Softverske funkcije
Rješenje dokumenta uz Gama System eDocs 5 DMS/ECM sistemski softver
Predstavljemo Vam neke od mogućnosti Gama System eDocs 5 DMS/ECM Softver za upravljenje dokumentima i procesima
Predstavljemo vam neke od mogućnosti Gama System eDocs 5 DMS/ECM Softver za upravljenje dokumentima i procesima.
Sa ponosom ističemo, da je pred vama peta generacija našeg dokumentnog rješenje Gama System® eDocs 5. Ovo izdanje naše perjanice, obuhvata sva iskustva tokom 25-godišnjeg razvoja rješenja za upravljanje sa dokumentima i procesima unutar firmi.
U međuvremenu je u primjeni na 5 kontinenata i postao je sastavni dio mnogih dobrih priča naših korisnika i partnera. Još od 2008 godine se radi certificiranje proizvoda sa ciljem ispunjavanja svih normi koje jedan moderan DMS/ECM sistem treba da ispunjava. Naši proizvodi su EU certificirani, te u nastavku možete pročitati neke od funkcionalnosti koje naš DMS/ECM sistem nudi.
Gama System® eDocs 5, Gama System® eArchive, Gama System® SimpleScan are trademarks of
Gama System d.o.o.
Gama System® eDocs 5 je preveden na nekoliko svjetskih jezika,
uključujući Arapski i Hebrejski, na slici su samo neki od njih.
Svaki korisnik individualno može izabrati jezik koji mu najviše odgovara za rad. Odabirom jezika svi meniji unutar sistema će biti prikazani na odabranom jeziku.
Gama System® eDocs 5 podržava 3 (tri) načina prijave u sistem.
Korisničko ime i lozinka
Domenski nalog
Digitalni certifikat
Gama System® eDocs 5 podržava AD-Hoc -neformalne procese
Na ovoj slici je primjer kreiranja jednog ad hoc procesa, ili djeljenja sadržaja unutar DMS.
Bilo koji dokument koji je kreiran ili se nalazi unutar DMS sistema, je moguće podijeliti sa radnim kolegama. Moguće je tražiti i izvršenje neke akcije sa jasno definisanim rokom za izvršenjem.
Možete kreirati napomenu za neki zadatak, pratiti procenat izvršenja zadatka ili kreirati dodatni zadatak sa podsjetnikom.
Sa ovom funkcionalnošću je omogućena puna kolaboracija (saradnja) unutar tima sa ili bez unaprijed predefiranog toka dokumenta (procesa).
Sistem se cijelo vrijeme brine da ste upoznati sa zadatkom kojeg ste dobili na izvršenje. Pa tako prilikom prijave u sistem, dobije se informacija koliko je predmeta stiglo za Vas ili koliko predmeta, a koji su vaši imaju kašnjenje sa izvršenjem. Iste informacije se prosljeđuju i na email adresu korisnika.
Gama System® eDocs 5 je u potpunosti integrisan sa MS Office Paketom.
Kreirajte nove Word, Excel, Power Point dokumente iz samog DMS.
Iste možete podijeliti sa drugim korisnicima unutar ili van sistema u skladu sa vašim ovlaštenjima unutar firme.
Integracija sa MS Outlook-om omogućava uvoz email-a kao dokumenta ili priloga iz email-a, te na taj način omogućava kreiranje i rad na dokumentima pristiglih elektronskim putem. Iz samog sistema je moguće po automatizmu (u određenoj tačci procesa) ili ručno slati email-ove.
Kada se dokument označi kao finaliziran, promjene nad tim dokumentom su nemoguće, a dokument dobija 1.0 verziju kao cijeli broj, dok su sve verzije dokumenta prije toga bile označene kao 0.1,0.2,0.3.
Moguće je također kreirati i foldere unutar radne površine korisnika.
Moguće je neki dokument označiti kao omiljeni, gdje se jednostavno i uvijek može doći do istih.
Možete napraviti i koristiti razne forme dokumente, tipa memorandum i slično.
Pretraga sistema je osigurana po bilo kojoj ključnoj riječi dokumenta. To može biti početak naziva predmeta, datum kreiranja, osoba koja je kreirala, ili neki drugi uslov koji je bio definisan prilikom kreiranja dokumenta.
Gama System® eDocs 5, dozvoljava na jednostavan i brz način unos dokumenata iz file sistema u kontrolisano okruženje – DMS sistem.
Na slici je prikazan jedan, a ima nekoliko načina kako dokumente iz nekog file sistema unijeti u Gama System eDocs 5 sistem.
