Kako upravljati dokumentacijom u organima javne uprave

Promjene i pojave koje se dešavaju svakodnevno, a COVID-19 samo je jedna u nizu, zahtjevaju novu koncepciju upravljanja i pružanja usluga u odnosu na dosadašnju praksu koja je primjenjivana u organima javne uprave.

Koncept podrazumjeva primjenu adekvatnih upravljačkih alata i tehnologija koje zajedno omogućavaju sveobuhvatno, brzo i efikasno korištenje svih dostupnih podataka i informacija, unutar i izvan javne uprave, uz komunikaciju sa realnim sektorom i građanstvom.

Koji se problemi javljaju kod upravljanja dokumentacijom u organima javne uprave?

Za većinu organa uprave, najzahtjevnijim procesom može se smatrati upravljanje dokumentima. Naravno, dokumentacija se može voditi i ručno ali suočavamo se sa problemom nedostatka vremena i sve veće količine dokumenata. Danas je u većini slučajeva dokumentacija uglavnom u papirnom obliku, nesortirana, često odložena na neodgovarajući način i time je pretraga za potrebnim informacijama i dokumentima spora, otežana i u velikom broju slučajeva uzaludna.

Također, postoje situacije u organima uprave da se dokumentacija generiše u elektronski oblik ali bez klasifikacije i funkcionalne povezanosti sa dokumentacijom u papirnom obliku, što stvara lažni privid elektronizacije dokumenata. Ovdje je jasno da ne postoji sistemska organizacija dokumentacije unutar jednog organa i stvorena je situacija sa velikom vjerovatnoćom gubljenja ili trajnog propadanja velikog broja značajne dokumentacije.

Statistički podaci pokazuju da se godišnje broj dokumenata duplira, a da svaki zaposlenik gubi najmanje 2 sata dnevno, zbog nesređene ili neažurirane dokumentacije, te da se i pored toga svaki četrnaesti dokument izgubi.

Postavlja se pitanje: "Kako riješiti ovaj problem?".

Šta je sistem za upravljanje dokumentima ImelDMS ?

Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima i stvaranjem elektronske javne uprave moguće je napraviti poboljšanje i reinženjering postojećih neprikladnih procesa u organizaciji rada javne uprave čime se sa druge strane poboljšava transparentnost i percepcija kod građana i realnog sektora.

Sistem za upravljanje dokumentima ImelDMS omogućava izradu, obradu, pretragu, arhiviranje i zaštitu elektronskih i papirnih dokumenata.

Kako primjeniti ImelDMS u organima javne uprave?

Sistem je namijenjen kako za realni i javni sektor tako i za organe javne uprave i sudove kako bi razina upravljanja dokumentima i izvorima informacija, koja je “prijeko potrebna”, bila adekvatna, efikasna i sigurna.

Često se dešava da se pojmovi upravljanja dokumentima i arhiva poistovjećuju, međutim, u klasičnom poimanju arhivi nemaju ništa sa konceptom “upravljanja dokumentima”. Ukoliko životni vijek dokumenta podijelimo na tri faze aktivni, poluaktivni i pasivni život dokumenta, tada arhivska služba ima zadatak da upravlja “pasivnim životom” dokumenta, kada dokument nije više u operativi.

Jedna od ključnih aktivnosti u organima uprave jeste proces zaprimanja te signiranja ulazne i izlazne pošte. Upotrebom sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS svaki dokument koji dođe u instituciju skenira se na protokolu i elektronski prosleđuje odgovornoj/zaduženoj osobi, dok se original odlaže na odogovarajuće mjesto. Ovaj princip rada štedi vrijeme, smanjuje bespotrebno umnožavanje i smanjuje rizik gubljenja originalnog dokumenta.

Svaki od uposlenih na više načina dobija notifikaciju da je dobio novi predmet u rad.

Šta podrazumjeva elektronska uprava?

Osnovna svrha sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS jeste da se efikasnim radom dovede do minimalnih troškova obrade podataka i da se u svakom momentu obezbijede potrebne tražene informacije i adekvatno izvrši usluga.

Papir je ostao u upotrebi samo u slučaju kada dokument treba fizički poslati van institucije ili zahtjeva direktan potpis rukovodioca.

