekretarica.ba
Na kakvom iskustvu zasnivate ovaj koncept i kome je usluga namijenjena?
- Iza Sekretarica.ba stoji kompanija Office-rs iz Sarajeva, čiji je suvlasnik njemačkakompanija R&S 35 GmbH.
Koristimo tehnološko rješenje njemačkog partnera, koji se ovom djelatnošću bavi od 2006. godine, uz iskustvo s više od 850 korisnika na evropskom tržištu.
To nam daje značajnu prednost jer nismo morali počinjati od nule. Koristimo postojeći model i prilagođavamo ga potrebama domaćeg tržišta.
Grafika: Sekretarica.ba
Na našoj web stranici već su objavljena iskustva korisnika iz različitih djelatnosti, uključujući stomatologiju, advokaturu i računovodstvo, koji posebno ističu prednosti profesionalnog preuzimanja poziva i rasterećenja zaposlenika.
Usluga je namijenjena kompanijama svih veličina, od ordinacija, advokatskih i računovodstvenih kancelarija do hotela, trgovina i većih poslovnih sistema.
Grafika: Sekretarica.ba
Srednjim i velikim kompanijama možemo pružiti dodatnu podršku postojećim timovima, posebno u periodima povećanog broja poziva.
Nije presudno koliko kompanija ima zaposlenih, nego koliko joj znači da njeni klijenti pravovremeno dobiju profesionalan odgovor.
Koliko je jednostavno započeti korištenje usluge i postoje li dugoročne ugovorne obaveze?
- Jednostavnost korištenja jedna je od naših glavnih prednosti.
Kompanija ne mora mijenjati postojeći telefonski broj, nabavljati dodatnu opremu niti prolaziti kroz komplikovanu tehničku implementaciju.
Sama prijava traje svega nekoliko minuta. Nakon toga upoznajemo se s poslovanjem korisnika, pripremamo potrebne informacije i dogovaramo pravila postupanja spozivima. Kada je sve spremno, korisnik može aktivirati preusmjeravanje poziva sasvog postojećeg broja.
Grafika: Sekretarica.ba
Posebno bih naglasio da svim zainteresovanim kompanijama omogućavamo 14 dana potpuno besplatnog testiranja usluge Sekretarica.ba
I što je još važnije, ne postoji dugoročna ugovorna obaveza. Korisnik može u bilo kojem trenutku prekinuti korištenje usluge, bez obaveze da nastavi saradnju.
Želimo da kompanije ostanu naši korisnici zato što su zadovoljne kvalitetom usluge, a ne zato što ih na to obavezuje ugovor.
Šta biste na kraju poručili kompanijama koje još nisu razmišljale okorištenju virtualne sekretarice?
- Predložio bih im da razmisle o tome koliko vremena njihovi zaposlenici svakodnevno troše na telefonske pozive, koliko puta moraju prekinuti važan zadatak i koliko poslovnih prilika možda ostaje neiskorišteno jer u određenom trenutku niko nije dostupan.
Naša želja je da kompanije budu profesionalnije i dostupnije svojim klijentima, a da njihovi zaposlenici imaju više vremena za svoj posao.
Postoji i jedna korist koju često zanemarujemo, a to je mir.
Onaj osjećaj kada znate da, čak i dok ste na sastanku, radite s klijentima ili jednostavno niste dostupni, postoji neko ko će se profesionalno pobrinuti za vaše pozive.
Možete jednostavno isprobati uslugu i sami procijeniti njenu vrijednost.
Posjetite Sekretarica.ba i isprobajte virtualnu sekretaricu 14 dana potpuno besplatno. Vjerujemo da je vlastito iskustvo najbolji dokaz kvaliteta usluge.
