Zašto nikad ne završavate sve sa liste "za uraditi"?

Prošle godine LinkedIn je sproveo interesantno istraživanje čiji će rezultati koristiti svakome ko se oslanja na svoje "uraditi" liste. Sjećate li se kada ste posljednji put uradili sve što ste i planirali da uradite u jednom danu? Istraživanje LinkedIn-a je upravo potvrdilo da čak 90% zaposlenih nikada ne završi planirane dnevne zadatke. Razlog? Ne stignu, plan im se poremeti ili su jednostavno sebe precijenili. Zaključak? Nismo dovoljno dobri u obavljanju poslova koje mislimo da treba da obavimo.

Ako ste dio ovih 90%, a vjerovatno jeste, koristiće vam pet trikova da svoju listu obaveza napravite kako treba i da odradite sve njene tačke. Ako imate naviku da svoje obaveze i zadatke zapisujete gdje stignete ne biste li ih zaboravili, griješite.

Morate imati jednu, glavnu, master listu koja je namjenjena samo poslovnim zadacima (ovde ne ulazi dogovor za sport ili obaveze vaše djece). Bilo da je zapisujete u notes, bilo u telefon ili u dokumentu na desktopu, neka bude sve na jednom mjestu. I, bilo bi dobro da u nju možete zabilježiti novi zadatak u svakom momentu.

Sljedite pravilo 1-3-5. Pošto ste formirali poslovnu „uraditi“ listu, morate definisati dnevnu. Kako? Svakom danu namjenite jedan veliki zadatak, tri srednje težine i pet laganih. Ako je vaš posao pun dnevnih iznenađenja i iznenadnih sastanaka, onda ostavite na listi prazno mjesto za jedan zadatak srednje težine i dva laka. Rad po dnevnom rasporedu koristi i u komunikaciji sa kolegama kada vam na sto kao iz vedra neba spuste fasciklu sa novim zadatkom. Pošto vi već imate plan za taj dan, probajte ovako: "Ovo mogu da završim danas do tri, ali onda posao X (koji vam je na listi za taj dan) mora da sačeka do sutra pošto sam planirao da ga danas završim."

Koristite kalendar kao listu obaveza. Ako sebe uvijek precjenjujete i zadaci vam ostaju nezavršeni, probajte da ih upisujete u kalendar kao i sastanke. Ovako ćete imati pregled koliko možete za jedan dan, koliko vam vremena treba za svaki posao. Bićete realniji – za pisanje projekta vam treba nekoliko sati, ali za izvještaj zato 15 minuta. Tako znate koliko može da stane u jedan dan. Ne zaboravite da vam preko dana vrijeme uzimaju i mailovi, telefonski razgovori, dogovori za kolegama... Još jedna mala pomoć – odvojte za mejlove vrijeme. Ne morate na svaki da odgovorite istog momenta!

Skratite trajanje sastanaka. Ako, ipak, uz sve savjete, ne uspjevate da svoju listu obaveza izvedete do kraja, možda bolujete od bolesti "sastančenje". Vrijeme trajanja sastanaka morate ograničiti. Prije zakazivanja sastanka prvo se zapitajte da li se o temi sastanka može razgovarati telefonom, mejlom ili kraćim razgovorom u kancelariji kolega. Izbjeći sastanak znači uštedjeti na vremenu, jer se po pravilu ovakvi poslovni skupovi oduže više od očekivanog. I 20 minuta je vremenski period koji je sasvim dovoljan da uspješan sastanak. Ekonomista Džon Kenet Galbret kaže:"Nema potrebe da vrijeme za sastanak zaokružite na pola sata!". I grupišite ih koliko možete. Uštedjećete vrijeme, jer svoje dnevne poslove sa liste nećete prekidati više puta.