MENADŽERSKI IZVJEŠTAJI: Vizualizacijom do boljih poslovnih analiza

Za efektivno i efikasno upravljanje poslovanjem poduzeća potrebno je imati jasnu koncepciju poslovanja, nužno je postojanje kompetentne funkcije kontrolinga u društvu, upoznatost menadžmenta s koristima koje donosi postojanje funkcije kontrolinga u društvu, i njegova podrška u radu kontrolinga, kao i samo poznavanje te u praksi korištenje suvremenih koncepata menadžerskog izvještavanja.

Kvalitetni menadžerski izvještaji mogu pomoći donošenju boljih poslovnih odluka, a grafičko prikazivanje odnosno vizualizacija podataka može na mnogo lakši i korisniku prihvatljiviji način prikazati određenu problematiku, nego što to mogu tablični i tekstualni prikazi. 

Uobičajen način prikazivanja poslovnih informacija u menadžerskom izvještaju sastoji se od tri dijela:

1. Brojčani prikaz (najčešće obuhvaća prikazivanje poslovnih informacija u obliku tablica prikazivanjem apsolutnih i relativnih brojki)
2. Grafički prikaz (najčešće obuhvaća prikazivanje poslovnih informacija u obliku površinskih grafikona (npr. jednostavni, dvostruki i razdijeljeni stupci, strukturni stupci, proporcionalni strukturni krugovi i polukrugovi), linijskih grafikona i kartograma (npr. dijagramske karte, statističke karte, piktogrami)
3. Tekstualni prikaz (najčešće obuhvaća prikazivanje poslovnih informacija u obliku tekstualnog prikaza uvažavajući određena pravila (npr. HICHERT®SUCCESS RULES, TEXT RULES®). 

Rezultati istraživanja provedenog u hrvatskim poduzećima upućuju na činjenicu da postoji značajan prostor za unapređenje korištenja grafičkog prikazivanja u menadžerskim izvještajima: (Meter, M., Pauković, M. (2013) Korištenje menadžerskih izvještaja u hrvatskim poduzećima, Poslovna učinkovitost d.o.o. za poslovno savjetovanje, Zagreb.)

Slika 1. Prosječni postotak zastupljenosti pojedinih načina prikazivanja poslovnih informacija u menadžerskim izvještajima

Povijest vizualizacije podataka stara je više od 400 godina. Mnogi su si znanstvenici, liječnici i inženjeri, već tada postavljali pitanja o vizualnom predstavljanju podataka. Čak je i Louis XVI., francuski kralj, fasciniran dijagramima Williama Playfaira rekao: „[...] Oni [dijagrami] govore sve jezike i vrlo su jasni te ih je lako razumjeti.“ Dijagrami jasno i jednostavno odgovaraju na sva složena pitanja. Stoga bi se oni u poslovnoj komunikaciji trebali češće i ispravno primjenjivati. (Griesfelder, R. (2014) DIZAJN POSLOVNIH INFORMACIJA (BUSINESS INFORMATION DESIGN) – profesionalno strukturirani grafički prikazi i tablice, Dostupno na: http://www.poslovnaucinkovitost.eu/korisni-sadrzaji/kolumne/828-dizajn-poslovnih-informacija-profesionalno-strukturirani-graficki-prikazi-i-tablice, pristupljeno 2.10.2014.)

Neki stariji primjeri dobro znanih grafičkih prikaza renomiranih autora nalaze se u nastavku.

• John Snow (1813.–1858.) je bio britanski liječnik i predvodnik u prihvaćanju anestezije i medicinske higijene. Smatra se jednim od utemeljitelja epidemiologije zbog svog rada o praćenju izvora kolere u Sohou u Engleskoj 1854. godine. 

Korištenje mape, s točkama za prikaz epidemioloških podataka, dovelo je do otkrivanja izvora epidemije kolere. Mapa grafički prikazuje smrtnost oko ulice Broad Street u Londonu u rujnu 1854. godine.  

Svaka točka na mapi predstavlja jednu osobu koja je umrla od kolere, a križići predstavljaju lokacije pumpi za vodu.

