Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju u javnim tužilaštvima Republike Srpske

Službeni glasnik Republike Srpske, broj 101, 10.09.2022.

 

Temeljem odredbe člana 8. stav 1. Zakona o javnim tužilaštvima Republike Srpske (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 69/16), člana 8. stav 3. tačka v) Zakona o arhivskoj djelatnosti (“Službeni glasnik Republike Srpske”, broj 119/08), Pravilnika o sistemu za automat- sko upravljanje predmetima u tužilaštvima (“Službeni glasnik Bosne i Hercegovine”, br. 4/16, 37/16, 84/16, 40/17, 34/18, 34/19, 1/21, 50/21 i 1/22) i Saglasnosti Arhiva Republike Srpske, broj: 052-22/22, od 19.5.2022. godine, glavni republički javni tužilac donosi

 

PRAVILNIK

O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANjU U JAVNIM TUŽILAŠTVIMA REPUBLIKE SRPSKE

 

GLAVA I OSNOVNE ODREDBE

Član 1.

Ovim pravilnikom uređuje se način kancelarijskog i arhivskog poslovanja u javnim tužilaštvima u Republici Srpskoj (u daljem tekstu: tužilaštva).

Član 2.

Pojedini izrazi upotrijebljeni u okviru kancelarijskog poslovanja imaju sljedeće značenje:

1) Kancelarijsko poslovanje u smislu ovog pravilnika obuhvata: primanje, otvaranje, pregledanje i razvrstavanje akata, klasifikovanje i zavođenje akata, njihovo dostavljanje u rad, administrativno-tehničku obradu akata, otpremanje pošte, razvođenje akata i njihovo arhiviranje i čuvanje.

2) Akt je svaki pisani sastav (u papirnom ili elektronskom obliku) kojim se pokreće, dopunjava, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja.

3) Predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čine posebnu cjelinu.

4) Prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine akta.

5) Dosije je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili isto pravno ili fizičko lice.

6) Klasifikacioni znak je numerička ili slovna oznaka predmeta koja taj predmet označava po sadržaju, vremenu nastanka i obliku.

7) Djelovodni broj je brojčana oznaka koja označava mjesto nastanka, godinu nastanka i redni broj akata.

8) Pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto gdje se vrši kancelarijsko poslovanje.

Član 3.

Pojedini izrazi upotrijebljeni u okviru arhivskog poslovanja imaju sljedeće značenje:

1) Arhivsko poslovanje u smislu ovog pravilnika obuhvata: odlaganje završenih predmeta u arhivu, evidentiranje dokumentarne i arhivske građe, izradu i primjenu liste kategorija sa rokovima čuvanja, odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijedne dokumentarne građe, predaju arhivske građe nadležnom arhivu i druge poslove iz oblasti arhivskog poslovanja.

2) Arhiviranje podrazumijeva stavljanje spisa, upisnika i pomoćnih knjiga i drugih evidencija u odgovarajuće registraturne jedinice (fascikle, kutije, poveze, registratore), te njihovo smještanje u posebnu prostoriju koja je u tu svrhu određena. Pod arhiviranjem se podrazumijeva i transformacija spisa predmeta iz njihovog izvornog obli- ka u elektronski zapis na pokretnom ili nepokretnom elek- tronskom mediju, smještanje ovih medija u zaštitne omote, te njihovo odlaganje u prostoriju koja je u tu svrhu određena.

3) Dokumentarna građa je izvorni ili reprodukovan materijal (pisani, crtani, štampani, fotografisan, filmovan, fonografisan, magnetno, optički ili na drugi način zabilježen) nastao u radu tužilaštva. Dokumentarna građa smatra se arhivskom građom u nastajanju.

4) Dokumentarna građa u fizičkom obliku je građa na fizičkom nosaču zapisa (na papiru, filmu) koji omogućava reprodukciju njenog sadržaja bez upotrebe informaciono- komunikacionih ili srodnih tehnologija.

5) Dokumentarna građa u elektronskom obliku je građa u digitalnom ili analognom obliku.

