Uputstvo o načinu podnošenja elektronske prijave u postupku zapošljavanja u institucijama BiH

Službeni glasnik BiH, broj 16/22, (25.3.2022.)

Na osnovu člana 62. st. 2. i 6. Zakona o državnoj službi u institucijama Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", br. 19/02, 35/03, 4/04, 26/04, 37/04, 48/05, 2/06, 32/07, 43/09, 8/10, 40/12 i 93/17), člana 98. i člana 99. stav 3. Zakona o upravi ("Službeni glasnik BiH", br. 32/02, 102/09 i 72/17), te na osnovu člana 34. Odluke o načinu polaganja javnog i stručnog ispita ("Službeni glasnik BiH", br. 96/07, 43/10, 103/12 i 56/19), Agencija za državnu službu Bosne i Hercegovine, donosi

 

UPUTSTVO

O NAČINU I POSTUPKU PODNOŠENJA ELEKTRONSKE PRIJAVE KANDIDATA U POSTUPKU ZAPOŠLJAVANJA DRŽAVNIH SLUŽBENIKA U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE

 

DIO PRVI - UVODNI DIO

 

Član 1.
(Predmet)
 

Ovim uputstvom propisuje se način i postupak podnošenja elektronske prijave kandidata u postupku zapošljavanja državnih službenika u institucijama Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: institucije BiH) putem informacionog sistema za elektronsko upravljanje procesom zapošljavanja državnih službenika (u daljem tekstu: sistem), način obavještavanja kandidata putem sistema i druga pitanja u slučajevima kada se primjenjuje elektronska prijava kandidata na oglašena radna mjesta državnih službenika u institucijama BiH, te se utvrđuju bliža pravila i uputstva za rad sa elektronskom prijavom.
 

Član 2.
(Sistem)
 

Sistem uspostavlja, održava i unapređuje Agencija za državnu službu Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Agencija).
 

Član 3.
(Upotreba izraza)
 

Izrazi koji su radi preglednosti dati u jednom gramatičkom rodu u ovom uputstvu bez diskriminacije se odnose podjednako na oba roda, dok se u primjeni ovog uputstva, gdje je to moguće, upotrebljava gender senzitivni jezik.
 

Član 4.
(Definicije)
 

Izrazi korišteni u ovom uputstvu imaju sljedeća značenja:

a) sistem predstavlja modul informacionog sistema upravljanja ljudskim potencijalima koji omogućava elektronsku prijavu i automatizovano upravljanje prijavama kandidata u procesu zapošljavanja državnih službenika u institucije BiH;

b) elektronska prijava kandidata u procesu zapošljavanja državnih službenika u institucijama BiH (u daljem tekstu: elektronska prijava), jeste elektronski prijavni obrazac koji sadrži sve potrebne elemente propisane u članu 7. ovog uputstva, uz koji se elektronski dostavljaju i skenirani primjerci dokumentacije kojom se dokazuje ispunjavanje opštih i posebnih uslova za oglašeno radno mjesto na koje se kandidat prijavljuje;

c) korisnički profil je vizuelni prikaz ličnih podataka i informacija u skladu sa konfiguracionim postavkama povezanim sa korisnikom i omogućava personalizovano korištenje usluga informacionog sistema.
 

DIO DRUGI - PODNOŠENJE ELEKTRONSKE PRIJAVE I OBAVJEŠTAVANJE KANDIDATA PUTEM SISTEMA

 

Član 5.
(Uslov za podnošenje elektronske prijave)
 

Uslov za podnošenje elektronske prijave u određenoj konkursnoj proceduri jeste da javni oglas bude objavljen putem sistema i da isti, pored utvrđenog sadržaja propisanog Zakonom o državnoj službi u institucijama Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", br. 19/02, 35/03, 4/04, 17/04, 26/04, 37/04, 48/05, 2/06, 32/07, 43/09, 8/10, 40/12 i 93/17), (u daljem tekstu: Zakon), obavezno sadrži sljedeće napomene:

a) da kandidat može podnijeti elektronsku prijavu putem sistema, za oglašena radna mjesta državnih službenika u konkretnom javnom oglasu;

b) da kandidat može povući i ponovo podnijeti elektronsku prijavu sve do isteka krajnjeg roka za prijave;

