Pravilnik o postupku direktnog sporazuma u Općini Stari Grad Sarajevo

Na osnovu člana 15. Zakona o principima lokalne samouprave u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", broj 49/06 i 51/09), člana 13. stav (3), člana 18. stav (3), člana 87. stav (3) i člana 90. Zakona o javnim nabavkama ("Službeni glasnik BiH", broj 39/14, 59/22 i 50/24), člana 33. stav (1) tačka 2. i člana 85. stav (2) Statuta Općine Stari Grad Sarajevo ("Službene novine Kantona Sarajevo", broj 20/24), a u vezi sa članom 37. stav (3), članovima 53. do 55. i članom 86. stav (2) Pravilnika o javnim nabavkama u Općini Stari Grad Sarajevo broj 01-04-4-2429/26 od 09.09.2026. godine, Općinski načelnik Općine Stari Grad Sarajevo, donosi

PRAVILNIK
O POSTUPKU DIREKTNOG SPORAZUMA U OPĆINI STARI GRAD SARAJEVO

I - OPĆE ODREDBE

Član 1.
(Predmet Pravilnika)

(1) Ovim pravilnikom bliže se uređuje postupak javne nabavke robe, usluga i radova putem direktnog sporazuma u Općini Stari Grad Sarajevo (u daljem tekstu: Općina), uključujući uslove za njegovu primjenu, planiranje i iniciranje nabavke, prethodnu provjeru tržišta, pribavljanje i razmatranje prijedloga cijene ili ponuda, pregovaranje, izbor privrednog subjekta, način zaključivanja i realizacije direktnog sporazuma, prijem, evidencije, izvještavanje i arhiviranje dokumentacije.
(2) Ovim pravilnikom posebno se uređuju unutrašnja ovlaštenja i odgovornosti nadležne organizacione jedinice, Odsjeka za javne nabavke, organizacione jedinice nadležne za finansije, Općinskog načelnika i drugih lica uključenih u provođenje i realizaciju direktnog sporazuma.
(3) Cilj ovog pravilnika je omogućiti brzo i ekonomično provođenje nabavki male vrijednosti, uz očuvanje zakonitosti, sljedivosti, odgovornosti, tržišne opravdanosti cijene i najbolje razmjene vrijednosti za novac.

Član 2.
(Odnos prema drugim propisima i internim aktima)

(1) Direktni sporazum provodi se u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama (u daljem tekstu: Zakon), podzakonskim aktima donesenim na osnovu Zakona, Pravilnikom o javnim nabavkama u Općini Stari Grad Sarajevo (u daljem tekstu: opći Pravilnik), ovim pravilnikom i drugim važećim propisima.
(2) Pojmovi "Odsjek za javne nabavke", "nadležna organizaciona jedinica", "prethodna provjera tržišta", "Portal javnih nabavki" i drugi izrazi korišteni u ovom pravilniku imaju značenje utvrđeno Zakonom i općim Pravilnikom.
(3) Ako su pojedina pitanja realizacije nabavke, prijema, plaćanja, neurednog izvršenja, izmjene ugovora, odgovornosti, evidencija ili arhiviranja detaljnije uređena općim Pravilnikom, te odredbe primjenjuju se i na direktni sporazum, osim ako je ovim pravilnikom izričito drugačije određeno.

Član 3.
(Principi i najbolja razmjena vrijednosti za novac)

(1) Direktni sporazum provodi se uz poštivanje principa transparentnosti, jednakog tretmana, nediskriminacije, pravične i aktivne konkurencije, proporcionalnosti, ekonomičnosti i odgovornosti.
(2) Pri izboru privrednog subjekta Općina je dužna osigurati najbolju razmjenu vrijednosti za novac, vodeći računa o cijeni i, kada su relevantni, kvalitetu, roku izvršenja, raspoloživosti, garantnom roku, servisu, troškovima korištenja i drugim objektivnim okolnostima povezanim sa predmetom nabavke.
(3) Prihvaćena ili dogovorena cijena i drugi bitni uslovi nabavke moraju biti tržišno opravdani na osnovu dokumentovane prethodne provjere tržišta i drugih raspoloživih vjerodostojnih podataka.
(4) Bitne radnje i razlozi na kojima se zasniva izbor privrednog subjekta moraju biti dokumentovani u obimu primjerenom vrijednosti, prirodi i rizicima konkretne nabavke.

