Jednostavan proces nabave i prodaje kroz ImelBIS

Funkcija nabave u preduzeću je "prozor u svijet" i njen značaj raste iz dana u dan. Kompanije koje u današnjim uvjetima poslovanja žele opstati, rasti i razvijati se, nabavu moraju promatrati kao funkciju od strateškog značaja.

Dok funkcija prodaje obezbjeđuje preduzeću pretvaranje gotovih proizvoda i robe u krajnji cilj poslovanja, dobit.

Jesu li nabava i prodaja "srodne duše" ili "suprotni polovi"?

Odgovor ImelBIS informacionog sistema je "srodne duše".

Ako posmatramo nabavu kupca i prodaju dobavljača, jedan drugome su samo svrha u svojoj saradnji ali šta je sa nabavom i prodajom unutar istog preduzeća? Ono što je sigurno je da analizama poslovanja nužno ih je povezati i usporediti.

Ukoliko se radi o proizvodnom preduzeću, funkcija nabave se može ocjeniti prema udjelu troškova materijala u ukupnom prihodu preduzeća, koji će se u konačnici realizirati prodajom.

Uspješnost poslovanja trgovačke firme pokazuju  finansijski pokazatelji, kao i stavke finansijskih izvještaja poput troška nabavljene trgovačke robe s jedne strane i prihoda od prodaje s druge strane te na koncu ono najbitnije, ako gledamo kroz kvantitativne naočale, a to je dobit koja bez obzira na sve ipak predstavlja zajednički nazivnik nabavi i prodaji.

Činjenica je da bez usklađenosti nabave i prodaje preduzeće ne funkcioniše onako kako bi trebalo. Pojednostavljeno praćenje i povezivanje funkcije nabave i prodaje omogućava ImelBIS informacioni sistem.

Praćenje robno-materijalnih transakcija kroz ImelBIS

ImelBIS informacioni sistem raspolaže nizom opcija koje omogućavaju analizu potrebnih nabavki i organizaciju pravovremenih nabavki.

Promet roba i materijala se prati na dva nivoa: skladišni promet i robno-materijalno knjigovodstvo.

Uspostava ovakvog načina praćenja robno-materijalnih transakcija ima za cilj da omogući evidentiranje poslovnih događaja vezanih za promet robe i materijala na mjestu i u trenutku u kojem su i nastali, kao i da se omogući uvid u stanje zaliha u realnom vremenu.

Kako izgleda sistem nabave kroz ImelBIS?

Sistem nabave, ugrađen u ImelBIS, može se pojednostavljeno prikazati njegovim tokom informacija.

Kriteriji za analizu zaliha u ImelBIS?

Analiza zaliha može se vršiti po više kriterija:

– Kritične zalihe – na osnovu definisanih kritičnih zaliha (minimalnih i maksimalnih) za pojedine artikle sistem omogućava uvid u zalihe i ukazivanje na dobra čije je stanje palo ispod dozvoljenih količina;

– Ugovorena (ili planirana) proizvodnja – analiza zaliha repromaterijala i potreba iskazanih na osnovu planirane i ugovorene proizvodnje i odgovarajućih sastavnica i normativa proizvoda i proizvodnih usluga;

– Trebovanja – analiza elektronskih trebovanja u ImelBIS informacionom sistemu materijalnih i drugih dobara za koje ne postoje potrebne zalihe ili je neophodno radno angažovanje odgovarajućih izvođača radova;

– Zahtjevi za nabavku – analiza evidentiranih zahtjeva za nabavku i utvrđivanje iskazanih potreba za materijalnim dobrima i vanjskim uslugama;

– Analiza prodaje – na osnovu prodaje roba u određenim periodima, ImelBIS informacioni sistem omogućava projekciju nabavke roba za naredni period;

– Narudžbe kupaca – analiza sistemski evidentiranih zahtjeva i narudžbi kupaca i nabavka traženih dobara u cilju pravovremenog zadovoljenja potreba kupaca.

Uzimajući navedene kriterije, pojedinačno ili grupno, odgovorne osobe vrše periodičnu analizu (dnevnu, sedmičnu ili mjesečnu) i utvrđuju listu potrebnog materijala. Pri tome imaju mogućnost utvrđivanja okvirnih finansijskih sredstava na osnovu cijena nabavke iz ranijih perioda.

Ukoliko za određena dobra ne postoje ugovori o kontinuiranom snadbijevanju, ImelBIS informacioni sistem omogućava kreiranje Zahtjeva za ponudu, koji se dostavljaju poznatim ili  potencijalnim dobavljačima. Ovi zahtjevi se direktno izvode iz liste potreba materijalnih dobara i usluga.

Dobijene ponude od potencijalnih dobavljača se evidentiraju u ImelBIS sistem, upoređuju se po različitim kriterijima (cijena, rok isporuke, rok plaćanja i sl.) i vrši se odabir dobavljača.

Za odabrane dobavljače putem ImelBIS sistema se kreiraju Narudžbe za nabavku, koje sadrže sve potrebne elemente definisane ponudom, ugovorom ili nekim drugim dogovorom (asortiman, kvalitet, količina, cijena, rokovi isporuke, način plaćanja, mjesto isporuke i drugi zanačajni faktori).  Narudžbe za nabavku istovremeno predstavljaju nalog za pripremu odgovarajućih skladišta i dozvolu za prijem određenih materijalnih dobara.

Dobavljači vrše isporuku naručenih dobara. Uvidom u sistem evidentiranu narudžbu, odgovorne osobe vrše kvalitativnu i kvantitativnu analizu i zaprimaju dobra u skladište. Istovremeno osobe zadužene za nabavku imaju informaciju o toku realizacije naraučenih dobara.

