Dobra organizacija je pola posla: Kako se efikasno organizirati na poslu?

Uspjeh je rezultat dugoročnog planiranja i svakodnevnog djelovanja.

Dobra organizacija vam pomaže da steknete kontrolu nad svojim vremenom kako biste mogli planirati i završiti zadatke potrebne za postizanje vaših ciljeva.

Organiziranost na poslu može biti korisna za vašu produktivnost ali i zdravlje.

Loša organizacija može biti izvor stresa - i svih štetnih efekata koji mogu imati na vaše blagostanje.

Šta znači biti (de)organiziran na radnom mjestu?

Nedostatak organizacije može biti pravi problem na radnom mjestu. Ostaviti kolege da čekaju jer kasnite na važan sastanak ili ne možete pronaći dokument koji vam je potreban kada vam je potreban nije sjajan izgled.

I nije u pitanju samo vaša profesionalna reputacija; organiziranje može imati pozitivan utjecaj i na vaše zdravlje i dobrobit.

Svjetska zdravstvena organizacija (WHO) kaže da loša organizacija rada može biti izvor stresa na poslu.

Zašto je važno biti organiziran na poslu i šta se time postiže?

• Povećanje produktivnosti
• Smanjenje nivoa stresa
• Profesionalniji pristup kolegama i klijentima
• Lakši pronalazak onog što vam treba, kada vam zatreba
• Dosljednost i pravovremenost
• Lakše ispunjenje rokova

Svjetska zdravstvena organizacija kaže da "budući da zdravlje nije samo odsustvo bolesti ili slabosti, već pozitivno stanje potpunog fizičkog, mentalnog i socijalnog blagostanja (WHO, 1986), zdravo radno okruženje je ono u kojem ne postoji samo odsustvo štetnih stanja, nego i obilje onih koji promovišu zdravlje".

Nikad nije kasno za novo "čišćenje" koje oslobađa stres - stoga koristite ove jednostavne korake da se organizirate na poslu. Donosimo vam neke od organizacijskih savjeta koji će vam pomoći da postignete svoje dugoročne ciljeve na poslu.

Raščistite "stvari"

Riješite se svih papira koji vam više nisu potrebni - i izbrišite elektronske datoteke koje vam više nisu potrebne.

Usvojite sistem arhiviranja

Ako već niste, organizirajte sve svoje elektronske i papirne zapise u jednostavan sistem arhiviranja koji i vi i vaše kolege možete brzo pretraživati.

I osigurajte da se vaša logika podnošenja poklapa na oba sistema.

Organizujte svoj dnevni red

Rezervirajte svoje vrijeme u svom planeru - čak i za jednostavne zadatke.

I sinkronizirajte ovo na svim svojim uređajima tako da nema izgovora da budete organizirani i na vrijeme.

Dozvolite sebi vrijeme za razmišljanje

Idite do toga da (od)blokirate periode "kreativnog prostora" koji su vam potrebni u dnevniku.

Nije uvijek produktivno puniti svoj dnevnik sastancima - vrijeme za razmišljanje je jednako važno.

Ostavljanje praznih tačaka u dnevniku može biti poziv kolegama da rezervišu vaše vrijeme bez razmišljanja o tome da li ste im zaista potrebni na tom sastanku.

Postavite "upozorenja"

Pomozite sebi da steknete naviku organiziranja vremena koristeći svoj dnevnik postavljanjem alarma za svoje zadatke i sastanke.

Razmislite o rješenju za upravljanje vremenom ali i zadacima

Planirajte mirno vrijeme na poslu kako biste izvršili zadatke koji zahtijevaju dodatnu koncentraciju. Radite svoj najizazovniji posao kada je vaša energija na vrhuncu; sačuvajte manje zahtjevan posao za druga vremena.

Ako ste skloni odlaganju, fokusirajte se na osjećaj postignuća koji ćete osjetiti kada posao bude obavljen. Iskoristite vrijeme putovanja na posao da planirate svoje dnevne aktivnosti.

Pronađite aplikaciju uz koje možete ostati fokusirani na najkritičnije funkcije dana.

Kada se organizujete, možete se fokusirati na proaktivno stvaranje uslova za unapređenje posla i zdravlja.

Razmislite o tome šta možete učiniti da promovirate dobre zdrave radne prakse u svojoj kancelariji i radite sa kolegama da ih implementirate kako bi svi imali koristi.

Fokusirajte se na ono što je važno

Podsjetite se na svoje dugoročne ciljeve i revidirajte ih kada je to potrebno.

Postavite dnevne prioritete kako biste ispunili svoje ciljeve. Držite fotografije svoje porodice ili inspirativne slike u blizini.

(Na)pravite liste, uvijek

Napravite dnevne, sedmične i mjesečne liste važnih zadataka. Pregledajte svoje dnevne prioritete na početku svakog dana.

Koristite kalendare i planere

Svakodnevno provjerite svoj radni kalendar kako biste pregledali svoje aktivnosti i izbjegli sukobe.

Zapišite sve obaveze olovkom umjesto da vjerujete svom sjećanju. Koristite obrasce i softver za planiranje i zakazivanje koji će vam pomoći da planirate dugoročne projekte.

Delegirajte zadatke

Dodijelite zadatke drugima kada zadatak nije na vašem nivou stručnosti. Osigurati adekvatnu obuku i povratne informacije o dodijeljenim projektima.

Upravljajte svojom poštom i telefonskim pozivima

Razvrstajte dolaznu poštu u kategorije prema prioritetu ili radnji. Koristite govornu poštu za provjeru telefonskih poziva.

Smanjite nered na stolu

Očistite svoj radni prostor. Držite samo najkritičnije stavke i informacije koje su vam svakodnevno potrebne na vrhu vašeg stola.

Arhivirajte materijale resursa koje rijetko koristite. Odbacite duple informacije i materijale koji će uskoro biti zastarjeli.

Ostavite prazan prostor na policama za knjige radi "rasta".

Ostanite organizirani

Organizirajte datoteke po prioritetu i držite najvažnije nadohvat ruke.

Provedite 15 minuta na kraju svakog dana raščišćavajući svoj sto i 15 minuta sljedećeg jutra planirajući svoje dnevne aktivnosti.