Izuzetno je važno da se elektronska uprava ne smije shvatiti kao puka upotreba informacionih i komunikacionih tehnologija u upravnim procesima, već je treba posmatrati kao cjelokupnu organizaciju javnog menadžmenta u cilju poboljšanja administrativnih funkcija javne uprave i participatorne komunikacije s građanima, a sve putem informacionog sistema.

U tu svrhu pored Sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS razvijeni su i sistemi eUprava i eVijeće.

eUprava namijenjena je upravnim nivoima vlasti na kojima se odvija izuzetno značajan dio interakcije između organa vlasti i građana te se donose odluke koje značajno utiču na svakodnevni život građana.

Pojednostavljeno, eUprava mijenja dosadašnje "trčanje" građanina od šaltera do šaltera, od kancelarije do kancelarije i dolaske po nekoliko puta radi jedne te iste usluge i stvara sistem gdje građanin iz svoga doma podnese sve zahtjeve i na kraju elektronski ili po pouzeću plati tu uslugu. To je moderni sistem u službi građana i države.

eVijeće/eSkupština omogućava uspostavu bolje i brže komunikacije na relaciji građani-vijećnici, vijećnici-vijećnici, vijećnici-služba OV (GV), vijećnici – klubovi vijećnika i sl.

Efikasnost i automatizacija procesa u poslovanju javne uprave može biti dostignuta tek kada se ostvari jedinstvo dokumenata, podataka i procesa.

Kako proaktivno djelovati u cilju sigurnosti podataka?

Za zemlje u razvoju karakteristično je da postoji samovolja u razotkrivanju povjerljivih podataka i bespravnom "curenju informacija".

Informacije i znanje u sistemu za upravljanje dokumentima moraju biti dobro zaštićeni od nedozvoljenog pristupa i korištenja kako unutar organizacije tako i sa vana.

Također, istraživanja pokazuju da u nekim organima javne uprave postoji izostanak odgovarajuće brige o informatičkoj sigurnosti, dok u drugim instituacijama informatička sigurnost je povjerena osobama bez odgovarajućih kvalifikacija.

Organizacije ovog tipa, gdje ne postoji upravljanje sigurnosnom politikom i procjenom rizika može dovesti do fatalnih posljedica uzrokovanih tzv. Cyber napadom.

Cyber napadi koriste slabosti i ranjivosti sistema sa ciljem ostvarivanja neautorizovanog pristupa što ima za posljedicu:

• Zaključavanje uređaja, kao relativno jednostavan problem za rješavanje ili
• Kriptovanje podataka, kao veoma težak problem za rješavanje

Da ne bi došlo do neželjene situacija i fatalnih posljedica predlažemo da se djeluje preventivno.

Angažovanjem stručnog i kvalifikovanog osoblja, koje će primjenjivati savremene tehnologije i zaštitne proizvode vodećih svjetskih kompanija, osigurava se zaštita podataka i organizacije.

Koji se benefiti ImelDMS-a mogu očekivati u organima uprave?

Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima ImelDMS u organe javne uprave mogu se očekivati sledeći benefiti:

•  jednostavnije zaprimanje i kreiranje dokumenata unutar organizacije
•  vrijeme za pretragu i pristup dokumentima značajno se smanjuje
•  brža distribucija dokumenata
•  bolja saradnja između timova i službi
•  centralizacija arhive
•  bolje upravljanje elektronskim i fizičkim prostorom
•  nema bespotrebnih kopija dokumenta
•  manja mogućnost pogrešaka te povećana efikasnosti i produktivnost
•  transparentan tok dokumentacije
•  veća sigurnost dokumenata
•  originalna verzija dokumenta uvijek se nalazi na pravom mjestu i dostupna je u svakom trenutku
•  arhiviranje je usklađeno sa zakonskom regulativom
•  sistem potpuno kompatibilnim sa zahtjevima sistema kvaliteta prema standardima serije ISO 9000 i 27000.
•  podizanje organizacione sposobnosti
•  veći nivo zadovoljstva korisnika javnih usluga

Analize izvršene na praktičnim primjerima implementiranog sistema pokazale su da je povrat uloženih sredstva u Sistem za upravljanje dokumentima ImeDMS u prosjeku u periodu od 6 mjeseci do 2 godine.

Upravljajte dokumentima i olakšajte svakodnevne poslove uz ImelDMS!