c) da kandidat koji povuče prijavu putem sistema nakon isteka krajnjeg roka za prijave gubi pravo daljnjeg učestvovanja u konkursnoj proceduri;

d) o dozvoljenom broju i veličini skeniranih verzija dokumenata kojima kandidat dokazuje ispunjavanje opštih i posebnih uslova radnog mjesta na koje se prijavljuje, a koji određuje Agencija na osnovu trenutnih tehnoloških standarda;

e) da se kandidat elektronskim putem kroz sistem informiše o vremenu, datumu i mjestu održavanja svakog od pojedinačnih ispita u konkursnoj proceduri, kao i o rezultatima istih;

f) da se kandidat upoznaje o namjeri korištenja njegovih ličnih podataka u svrhu evidentiranja i obrade njegovih prijava u bazu podataka sistema, te da prijavom daje saglasnost za takvu obradu i mjerama čuvanja i zaštite podataka iz čl. 13. i 14. ovog uputstva.

g) o propisanim mjerama iz člana 19. ovog uputstva, u slučaju da kandidat koji popunjava elektronsku prijavu da lažne podatke o ispunjavanju opštih i posebnih uslova koji se traže tekstom oglasa za radno mjesto na koje se prijavljuje.
 

Član 6.
(Specifičnosti primjene)
 

(1) Elektronska prijava kandidata može se primjenjivati i u slučaju internog oglasa, u slučaju kada je institucija BiH u kojoj je oglašeno radno mjesto saglasna, ali se odredbe o obavještavanju kandidata, propisane ovim uputstvom, neće primjenjivati na obavještenja u vezi s prijavama na interni oglas, odnosno obavještavanja kandidata u internom oglasu vrše se u skladu sa važećim propisima.

(2) Elektronska prijava kandidata može se primjenjivati i na oglase koji se raspisuju na osnovu člana 32a. Zakona, u skladu sa tekstom oglasa.
 

Član 7.
(Sadržaj elektronske prijave)
 

(1) Elektronska prijava sadrži: jedinstveni matični broj kandidata, kontakt informacije kandidata (telefon, mobitel, faks, e-mail, adresu), naziv konkursa, naziv radnog mjesta iz teksta oglasa, ime, ime roditelja i prezime, djevojačko prezime, pol, obrazovanje kandidata (početak i završetak obrazovanja, zvanje/smjer, naziv visokoškolske ustanove na kojoj je stečena visoka školska sprema i njeno sjedište), podatke o nostrifikaciji/priznavanju diplome ukoliko je istu prema važećim propisima potrebno nostrificirati/priznati, ispit profesionalne nadogradnje (postojanje i vrsta ispita), nacionalnost (opciono - dobrovoljno), radno iskustvo (početak i završetak, naziv i adresa poslodavca, naziv radnog mjesta, opis radnih zadataka, ukupan period radnog angažmana, broj podređenih, razlozi napuštanja posla), ukupno radno iskustvo nakon sticanja visokog obrazovanja, podatke o poznavanju stranih jezika (naziv jezika, govor, čitanje i pisanje), podatke o poznavanju rada na računaru, eventualnu napomenu za kandidate, izjave kojim kandidat potvrđuje ispunjavanje opštih i posebnih uslova za postavljenje na konkretno radno mjesto državnog službenika, saglasnost za obradu svih navedenih ličnih podataka, saglasnost o načinu obavještavanja, izjavu da podaci u obrascu sami za sebe ne predstavljaju dokaz.

(2) Prilikom odabira radnog mjesta na koji se kandidat želi prijaviti, sistem kandidatu dodatno prezentira organizacionu jedinicu radnog mjesta, naziv radnog mjesta, opis poslova i radnih zadataka, posebne uslove, predviđeni broj izvršilaca, mjesto rada i neto platu.

(3) Odabir radnog mjesta na koje se kandidat prijavljuje omogućen je samo nakon što kandidat elektronski potvrdi da zadovoljava svaki pojedinačni posebni uslov za to radno mjesto. Ovim kandidat daje izjavu da je detaljno upoznat sa svakim posebnim uslovom navedenog radnog mjesta te odgovorno izjavljuje da ih sve zadovoljava.
 