Dokumente je moguće, putem skenera ili MFP uređaja, mrežnog ili lokalnog tipa, unositi u sistem. Također, moguće je definisati automatski put dokumenta u zavisnosti od vrste dokumenta, pa tako npr. Račun poslije skeniranja, da ide u čvor ulaznih računa, a izlazni računi u čvor izlaznih računa i slično.
U Gama System eDocs 5 sistem je moguće raditi i obrađivati sve formate dokumenata, ne nužno samo word ili excel.
Jedan puta kada dokument unesete u Gama System eDocs 5 sistem, sistem se sam brine za verziniranje dokumenta, Vi kao vlasnici tog dokumenta možete podijeliti prava drugim korisnicima da pregledaju komentarišu ili mijenjaju sadržaj samog dokumenta.
Sve promjene na dokumentu uključujući promjene pristupa se osigiravaju u sistemu – omogućen je revezijski trak.
Možete između ostalog, vidjeti ko je sve pristupao do dokumenta, koje je vršio promjene nad dokumentom i slično, naravno sve pod uslovom da imate pravo pokretati ovakve radnje nad dokumentom.
Gama System® eDocs 5, repozitorij dokumenata
U zavisnosti od uređenosti organizacije (načina rada), moguće je kreirati neograničen broj čvorova dokumenata, a gdje se dokumenti po ulasku u sistem ili po kreiranju dokumenta po automatizmu ili ručno mogu pohraniti.
Svaki dokument je moguće i digitalno potpisati, da li sa validnim državnim certifikatom ili domenskim lokalnim CA certifikatom. Digitalno potpisane dokumente je moguće poslati iz DMS sistema na vanjske adrese.
Postoji mogućnost integracija sa drugim sistemima kao što su ERP (knjigovodstveni sistemi), sa time možete vaše poslovanje još više unaprijediti i napraviti još efikasnijim.
Gama System® eDocs 5, je moguće korisiti unutar firme na lokalnim serverima ili u Cloud okruženju.
Sistem kao takav je cjelina - INTEGRALAN, nema modula i kao jedan kupljeni sistem, kupljeno je sve što sistem ima mogućnosti da radi, a to su samo neke od mogućnosti.
Nadogradnja sistema je jednostavna, ne utiče na postavljenje procese, postojeće korisnike niti na dokumente. Sa nadogradnjom sistema poboljšavaju se pojedine postojeće ili dodaju nove funkcionalnosti sistema.
Sa kupnjom sistema, stičete pravo trajnog korištenja istog, nema skrivenih troškova.
Gama System® eDocs 5, proces dizajner
Prikaz proces dizajnera
Gama System® eDocs 5, dozvoljava kreiranje neograničenog broja poslovnih procesa.
Šta je bitno da bi bili u mogućnosti kreirati ili preslikati vaše postojeće procese u DMS sistem?
1. Poznavati procese unutar firme.
2. Uključiti što više ljudi, koji rade na tim procesima u proces digitalizacije.
3. Početi proces digitalizacije u fazama.
a. Prvo ono što je najbitnije – što je najveći izazov, što uzima najviše vremena i gdje se najčešće dešavaju geške.
DMS ja alat koji se prilagođava vašim potrebama. DMS nije instant rješenje i traži usku saradnju između naručioca i implementatora, kako bi obe strane razumjele korake procesa jedna u fizičkom svijetu a druga u digitalnom.
Poslije edukacije, lokalni adminstrator sistema korisnika, procese pravi sam. Nema potrebe za programiranjem, kao ni velikim poznavanjem rada na računaru. Svaki, unutar firme definisani proces, je moguće preslikati u sam sistem.
Ukoliko je sa ovim kratkim opisom probuđeno interesovanje za DMS/ECM sistemom, ili ste u potrazi za rješenjem, posjetite web stranicu www.gamasystem.ba.
Kontakt sa Gama System BH za dogovor demonstracije rada sistema, ista može biti na nekoj od internet platformi ali i uživo.
Kontaktni podatci
Gama System BH d.o.o.
Osik 94, 71210 Ilidža
kontakt@gamasystem.ba
Imate zanimljivu priču, fotografiju ili video? Pošaljite na Viber +387 62 700 098 ili na mail prodaja@akta.ba odnosno putem forme Objavi promo ili putem Facebooka i podijeliti ćemo je sa hiljadama naših čitatelja.
NAPOMENA: Komentari odražavaju stavove njihovih autora, a ne nužno i stavove internet portala Akta.ba.