Član 4.
(Vrijednosne granice i zabrana cijepanja nabavke)

(1) Direktni sporazum može se provesti za pojedinačnu nabavku čija je procijenjena vrijednost jednaka ili manja od 6.000,00 KM bez PDV-a, pod uslovom da ukupna procijenjena vrijednost istovrsnih nabavki na godišnjem nivou nije veća od 10.000,00 KM bez PDV-a, odnosno u drugim vrijednosnim granicama ako budu utvrđene važećim Zakonom.
(2) Procijenjena vrijednost određuje se za cjelokupan predmet i period nabavke, uzimajući u obzir sve očekivane količine, opcije, sukcesivne potrebe i druge povezane dijelove koji čine jednu funkcionalnu, ekonomsku ili vremensku cjelinu.
(3) Kada je u vrijeme planiranja poznata cjelokupna potreba za istovrsnom nabavkom čija procijenjena vrijednost prelazi pojedinačni vrijednosni prag za direktni sporazum, nabavka se ne smije razlagati na više direktnih sporazuma radi izbjegavanja provođenja odgovarajućeg postupka javne nabavke.
(4) Dodatni direktni sporazum za istovrsnu nabavku tokom iste godine može se provesti samo kada je dodatna potreba nastala naknadno i kada su, nakon odgovarajuće izmjene plana i osiguranja sredstava, i dalje ispunjene sve pojedinačne i ukupne godišnje vrijednosne granice propisane Zakonom.

II - PLANIRANJE, INICIRANJE I INTERNA KONTROLA

Član 5.
(Planiranost nabavke i sredstva)

(1) Direktni sporazum može se provesti kada je nabavka predviđena Planom javnih nabavki i kada su osigurana odnosno planirana sredstva za njenu realizaciju.
(2) Ako nabavka nije predviđena Planom javnih nabavki, prije njenog provođenja donosi se posebna odluka kojom se Plan mijenja, u skladu sa Zakonom i općim Pravilnikom. Ta odluka ne predstavlja odluku ili rješenje o pokretanju postupka direktnog sporazuma u smislu člana 18. stav (3) Zakona.
(3) Direktni sporazum ne može se realizovati prije nego što se utvrdi odgovarajuća budžetska pozicija, izvor finansiranja i mogućnost preuzimanja obaveze.

Član 6.
(Obaveze nadležne organizacione jedinice)

(1) Nadležna organizaciona jedinica utvrđuje i obrazlaže potrebu za nabavkom, priprema opis odnosno specifikaciju predmeta, potrebne količine, mjesto i rok izvršenja, procijenjenu vrijednost i druge stručne zahtjeve.
(2) Nadležna organizaciona jedinica provodi prethodnu provjeru tržišta, pribavlja prijedlog cijene ili ponudu od jednog ili više privrednih subjekata, predlaže izbor privrednog subjekta i način realizacije nabavke te određuje lice odgovorno za prijem i kontrolu izvršenja.
(3) Rukovodilac nadležne organizacione jedinice odgovara za opravdanost potrebe, tačnost stručnih i tehničkih podataka, tržišnu utemeljenost procijenjene i predložene cijene i potpunost dokumentacije koju dostavlja na odobrenje.

Član 7.
(Zahtjev za nabavku putem direktnog sporazuma)

(1) Nabavka putem direktnog sporazuma inicira se podnošenjem obrasca DS-1 "Zahtjev i interna evidencija direktnog sporazuma", koji čini sastavni dio ovog pravilnika.
(2) Zahtjev naročito sadrži podatke o nadležnoj organizacionoj jedinici, predmetu i svrsi nabavke, količini i specifikaciji, Planu javnih nabavki, procijenjenoj vrijednosti, izvoru finansiranja, prethodnoj provjeri tržišta, pribavljenim ponudama, prijedlogu izbora, načinu realizacije, roku i mjestu izvršenja i licu odgovornom za prijem.
(3) Uz zahtjev se prilažu ponuda ili ponude, dokazi o prethodnoj provjeri tržišta, specifikacija ili drugi stručni prilog, finansijska potvrda i druga dokumentacija značajna za konkretnu nabavku.
(4) Polja obrasca koja prema prirodi nabavke nisu primjenjiva označavaju se oznakom "N/P", uz kratko obrazloženje kada je ono potrebno radi razumijevanja dokumentacije.

