Boljim upravljanjem radnog vremena do veće produktivnosti zaposlenih

Uz praćenje radnog vremena po radnim nalozima možemo dosta realno ocijeniti, koliko uloženog rada zahtjeva pojedinačni projekt.

Ako pratimo radno vrijeme zaposlenih po segmentima ili po pojedinačnim aktivnostima možemo utvrditi koja područja možemo unaprijediti. Isto tako, možemo znati, koliko praznog hoda ili prostora za napredak još možemo iskoristiti.

Tako govori Tone Stanovnik, direktor kompanije Špica International. U nastavku vam predstavljamo kako slovenske kompanije Varis Lendava, Roto i Cleangrad upravljaju radno vrijeme.

Lakše planiraju i kontroliraju realizaciju projekata i proizvodne procese

“Upravljanje radnog vremena zaposlenih je važno između ostalog i zbog toga da možemo lakše planirati i kontrolirati realizaciju dobivenih projekata i proizvodnih procesa, kao i za planiranje naših budućih potreba vezanih na nove projekte” rekla je Sabina Sobočan, direktorica i suvlacnisa kompanije Varis Lendava.

Varis zapošljava 250 ljudi, te su specijalizirani za proizvodnju gotovih kupaonica, a po veličini poslovanja se ubrajaju među prva tri najveća proizvođača u Europi. Među njihovim kupcima se nalaze prestižni hotelski lanci kao što su Sheraton, Motel One, Holiday Inn Express, Inter City, Hilton, Ibis… U 2020 Varis planira povećati prihode na 30 milijona €, a u knjigi narudžbi stoji preko 4500 novih projekata.

Foto: Arhiv Varis

"Digitalizacija praćenja aktivnosti u proizvodnji nam pomaže da povećamo produktivnosti, najviše kroz optimizaciju proizvodnog procesa" — Sabina Sobočan.

Iznimno agilni pri ispunjavanju narudžbi

"Budući da radimo u građevinskom sektoru, moramo biti prilagodljivi zbog različitih neplaniranih događaja. Zato je planiranje i optimiziranje proizvodnog procesa, te unutar toga i planiranje potrebnih ljudskih resursa od iznimne važnosti. Nakon potpisa ugovora i dogovora o terminskom planu se često isti mijenja zbog različitih faktora koji utječu na projekt. U zadnje vrijeme kupci potpisuju ugovor više od godinu unaprijed, kako bi si osigurali suradnju sa Varisom, kvalitetnim i sigurnim dobavljačem gotovih kupaonica. Za nas to znači, da terminski plan koji moramo često prilagođavati našim kapacitetima, pri čemu smo veoma agilni. Manevarski prostor pri planiranju, koji imamo na volju nije velik, i moramo ga maksimalno dobro iskoristiti. Realizacija često ovisi o zauzetosti naših kapaciteta, rokova dobave i dostupnosti materijala i zaposlenih",  tako izazove pri upravljanju radnog vremena zaposlenih opisuje Sabina Sobočan, direktorica kompanije Varis.

Na kraju dodaje, da imaju namjeru dodatno digitalizirati praćenje radnih procesa u proizvodnji. Ističe da sa time žele povečati produktivnost, te optimizirati proizvodni proces.

Rast plaća i više pozornosti na upravljanje radnog vremena

"Zbog blizine Austrije, morali smo plaće održati konkurentnim kako bi zadržali naše radnike. U zadnjih godinu dana su troškovi rada rasli za približno 20 %. Istovremeno smo se fokusirali i na upravljanje radnog vremena zaposlenih, sa ciljem postizanja veće produktivnosti", govori Štefan Pavlinjek, direktor i suvlasnik kompanije Roto.

Roto je multinacionalka, sastavljena od 13 kompanija, od toga 6 proizvodnih — u Murskoj Soboti, Slovenija, u Hrvatskoj, Srbiji i Makedoniji. Imaju jako širok proizvodni program, te proizvode više od 2000 različitih proizvoda za vrt, poljoprivredu, sport, ekologiju i građevinarstvo. Roto je četvrti najveći proizvođač proizvoda iz plastike sa tehnologijom rotomodeliranja, te rade za kompanije kao što je KTM, Honda, proizvođače traktora i radnih vozila. Grupa ima preko 500 zaposlenih, od toga 300 u Sloveniji.

Foto: Mateja Bertoncelj

U godinu dana smo plaće povećali za 20 %, a istovremeno smo radili i na boljem upravljanju radnog vremena zaposlenih je rekao Štefan Pavlinjek, direktor kompanije Roto.

Bolja organizacija rada

Plaće smo povećali da bi ostali konkurentni, ali smo zato bili prisiljeni naš rad i aktivnosti bolje organizirati. To znači da bi zadržali našu uspješnost, kako bi pokrili viši trošak rada smo morali ostvariti bolji rezultat našeg rada. Poslujemo na globalnom tržištu, gdje su troškovi materijala, sirovina i energije za sve manje više jednaki. Istovremeno, u usporedbi za zapadnom konkurencijom ostvarujemo niže cijene naših proizvoda, i do +10 %. Da bi ostvarili uspješan rezultat na kraju godine, moramo biti jako inovativni, da bi stvorili razliku i dobili nove poslove. Vrijeme koje naši zaposelni namjenjuju pojedinim aktivnostima ima veliki utjecaj na našu konkurentnost.

Kako im pri postizanju više konkurentnosti pomaže upravljanje radnog vremena zaposlenih?