Član 8.
(Registracija korisnika sistema)
 

(1) Elektronska prijava kandidata na oglašeno radno mjesto državnog službenika moguća je samo za registrovane korisnike sistema, na kojem je i objavljen tekst javnog oglasa.

(2) Registracija na sistem je proces u kojem korisnik sam upisuje svoju e-mail adresu i šifru za pristup sistemu, za čiju tačnost odgovara. U cilju potvrde vlasništva nad upisanom e-mail adresom, sistem šalje e-mail sa aktivacijskim kodom koji korisnik mora otvoriti kako bi potvrdio unos ispravne e-mail adrese.
 

Član 9.
(Način podnošenja elektronske prijave kandidata)
 

(1) Prije prijave na jedno ili više oglašenih radnih mjesta, registrovani korisnik popunjava minimum obaveznih podataka na svom korisničkom profilu: jedinstveni matični broj, ime i prezime, broj mobilnog telefona za obavještenja, e-mail za obavještenja i poštansku adresu. Korisnički profil odgovara sadržaju elektronske prijave i svi podaci uneseni u korisnički profil će biti preneseni u elektronsku prijavu za konkretno radno mjesto.

(2) Odabirom linka za elektronsku prijavu koji se nalazi na stranici sa tekstom javnog oglasa, kandidatu se prezentira elektronska prijava koju kandidat popunjava, potpisuje upisivanjem imena i prezimena u za to predviđeno polje te podnosi odabirom opcije za podnošenje prijave.

(3) Uz popunjenu elektronsku prijavu, kandidat u sistem postavlja skenirane primjerke dokumentacije kojom dokazuje ispunjavanje opštih i posebnih uslova za radno mjesto, u skladu sa tekstom oglasa.

(4) Prijava kandidata koja nije podnesena u skladu sa uslovima iz ovog uputstva, kao i prijava kandidata koji ne ispunjava propisane i utvrđene uslove će se odbaciti, o čemu će se kandidat obavijestiti u skladu sa odredbama ovog uputstva.
 

Član 10.
(Način povlačenja elektronske prijave kandidata)
 

(1) Prijavljeni kandidat za radno mjesto državnog službenika može povući svoju prijavu kroz sistem u odjeljku korisničkog profila u kojem se vodi evidencija o svim prijavama kandidata.

(2) U slučaju povlačenja prijave prije isteka krajnjeg roka za prijave, kandidat se može ponovo prijaviti na isto ili drugo oglašeno radno mjesto. U slučaju da je krajnji rok za prijave kandidata istekao, povlačenje prijave podrazumijeva dobrovoljno istupanje kandidata iz daljnje procedure popunjavanja oglašenog radnog mjesta državnog službenika.
 

Član 11.
(Obavještavanje kandidata o prihvatanju prijave, terminima i statusu)
 

(1) Obavještavanje kandidata o formalnom prihvatanju njegove prijave, datumu, vremenu i mjestu polaganja sistem vrši slanjem SMS poruke i elektronskom poštom. Termin polaganja ispita se dodatno objavljuje na javnom dijelu sistema.

(2) Eventualna obavještenja o poništenju oglasa za pojedina radna mjesta ili u cjelini, otkazivanju ispita ili jednog njegovog termina, promjeni rasporeda polaganja ispita, te druga obavještenja vezana za status prijave kandidata i oglasa, također se dostavljaju kandidatu navedenim kanalima komunikacije (SMS poruka, elektronska pošta i web aplikacija).

(3) Pregled sadržaja svih obavještenja koji su kreirani i dostavljeni putem sistema dostupan je kandidatu u njegovom korisničkom profilu, gdje su prikazani po konkursu, nazivu komisije, tipu obavještenja i ispitu na koji se odnosi.

(4) Nakon razvoja aplikacije za mobilne uređaje, kandidat će obavještenja primati i putem odgovarajuće push notifikacije, koja će mu biti isporučena bez obzira da li trenutno koristi mobilnu aplikaciju sistema ili mobilni uređaj, ukoliko je isti uključen i ima pristup internetu.
 

Član 12.
(Obavještenje kandidatu o odbacivanju prijave i rezultatima)
 

(1) Obavještenje o odbacivanju prijave kandidata, o rezultatima ispita i o plasmanu na listi uspješnih kandidata, kao i druga obavještenja u odnosu na koja kandidat ima pravo žalbe, dostavljaju se kandidatu isključivo u elektronskoj formi na e-mail adresu unesenu u postupku registracije.