Član 8.
(Finansijska potvrda i odobrenje Općinskog načelnika)

(1) Raspoloživost odnosno planiranost potrebnih sredstava potvrđuje organizaciona jedinica nadležna za finansije dostavljanjem ovjerenog Prijedloga narudžbe Budžeta u prilogu zahtjeva ili neposrednim potpisom i pečatom u odgovarajućoj rubrici obrasca DS-1.
(2) Kada je uz zahtjev priložen uredno potpisan i ovjeren Prijedlog narudžbe Budžeta koji sadrži podatke potrebne za potvrdu sredstava, posebna rubrika finansijske potvrde u obrascu DS-1 ne popunjava se.
(3) Nakon potpisa obrađivača i rukovodioca nadležne organizacione jedinice i potvrde sredstava na jedan od načina iz st. (1) i (2) ovog člana, zahtjev se dostavlja Općinskom načelniku na odobrenje.
(4) Odobrenje Općinskog načelnika potvrđuje upravljačku saglasnost za realizaciju predmetne potrebe, ali ne zamjenjuje pravnu i proceduralnu kontrolu Odsjeka za javne nabavke niti može predstavljati osnov za postupanje suprotno Zakonu.

Član 9.
(Kontrola Odsjeka za javne nabavke)

(1) Nakon odobrenja Općinskog načelnika, zahtjev sa prilozima dostavlja se Odsjeku za javne nabavke radi evidentiranja i kontrole.
(2) Odsjek naročito provjerava planiranost nabavke, ispunjenost vrijednosnih granica, zbirnu godišnju vrijednost istovrsnih nabavki, predloženu i konačnu JRJN oznaku, potpunost zahtjeva, dokumentovanost tržišne provjere i postojanje osnova za predloženi način realizacije.
(3) Odsjek može ispraviti očigledne pravne, terminološke, formalne i klasifikacijske greške koje ne mijenjaju stručnu suštinu nabavke, a može zatražiti dopunu opisa ili dodatno dokumentovanje tržišne opravdanosti cijene i drugih bitnih uslova. Pribavljanje dodatne ponude može zatražiti samo kada je to, prema okolnostima konkretnog slučaja, potrebno i svrsishodno radi potvrđivanja zakonitosti ili ekonomičnosti nabavke.
(4) Ako nisu ispunjeni zakonski ili interni uslovi za provođenje direktnog sporazuma, Odsjek neće nastaviti realizaciju, već će zahtjev vratiti nadležnoj organizacionoj jedinici sa obrazloženjem i uputom o daljem postupanju.

III - PRETHODNA PROVJERA TRŽIŠTA, PONUDE I IZBOR

Član 10.
(Prethodna provjera tržišta)

(1) Nadležna organizaciona jedinica prije predlaganja izbora privrednog subjekta provjerava tržište u obimu primjerenom vrijednosti, složenosti, učestalosti i rizicima nabavke.
(2) Provjera tržišta može se izvršiti korištenjem javno dostupnih cjenovnika i kataloga, internetskih stranica, Portala javnih nabavki, ranijih ugovora i nabavki, podataka drugih ugovornih organa, pisanih ili elektronskih upita, ponuda, stručnih konsultacija ili drugih vjerodostojnih izvora.
(3) Iz korištene dokumentacije mora biti moguće utvrditi vrijeme provjere, izvor podataka, relevantne cijene i druge tržišne uslove te osnov za zaključak da je predložena nabavka ekonomski opravdana.

Član 11.
(Pribavljanje prijedloga cijene ili ponude)

(1) Nadležna organizaciona jedinica pisanim putem, elektronskom poštom ili na drugi dokaziv način traži prijedlog cijene ili ponudu od jednog ili više privrednih subjekata koji obavljaju djelatnost koja je predmet nabavke.
(2) Zahtjev za prijedlog cijene ili ponudu sadrži opis ili specifikaciju predmeta, količine ili obim, rok i mjesto izvršenja te druge podatke koji su potrebni da ponuđena cijena i uslovi budu jasni i uporedivi.
(3) Kada priroda predmeta zahtijeva posebnu dozvolu, ovlaštenje, stručnu osposobljenost ili drugi poseban uslov propisan posebnim propisom, nadležna organizaciona jedinica dužna je na to ukazati i osigurati odgovarajuću provjeru prije prihvatanja ponude.
(4) Kada se poziv objavljuje putem Portala javnih nabavki, tehničku objavu vrši Odsjek na osnovu podataka i dokumentacije nadležne organizacione jedinice, koja ostaje odgovorna za njihov stručni i tehnički sadržaj.