“Naši zaposleni rade po načelu da su samostalni poduzetnici. To znači, da su u svi u proizvodnji plaćeni od broja proizvedenih proizvoda ili na kilogram materijala. Zaposleni u komercijali su plaćeni od prodaje koju ostvare, radnici u skladištu od količine robe koja je prošla kroz skladište, vozači na kilometar i tako dalje. Naša zadaća je da im kroz optimizaciju procesa osiguramo da je njihovo radno vrijeme dobro iskorišteno te da im je učinak što viši. Ako radnik ostvari dobru zaradu za sebe, od toga ima korist i vlasnik” govori Štefan Pavlinjek.

Radno vrijeme zaposlenih prate po različitim segmentima

“Rad naše kompanije je podijeljen u tri segmenta, industrija, terenski radnici i administracija. Po tim segmentima dijelimo i radne sate, a za praćenje radnog vremena koristimo rješenje Špice International.” govori Snežana Bokan Kuprivec, voditeljica kadrovske, pravne i administrativne službe u kompaniji Cleangrad.

Cleangrad proizvodi certificirane čite prostore, što znači da su kompanija koja iz aluminija proizvodi panele, prozore, vrata, te ih ugrađuju. Prostori moraju biti prilagođeni potrebama korisnika, kako bi imali malu mogućnost da se na njima skuplja prašina, razvijaju bakterije ili virusi. Svake godine spremaju oko 130 projekata za kupce kao što su Pfizer, Novartis-Alcon, GSK, Schering-Plough, Octapharma, Novartis, Johnson & Johnson, Merck Sharp & Dohme … Proizvodnji su u zadnje vrijeme dodali novu uslugu, pripremu i održavanje čistih prostora. Cleangrad ima 130 zaposlenih, od toga u proizvodnji 35 a na terenu 60.

Radno vrijeme prate po radnim nalozima

“Svaki zaposlenih preko sistema za evidenciju registrira svoje radno vrijeme, u uredu ili na terenu. Svakom voditelju na terenu smo osigurali tablet, preko kojeg ima mogućnost unosa i praćenja radnih naloga, te u njih unosimo i radno vrijeme zaposlenih. Isto tako, voditelji u proizvodnji prate koliko vremena su zaposlenih radili na određenom projektu” rekla je Snežana Bokan Kuprivec.

Zbog takvog načina praćenja radnog vremena, Cleangrad ima mogućnost da pri pripremi ponuda realno ocijeni, koliko je rada i radnog vremena potrebno za pojedinačni projekt. “Realne ocjene su dovele do kvalitetnijih ponuda koje spremamo, što nam je pri prodaji jako važno” je ispostavila. Dodaje da takvo praćenje radnog vremena unosi red pri njihovom radu te pomaže pri optimizaciji procesa.

Upravljanje radnog vremena može imati veliki utjecaj na poslovanje

“Vrijeme je osnovni dio formule za produktivnost. Produktivnost možemo izračunati kao rezultat podijeljen sa vremenom utrošenim na taj rezultat. U vrijeme kada poslujemo u globalnom okruženju, konkuriramo sa kompanijama iz cijeloga svijeta je jasno da gornji dio formule nije moguće tako brzo povećati. A da bi rezultat ostao stabilan, najviše možemo napraviti u donjem dijelu formule — pri vremenu kojeg namjenjujemo našim rezultatima.” tako našu konkurentnost na globalnom tržištu vidi Tone Stanovnik, direktor kompanije Špica International.

Foto: Jure Makovec

U budućnosti, kompanije moraju intenzivno razmišljati kako rezultat postići u što kraćem vremenu i povećati svoju produktivnosti.

Špica International je jedna od većih i uspješnijih regionalnih IT kompanija, koja se već 30 godina bavi upravljanjem lanca opskrbe i rješenjima za upravljanje ljudskih resursa i radnog vremena zaposlenih. Na taj način omogućavaju točnu i automatiziranu evidenciju, koja radi na tradicionalni način koristeći RFID kartice, ali i uz moderne mobilne tehnologije. Aplikacija djeluje i u oblaku, na Microsoft AZURE platformi, te obračunava radno vrijeme, raspoređuje sate po projektima i aktivnostima — www.allhours.com

Skupa sa Microsoftom 31.3.2020. organiziraju event koji će govoriti o izazovima podizanja produktivnosti kroz bolje upravljanje radnog vremena. Na eventu će predstaviti alate i pristupa za podizanje radne produktivnosti, uspješne primjere kompanija i pogledati zakonodavne i poslovne vidike upravljanja radnog vremena. Pogledajte mnoge BIH kompanije, kao što su Bimal, Jajce Alloy Wheels, Oktalpharma, Amsal Pharmaceuticals, Meggle, NLB, Addiko, Plamingo, Miviko, TT kabeli, Uniqa i ostali surađuju sa nama, te se prijavite na naše webinare — https://www.spica.si/spica-productivity-day

Do jednakog rezultata u kraćem vremenu

Tone Stanovnik govori da digitalna preobrazba može okrenuti poslovni model kompanije, koja jednak ili bolji rezultat može postići u mnogo kraćem vremenu. U budućnosti kompanije moraju intenzivno razmišljati, kako da svoje rezultate postignu u kraćem vremenu, tj. da podignu svoju produktivnost. Istovremeno, fokus mora biti na ljudima/zaposlenima, koji nesmiju biti preopterećeni kako bi bili uspješni na poslu, zadovoljni i zdravi.

Dodaje da kroz praćenje radnog vremena zaposlenih po segmentima ili aktivnostima kompanija može lakše utvrditi koja područja imaju prostor za napredak, koliko praznog hoda imaju koji se da bolje iskoristiti. Sa boljim planiranjem možete napraviti puno bolje rezultate i optimizirati rad vaših kolega. Špica International skupa sa Microsoftom, organizira cjelodnevni webinar na temu produktivnosti, a prijave su moguće na linku —

https://www.spica.si/spica-productivity-day