„... 8. rujna, prema Snowovom hitnom zahtjevu, korištenje pumpe za vodu u Broad Streetu je spriječeno, i pojavljivanje novih slučajeva oboljelih od kolere na tom je području trenutačno gotovo prestalo...“

• Charles Joseph Minard (1781.–1870.) je bio francuski građevinski inženjer poznat po svojim izumima u području informacijske grafike. 

Minardov grafički prikaz Napoleonovog marša na Moskvu (naziva se „najboljim grafičkim prikazom ikada izrađenim“ – Edward R. Tufte). „Debljina“ linija prikazuje veličinu vojske (od 442.000 u 1812. do 10.000 u 1813. godini – vremenska dimenzija), a na prikazu je uz spomenute dimenzije i prikaz geografskih pozicija, smjera kretanja te kretanje temperature.

• William Playfair (1759.–1823.) je bio inženjer i politički ekonomist, a smatra se utemeljiteljem grafičkih metoda za statistiku. Izumio je četiri vrste dijagrama: 1786. godine linijski grafikon i stupičasti grafikon za prikaz ekonomskih podataka, a 1801. godine tortni dijagram i kružni dijagram koji se koristi za prikazivanje odnosa između dijela i cjeline.

Prvi poznati stupičasti dijagram na kojemu je prikazan uvoz i izvoz, sortiran prema volumenu, u Škotsku i iz nje od Božića 1780. do Božića 1781. godine za 17 država.

Jedan od poznatijih njegovih grafičkih prikaza je i prikaz engleskog izvoza i uvoza u Dansku i iz nje te u Norvešku i iz nje od 1700. do 1780. godine, s istaknutim pozitivnim i negativnim saldom.

Od suvremenih eksperata u području dizajna poslovnih informacija posebno se mogu istaknuti Edward R. Tufte, Stephen Few, Roman Griesfelder i Rolf Hichert.

S obzirom na to da analiza radova cijenjenih autora prelazi okvire ovog rada te da u europskom području najznačajniji autoritet predstavlja prof. dr. Rolf Hichert, u nastavku su navedene najbitnije sastavnice njegova koncepta. 

HICHERT®SUCCESS RULES – Pravila za uspješnu izradu poslovnih izvještaja i prezentacija, sadrže 119 pravila poznatog SUCCESS koncepta koji je razvio prof. dr. Rolf Hichert, a koja su najbitnija za uspješnu poslovnu komunikaciju, izvještavanje i prezentiranje. Dobra komunikacija temelji se na jasnim pravilima te HICHERT®SUCCESS RULES pružaju međunarodno prepoznati standard za profesionalno poslovno izvještavanje i poslovnu komunikaciju, koja je nužna za učinkovito i uspješno donošenje odluka.

HICHERT®SUCCESS RULES – Pravila za uspješnu izradu poslovnih izvještaja i prezentacija nalaze se u sedam grupa
pravila (S U C C E S S):

SAY (hrv. izrecite)
UNIFY (hrv. unificirajte)
CONDENSE (hrv. sažmite)
CHECK (hrv. provjerite)
ENABLE (hrv. omogućite)
SIMPLIFY (hrv. pojednostavnite)
STRUCTURE (hrv. strukturirajte)

Jednostavni vizualni prikazi pravila potpomažu uspješnu izradu poslovnih izvještaja i prezentacija te pridonose znatno boljem razumijevanju i prenošenju važnih informacija donositeljima poslovnih odluka i ostalim zainteresiranim stranama. (Hichert, R. (2013) HICHERT®SUCCESS RULES - Pravila za uspješnu izradu poslovnih izvještaja i prezentacija, http://www.poslovnaucinkovitost.eu/izdavastvo/912-poster-success-rules, pristupljeno 03.10.2014.)

HICHERT®SUCCESS RULES predstavljaju i temeljno ishodište za razvoj IBCS-a (International Business Communication Standards), čiji je začetnik također prof. dr. Rolf Hichert.

dr. sc. Mladen Meter

Ukoliko želite znati više o menadžerskim izvještajima, prijavite se pravovremeno za cjelodnevnu radionicu: "Profesionalni izvještaji i prezentacije prema HICHERT®IBCS standardima", koja će se održati 29.01.2016. u Sarajevu (Bosna i Hercegovina).