Član 12.
(Broj privrednih subjekata i ostvarivanje konkurencije)

(1) Za direktni sporazum ne utvrđuje se obavezan minimalni broj ponuda. Nadležna organizaciona jedinica broj privrednih subjekata od kojih traži prijedlog cijene ili ponudu određuje prema vrijednosti i prirodi nabavke, stanju na tržištu, raspoloživosti, rokovima i mogućnosti ostvarivanja najbolje razmjene vrijednosti za novac.
(2) Kada tržišne okolnosti to omogućavaju i kada je to svrsishodno, prijedlog cijene ili ponuda pribavlja se od više privrednih subjekata.
(3) Kada se prijedlog cijene ili ponuda pribavlja samo od jednog privrednog subjekta, dokumentacija mora sadržavati podatke iz prethodne provjere tržišta ili druge vjerodostojne podatke na osnovu kojih se može razumno ocijeniti tržišna opravdanost ponuđene cijene i drugih bitnih uslova nabavke. Pribavljanje dodatne ponude nije obavezno ako se tržišna opravdanost može pouzdano utvrditi na osnovu drugih dokumentovanih i vjerodostojnih izvora.
(4) Učestalo zaključivanje direktnih sporazuma sa istim privrednim subjektom nije samo po sebi zabranjeno, ali predstavlja okolnost koja može zahtijevati pojačanu provjeru tržišta i dokumentovanje razloga izbora. Ne primjenjuje se automatska rotacija privrednih subjekata koja bi bila suprotna principu najbolje razmjene vrijednosti za novac.

Član 13.
(Pregovaranje i izbor privrednog subjekta)

(1) U postupku direktnog sporazuma dopušteno je pregovaranje o cijeni, roku, načinu izvršenja i drugim elementima ponude, pod uslovom da se time ne mijenja predmet nabavke na način koji bi uticao na procijenjenu vrijednost, planiranost ili izbor postupka.
(2) Pregovaranje vodi nadležna organizaciona jedinica, putem obrađivača zahtjeva ili drugog zaposlenika kojeg odredi njen rukovodilac. Odsjek za javne nabavke može pružiti stručnu i proceduralnu podršku u vezi sa pitanjima iz svoje nadležnosti, ali ne preuzima pregovaranje o stručnim, tehničkim i komercijalnim elementima nabavke. Kada Odsjek za javne nabavke neposredno inicira nabavku za potrebe poslova iz svoje nadležnosti, smatra se nadležnom organizacionom jedinicom u smislu ovog stava. Bitni rezultati pregovaranja dokumentuju se pisanom komunikacijom, korigovanom ponudom ili službenom zabilješkom.
(3) Kada je pribavljeno više ponuda, izbor se zasniva na najboljoj razmjeni vrijednosti za novac. Ako se ne predlaže ponuda sa najnižom cijenom, nadležna organizaciona jedinica daje kratko i provjerljivo obrazloženje prednosti izabrane ponude.
(4) Kada je pribavljena jedna ponuda, ona se može prihvatiti ako su ispunjeni uslovi iz člana 12. stav (3) ovog pravilnika. Ako Odsjek za javne nabavke prilikom kontrole utvrdi da raspoloživi podaci nisu dovoljni za razumnu ocjenu tržišne opravdanosti ponuđene cijene ili drugih bitnih uslova, zahtijeva dopunu prethodne provjere tržišta, a pribavljanje dodatne ponude samo kada je to, prema okolnostima konkretnog slučaja, potrebno i svrsishodno.

Član 14.
(Pojednostavljeni karakter postupka i obustava)

(1) U postupku direktnog sporazuma ne donosi se odluka ili rješenje o pokretanju postupka u pisanoj formi i, u pravilu, ne imenuje se Komisija za javne nabavke.
(2) Kada predmet nabavke zahtijeva posebno stručno znanje, Općinski načelnik, Sekretar organa državne službe, Odsjek ili rukovodilac nadležne organizacione jedinice mogu uključiti odgovarajuće stručno lice u okviru njegovih ovlaštenja, bez uspostavljanja Komisije za javne nabavke.
(3) Ako se ne pribavi odgovarajuća ponuda, ponuđena cijena nije tržišno opravdana ili prelazi raspoloživa sredstva, prestane potreba za nabavkom ili se utvrdi da nisu ispunjeni uslovi za direktni sporazum, postupanje se obustavlja i razlozi se evidentiraju u internoj dokumentaciji. Po potrebi se izvrši nova provjera tržišta ili pokrene odgovarajući drugi postupak.
(4) U postupku direktnog sporazuma žalba nije dopuštena, u skladu sa Zakonom.