Odgovarajuće osobe iz finansija zadužene za prvaovremeno plaćanje dospjelih obaveza imaju stalan uvid o potrebnim finansijskim sredstvima.

Na slijedećoj slici je prikazan osnovni meni u komercijalnom dijelu obrada nabavke.

Kako se vidi na slici, u dijelu upravljanja procesima nabavke predviđeno je više opcija i to:

– Priprema – operacije vezane za pripremu za nabavku koje uključuju analizu zaliha i iskazanih potreba, kreiranje zahtjeva za nabavku, odabir dobavljača i sl.;

– Predračuni – evidentiranje predračuna od dobavljača;

– Ugovori – evidentiranje ugovora o nabavci;

– Narudžbe za nabavku – izrada narudžbi za nabavku, verifikacija i kontrola procesa nabavke;

– Ulazni računi – ulazni računi koji prate nabavku;

– Obračun nabavke – izrada obračuna nabavke na osnovu prispjelih računa;

– Povrat dobavljaču – povrat naručene robe dobavljaču;

– Cjenovnici – ažuriranje cjenovnika po kojima je dogovorena nabavka;

– Izvještaji – dio izvještaja o nabavci;

– Rezervacija kod dobavljača – izrada dokumenta za rezervaciju robe kod dobavljača.

Upravljanje procesom prodaje kroz ImelBIS

U dijelu komercijalnih poslova koji se odnose na prodaju predviđeno je niz aktivnosti koji omogućavaju organizaciju prodajne funkcije i odnosa sa  kupcima.

Opcije koje omogućava ImelBIS  kroz upravljanje procesom prodaje:

– Komercijalna tabla – portal za obavljanje većine poslova prodaje;

– Zahtjevi i narudžbe kupaca – evidentiranje i obrada zahtjeva i narudžbi kupaca;

– Ugovori – registar ugovora o prodaji;

– Nalozi za isporuku – kreiranja i obrada naloga za isporuku naručene robe i proizvoda;

– Izlazni računi – obrada računa;

– Periodični izlazni računi – izrada plana i kreiranje periodičnih računa;

– Predračuni – obrada jednostavnijih ponuda i predračuna;

– Prihvaćeni predračuni – predračuni od kojih će se kreirati izlazni računi;

– Ponude – obrada ponuda koje sadrže duži tekstualni opis i više detalja. Da bi se ova opcija koristila neophodno je koristiti i dio za upravljanje dokumentima tj. ImelDMS sistem;

– Radni nalozi – pregled obrađenih radnih naloga iz proizvodnje ili iz servisa, za koje nije izrađen račun. Korištenjem ove opcije moguće je direktno kreirati izlazni račun, prema odabranom šablonu izlaznih računa;

– Komercijalni nalozi – uvid u komercijane naloge otvorene na osnovu ugovora o prodaji;

– Rezervacije – obrada robe rezervisane za isporuku;

– Cjenovnici – pregled i ažuiranje evidentiranih cjenovnika prodaje.

– Nivelacije cijena – izmjena cijena za pojedine cjenovnike i prodajne objekte;

– Kritične zalihe proizvoda – definisanje kritičnih zaliha proizvoda sa ciljem planiranja proizvodnje od strane prodaje;

– Izvještaji – izvod iz seta izvještaja o prodaji;

– Distribucija – organizovanje dostave robe do prodajnih objekata i kupaca;

– Plan pakovanja – definisanje liste za pakovanje. Opcija je namijenjena komercijalistima koji daju upute skladištarima vezanim za način pakovanja naručenih proizvoda;

– Plan prodaje po mjesecima – evidentiranje plana prodaje po mjesecima. Ovaj plan se evidentira na osnovu plana poslovanja. Pored toga, za proizvodne organizacije, se koristi kod planiranja proizvodnje;

– Analiza postprodajnih rabata – analiza koja, na osnovu ugovorom definisanih artikala i metoda obračuna postprodajnog rabata, omogućava pregled i kreiranje knjižnih odobrenja za odabrani period prodaje.

Glavne prednosti primjene ImelBIS sistema u procesima nabave i prodaje

– Poseban modul analize nabavki kroz 6 ključnih kriterija (kritične zalihe, planirana proizvodnja, trebovanja, zahtjevi za nabavku, analiza prodaje, narudžbe kupaca).

– Jednostavan kontroling primke robe u skladište po narudžbenici.

– Jednostavno upravljanje minimalnim i maksimalnim zalihama.

– Jednostavan – automatski obračun nabavke koji vrši povezivanje evideniranih računa, narudžbi za nabavku i zapisnika ulaza – primki.

– Niz alata koji omogućavaju efikasan kontroling i provođenje usvojenih politika organizacije. Pored toga sistem ima ugrađen niz analiza i izvještaja koji omogućavaju menadžmentu i odgovornim osobama efikasan sistem kontrole nabavke.

– Povezanost cjelokupnog procesa prodaje kroz ImelBIS sistem od same narudžbe kupca, preko kreiranja opisne ponude,  predračuna pa u konačnici do kreiranja izlaznog računa.

– Integracija ImelBIS sistema i njegove opcije komercijalnih poslova  sa web trgovinom i lagerom dobavljača.

– Mogućnost korištenja preko 1200 izvještaja o prodaji po svim evidentiranim kriterijima.

– Dodatno – primjena ImelDMS sistema upravljanja dokumentima omogućava brzo i jednostavno kreiranje ponuda, računa, ugovora i sl. na osnovu evidentiranih podataka.