5 glavnih signala da Vaše poslovanje treba sistem za upravljanje dokumentima

Ako nije dokumentovano, nije se ni desilo. Sve dok se informacija zadržava u nečijoj glavi, podložna je gubitku.

Bez obzira na prirodu posla, za većinu organizacija, najzahtjevnijim procesom može se smatrati upravljanje dokumentima. Naravno, dokumentacija se može voditi i ručno ali…
Savremeno poslovanje podrazumijeva sve veću količinu dokumenata. Posljednje statistike pokazuju da se godišnje broj dokumenata duplira, a da svaki zaposlenik gubi najmanje 2 sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument izgubi.

5 glavnih signala da Vaše poslovanje treba softversko rješenje za upravljanje dokumentima  

Kompanije koje nemaju sistem za upravljanje dokumentima (DMS) mogu se suočiti sa nekoliko problema, uključujući:

1. Poteškoće u lociranju dokumenata: Bez DMS-a, dokumenti mogu biti pohranjeni na različitim lokacijama, kao što su pojedinačni računari ili ormarići za datoteke. To može otežati pronalaženje dokumenata kada su potrebni, što dovodi do kašnjenja i frustracije.

2. Problemi s kontrolom verzija: Kada više ljudi radi na istom dokumentu, može biti teško pratiti promjene i osigurati da svi rade na najnovijoj verziji. To može dovesti do zabune i grešaka.

3. Sigurnosni rizici: Bez DMS-a, dokumenti mogu biti pohranjeni na neosiguranim uređajima ili na nesigurnim lokacijama. Ovo može povećati rizik od kršenja podataka ili neovlaštenog pristupa osjetljivim informacijama.

4. Pitanja usklađenosti: Mnoge industrije imaju zakonske i regulatorne zahtjeve za upravljanje dokumentima. Bez DMS-a može biti teško osigurati usklađenost sa ovim zahtjevima, što može dovesti do novčanih kazni ili sudskih postupaka.

5. Neefikasni procesi: Bez DMS-a, procesi koji se odnose na dokumente kao što su odobrenja ili radni tok mogu biti ručni i dugotrajni. To može dovesti do neefikasnosti i kašnjenja u izvršavanju zadataka.

Sve u svemu, kompanije koje nemaju DMS mogu imati poteškoća u upravljanju dokumentima, što dovodi do neefikasnosti, problema usklađenosti i sigurnosnih rizika. DMS može pomoći u rješavanju ovih problema i poboljšanju cjelokupne prakse upravljanja dokumentima.

Jeste li čuli za ImelDMS?

ImelDMS je jednostavno i pristupačno softversko rješenje za upravljanje dokumentima, koje pomaže organizacijama u planiranju, organizovanju, upravljanju i praćenju dokumenata i informacija. Ovaj sistem je integralni dio ImelBIS ERP -a, ali može se koristiti i kao samostalna aplikacija. Kompatibilan je i sa drugim aplikacijama, naročito je ukomponovan sa  ImelHR.

Sistem za upravljanje dokumentima ImelDMS omogućava izradu, obradu, pretragu, arhiviranje i zaštitu elektronskih i papirnih dokumenata. Ovo softversko rješenje pomaže organizaciji da pojednostavi svoj postupak upravljanja dokumentima.

Kome je namijenjen ImelDMS?

Sistem je namijenjen kako za realni i javni sektor tako i za organe javne uprave i sudove kako bi razina upravljanja dokumentima i izvorima informacija, koja je "prijeko potrebna", bila adekvatna, efikasna i sigurna. Primjenjuje se u:

– Malim, srednjim i velikim preduzećima.
– Preduzećima koja imaju problema sa arhiviranjem i distribucijom dokumentacije.
– Preduzećima koja imaju problema sa gubitkom i oštećenjem dokumenata. Posljednje statistike pokazuju da se godišnje broj dokumenata duplira, a da svaki zaposlenik gubi najmanje 2 sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument zagubi.

DMS sistem je potreban svim preduzećima nezavisno od njihove veličine i nezavisno od prirode posla.

Uvođenjem u organizaciju sistema za upravljanje dokumentima zauvjek se staje na put mukotrpnim pretragama registratora, polica i naslaganih fascikli po stolovima.
Sistem za upravljanje dokumentima omogućava izradu, obradu, pretragu, arhiviranje i zaštitu elektronskih i papirnih dokumenata.
Korištenjem sistema za upravljanje dokumentima štedi se vrijeme, prostor i novac.

Šta sve omogućava ImelDMS?

• Efektivnu organizaciju i klasifikaciju dokumenata
• Formiranje elektronskog protokola
• Automatizovanu distribuciju i razmjenu dokumenata
• Brzo pronalaženje dokumenata – centralizovanu arhivu
• Elektronsko organizovanje vaše papirne arhive po zakonskoj regulativi
• Efikasno praćenje verzija i revizija dokumenata
• Prava pristupa dokumentaciji – bezbjednost
• Menadžment radnih tokova i poslovnih procesa
• Automatizovano protokolisanje dokumenata
• Objavljivanje podataka na uvid zaposlenima putem elektronskih oglasnih tabli
• Usklađenost sa standardima (ISO)

Benefiti od primjene ImelDMS?

Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima kompanije mogu očekivati benefite:
• jednostavnije kreiranje dokumenata unutar organizacije
• vrijeme za pretragu dokumenata značajno se smanjuje i štedi
• brža distribucija dokumenata
• bolja saradnja između timova i službi
• bolje upravljanje elektronskim i fizičkim prostorom
• nema bespotrebnih kopija dokumenta
• manja mogućnost pogrešaka te povećavna efikasnosti i produktivnost
• veća sigurnost dokumenata
• originalna verzija se uvijek nalazi na pravom mjestu i dostupna u pravo vrijeme
• arhiviranje je usklađeno sa zakonskom regulativom
• potpuno kompatibilnim sa zahtjevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000 i 27000.
• viši nivo upotrebe znanja organizacije

Kvantitativno iskazane uštede su:

Kompatibilnost ImeDMS sa drugim aplikacijama

ImelDMS je povezan sa poslovnim sistemom ImelBIS te kao takav čini integralni informacioni sistem.
Poseban značaj i jednostavnost se ogleda kod povezanosti sa aplikacijom HR, gdje proces kreiranja i štampe rješenja za godišnje odmore traje svega nekoliko minuta za stotine/hiljade uposlenika. Također sva dokumentacija koja se odnosi na zaposlenike smješena je na jednom mjestu u DMS (rješenje, uvjerenja, lični dokumenti i sl.)
Jednostavnost ImelDMS sistema se ogleda i u finansijskom dijelu ImelBIS kod kreiranja, protokolisanja i štampe izvoda otvorenih stavki, pregleda svih ulaznih računa u PDF formi i sl.

Ne zaboravite uz ImelDMS znate: šta imate, gdje imate i koliko dugo morate da držite to što imate.