6) Arhivska građa je građa koju čine zapisi ili dokumenti bez obzira na mjesto i vrijeme njihovog nastanka i oblik i nosač zapisa na kojem su zabilježeni, nastali u radu tužilaštva, a koji su od značaja za nauku, kulturu, druge društvene potrebe i za pravnu zaštitu lica.

7) Lista kategorija predstavlja popis svih vrsta upisnika, registara, imenika, spisa i druge dokumentarne građe nastale u radu tužilaštva kojoj je određen rok čuvanja.

8) Bezvrijedni dokumentarni materijal predstavlja materijal kojem je istekao rok čuvanja utvrđen Listom ka- tegorija i kojem je prestala važnost za tekući rad, a nije ocijenjen kao arhivska građa.

9) Izlučivanje predstavlja izdvajanje bezvrijednog do- kumentarnog materijala.

10) Arhivska knjiga služi kao opšti inventurni pre- gled cjelokupnog arhivskog materijala nastalog u radu tu- žilaštva.

Član 4.

(1) Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslo- vanju u javnim tužilaštvima Republike Srpske donosi glavni republički javni tužilac.

(2) Pravilnik iz stava 1. ovog člana primjenjuje se na Republičko tužilaštvo i na okružna tužilaštva u Repu- blici Srpskoj.

(3) Nadzor nad pravilnim obavljanjem kancelarijskog i arhivskog poslovanja obavlja sekretar tužilaštva.

(4) Za pravilno obavljanje kancelarijskog i arhivskog poslovanja tužilaštvo je dužno obezbijediti odgovaraju- će prostorije, opremu i kadar.

GLAVA II KANCELARIJSKO POSLOVANjE

1. Pojam, prijem, pregled i signiranje pošte

1.1Pojam pošte

Član 5.

(1) Pod poštom se podrazumijeva sve što je predmet prijema i otpreme u tužilaštvu.

(2) Pošta može da bude u obliku fizičkog predmeta, izjave date usmeno ili uz pomoć tehničkih sredstava i za- pisane bilo kojim sredstvom ili u elektronskom obliku kao niz elektronskih podataka.

1.2 Prijem pošte

Član 6.

(1) Prijem pošte vrši se u toku radnog vremena u pi- sarnici.

(2) Hitne pošiljke koje stignu u tužilaštvo izvan radnog vremena primaju glavni tužilac, zamjenik glavnog tužioca, šef odjeljenja, šef odsjeka, tužilac ili drugi radnik koji obavlja dežurstvo, ukoliko je u tom vremenu dežurstvo određeno.

(3) Poštu u fizičkom obliku prima radnik pisarnice.

(4) Ukoliko radnik pisarnice nije prisutan ili je licu koje predaje poštu otežan pristup pisarnici, poštu je dužno da primi drugo zaposleno lice kojem se predava- lac pošte obrati.

(5) Kada lice dođe u tužilaštvo s namjerom da podnese usmenu krivičnu prijavu, poziva se dežurni tužilac koji uzima prijavu i o tome sačinjava službenu zabilješku.

6) Prijem pošte koja se dostavlja putem javne poštan- ske ili druge dostavne službe vrši se po propisima koji- ma je regulisan njihov rad.

(7) Potvrda o prijemu pošte izdaje se na otisku prijem- nog štambilja, upisivanjem datuma prijema i evidencione oznake akta. Potvrdu potpisuje radnik pisarnice ili dru- go zaposleno lice koje je primilo akt.

(8) Prijem pošte dostavljene putem dostavne knjige za mjesto potvrđuje se datiranjem i potpisivanjem od lica koje je primilo poštu.

(9) Prijem pošte sa obrascem za potvrdu prijema (dostavnica) potvrđuje se upisivanjem datuma i vremena prijema, potpisivanjem od lica koje je zaprimilo pošiljku i otiskivanjem službenog pečata.

(10) Popunjena dostavnica predaje se predavaocu po- šte.

(11) Ako je omot primljene pošiljke oštećen, a naro- čito ako postoji sumnja u neovlašćeno otvaranje, prije otvaranja pošiljke sačinjava se zapisnik u prisustvu dva radnika i konstatuju vrsta i obim oštećenja, kao i da li nešto nedostaje u primljenoj pošti.

(12) Tužilaštvo je dužno da primi poštu koja mu je upućena ili koju neko želi da mu uruči.

