Povećajte produktivnost, oslobodite IT i smanjite troškove štampanja i do 30%!

Svi dosadašnji partneri kompanije KMC officeshop lično su se uvjerili u značajnu uštedu i unapređenu produktivnost koju donosi sistem upravljanja ispisom. Ipak, iako troškovi štampe mogu pojesti i do 6% godišnjeg profita, mnoge kompanije nemaju informaciju koliko troše na štampanje.

Ovo je razumljivo imajući u vidu da većina firmi polako dokupljuje dodatne štampače kako se prethodni kvare ili im tokom vremena rastu potrebe za obimom ispisa. Šarolikost uređaja, potrošnog materija, dobavljača i servisa ne samo da kreira nepotrebne troškove već značajno umanjuje produktivnost kompanije.

Izazov neusklađene flote štampača

Nakon decenije analiza, najčešće se nailazi na ove probleme:

• Suvišnost: Omjer korisnika i štampača može biti prevelik u dijelovima kompanije gdje su štampači postavljeni kraj drugih. Najčešća scena od koje se svima diže kosa na glavi je kad na svakom stolu vidite po jedan mali štampač dok drugi dijelovi kompanije često nemaju dovoljan kapacitet za štampanje.
• Gomilanje i skladištenje tonera: Jedan toner može koštati i preko 100KM, a svaki ima svoj rok trajanja. Pogledajte po ostavama i ćoškovima kompanije i naćićete zalihe tonera kojima niko ne zna tačnu vrijednost i datum nabavke kao ni u kojim uslovima se trebaju čuvati. Ne samo što nemate kontrolu nad potrošnjom, već su idealna meta za krađu. Pretragom na internet oglasima za pojam "toner" pronaćićete i neke koji se prodaju ispod tržišne cijene – sve će vam biti jasno.
• Prekomjerni troškovi: Neki modeli štampača su značajno skuplji u eksploataciji od drugih. Često nalaze veliku mjesečnu količinu štampe na jeftinim štampačima koji imaju skuplju eksploataciju dok štampači sa jeftinijim otiskom leže neiskorišteni. Jednostavnom izmjenom tih štampača možete postići značajnu uštedu.
• Breme IT podrške: Problemi sa štampačima često odvlače pažnju IT sektora sa bitnijih stvari. Umjesto da se fokusiraju na ključne inicijative, unapređenje infrastrukture i sigurnosne probleme, IT osoblje je primorano vršiti popravke štampača.

Rješenje: Sistemsko upravljanje ispisom (Managed Print Services – MPS)

Srećom postoji jednostavan i sveobuhvatan način da smanjite troškove štampe, oslobodite IT-jevce i podignete produktivnost na viši nivo. Kroz KMC rješenje sistemskog upravljanja ispisom u stanju ste da povratite kontrolu nad svojom flotom štampača. Cijeli proces je podijeljen na 4 jednostavna koraka:

1. "Snimanje" postojećeg stanja

Prvi korak je procjena i razumijevanje vaših radnih procesa i uređaja vezanih za štampanje. Korištenjem neinvanzivnih programskih alata, KMC tim je u stanju da procjeni ukupnu cijenu vlasništva nad vašim uređajima za štampu (Total Cost of Ownership – TCO) te da vam prezentuje detaljan izvještaj iz kojeg možete saznati:

• Koji se sve uređaji za štampanje nalaze u vašoj mreži (inkjet, laser, MFP kopir, fax, …)
• Koliko je stranica odštampano na svakom uređaju
• Koji korisnici najviše štampaju u sisemu ispisa

Prvi korak je POTPUNO BESPLATAN i neobavezujući. Ukoliko procijene da vaša organizacija funkcioniše u savršenom skladu i da nema prostora za uštedu u oblasti ispisa ili jednostvno ne želite da unaprijedite svoje poslovnje, KMC vam neće naplatiti dostavljenu analizu. Ipak, nakon više od decenije analiziranja organizacija još nisu naišli na neku kojoj ne treba naša pomoć.

2. Optimizacija

U idućem koraku zajedno radimo na optimizaciji flote štampača. Prekomjerni ili stariji štampači se uklanjaju. Vrši se konsolidacija print/copy/scan/fax funkcija u MFP uređaje, dok se na lokacije sa većim obimom štampe postavljaju uređaji sa niskom cijenom otiska.

3. Proaktivno upravljanje potrošnim materijalom

Isti set programskih alata koji je korišten za procjenu zatečenog stanja se sad koristi za nadzor rada uređaja za ispis.

Kontinuiranim prikupljanjem podataka o stanju potrošnog materijala i eventualnim greškama u stanju su predvidjeti i otkloniti prekide u radu sistema ispisa prije nego što postanu kritnični na proces rada.

Softver posjeduje "Rules-Based Printing" sposobnost kojom možete definisati prava korisnika u sistemu ispisa, na primjer koliko jedan korisnik može štampati unutar jednog mjeseca, ko sve smije štampati u boji i slično, čime dobijate mogućnost projektovanja i budžetiranja mjesečnih troškova štampanja

Kada programski alat prijavi da je toner štampača pri kraju, KMC vam šalje novi toner eliminišući vaše troškove skladištenja i otklanjamo rizik krađe.

Kada uređaj prijavljuje zatjev za servisnu podršku, ovlašteni serviseri će se pobrinuti da kvalitetno i brzo poprave vaš uređaj.

Sve je ovo dostupno unutar MPS sistema sa predvidivim i transparentnim budžetom dajući vam potpunu kontrolu i uvid u vaš sistem ispisa kao i ostvarene uštede.

4. Stalna optimizacija

Tokom vremena vrši se stalna optimizaciju infrastrukture sistema ispisa. Iz menadžerskih izvještaja o štampanju tokom vremena ćete pronalaziti područja na kojim možete dodatno sniziti troškove i unaprijediti produktivnost. Takođe, možete otkriti i potencijalne mogućnosti poboljšanja i unapređenja radnih procesa. Sigurni smo da ćemo zajedno pronaći nađemo najbolje riješenje za vaše poslovne procese.

Ne odgađajte, započnite transformaciju već danas!

Želite sniziti troškove štampe, oslobodite svoj IT sektor i uskladite radne procese? KMC officeshop će vam pomoći na vašem putu transformacije ka uređenijem i jasnijem poslovanju kao što pomažu svojim dugogodišnjem partnerima na obostano zadovoljstvo. Kontaktirajte KMC officeshop već danas i saznajte više o benefitima koji vam stoje na dohvat ruke.