Jesu li hibridni event-i realnost 2021. godine

Što nam donosi vrijeme poslije koronavirusa?

Zanimljivo vrijeme hibridnih evenata koji spajaju elemente događanja uživo i onih virtualnih. Hibridna događanja postoje već desetak godina, ali ne na takvoj razini.

Koji su faktori uspjeha hibridnih događanja?

Prvi faktor uspjeha je upravljanje sudionicima, vrlo važno u vrijeme posebnih regulacija i mjera socijalne distance. Osim uobičajenih postupaka poput marketiranja eventa prema određenoj skupini, sastavljanje liste sudionika, prijave i registracije na licu mjesta, danas morate dodati i neke nove procese. Prvo trebate definirati geografski položaj svojih sudionika, iz kojih zemalja sudionici uopće mogu sudjelovati uživo te na njima provesti provjere zdravstvenog stanja, kao i sve potrebne GDPR mjere. Važno je da imate dobro organiziran prostor u kojem će se vaš event održavati uživo, s označenim razmacima između sudionika, stanicama za provjere zdravstvenog stanja i dezinfekciju, brzi check-in, odvojene trase za ulazak, izlazak i sl. Cjelokupna produkcija hibridnog eventa mora se sastojati od plenarnih i breakout sesija uživo, kao i sastanaka jedan-na-jedan, zatim virtualnog studija, unaprijed snimljenih materijala i virtualne konferencije, a sve to dostupnom na online platformi. Vok Dams priprema takvu platformu pod nazivom „Open platform“ koja se onda može prilagođavati potrebama klijenata.

Kako ih održati zanimljivima i interaktivnima?

Trebate imati dovoljno materijala koji su dostupni na upit, skup unaprijed snimljenih materijala, ali primjerice i mogućnost postavljanja pitanja putem videa. Također, od velike je važnost svim sudionicima, onima uživo i online, pružiti dovoljno mogućnosti za umrežavanje. S obzirom na epidemiološko stanje, blagovanje u većim skupinama vjerojatno još neko vrijeme neće biti dozvoljeno pa kako bi premostili ovu prepreku u Vok Damsu su osmislili princip blagovanja za stolom na kojem je ekran putem kojega se može virtualno održavati sastanke. Dobro je imati i mogućnost drugog ekrana, odnosno da na računalu pratite event dok na mobilnom uređaju možete chatati ili postavljati pitanja kroz neku od aplikacija.

Ovdje su neki od glavnih zaključaka o budućnosti kongresne i event industrije:

1. Agencije su potrebne za organizaciju hibridnih događanja – ne radi pronalaženja adekvatnih alata i tehnoloških rješenja, već radi definiranja ciljeva, strategije, koncepta i sadržaja
2. Socijalno distanciranje potaknut će događanja uživo – što smo duže osamljeni i na distanci to je veća želja za društvenim događanjima
3. Virtualna događanja ubijaju ona uživo – ali to vrijedi samo za neke formate, bit će manje live događanja s vrlo visokim budžetima
4. Obavezno mora postojati krizni menadžment – svi budući koncepti evenata će imati (virtualni) plan B
5. Društvena interakcija se počinje još više cijeniti – brendovi su naučili cijeniti okupljanja uživo i spoznati ograničenja virtualnog
6. Događanja uživo postat će vrijednija i cjenjenija nego ikada prije.

Podsjećamo, ClipCon je agencija specijalizirana na polju Organizacije Događaja  i HR Konsaltinga.

Orijentisani su prema kompanijama koje traže profesionalan i tačan pristup. Svoje usluge prilagođavaju potrebama i očekivanjima klijenta.

"Naša mreža lokalnih i internacionalnih partnera nam omogućava da organizujemo korporativne događaje, recruitment događaje, trening za zaposlene i savjetovanja za klijente na području Balkana i Istočne Evrope", ističu iz agencije ClipCon.