Digitalizacija poslovanja – šta smo naučili u vrijeme pandemije?

Razmjere, koje je prouzrokovao COVID-19 i posljedično karantin, su jasno ukazale na nužnost digitalizacije cijelog poslovanja.

Stručnjaci kažu da su globalne krize katalizator promjena u društvu. Suočavamo sa pitanjem: »Da li je naš način obavljanja poslova optimalan za vremena u kojima živimo? Da li bi rad od kuće mogao biti nova realnost, ako ne za većinu, bar za dio stanovništva?“. U vrijeme „prisilne izolacije“ se kao ključno pokazalo da preduzeće mora imati jasno razvijenu organizacijsku strukturu, da su poslovni procesi definirani i prilagođeni za digitalni svijet te da zaposleni imaju sve potrebne pristupe do najbitnijih podataka i dokumenata, koje trebaju pri radu. Sada, kada se situacija smiruje, možemo razmotriti najbolje digitalne alate i postaviti prave smjernice na kojima bi se temeljila nova, digitalna kultura rada.

Digitalna transformacija počinje načinom razmišljanja

Pri digitalnoj transformaciji nije dovoljno fokusirati se samo na uvođenje novih tehnologija. To jeste nužan, ali ne i dovoljan uslov. U suštini to je poslovni izazov, koji zahtijeva promjene organizacijske kulture, ljudi, poslovnih procesa i modela. Digitalna transformacija je također proces razvoja novih odnosa sa kupcima i prepoznavanje njihovih potreba te još mnogo toga više. Pri tome je tehnologija samo osnova, koja omogućava nesmetanu komunikaciju i razmjenu informacija među zaposlenim, te među zaposlenim i kupcima, dobavljačima i poslovnim partnerima. 

Rješenja i usluge u oblaku – poznato, a premalo se koristi

Preduzeća, koja su i ranije koristila neke usluge u oblaku, su se lakše suočila sa realnošću da je digitalizacija poslovanja nužna. S druge strane, neka preduzeća su gasila požare i pokušala se što bolje snaći u datoj situaciji.

Uz pomoć poslovnog programa, koji radi u oblaku, je pregled nad poslovanjem svaki trenutak dostupan na klik, što zaposlenim i preduzećima omogućava veliku prilagodljivost. Pri radu od kuće zaposleni bez problema pregledaju izdane račune, narudžbe, zalihe itd., bez da napuste svoj dom. Razmjena dokumenata je sigurna i jednostavna. Dodatna prednost korištenja poslovnog programa u oblaku je ta što se on redovno ažurira kako sa tehničkog tako i sa zakonodavnog stanovišta, što znači da u svakom trenutku koristite najbolju i najnoviju verziju programa. U pretplatu su uračunate nadogradnje, zakonske izmjene i dopune. Ne morate razmišljati o ulaganju u sopstvene servere, drugoj infrastrukturi i obezbjeđivanju sigurnosti. Sve to je uključeno u poslovni program odnosno uslugu PANTHEON Cloud koji radi na sigurnim serverima BH Telekoma.

Potrebni alati za digitalizaciju poslovanja

Poslovni program u oblaku je osnova. U Datalabu razvijamo i alate za digitalizaciju poslovanja. Za pomoć pri uvođenju digitalnog poslovanja, pripremili smo izvanrednu ponudu. U okviru akcije GO DIGITAL su vam do 31.8.2020 na raspolaganju besplatni alati za digitalizaciju poslovanja.

Protok dokumenata i informacija u kompaniji je ključan za uspješno poslovanje. U slučaju digitaliziranog poslovanja bez papira, svi uključeni dokumenti moraju se prenositi digitalnim kanalima koji se prenose u poslovno informacioni sistem kompanije. 

Činjenica je da bez uspostavljenog sistema za automatizaciju, upravljanje i organizaciju dokumenata nećete biti u mogućnosti da u potpunosti iskoristite informacije koje se nalaze u tim dokumentima. Prilikom organizacije dokumenata koji su ranije cirkulisali kroz kompaniju u fizičkom obliku i koji su sada dostupni u elektronskom obliku, nam je od velike pomoći usluga eDokumentacije tj. Dokumentacioni sistem. Zaboravite na prenos papirnih dokumenata između odjeljenja ili slanje dokumenata računovođi. Lako se možete riješiti papirologije, jer cjelokupnu (papirnu) arhivu možete čuvati u eDokumentaciji koja je povezana sa poslovnim programom koji koristi i vaš računovođa. Na ovaj način se svi dokumenti sigurno čuvaju, dostupni su na klik, a razmjena dokumenata je mnogo brža.

Možemo li da izbjegnemo prekucavanje podataka sa papirnih dokumenata u doba digitalizacije? Možete. eKnjiženje je sistem za prepoznavanje sadržaja skeniranih računaili dokumenta u PDF formatu u papirnom obliku koje kasnije pretvara u elektronski oblik.Na ovaj način možete značajno smanjiti utrošak vremena jer ste automatizirali rad od skeniranog dokumenta do knjiženja bez ručnih unosa.

O gubitku podataka nikada ne razmišljamo kao o trošku dok nam se ne dogodi. Nažalost, svi pamtimo primjere požara ili poplava zbog kojih je nekim kompanijama bio ugrožen opstanak. Sigurnosna kopijanam omogućava da baze podataka čuvamo na udaljenoj i sigurnoj lokaciji u oblaku. Smisao kopiranja podataka na sigurno mjesto je da, ukoliko dođe do nepredviđenih situacija (hakerskih napada, požara, poplava i sl.), možemo vratiti izgubljene podatke lako i brzo.

Zamislite situaciju u kojoj su zaposleni oslobođeni razmišljanja o tome koga obavijestiti o nekim poslovnim promjenama, ko odlučuje o nekoj stvari, ko treba da potvrdi neki trošak itd. Sve je to moguće uz optimizaciju poslovnih procesa. WorkFlow definiše korake u poslovnim procesima koji se svakodnevno ponavljaju u preduzeću. Optimiziraju se, automatiziraju i ubrzavaju rutinski, ponavljajući zadaci, koji zaposlenima oduzimaju vrijeme. Glavni cilj je da WorkFlow rastereti zaposlene od ovih ponavljajućih i zamornih zadataka kako bi im ostalo više vremena za "pametnije stvari". 

PANTHEON WorkFlow omogućava prije svega bolju kontrolu nad procesima u preduzeću, zatim niže troškove učenja poslovnih procesa i upotrebe PANTHEON-a od strane zaposlenih.

Prelazak na bespapirno poslovanje je nužan

Poslovni modeli, načini poslovanja i naša budućnost se mijenjaju. Prelazak na bespapirno poslovanje i digitalizacija su tako postali nužni za uspješnu budućnost preduzeća. To je postalo najviše očigledno u vrijeme krize. Optimizacija odnosno automatizacija poslovanja mora biti dostupna svim tipovima i veličinama preduzeća. U Datalabu zagovaramo digitalizaciju preduzeća u Bosni i Hercegovini i pozivamo i vas – GO DIGITAL!