(13) Tužilaštvo će odbiti prijem pošte ukoliko po- stoji opravdana sumnja da ona sadrži materije koje mogu da ugroze život ili zdravlje zaposlenih ili stranaka ili nanesu štetu na objektima ili opremi, te ukoliko je očito da je sadržaj pošte usmjeren na ometanje rada tužilaštva.

(14) Ako akt u trenutku neposredne predaje organu sadrži neki formalni nedostatak (nije potpisan ili ovjeren pečatom, nema priloga navedenih u tekstu i sl.), radnik pisarnice ukazaće stranci na te nedostatke, kao i na način njihovog otklanjanja.

(15) Ako stranka i nakon upozorenja zahtijeva da se njen akt primi, radnik pisarnice će ga primiti i pored otiska prijemnog štambilja sačiniti službenu zabilješku o da- tom usmenom upozorenju.

(16) U slučaju da tužilaštvo nije nadležno za postu- panje po aktu koji stranka želi da mu uruči, radnik pisar- nice će ga na to upozoriti i uputiti nadležnom organu. Na ponovljen zahtjev stranke da se njen akt primi sačiniće se službena zabilješka.

(17) Pošta primljena putem službene elektronske adrese štampa se i sa njom se postupa u skladu sa odredba- ma ovog pravilnika.

1.3 Otvaranje i pregled pošte

Član 7.

(1) Poštu primljenu u zatvorenim kovertama, omotima, paketima i slično otvara radnik pisarnice.

(2) Poštu sa utvrđenim stepenom tajnosti otvara lice koje je za to posebno ovlašćeno.

(3) Novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke otvara službenik odgovoran za materijalno-finansijsko poslo- vanje ili posebno ovlašćeno lice pisarnice.

(4) Pošta u vezi sa raspisanim licitacijama, konkur- sima, javnim pozivima i slično otvara se na mjestu u vrije- me i na način utvrđen posebnim propisom ili odlukom.

(5) Pošta naslovljena na ličnost uručuje se neotvore- na licu kojem je upućena.

(6) Poštu koja se zaprima putem službene elektronske adrese otvara zaposleni koji ima ovlašćenje za pristup i korišćenje elektronske adrese na koju je pošta upućena.

(7) Prilikom otvaranja koverte, omota, paketa i slično treba paziti da se ne ošteti njihov sadržaj, ne pomiješaju prilozi raznih akata i slično.

(8) Uz prijemni akt obavezno se prilaže koverta. Po- sebno je važno kada je datum predaje javnoj poštanskoj ili drugoj dostavnoj službi od značaja za računanje rokova (rok

za podnošenje žalbe, rok za učešće na konkursu i sl.) ili kad se iz samog primljenog akta ne mogu pouzdano utvrditi ime ili naziv pošiljaoca i mjesto odakle je akt poslat, a ovi su podaci označeni na koverti.

(9) Ako je u jednoj koverti prispjelo više akata uz koje bi trebalo da se priloži koverta, ona će se priložiti uz jedan od njih, s tim što će se na ostalim aktima upisati evidencioni broj akta uz koji je priložena koverta.

(10) Nedostaci i nepravilnosti utvrđeni nakon otva- ranja pošiljke konstatuju se službenom zabilješkom rad- nika pisarnice koja se ispisuje pored otiska prijemnog pečata.

(11) Ako se u koverti nađe akt adresovan na drugi or- gan ili lice, na njemu se upisuje zabilješka “pogrešna dostava” i na pogodan način se dostavlja adresatu. Ovakvi akti ne zavode se u osnovne evidencije predmeta i akta, već radnik pisarnice o istom sačinjava službenu zabilješku.

(12) Ako se primalac ne može pouzdano utvrditi, po- šta se vraća pošiljaocu.

1.4Prijemni štambilj i signiranje pošte

Član 8.

(1) Prijemni štambilj otiskuje se, po pravilu, u desnom gornjem uglu prve stranice akta. Ako tu nema do- voljno mjesta, onda se otisak prijemnog štambilja stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice akta, vodeći računa da tekst akta ostane čitak.

(2) Ukoliko radnik pisarnice nije ovlašćen za otva- ranje pošte, prijemni štambilj će se otisnuti na koverti ili omotu.

