Kako izgleda uspješna saradnja kompanije i računovodstvene kuće?

Odabrali ste računovođu visoke stručne spreme, ili ste našli računovodstvenu kuću kojoj vjerujete i potpisali ste ugovor o saradanji?

Željeli biste da znate kako se dalje odvija saradnja sa računovođom i koju dokumentaciju i informacije oni trebaju od vas?

Dostavljanje dokumentacije računovodstvu

Dokumentaciju je preporučljivo dostaviti u roku od 5 dana po izradi/prijemu dokumenta, mada svaki računovođa u dogovoru sa klijentom postavlja rokove koji su njemu realni kako bi pravovremeno djelovao. Osnova za knjiženje isključivo je originalna isprava koju predajete, pa je preporuka da prije predaje dokumentacije, za sebe napravite kopije (preporučujemo elektronske) i tako formirate arhivu.

Dokumenti koje dostavljate su : ulazni i izlazni računi, nalozi za plaćanje, specifikacije za gotovinske račune, izvodi iz banaka, ili neki drugi dokazi o poslovnom događaju u pisanom ili elektronskom zapisu (na elektronskoj ispravi mora biti navedeno mjesto čuvanja originalne isprave). Uredno dostavljena i ispravna isprava prosljeđena računovodstvu se evidentira u poslovnim knjigama u skladu sa računovodstvenim propisima.

Poslovne knjige su evidencije o stanju i promjenama na imovini, obavezama, kapitalu, prihodima i rashodima firmi. Na osnovu poslovnih knjiga računovođe pripremaju računovodstvene izvještaje, izvještaje za druge državne institucije i vaše interne izvještaje, koji su vam potrebni prilikom vođenja, nadzora i donošenja odluka. Naš savjet je da uvijek pitate vašeg računovođu koje su to informacije koje mu mogu biti od značaja za uspješno vođenje vaših poslovnih knjiga.

Čuvanje dokumentacije

Knjigovodstvene isprave (računi, kompenzacije), poslovne knjige i finansijski izvještaji čuvaju se u poslovnim prostorijama firme, odnosno kod drugog pravnog lica ukoliko je istom povjereno vođenje poslovnih knjiga. Prema zakonskim odredbama BIH rokovi za čuvanje su:

• Izlazni računi, ulazni računi, KIF i KUF, kompenzacije, glavne knjige se čuvaju najmanje 11 godina,
• IOS, blagajnicki primici i izdaci, pomoćne knjige 7 godina,
• Dokazi o platnom prometu 5 godina.
• Preporuka je da dokumentaciju vezano za zaposlenike i plate trajno čuvate!

Finansijski izvještaji kao obaveza kompanija

Kompanije imaju zakonsku obavezu da prezentiraju finansijske izvještaje (najkasnije do posljednjeg dana februara tekuće godine za prethodnu godinu) za period od 1. januara. do 31. decembra. Rezultat rada vaše kompanije i računovodstva jeste godišnji obračun, koji čini set osnovnih godišnjih finansijskih izveštaja:

• Bilans stanja ,
• Bilans uspjeha,
• Izvještaj o gotovinskim tokovima,
• Izvještaj o promjenama na kapitalu,
• Bilješke uz finansijske izvještaje i ( samo za srednja i velika pravna lica),
• Izvještaj sačinjen prema zahtjevu Federalnog zavoda za statistiku.

Kompanije koje su razvrstane u velike i srednje, dužne su sastavljati i prezentirati i polugodišnje finansijske izvještaje, tj. finansijske izvještaje pripremljene za obračunski period od 1. januara do 30. juna (izvještaji se predaju najkasnije 31. jula tekuće godine). Ove kompanije su zakonski dužne imati i reviziju poslovanja koja mora biti urađena i predata do kraja godine za prethodnu godinu.

Bilans stanja pokazuje stanje imovine i obaveza vaše kompanije, a iz bilansa uspjeha možete vidjeti uspješnost vašeg poslovanja, odnosno ostvareni rezultat. Pouzdanost finansijskih izvještaja ovisi o profesionalnosti računovođe i tačnosti podataka iskazanih u izvještajima koja oni prezentiraju menadžerima i javnosti. Bitno je da znate da je za pravilnost i istinitost podataka u bilansima odgovoran direktor firme. Veoma bitno je dakle, da znate kome ste povjerili vođenje poslovnih knjiga i izradu računovodstvenih izvještaja.

Prednosti eksternog računovodstva

Najveći razlozi povjeravanja finansija eksternom računovodstvu jesu:

Potreba za praćenjem i primjenom savremenih računarskih tehnika neophodnih za ažurno i tačno vođenje,

• Potreba za stalnom edukacijom računovođa jer su česte promjene zakonskih regulativa u ovoj oblasti i kontinuirana je potreba za prilagođavanjem istim,
• Pri kontroli poslovanja od strane nadležnih inspekcijskih organa, računovodstvena kuća uspješno (u okviru svojih nadležnosti) obezbjeđuje da se kontrolni pregled obavi u skladu sa zakonskim propisima,
• Obavještava vas o nizu potrebnih popratnih evidencija s ciljem izvještavanja nadležnih kontrolnih organa,
• Usluge koje pružaju računovodstvene kuće proširile su se na čitav niz ostalih usluga; od konsultantskih usluga, do pravnog i poreskog savetovanja i pomoći pri izradi poslovnih planova,
• Za vaš biznis nije više zadužen samo jedan stručnjak, već na njemu rade timovi ljudi.

Uvijek je najbolje, za obje strane, imati jasna očekivanja od samog početka. Dobro je pravilo da se sastajete sa svojim računovođom najmanje jednom mjesečno. Izgradnja otvorene i česte komunikacije će vam pomoći da ostanete na vrhu vaših finansijskih kapaciteta, jer : ” Iza svakog uspješnog biznisa , stoji odličan računovođa’‘.

Teskst pripremila računovodstvena kuća Unija d.o.o..