IV - ZAKLJUČIVANJE I REALIZACIJA DIREKTNOG SPORAZUMA

Član 15.
(Način formalizovanja direktnog sporazuma)

(1) Način formalizovanja direktnog sporazuma određuje se prema prirodi, složenosti, trajanju, načinu izvršenja i rizicima nabavke, a ne isključivo prema njenoj vrijednosti.
(2) Nadležna organizaciona jedinica u obrascu DS-1 daje prijedlog da se nabavka realizuje prihvatanjem ponude i odgovarajućim računom odnosno drugim dokazom o izvršenju ili zaključivanjem pisanog ugovora. Konačnu procjenu odgovarajućeg načina formalizovanja vrši Odsjek za javne nabavke u okviru kontrole iz člana 9. ovog pravilnika.
(3) Kada se radi o jednostavnoj, jednokratnoj ili kratkotrajnoj nabavci koja ne zahtijeva posebno uređivanje ugovornih prava i obaveza, Odsjek nakon provedene kontrole dostavlja izabranom privrednom subjektu obavijest o prihvatanju ponude, sa bitnim podacima potrebnim za realizaciju nabavke.
(4) Direktni sporazum smatra se zaključenim prilaganjem računa ili druge odgovarajuće dokumentacije, u smislu Zakona. Kada se nabavka formalizuje pisanim ugovorom, konačno potpisani ugovor predstavlja odgovarajuću dokumentaciju kojom se potvrđuje zaključenje direktnog sporazuma.

Član 16.
(Pisani ugovor)

(1) Pisani ugovor zaključuje se kada priroda, složenost, trajanje ili rizici nabavke zahtijevaju preciznije uređivanje međusobnih prava i obaveza.
(2) Pisani ugovor se naročito koristi kada predmet obuhvata radove ili složenije usluge, duži ili višefazni period izvršenja, sukcesivne isporuke, avansno plaćanje, ugovorne kazne ili posebna pravila odgovornosti, garanciju ili servisnu podršku, instaliranje i puštanje u rad, obradu povjerljivih podataka, prava intelektualnog vlasništva, testiranje ili druge okolnosti zbog kojih je potrebna dodatna zaštita interesa Općine.
(3) Odsjek za javne nabavke priprema nacrt pisanog ugovora u skladu sa odobrenim zahtjevom, prihvaćenom ponudom, rezultatima eventualnog pregovaranja i općim Pravilnikom.
(4) Kada se zaključuje pisani ugovor čija priroda ili trajanje zahtijevaju kontinuirano praćenje, nadležna organizaciona jedinica predlaže rukovodioca ugovora odnosno drugo odgovorno lice, koje se određuje u skladu sa općim Pravilnikom.

Član 17.
(Sukcesivne istovrsne potrebe)

(1) Kada se unaprijed može predvidjeti potreba za sukcesivnom nabavkom istovrsne robe, usluga ili radova tokom određenog perioda, a ispunjene su zakonske vrijednosne granice za direktni sporazum, ugovorni odnos se, u pravilu, uređuje pisanim ugovorom sa određenim periodom, maksimalnom vrijednošću i pravilima pojedinačnog izvršenja.
(2) Pojedinačni računi ili drugi dokumenti u slučaju iz stava (1) ovog člana predstavljaju dokaz djelimičnog izvršenja u okviru maksimalne vrijednosti ugovora.
(3) Izuzetno, jednostavne, povremene, niskorizične i unaprijed teško predvidive istovrsne potrebe mogu se realizovati pojedinačnim prihvatanjem ponude i računom, uz prethodno odobrenje svake pojedinačne nabavke i kontinuirano praćenje zbirne godišnje vrijednosti.