(3) Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na poštu adresovanu na ličnost, neslužbenu poštu i na priloge akta.

(4) Otvorene pošiljke dostavljaju se na uvid i signi- ranje glavnom tužiocu ili drugom ovlašćenom licu.

2. Evidentiranje i otprema pošte

2.1 E v i d e n t i r a nj e

Član 9.

(1) Tužilaštva vode evidenciju o svim primljenim i aktima koji nastanu u radu tužilaštva.

(2) Evidencija krivičnih predmeta vodi se u upisni- cima u elektronskoj formi, a podaci se čuvaju na elektron- skom mediju za pohranu podataka - u sistemu za automatsko upravljanje tužilačkim predmetima (TCMS).

(3) Unos podataka u TCMS, raspodjela predmeta i presignacija, postupanje sa predmetima, registrovanje naknadno pristiglih dokumenata na predmet, formi- ranje predmeta, spajanje i razdvajanje predmeta, ustu- panje predmeta, otprema pošte, vrste predmeta i druga pitanja koja se odnose na način i pravila u postupanju korisnika TCMS propisuju se Pravilnikom o sistemu za automatsko upravljanje predmetima u tužilaštvima, koji donosi Visoki sudski i tužilački savjet Bosne i Hercegovine.

Član 10.

(1) Evidencija ostalih predmeta vodi se u upisnici-

ma:

1) Upisnik za personalne poslove ...............................“P”,

2) Upisnik za knjigovodstveno-računovodstvene poslove........................................................................ “R”,

3) Upisnik za ostale administrativne poslove.........“A”, 4) Upisnik za predmete sa oznakom tajnosti......... “UPT”, 5) Upisnik dežurstva.................................................“OP”, 6) Upisnik odnosa s javnošću ................................... “IT”.

(2) Za svaku od oznaka iz stava (1) otvara se poseban upisnik, koji se vodi za svaku kalendarsku godinu.

2.2 D j e l o v o d n i k

Član 11.

(1) Djelovodnik se vodi po hronološkom redu.

(2) U djelovodnik se zavode svi primljeni i vlastiti akti.

(3) Primljeni i signirani akti zavode se u djelovodnik istog dana kada su i primljeni i pod istim datumom. Ukoliko se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih razlo- ga zavođenje nije izvršilo istog dana, akti se u djelovodnik zavode najkasnije narednog radnog dana, i to prije zavođenja nove pošte i pod datumom kada su stvarno zaprimljeni.

(4) Svi kasnije primljeni akti koji se odnose na isti pre- met zavode se pod istim brojem uz dodavanje narednog podbroja.

(5) Na kraju kalendarske godine djelovodnik se zaključuje službenom zabilješkom napisanom ispod posljednjeg broja sa konstatacijom koliko je predmeta zavedeno u toj godini.

(6) Zabilješka iz stava (5) se datira i ovjerava službe- nim pečatom, a potpisuju je glavni tužilac i zaposleni koji vodi djelovodnik.

(7) Predmeti sa oznakom tajnosti zavode se u poseban djelovodnik. Ovaj djelovodnik vodi lice koje posebno ovlasti glavni tužilac.

(8) Pogrešni upisi ne smiju se brisati i slično, već će se cijeli upis precrtati kosom crtom crvenom olovkom i u rubrici za napomene ubilježiće se “pogrešan upis”. Predmeti upisani iza pogrešnog upisa u upisniku do- bijaju sljedeći redni broj, a na kraju godine se od konačnog broja pogrešni upisi odbijaju.

2.3 Otprema pošte

Član 12.

(1) Poštu u fizičkom obliku otprema radnik zadužen za otpremu pošte.

(2) Poštu u elektronskom obliku otprema lice koje ima pristup službenoj elektronskoj adresi tužilaštva sa koje se ova pošta otprema.

(3) Otprema pošte koja se odnosi na krivične predme- te vrši se u skladu sa Pravilnikom o sistemu za automat- sko upravljanje predmetima u tužilaštvima (TCMS).

(4) Pošta u fizičkom obliku otprema se putem javne poštanske ili druge službe ovlašćene za dostavu pošte, vlastite kurirske službe ili neposrednom predajom adre- satu ili njegovom punomoćniku.