(2) Sva obavještenja iz stava (1) ovog člana dostupna su kandidatima u sistemu, koja sistem šalje putem SMS poruke i elektronskom poštom.

(3) Elektronski dokument kojim se obavještavanje obavlja ima sve elemente koje ima identični dokument štampan na papiru, osim potpisa i pečata.

(4) Umjesto potpisa i pečata, elektronski dokument iz stava (3) ovog člana sadrži sigurni elektronski potpis Agencije, odnosno ovlaštenog lica, ovjeren kvalificiranom potvrdom, koji elektronski potpis po relevantnim propisima ima snagu elektronskog pečata.
 

DIO TREĆI - PRISTUP, KORIŠTENJE I ČUVANJE PODATAKA

 

Član 13.
(Pristup, korištenje i obrada podataka)
 

(1) Prava pristupa podacima koja se dodjeljuju korisnicima sistema ograničena su na djelokrug poslova radnog mjesta na koje se korisnik prijavljuje, što znači da korisnik kao kandidat za radno mjesto državnog službenika ima pravo pristupa odnosno neposrednog uvida samo u podatke koji se na njega odnose.

(2) Kandidat ima pravo uvida u imena i prezimena kandidata u rasporedima polaganja i rezultatima ispita na kojima učestvuje, u skladu sa Odlukom o načinu polaganja javnog i stručnog ispita, neovisno o stavu (1) ovog člana.

(3) Sekretar Komisije za izbor državnih službenika u instituciji (u daljem tekstu: Komisija za izbor), obrađuje podatke o prijavljenim kandidatima, u skladu sa podzakonskim aktima koji uređuju oblast provođenja konkursnih procedura za zapošljavanje državnih službenika u institucije.

(4) Zaposleni u Agenciji imaju pravo pristupa sistemu u svrhu obavljanja administrativnih radnji iz nadležnosti Agencije, i to: objave konkursa, formiranja Komisija za izbor, upravljanja listom eksperata, vođenja evidencija o postavljenjima i razrješenjima državnih službenika, vođenja rezervnih listi kandidata, vođenje evidencija o izjavljenim žalbama, kreiranja i generisanja izvještaja, te administracije šifarnika i postavki sistema, a u skladu sa važećim propisima koji regulišu oblast zapošljavanja u državnu službu.

(5) Članovi komisije imaju pravo pristupa podacima koji su im potrebni za izvršavanje njihovih propisanih obaveza (prijave kandidata).
 

Član 14.
(Čuvanje podataka)
 

(1) Podnošenjem prijave kandidat daje izričitu saglasnost da Agencija može obraditi njegove lične podatke u svrhu evidentiranja i obrade prijave u bazu podataka sistema.

(2) Obrada ličnih podataka kandidata obuhvata pravo Agencije na prikupljanje, spremanje, snimanje, organizovanje, uvid i korištenje ličnih podataka u svrhu obavljanja svojih redovnih poslova vezano za provođenje konkursnih procedura zapošljavanja državnih službenika.

(3) Lični podaci kandidata vidljivi su korisnicima sistema 12 mjeseci nakon datuma postavljenja izabranog kandidata, odnosno do prestanka rezervne liste ako kandidati nisu izabrani na poziciju, u skladu sa članom 28. stav (4), a u vezi sa članom 29. stav (1) Zakona, u depersonaliziranom formatu, radi mogućnosti analitičkog izvještavanja i čuvaju se na neodređeni period.

(4) Ukoliko je izjavljena žalba u konkursnoj proceduri, rok iz stava (3) ovog člana prolongira se do okončanja svih postupaka.
 

Član 15.
(Zaštita podataka)
 

Na pohranjivanje i zaštitu podataka u sistemu primjenjuju se propisi kojima se uređuju organizacijske i tehničke mjere zaštite integriteta, povjerljivosti i dostupnosti podataka, i informacione sigurnosti.
 