Član 18.
(Prijem, potvrđivanje izvršenja i plaćanje)

(1) Nadležna organizaciona jedinica vrši kvalitativni i kvantitativni prijem nabavljene robe, usluge ili radova i provjerava njihovu usklađenost sa odobrenim zahtjevom, prihvaćenom ponudom, obaviješću o prihvatanju ponude ili zaključenim ugovorom.
(2) Urednost izvršenja potvrđuje se na računu, fakturi, otpremnici, zapisniku, izvještaju, situaciji ili drugom odgovarajućem dokumentu, u skladu sa prirodom nabavke i internim finansijskim procedurama.
(3) Dokumentacija za plaćanje dostavlja se organizacionoj jedinici nadležnoj za finansije tek nakon izvršene stručne i tehničke potvrde urednosti, osim u slučaju dopuštenog i ugovorenog avansnog plaćanja.
(4) Nadležna organizaciona jedinica bez odlaganja dostavlja Odsjeku podatke i kopije dokumenata koji su mu potrebni za evidenciju i izvještavanje putem Portala javnih nabavki.

Član 19.
(Neuredno izvršenje i promjene tokom realizacije)

(1) Ako predmet nabavke nije izvršen u ugovorenom obimu, kvalitetu, roku ili na drugi ugovoreni način, nadležna organizaciona jedinica ne potvrđuje urednost u spornom dijelu i bez odlaganja preduzima radnje predviđene općim Pravilnikom i dokumentacijom konkretnog direktnog sporazuma.
(2) Na reklamacije, otklanjanje nedostataka, ugovorne kazne, naknadu štete, aktiviranje garancija, raskid, izmjene pisanog ugovora i druga pitanja neurednog izvršenja primjenjuju se odgovarajuće odredbe općeg Pravilnika.
(3) Izmjena, dodatna količina ili dodatna obaveza ne može se koristiti za prekoračenje maksimalne vrijednosti konkretnog direktnog sporazuma ili za izbjegavanje zakonskih pravila o procijenjenoj i ukupnoj godišnjoj vrijednosti istovrsnih nabavki.

V - EVIDENCIJE, IZVJEŠTAVANJE I ARHIVIRANJE

Član 20.
(Interna evidencija i praćenje godišnje vrijednosti)

(1) Odsjek za javne nabavke vodi jedinstvenu internu godišnju evidenciju svih direktnih sporazuma, bez obzira na način njihove realizacije.
(2) Evidencija naročito sadrži internu oznaku, nadležnu organizacionu jedinicu, predmet i JRJN oznaku, redni broj iz Plana, izabranog privrednog subjekta, vrijednost bez PDV-a, način realizacije, datum računa odnosno ugovora, te zbirnu vrijednost istovrsnih nabavki u tekućoj godini.
(3) Prije svakog novog direktnog sporazuma Odsjek provjerava provedene i planirane istovrsne nabavke. Ako bi novom nabavkom bila prekoračena zakonska vrijednosna granica ili postoje elementi nedopuštenog cijepanja, direktni sporazum se ne provodi.
(4) Podaci iz evidencije koriste se pri planiranju, izmjenama Plana, utvrđivanju procijenjene vrijednosti, objedinjavanju potreba i unutrašnjoj kontroli nabavki.

Član 21.
(Izvještavanje putem Portala javnih nabavki i dostavljanje podataka)

