Nedostaje vam još jedan papir!?

Već neko vrijeme čitamo i slušamo hvalospjeve o kancelariji bez papira, digitalizaciji i poslovanju bez papira, a da je papira u isto to vrijeme sve više i više, kako pomiriti papir i digitalizaciju?

Kompanija Gama System BH, proizvodi vlastita, visoko integrisana rješenja i softver, koja se lako integriraju sa drugim informacionim sistemima koje koriste njihovi klijenti. Proizvodi su DMS/ECM sistem pod nazivom Gama System® eDocs i Gama System® eArchive sistem za dugotrajnu elektronsku pohranu dokumenata.

Bitno je znati razliku između DMS/ECM sistema i sitema za elektronsku pohranu dokumenata.

Čemu služi DMS / ECM sistem?

Gama System® eDocs DMS (Document Management System) / ECM (Enterprise content management), je sistem koji upravlja dokumentima i procesima unutar firme, prati njihov tok, čuva ih i kratkotrajno arhivira. Gama System® eDocs posjeduje mogućnost čuvanja više verzija istog dokumenta, uz praćenje svih izmjena nad dokumentom koje se tokom vremena dese. Gama System® eDocs je sistem za upravljanje dokumentima i procesima, pretragu, kolaboraciju, upravljanje digitalnim sadržajem, upravljanje procesima (odobravanje, potpisivanje, prosljeđivanje…) idigitalizaciju kompanijskih informacija. Upravljanje dokumentima je proces koji se odvija na dnevnom nivou kroz kruženje dokumenata kroz poslovne procese. Gama System® eDocs omogućava kompanijama da kontrolišu tok informacija unutar poslovnog procesa.

Cilj ili svrha DMS/ECM sistema nije da čuva i skladišti sve, nego staviti ključne poslovne informacije u centralizovan sistem upravljanja. Ako se zapitate gdje se danas nalaze te informacije, prije svega u glavama ljudi (navikama kome šta i kako), e-mail porukama, djeljenim folderima na serverima, Word / Excel fajlovima, poslovnim aplikacijama… Ovakvom organizacijom dokumentacije i poslovnih procesa, rezultat vrlo često bude dupliranje informacija, ne konzistentnost, ne jedinstvenost dokumentacije. Gama System® eDocs 5 Softverski sistem za upravljanje dokumentima omogućuje brzu pretragu dokumenata koji su smješteni u sistem jednostavnim unosom željenih ključnih riječi (metapodataka), prati tok i kretanje dokumenta od korisnika do korisnika, automatizira procesa odobravanja dokumenata, u potpunosti omogućava sljedljivost i praćenje aktivnosti nad dokumentima, izmjene i verzije dokumenata, zajednički rad na dokumentima, ima punu podršku za elektronski i digitalni potpis, automatski generira podsjetnike korisnicima preko email-a ili u samom sistemu.

Implementacija DMS nije jednostavan proces i iziskuje jako puno predradnji. Bitno je prilikom odabira implementatora imati stručne ljude koji imaju iskustva u vođenju projekata i iza kojih postoje reference koje mogu potvrditi opravdanost uvođenja DMS sistema. DMS sistem je alat koji se mora i treba prilagoditi potrebama korisnika, bez bilo kakvog dodatnog programiranja.

DMS se vrlo često miješa s pojmom digitalne arhive dokumenata, a to dvoje nisu slični ni po namjeni ni po načinu rada.

Šta je e-Arhiva?

Za razliku od sistema za upravljanje dokumentima, Gama System® eArchive je sistem u kome kompanije čuvaju dokumente iz prošlosti ili kojima je dodjeljeno status završeno unutar DMS/ECM sistema. Rokovi čuvanja dokumenata, zavise od vrste dokumentacije pa tako neke dokumente čuvamo pet godina, neke deset, a neke trajno.

Bitno je poznavati razliku između digitalne i fizičke arhive.

Fizička arhiva podrazumijeva očuvanje fizičkih objekata (artefakata, uzoraka, papira, fotografija), koji sadrže informacije, pa tako možemo reći da je Arhiva mjesto koje podrazumjeva čuvanje, organizaciju i održavanje dokumenata i materijala koji imaju istorijsku vrijednost.

