Personalne mape radnika i menadžment ljudskih resursa (HR) u FBiH i RS

Da li znate koje su uobičajene greške koje poslodavci prave u oblasti radno-pravnih odnosa i zbog kojih su sankcionisani u slučaju kontrola?

Najčešći problemi sa kojima se susreću poslodavci su neadekvatno vođenje i neažuriranje personalnih mapa radnika (evidencije o radnicima), nevođenje/neuredno vođenje evidencija o radnom vremenu, ugovori o radu koji nisu usklađeni sa radno-pravnim zakonskim i podzakonskim, neblagovremene prijave/odjave radnika pred Poreznom upravom FBiH i slično.

Nepoštivanje odredaba koje predviđaju ove obaveze poslodavca  za sobom povlači primjenu prekršajnih odredbi propisanih zakonskim i podzakonskim aktima koji regulišu ovu oblast.

Kako biste kao Poslodavac ispoštovali sve zahtjeve radno-pravnog zakonodavstva, proces zapošljavanja i onboarding novih radnika bi trebao obuhvatiti sljedeće korake:

FBiH

• Priprema ugovora o radu, u skladu sa zakonskim i podzakonskim aktima FBiH
• Pribavljanje matične dokumentacije radnika, potvrde o prebivalištu radnika, bankovnog računa, ljekarskog uvjerenja itd.
• Potpisivanje ugovora o radu 
• Prijava radnika u radni odnos putem sistema Porezne uprave (zdravstveno i penziono osiguranje) se podnosi najkasnije dan prije stupanja na rad radnika. Prijava se može podnijeti elektronski nakon čega je potrebno podnijeti i fizički obrazac prijave (potpisan i ovjeren pečatom društva) Poreznoj upravi, prema sjedištu društva/podružnice društva.
• Stupanje radnika na rad na dan definisan ugovorom
• Poslodavac vodi i održava Evidenciju o radnicima, u skladu sa čl. 3 Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu FBiH.

RS

• Priprema ugovora o radu, u skladu sa zakonskim i podzakonskim aktima RS (Pravilnikom o obrascima ugovora o radu RS)
• Pribavljanje matične dokumentacije radnika, potvrde o prebivalištu radnika, bankovnog računa, ljekarskog uvjerenja, radne knjižice itd.
• Potpisivanje ugovora o radu
• Prijava radnika u radni odnos putem sistema Porezne uprave (zdravstveno i penziono osiguranje) se podnosi najkasnije dan prije stupanja na rad radnika. Prijava se podnosi elektronski.
• Stupanje radnika na rad na dan definisan ugovorom
• Poslodavac vodi i održava Evidenciju o radnicima, u skladu sa čl. 3 Pravilnika o vođenju evidencija prisustvu radnika na radu RS.

Ugovor o radu u FBiH se zaključuje u pisanoj formi na način i pod uslovima utvrđenim Zakonom o radu FBiH, a može se zaključiti:

• na neodređeno vrijeme sa punim ili nepunim radnim vremenom (uz probni rad),
• na određeno vrijeme sa punim ili nepunim radnim vremenom (uz probni rad).

Ugovor o radu u RS se zaključuje u pisanoj formi na način i pod uslovima utvrđenim Zakonom o radu RS, a može se zaključiti:

• na neodređeno vrijeme sa punim ili nepunim radnim vremenom (uz probni rad),
• na određeno vrijeme sa punim ili nepunim radnim vremenom (uz probni rad), ukoliko su razlozi za njegovo zaključivanje opravdani, a u skladu sa čl. 39 Zakona o radu RS.

U slučaju promjene odredbi ugovora o radu (promjena bitnih elemenata ugovora o radu) potrebno je radniku ponuditi otkaz ugovora o radu uz ponudu sklapanja novog ugovora o radu zbog izmijenjenih uslova u skladu sa čl. 107 Zakona o radu FBiH, obzirom da Zakon o radu FBiH ne poznaje aneks ugovora o radu. Radnik se o ponudi za zaključenje ugovora o radu pod izmijenjenim uslovima treba izjasniti u roku koji odredi poslodavac, a koji ne može biti kraći od 8 dana.

U RS-u je situacija malo drugačija, obzirom da Zakon o radu RS predviđa mogućnost sklapanja aneksa ugovora o radu, a u situacijama koje su predviđene u čl. 170. Zakona. U tom slučaju potrebno je radniku dostaviti ponudu za zaključenje aneksa, razloge za ponudu i rok u kojem se radnik treba izjasniti o ponudi, a koji ne može biti kraći od 8 radnih dana, te pravne posljedice koje mogu nastati odbijanjem ponude.

Zbog dinamičnosti radnih odnosa, čestih promjena propisa u ovoj oblasti, kompanije su koncept ljudskih resursa počele prepoznavati kao glavno sredstvo postizanja uspješnosti, kvaliteta, profitabilnosti, učinkovitosti, efikasnosti i ekonomičnosti implementiranja postavljenih poslovnih ciljeva. Stoga, odjeli ljudskih resursa imaju širok spektar aktivnosti, a neke od tih aktivnosti su i:

1. Regrutovanje i zapošljavanje
2. Obuka i razvoj vještina radnika
3. Odsustva i godišnji odmori (priprema rješenja o godišnjim odmorima u dogovoru sa radnicima, rješenja o plaćenom ili neplaćenom odsustvu)
4. Odnosi među radnicima
5. Upravljanje personalnom dokumentacijom radnika (upravljanje ličnim podacima radnika u skladu sa internim aktima kompanije i Zakonom o zaštiti ličnih podataka BiH)
6. Zdravlje i zaštita na radu (kontrola sigurnosti na radnom mjestu, ljekarski pregledi itd.)
7. Službena putovanja radnika (upućivanje radnika na službena putovanja, vođenje putnih naloga, naknada dnevnica)
8. Regulisanje porodiljskog odsustva (priprema potvrda i prateće dokumentacije za ostvarivanje prava na naknadu za vrijeme trajanja porodiljskog odnosa, priprema zahtjeva za refundacija naknade plaće od strane nadležnih institucija)
9. Priprema Pravilnika o radu, sistematizaciji i organizaciji radnih mjesta u skladu sa važećim zakonodavstvom)
10. Raskid radnog odnosa (ugovaranje uslova pod kojim će radnik napustiti kompaniju, priprema sporazumnih raskida, otkazni rok, priprema jednostranog otkaza od strane poslodavca ili radnika, pravo na otpremninu)…

Uzimajući u obzir sve gore navedeno, jasno je da je menadžment ljudskih resursa postao bitan faktor unutrašnje dinamike i organizacije svake kompanije, te da je vođenje i ažuriranje personalnih mapa radnika obaveza poslodavca na koju treba obratiti posebnu pažnju.

Ukoliko Vam je potrebno savjetovanje ili asistencija vezano za radno-pravne odnose, pripremu ili pregled ugovora o radu i prateće dokumentacije za radnike aše kompanije, možete se javiti UNIJA SMART ACCOUNTING d.o.o. Sarajevo na mail: info.sa@unija.com