(1) Odsjek za javne nabavke objavljuje izvještaj o provedenom direktnom sporazumu putem Portala javnih nabavki najkasnije u roku od 30 dana od dana okončanja postupka, u formi i na način utvrđen Zakonom i važećim podzakonskim aktom.
(2) Za potrebe izvještavanja iz stava (1) ovog člana, direktni sporazum smatra se okončanim danom kada je zaključen prilaganjem računa ili druge odgovarajuće dokumentacije u smislu Zakona, odnosno danom zaključenja pisanog ugovora kada je ugovor korišten kao odgovarajuća dokumentacija za formalizovanje nabavke, a u slučaju poništenja odnosno obustave postupanja, danom donošenja odnosno evidentiranja odgovarajućeg akta kojim je postupanje okončano.
(3) Nadležna organizaciona jedinica odgovorna je za blagovremeno dostavljanje Odsjeku za javne nabavke svih dokumenata i podataka potrebnih za izvršavanje obaveze iz stava (1) ovog člana. Kada se račun, faktura ili drugi dokument kojim se potvrđuje zaključivanje odnosno realizacija direktnog sporazuma dostavlja nadležnoj finansijskoj organizacionoj jedinici radi obrade ili plaćanja, istovremeno se primjerak tog dokumenta, odnosno njegova elektronska kopija, obavezno dostavlja Odsjeku za javne nabavke, a najkasnije narednog radnog dana.
(4) Kada se direktni sporazum realizuje zaključivanjem pisanog ugovora, Odsjek za javne nabavke organizuje njegovo dostavljanje drugoj ugovornoj strani, kontroliše povrat potpisanih primjeraka, evidentira datum zaključenja i vrši dalju distribuciju ugovora u skladu sa Pravilnikom o javnim nabavkama u Općini Stari Grad Sarajevo. Ako rukovodilac ugovora ili nadležna organizaciona jedinica prije povrata konačno potpisanog primjerka raspolaže obaviješću, elektronskom kopijom potpisanog ugovora, elektronskom porukom druge ugovorne strane ili drugim vjerodostojnim dokazom iz kojeg proizlazi da je ugovor zaključen, dužan je takav podatak i raspoloživi dokaz bez odlaganja dostaviti Odsjeku za javne nabavke. Odsjek, kada na osnovu dostavljenih i drugih raspoloživih podataka može pouzdano utvrditi datum zaključenja ugovora i sve podatke potrebne za izvještavanje, izvršava obavezu izvještavanja putem Portala ne čekajući povrat fizičkog primjerka ugovora.
(5) Ako nakon odobrenja direktnog sporazuma nabavka ne bude realizovana, odnosno račun ili druga odgovarajuća dokumentacija ne bude pribavljena ili pisani ugovor ne bude zaključen u planiranom roku, nadležna organizaciona jedinica dužna je o tome bez odlaganja obavijestiti Odsjek za javne nabavke, uz kratko navođenje razloga i očekivanog daljeg postupanja. Ako je ugovor zaključen, ali njegov konačno potpisani primjerak još nije vraćen Općini, postupa se u skladu sa stavom (4) ovog člana.
(6) Nadležna finansijska organizaciona jedinica, kada zaprimi račun, fakturu ili drugi dokument koji se odnosi na direktni sporazum, a iz raspoložive dokumentacije ne proizlazi da je njegov primjerak dostavljen Odsjeku za javne nabavke, bez odlaganja dostavlja Odsjeku elektronsku kopiju tog dokumenta. Ova kontrolna radnja predstavlja dodatni mehanizam zaštite od propuštanja roka i ne oslobađa nadležnu organizacionu jedinicu obaveze iz stava (3) ovog člana.
(7) Odsjek za javne nabavke po prijemu dokumentacije evidentira datum njenog prijema i provjerava da li raspolaže svim podacima potrebnim za izvještavanje. Kada utvrdi da podaci ili dokumentacija nisu potpuni, bez odlaganja zahtijeva njihovu dopunu, a nadležna organizaciona jedinica dužna je tražene podatke dostaviti hitno, vodeći računa o zakonskom roku za objavu izvještaja.
(8) Kada Odsjek za javne nabavke utvrdi da nedostavljanje ili zakašnjelo dostavljanje dokumentacije ugrožava izvršavanje obaveze izvještavanja u propisanom roku, o tome odmah obavještava rukovodioca nadležne organizacione jedinice. Ako se dokumentacija ni nakon upozorenja ne dostavi ili se takvo postupanje ponavlja, Odsjek o tome pisanim putem obavještava Sekretara organa državne službe radi poduzimanja odgovarajućih mjera u skladu sa općim Pravilnikom.
(9) Neblagovremeno ili nepotpuno dostavljanje podataka i dokumentacije kojim je prouzrokovano ili je moglo biti prouzrokovano propuštanje zakonskog roka za izvještavanje predstavlja neblagovremeno postupanje u smislu odredbi općeg Pravilnika. Odgovornost za eventualno propuštanje utvrđuje se prema stvarnom toku dokumentacije, vremenu njenog dostavljanja i radnjama koje je svaki učesnik preduzeo u okviru svoje nadležnosti.
(10) Kada je zaključen pisani ugovor, Odsjek za javne nabavke osigurava i unos odnosno objavu podataka o ugovoru i njegovoj realizaciji kada je takva obaveza propisana Zakonom ili podzakonskim aktom i omogućena funkcionalnostima Portala.
(11) Ako je postupak direktnog sporazuma poništen odnosno okončan bez zaključivanja direktnog sporazuma na način koji prema pravilima Portala zahtijeva izvještavanje, nadležna organizaciona jedinica bez odlaganja dostavlja Odsjeku podatke i dokumentaciju o takvom okončanju, a Odsjek objavljuje odgovarajuće podatke u propisanom roku.