(5) Ukoliko se za poštu u fizičkom obliku traži po- tvrda o datumu i/ili vremenu prijema (dostavnica), pošta se otprema u koverti sa dostavnicom ili putem vlastite kurirske službe.

(6) Koverte sa dokumentima koji sadrže oznaku taj- nosti dostavljaju se prema propisima koji regulišu oblast zaštite tajnih podataka.

(7) U pisarnici tužilaštva obavezno se vodi eviden- cija o otpremljenoj pošti. Službena pošta otpremljena u fizičkom obliku evidentira se u knjigu otpreme pošte.

3. Pečati i štambilji

Član 13.

(1) Pečatima i štambiljima u tužilaštvu rukuje rad-

nik koga za to ovlasti glavni tužilac.

(2) Pečati i štambilji moraju se držati zaključani.

(3) Lica kojima se predaju na upotrebu i čuvanje pečati i štambilji potvrdiće njihov prijem svojim potpisom.

GLAVA III ARHIVSKO POSLOVANjE

UPRAVLjANjE PREDMETIMA, ČUVANjE, KLASIFIKACIJA I AHRIVIRANjE PREDMETA

Član 14.

U upravljanju predmetima i ostalom dokumentarnom i arhivskom građom primjenjuju se odredbe propisa iz obla-

sti arhivskog zakonodavstva, propisa o kancelarijskom poslovanju, te posebnih propisa koji se odnose na rad tu- žilaštva.

Član 15.

(1) Akti i predmeti u kojima je postupak u toku čuvaju se privremeno u pisarnici tužilaštva pod nadzorom ru- kovodioca Odsjeka pisarnice ili referenta za unos poda- taka i upravljanje predmetima - upisničara.

(2) Akti i predmeti čuvaju se u TCMS omotima spisa i po rednim brojevima kako se predmeti formiraju u tuži- laštvu (automatsko određivanje TCMS broja).

(3) Ako je predmet u cjelini ili djelimično označen kao povjerljiv, čuva se na sigurnom mjestu u skladu sa pro- pisima iz oblasti zaštite tajnih podataka.

(4) Zadužena lica čuvaju podatke i vode evidenciju o svim predmetima, materijalima i drugim dokumentima tu- žilaštva.

(5) Spisi se ne iznose izvan prostorija tužilaštva, osim u izuzetnim okolnostima, o čemu se obavještavaju glavni tužilac, šef odjeljenja, šef odsjeka, rukovodilac Odsjeka pisarnice i statistike i sekretar tužilaštva.

(6) Spisi ili dijelovi spisa mogu se na osnovu pi- smenog zahtjeva stranke, u skladu sa Zakonom o krivičnim postupku ili Zakonom o slobodi pristupa informacijama, dati na uvid ili umnožavanje po odobrenju tužioca koji postupa u predmetu, glavnog tužioca, zamjenika glavnog tužioca, šefa odjeljenja i šefa odsjeka.

(7) Uvid u predmet ili umnožavanje spisa ili dijela spisa vrši se u prostorijama tužilaštva i u prisutnosti radnika pisarnice ili drugog ovlašćenog lica.

Član 16.

(1) Pravosnažno okončani krivični predmeti arhivi- raju se i čuvaju na osnovu naredbe tužioca koji kroz TCMS određuje da je predmet za arhiviranje, a istovremeno će se na omotu spisa označiti rok čuvanja, a prema usvojenoj Li- sti kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja.

(2) Arhivirani tužilački predmeti sređuju se i ču- vaju po brojevima, odnosno po hronološkom redu njihovog nastanka.

(3) Pod arhiviranjem se podrazumijeva stavljanje spisa, upisnika i drugih evidencija u odgovarajuće registratur- ne jedinice (fascikle, poveze, registratore i sl.).

(4) Registraturne jedinice smještaju se na odgovaraju- će police ili u ormare, te odgovarajuće sanduke, kase i sl.

(5) Na registraturnu jedinicu stavlja se oznaka i go- dište spisa, te redni brojevi uloženih spisa.