Član 16.
(Provjera autentičnosti dokumenata prijave kandidata)
 

(1) Originale dokumentacije iz člana 9. stav (3) kandidat koji se postavlja odnosno kvalifikuje za imenovanje za radno mjesto državnog službenika, dostavlja Agenciji nakon intervjua a prije postavljenja, odnosno dostavljanja mišljenja nadležnoj instituciji.

(2) Agencija provjerava vjerodostojnost dokumenata dostavljenih u skladu sa članom 9. stav (3), u smislu toga da su elektronski dostavljeni dokumenti vjerni originalima.

(3) Nakon izvršenog postavljenja, odnosno imenovanja, Agencija originalne dokumente predočene shodno stavu (2) ovog člana, dostavlja instituciji BiH radi formiranja personalnog dosijea.
 

DIO ČETVRTI - PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

 

Član 17.
(Primjena ostalih propisa)
 

(1) U svemu što nije propisano ovim uputstvom primjenjuju se odredbe Odluke o načinu polaganja javnog i stručnog ispita ("Službeni glasnik BiH", br. 96/07, 43/10, 103/12 i 56/19).

(2) U pogledu pravnog regulisanja elektronskog poslovanja, u svemu što nije propisano ovim uputstvom, shodno se primjenjuju Zakon o elektronskom potpisu ("Službeni glasnik BiH", broj 91/06), Zakon o elektronskom pravnom i poslovnom prometu ("Službeni glasnik BiH", broj 88/07) i Zakon o elektronskom dokumentu ("Službeni glasnik BiH", broj 58/14).
 

Član 18.
(Način obavještavanja do primjene elektronskog potpisa)
 

Dok Agencija ne omogući dostavljanje pismenih obavještenja potpisanih kvalificiranim elektronskim potpisom svojih službenih lica iz člana 12. stav (3) ovog uputstva, kandidat se elektronski obavještava tako što mu se u prilogu elektronske pošte dostavlja elektronsko obavještenje sa skeniranim potpisom ovlaštenog lica i skeniranim pečatom Agencije. Obavještenje je primljeno onog momenta kada e-mail server kod kojeg kandidat ima otvorenu adresu elektronske pošte potvrdi prijem, bez obzira na to da li je i kada kandidat ostvario uvid u navedeno priloženo obavještenje.
 

Član 19.
(Suspenzija i pravo žalbe)
 

(1) Kandidat koji prilikom popunjavanja elektronske prijave iz člana 7. ovog uputstva da lažne podatke o ispunjavanju opštih i propisanih posebnih uslova za radno mjesto državnog službenika na koje se elektronski prijavljuje ili dostavi odskenirane dokumente na kojima je izvršena digitalna modifikacija originalnog sadržaja, suspenduje se sa konkursnih procedura u periodu od naredne dvije godine, o čemu rješenje donosi Agencija.

(2) Ukoliko se činjenica iz stava (1) ovog člana utvrdi prilikom provjere vjerodostojnosti dokumenata (član 16. ovog uputstva), posebnim rješenjem Agencije se izborni proces takvog kandidata proglašava nevažećim, prijava se odbacuje, a postupak postavljenja, odnosno imenovanja, obustavlja.

(3) Protiv rješenja iz st. (1) i (2) može se izjaviti žalba Odboru državne službe za žalbe u roku od osam dana od dana prijema rješenja, u skladu sa članom 63. Zakona o državnoj službi u institucijama Bosne i Hercegovine.

(4) Kandidat iz stava (1) može odgovarati i krivično, u skladu sa krivičnim zakonodavstvom u Bosni i Hercegovini.
 

Član 20.
(Produženje roka za prijavu)
 

U slučaju nefunkcionisanja sistema više od 24 sata, rok za prijavu se produžava za onoliko dana koliko sistem nije funkcionisao, a najmanje za jedan dan. Ovo produženje objavljuje se kao izmjena oglasa.
 

Član 21.
(Važenje uputstva)
 

Ovo uputstvo važit će sve dok ovo pitanje ne bude regulisano od strane Vijeća ministara Bosne i Hercegovine.
 

Član 22.
(Stupanje na snagu)
 

Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenom glasniku BiH", a počet će se primjenjivati najkasnije šest mjeseci od dana stupanja na snagu.
 

Broj 05-02-2-1104-22/20
15. marta 2022. godine
Sarajevo

Direktor
Neven Akšamija, s. r.