Član 22.
(Interni broj, dokumentacija i arhiviranje)

(1) Za pojedinačni direktni sporazum ne formira se poseban vanupravni predmet u pisarnici. Odsjek svaku nabavku evidentira pod internim evidencijskim brojem, u skladu sa općim Pravilnikom.
(2) Dokumentacija direktnog sporazuma, zavisno od načina njegove realizacije, naročito obuhvata odobren obrazac DS-1, finansijsku potvrdu, specifikaciju, dokaze o prethodnoj provjeri tržišta, pribavljenu ponudu ili ponude, dokumentaciju o pregovaranju ako je vođeno, obavijest o prihvatanju ponude ili pisani ugovor, račun odnosno dokaz o izvršenju i dokumentaciju o izvještavanju putem Portala.
(3) Elektronska komunikacija i drugi elektronski dokazi povezuju se sa internim evidencijskim brojem na način koji omogućava pouzdanu sljedivost i naknadnu kontrolu.
(4) Dokumentacija direktnih sporazuma iz jedne kalendarske godine sistematizuje se i po isteku godine arhivira kao objedinjena evidencijska cjelina, u skladu sa općim Pravilnikom i propisima o kancelarijskom i arhivskom poslovanju.

Član 23.
(Unutrašnja kontrola i pokazatelji rizika)

(1) Odsjek, Sekretar organa državne službe, nadležna organizaciona jedinica i druga ovlaštena lica, svako u okviru svoje nadležnosti, mogu vršiti preventivnu i naknadnu kontrolu direktnih sporazuma.
(2) Posebnu pažnju mogu zahtijevati učestale istovrsne nabavke, ponovljeni izbor istog privrednog subjekta, pribavljanje samo jedne ponude, neuobičajeno povećanje cijena, okolnosti koje mogu ukazivati na nedopušteno dijeljenje predmeta nabavke radi izbjegavanja primjene odgovarajućeg postupka, nabavke koje se ponavljaju bez odgovarajućeg planiranja i drugi pokazatelji rizika.
(3) Postojanje pojedinačnog pokazatelja iz stava (2) ovog člana ne predstavlja samo po sebi nepravilnost, ali je osnov za provjeru dokumentacije, tržišnih okolnosti i opravdanosti konkretnog postupanja.

VI - PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Član 24.
(Obrazac i operativne upute)

(1) Sastavni dio ovog pravilnika čini Obrazac DS-1 "Zahtjev i interna evidencija direktnog sporazuma", koji se obavezno koristi za iniciranje, odobravanje i interno evidentiranje direktnog sporazuma.
(2) Općinski načelnik može, na prijedlog Odsjeka, posebnom uputom utvrditi dodatne kontrolne liste, pomoćne evidencije i tehnički način elektronskog vođenja dokumentacije, pod uslovom da se njima ne mijenjaju prava, obaveze i odgovornosti utvrđene Zakonom, općim Pravilnikom i ovim pravilnikom.
(3) Grafičko i tehničko uređenje obrasca DS-1 može se prilagođavati potrebama rada uz odobrenje Sekretara organa državne službe, na obrazloženi prijedlog Odsjeka, ako se time ne mijenja njegov propisani sadržaj i tok odobravanja.

Član 25.
(Primjena propisa i prestanak važenja ranijeg akta)

(1) Na pitanja koja nisu uređena ovim pravilnikom neposredno se primjenjuju Zakon, podzakonski akti, opći Pravilnik, propisi o obligacionim odnosima, budžetu, kancelarijskom i arhivskom poslovanju i drugi relevantni propisi.
(2) Ako nakon donošenja ovog pravilnika dođe do promjene obavezne zakonske ili podzakonske odredbe, do usklađivanja ovog pravilnika neposredno se primjenjuje nova odredba propisa.
(3) Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da važi dosadašnji Pravilnik o postupku direktnog sporazuma u Općini Stari Grad Sarajevo iz 2019. godine, broj 01-05-5-435/19 od 11.02.2019. godine.Član 26.
(Stupanje na snagu i dostupnost)

(1) Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenim novinama Kantona Sarajevo", a objavit će se i na intranet stranici Općine i učiniti dostupnim svim organizacionim jedinicama.
(2) Odsjek za javne nabavke pravilnik i obrazac DS-1 čini dostupnim svim organizacionim jedinicama i pruža potrebnu stručnu podršku za njihovu početnu primjenu.
(3) Obrazac DS-1 primjenjuje se od dana stupanja na snagu ovog pravilnika.

Broj 01-04-4-2459/26
11. septembra 2026. godine
Sarajevo

Općinski načelnik
Irfan Čengić, s. r.