(6) Obimniji spisi ili prilozi spisa koji se ne mogu čuvati u istoj registraturnoj jedinici mogu se čuvati u zasebnoj registraturnoj jedinici, odvojeno od ostalih je- dinica koje se odnose na isti predmet ili vrstu predmeta. Na mjestu gdje bi se po rasporedu trebao nalaziti predmet ili pojedini prilog stavlja se kratka zabilješka s nazna- čenim mjestom čuvanja spisa ili priloga.

(7) Prije stavljanja predmeta u arhivu provjerava se da li je predmet sređen, da li se u predmetu nalaze pisme- na i drugi priloženi predmeti koje treba izdvojiti ili vratiti strankama, da li je predmet konačno završen, od- nosno da li su izvršene sve radnje postupka koji je vođen u rješavanju predmeta i potrebne radnje kancelarijskog poslovanja.

(8) Arhivirani predmeti klasifikuju se prema vrsti krivičnog upisnika i po rednim brojevima oznake spisa pojedinih upisnika.

(9) Ostali predmeti opšteg karaktera i predmeti na- stali u radu prije uvođenja sistema za automatsko upravlja- nje predmetima (TCMS) sređuju se po godinama nastanka, a u okviru godine po rednim brojevima i klasifikacionim oznakama.

(10) Ako su omoti opsežnijih predmeta oštećeni, tre- ba ih prije odlaganja u arhivu uložiti u nove omote.

(11) Postupak odabiranja, konvertiranja i čuvanja do- kumentarne i arhivske građe u digitalnom obliku nastale u okviru TCMS-a sprovodi se u skladu sa odredbama Pra- vilnika o sistemu za automatsko upravljanje predmetima u tužilaštvima.

(12) Visoki sudski i tužilački savjet Bosne i Herce- govine sprovodi pripremne mjere i osigurava sistem ču- vanja građe u digitalnom obliku za sva tužilaštva u Bosni i Hercegovini.

Član 17.

(1) Prilozi spisa u elektronskom obliku, kao što su zvučni snimci suđenja, zapisnici sa suđenja i drugi mate- rijali u elektronskom obliku, čuvaju se na odgovarajućim medijima primjenom metoda koji garantuju maksimalnu si- gurnost.

(2) Prenosni informatički mediji na kojima su po- hranjeni prilozi iz prethodnog stava čuvaju se u odgova- rajućim vatrootpornim i vodonepropusnim kasama, kao posebnim registraturnim jedinicama, na koje se stavlja naznaka registraturne jedinice u kojoj se čuva ostatak spi- sa iz kojeg je prilog.

(3) Mediji koji sadrže materijal iz stava (1) ovog čla- na čuvaju se isti vremenski period kao i spis na koji se odnosi.

(4) Upotrebljivost informatičkih medija provjerava se najmanje jednom godišnje, tako da nakon izvršene pro- vjere budu u cijelosti raspoloživi za upotrebu, bez gubit- ka informacija.

(5) Podaci pohranjeni na informatičkim medijima mo- raju se obnoviti nakon isteka polovine garantovanog roka trajanja zapisa na toj vrsti medija.

(6) Na ovaj materijal primjenjivaće se, osim mjera pro- pisanih ovim pravilnikom i drugim propisima, i mjere koje propisuje proizvođač, odnosno tvorac materijala.

GLAVA IV

MJERE ZAŠTITE DOKUMENTARNE I ARHIVSKE GRAĐE

Član 18.

Mjere zaštite dokumentarne i arhivske građe obuhva- taju osiguranje prostorija za smještaj i čuvanje dokumen- tarne i arhivske građe, opreme, održavanje klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova smještaja doku- mentarne i arhivske građe.

Član 19.

(1) Dokumentarna i arhivska građa čuva se u odgo- varajućem prostoru (arhivi), u kojem je osigurana od oštećenja, nestajanja, požara, prašine i drugih faktora koji mogu naštetiti građi ili istu učiniti neupotreblji- vom.

(2) Prostorija arhive mora biti suva i prozračna, udaljena od otvorenih izvora plamena, kotlovnice, tra- fostanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova, raz- vodnih vodova, kanalizacijskih, vodovodnih i električ- nih instalacija i sl.