Elektronska e-Arhiva teži da očuva informacije u digitalnom formatu, nezavisno od medija na kome je ta informacija pohranjena. Ako znamo da su tehnološke promjene svakodnevne, a da elektronska pohrana zavisi od tih promjena te da većinu digitalnog materijala kroz vrijeme učini nečitljivim u vrlo kratkom vremenu, taj sistem mora biti visoko sofiticiran – napredan da bi mogao pratite promjene kroz vrijeme. Kada nove tehnologije postanu dominantne, veoma teško je koristiti bilo koji digitalni format starijeg datuma. Glavni cilj digitalne arhive je obezbeđivanje dugoročnog očuvanja (čitljivosti) informacija nezavisno od formata i medija kako bi bile dostupne potrebama budućih korisnika.

Velika je potražnja za digitalizacijom fizičke arhive, razlog je jednostavan, e-Arhiva ne zahtjeva fizički prostor, ne zahteva novu zgradu, dokumenti su potencijalno dostupni putem Interneta bilo kada s bilo kog mjesta. Digitalna arhiva se lakše pretražuje i omogućava, višestruki pristup istom dokumentu, a da pri tome omogućava praćenje pristupa dokumentima, to podrazumjeva implementaciju arhivskih procedura, standarda i softvera koji ovo omogućava, a to nije jednostavno pogotovo ako je to slabo ili nikako zakonski regulisano.

Gama System® eArchive je super sofisticirani višeslojni sistem za dugotrajno skladištenje digitalnih dokumenata. Kako su papirni dokumenti u velikoj mjeri i dalje prisutni u svakodnevnom radu (uglavnom zbog zakonskih prepreka u BiH), skeniranje i optičko prepoznavanje karaktera (OCR), tehnologije pomažu, ali ne rješavaju trajno problem digitalizacije papirnih dokumenata. Skenirati, klasifikovati, skladištiti i obraditi veliku količinu papirne dokumentacije, zahtjeva ozbiljan rad, pa čak i ako to neko radi uslužno za vas. Postavlja se pitanje, kako će neko ko nema spoznaju ili informacije o vašem poslovanju klasifikovati sve te dokumente?

Jako je bitno znati razliku sistema za upravljanje dokumentima i procesima DMS/ECM i eArhiva sistema za dugotrajnu elektronsku pohranu dokumenata. Ove razlike nisu kozmetičke već suštinske.

Razumjevanje ovih razlika pomaže da se adekvatno uspostavi strategija digitalizacije poslovanja. Vrlo često se pogrešno poistovjećuju sistem za upravljanje dokumentima i procesima sa digitalnom arhivom, što je velika greška.Prije nego krenete u digitalizaciju poslovanja, postavite se sljedeća pitanja?

• Koliko dugo kompanija postoji?
• Koliko često se vrše izmjene dokumenata?
• Koliko ljudi učestvuje u kreiranju nekog dokumenta?
• Koliko dugo tražite dokumenta?
• Koliko ste dokumenata „izgubili“ tokom vremena poslovanja, ko je iste napravio i gdje ih je pohranio?
• Koliko kvadratnih metara kancelarijskog prostora zauzima arhiva?
• Koliko vremena treba da se sve to „digitalizuje“?
• Koliko će moja organizacija potrošiti vremena da „pomogne“ kompaniji kojoj smo povjerili digitalizaciju da klasifikuje sva dokumenta?
• Kako postojeći sistem upravljanja dokumentima, upariti s digitalnom arhivom?

Naši proizvodi Gama System® eDocs i Gama System® eArchive sistem za dugotrajnu elektronsku pohranu dokumenata, se godišnje certificiraju od strane EU certifikacijskog tijela sa potrebom da zadovolje standarde i norme potrebne da bi se radilo u ovakvim sistemima.

"Sa ciljem da bi digitalizaciju poslovanja približili većem broju kompanija, nudimo svim zainteresovanim kompanija besplatno savjetovanje u trajanju od 1h, dovoljno je samo da nas kontaktirate i dogovorimo termin", poručuju iz Gama System BH.

Za više o gore napisanom posjetite stranicu www.gamasystem.ba ili pišite na kontakt@gamasystem.ba