(3) U arhivi se održavaju klimatski, hemijsko-bio- loški i fizički uslovi u svrhu zaštite građe od štetnih uticaja vlage, temperature, svjetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata, glo- dara i drugih oštećenja.

(4) Dokumentarna i arhivska građa u arhivi ne smije biti izložena direktnom uticaju sunčeve svjetlosti, a za osvjetljenje prostora koriste se svjetlosni izvori koji ne- maju štetno djelovanje.

(5) Radi sprečavanja štetnih uticaja, obavlja se redov- na dezinfekcija i deratizacija arhive.

(6) U svim slučajevima izvođenja radova ili čišćenja u arhivi ne smiju se upotrebljavati sredstva i postup- ci koji mogu štetiti dokumentarnoj i arhivskoj građi (upotreba otvorenog plamena, korišćenje agresivnih

hemijskih sredstava i zapaljivih tvari, pretjerano vla- ženje i sl.).

(7) Arhiva treba biti opremljena dovoljnim brojem aparata za suvo gašenje požara, kao i uređajima kojima se kontrolišu i održavaju uslovi smještaja dokumentarne i arhivske građe.

Član 20.

Pristup arhivi imaju samo zaposlenici tužilaštva koji su na osnovu Pravilnika o unutrašnjoj organizaciji i poslovanju javnih tužilaštava ili posebnog odobrenja glavnog tužioca ovlašćeni da obavljaju poslove iz obla- sti arhivskog poslovanja.

Član 21.

(1) Arhivirani predmeti mogu se izdavati samo na osnovu pismene naredbe o izdavanju predmeta iz arhive.

(2) Dokumentarna i arhivska građa koristi se izdava- njem originala zapisa, davanjem kopije ili korišćenjem na mjestu gdje je odložena.

(3) O privremenom izdavanju predmeta iz arhive slu- žbenik zadužen za arhivsko poslovanje izdaje revers, koji sadrži podatke o broju predmeta, vremenu izdavanja pred- meta, osobi koja je koristila izdati predmet i vremenu kada je predmet vraćen u arhivu.

(4) Revers se odlaže na mjesto uzetog predmeta, a po povratku predmeta revers se poništava.

(5) Lice koje je uzelo predmet dužno je da predmet vra- ti u stanju u kome je isti preuzet.

(6) Službenik koji rukuje arhivom, najmanje jednom mjesečno, provjerava da li su izdati predmeti vraćeni.

Član 22.

Predmeti tužilaštva stavljeni u arhivu mogu se izda- vati i drugim tužilaštvima ili drugim organima na privremeno korišćenje kad je to zakonom određeno, ali samo po pismenom odobrenju glavnog tužioca ili osobe koja ga na osnovu zakona mijenja.

GLAVA V EVIDENTIRANjE DOKUMENTARNE I ARHIVSKE GRAĐE

Član 23.

(1) Evidentiranje dokumentarne i arhivske građe vrši se upisivanjem u arhivsku knjigu.

(2) Arhivska knjiga predstavlja opšti inventarni pre- gled cjelokupne dokumentarne građe koja je nastala u radu tužilaštva ili se po bilo kom osnovu čuva u tužilaštvu.

(3) Upisivanje podataka u arhivsku knjigu vrši se na sljedeći način:

1) u rubriku “redni broj” upisuju se brojevi od 1 pa nadalje. Brojevi teku kontinuirano;

2) u rubriku “datum upisa” upisuju se dan, mjesec i go- dina upisa;

3) u rubriku “godina nastanka” unosi se godina ili ra- spon godina u kojem je materijal nastao;

4) u rubriku “klasifikaciona oznaka” upisuje se kla- sifikaciona oznaka utvrđena listom kategorija registraturnog materijala sa rokovima čuvanja;

5) u rubriku “sadržaj” upisuje se naziv materijala utvrđen Listom kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja;

6) u rubriku “količina” upisuje se ukupan broj tehničkih jedinica istovrsnog materijala (registratora, fascikla, poveza, knjiga i sl.);

7) u rubriku “smještaj” upisuju se podaci koji identi- fikuju smještaj svih tehničkih jedinica;

8) u rubriku “napomena” unose se napomene o svim promjenama u vezi sa jedinicama dokumentacije (podaci o nestalim, oštećenim ili uništenim jedinicama, broj i datum rješenja kojim je odobreno izdavanje, datum predaje drugom organu ili nadležnom arhivu i sl.).

GLAVA VI

ODABIRANjE ARHIVSKE GRAĐE I NjENO IZDVAJANjE

Član 24.

(1) Nakon isteka roka čuvanja, pristupa se izlučivanju bezvrijedne dokumentarne građe ili predaji arhivske građe nadležnom arhivu.

(2) Izlučivanje se vrši redovno da bi se u arhivi pra- vovremeno oslobodio prostor za prirast građe i za pravi- lan smještaj i rukovanje građom koja ostaje na čuvanju.

Član 25.

(1) Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog materijala obavlja se na osnovu Liste kategorija doku- mentarne građe s rokovima čuvanja.

(2) Listu kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja donosi glavni republički javni tužilac.

Član 26.

Ukoliko se u toku godine pojave nove vrste predmeta koje nisu obuhvaćene Listom kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja, glavni republički javni tuži- lac vrši izmjenu i dopunu postojeće liste.

Član 27.

(1) Odabiranje arhivske građe i izlučivanje dokumen- tarne građe vrši se u roku od jedne godine po isteku ro- kova čuvanja utvrđenih u Listi kategorija dokumentarne građe sa rokovima čuvanja.

(2) Postupak odabiranja i izlučivanja bezvrijedne do- kumentarne građe obavlja posebna komisija koju imenuje glavni tužilac.

(3) Komisija iz prethodnog stava sastavlja detaljan po- pis bezvrijednog materijala, koji sadrži:

1) naziv tužilaštva kod koga je nastao materijal ili kod koga se nalazi,

2) detaljan popis izdvojenog materijala, sačinjen po hronološkom redu nastanka,

3) broj registraturnih jedinica (fascikli, kutije, registratori, povezi, knjige, magnetne trake, CD ROM-ovi i sl.),

4) klasifikacioni znak iz Liste kategorija,

5) rok čuvanja utvrđen Listom kategorija,

6) količinu izdvojenog materijala u dužnim metrima,

7) podatke o fizičkom stanju i očuvanosti građe.

Član 28.

(1) Nakon izvršenog popisa, primjerak popisa dostavlja se nadležnom arhivu na odobrenje.

(2) Ovlašćeni predstavnik arhiva sa komisijom razmatra popis i vrši provjeru dokumentarne građe predložene za izlučivanje.

(3) Nakon donošenja rješenja nadležnog arhiva kojim se odobrava izdvajanje i uništenje bezvrijednog materija- la, pristupa se uništenju bezvrijedne dokumentarne građe.

(4) Bezvrijedni materijal se, po izvršenom izdvajanju, predaje privrednom društvu registrovanom za promet ot- padnim materijalom.

GLAVA VII

PREDAJA ARHIVSKE GRAĐE ARHIVU

Član 29.

(1) Arhivska građa tužilaštva predaje se nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od njenog nastanka. Ovaj rok se može produžiti ili skratiti u sporazumu između tužilaštva i arhiva. Ukoliko je arhiv spriječen preuzeti arhivsku građu, tužilaštvo će arhivsku građu čuvati na način predviđen ovim pravilnikom.

(2) Tužilaštvo može zadržati arhivsku građu i poslije isteka rokova čuvanja ukoliko postoji opravdana potreba.

Član 30.

(1) Primopredaja arhivske građe obavlja se komisijski.

(2) Komisija je sastavljena od tri predstavnika tužilaštva i dva predstavnika nadležnog arhiva.

(3) Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji. Sastavni dio zapisnika je popis arhivske građe koja se predaje.

(4) Zapisnik o primopredaji sastavlja se u pet primjerka, od kojih tri primjerka zadržava arhiv, a dva primjerka tužilaštvo.

Član 31.

(1) Ovaj pravilnik dostaviće se na saglasnost Arhivu Republike Srpske, a po dobijenoj saglasnosti objaviće se u “Službenom glasniku Republike Srpske”.

(2) Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u “Službenom glasniku Republike Srpske”.

 

Broj: A-99/22

21. marta 2022. godine

Banja Luka

 

Glavni republički javni tužilac, Mahmut Švraka, s.r.