Ovo su ključne izmjene Pravilnika o kancelarijskom poslovanju u FBiH

U Službenim novinama FBiH broj 91/23 objavljene su Izmjene i dopune Pravilnika o kancelarijskom poslovanju u Federaciji BiH, piše Akta.ba.

Ovim Pravilnikom je uređen sadržaj i način vođenja kancelarijskog poslovanja u federalnim i kantonalnim organima uprave, općinskim i gradskim službama za upravu, zakonodavnim i izvršnim organima vlasti, kao i pravnim licima sa javnim ovlaštenjima, i drugim pravnim licima javnog karaktera.

U nastavku donosimo pregled ključnih izmjene koje Pravilnik tretira.

ELEKTRONSKO KANCELARIJSKO POSLOVANJE

U Pravilniku o kancelarijskom poslovanju u Federaciji Bosne i Hercegovine iza riječi "poslovanje" dodaje se zarez i riječi: "uključujući elektronsko kancelarijsko poslovanje".

Iza stava (1) dodaje se novi stav (2) koji glasi: "(2) Postupanje s aktima u elektronskom obliku vrši se shodnom primjenom radnji iz stava (1) ovog člana.".

"U članu 4. dodaje se nova tačka l) koja glasi: "l) Elektronski sistem za upravljanje dokumentima (Document Managment System - DMS) je sistem kancelarijskog poslovanja u digitalnom obliku, u svim njegovim fazama", navedeno je u izmjenama i dopunama Pravilnika.

Knjige evidencija i obrasci utvrđeni ovim pravilnikom vode se i u elektronskom obliku, s tim da izgled, sadržaj i način vođenja, te tehničke karakteristike odgovaraju uslovima propisanim zakonom, kao i ovim pravilnikom.

Organi i pravne osobe na koje se primjenjuje ovaj pravilnik su dužni na svojoj web stranici objaviti adresu elektronske pošte za primanje akata, te navesti druge načine elektronskog i konvencionalnog prijema akata.

POSTUPANJE SA POŠTOM DOSTAVLJENOM ELEKTRONSKIM PUTEM

Akti i podnesci dostavljeni u elektronskom obliku, u skladu sa propisima kojima se uređuje elektronski dokument i potpis, smatraju se svojeručno potpisanim.

Elektronskim putem dostavljeni akti i podnesci smatraju se podnesenim organima i pravnim osobama na koje se primjenjuje ovaj pravilnik u trenutku kad je zabilježen na poslužitelju za primanje takvih poruka. Akti i podnesci koji su dostavljeni elektronskim putem u skladu s posebnim propisima smatraju se dostavljenim u trenutku kad je organ stranci poslao potvrdu o prijemu akta ili podneska.

"Ako se iz tehničkih razloga ne može pročitati akt ili podnesak primljen elektronskim putem, o tome će se bez odlaganja obavijestiti pošiljalac akta ili podneska elektronskim putem ili na drugi odgovarajući način. U tom slučaju, dužan je ponovo poslati akt ili podnesak u ispravnom elektronskom obliku koji je u upotrebi u organima i pravnim osobama na koje se primjenjuje ovaj pravilnik a u koje se šalje akt ili podnesak ili ga dostaviti na drugi propisani način. Ako i u tom slučaju nije moguće pročitati primljeni akt ili podnesak, smatrat će se da akt ili podnesak nije ni podnesen. O toj činjenici službenik koji je primio akt ili podnesak sačinjava službenu zabilješku i o istom obavještava podnosioca", navedeno je.

Dakle, Izmjenama i dopunama Pravilnika obezbjeđeno je provođenjem načela elektronskog poslovanja kroz oblast kancelarijskog poslovanja kako bi se unaprijedila efikasnost u radu sa dokumentima, kroz uštedu vremena i ubrzanje procesa rada, sve do faze sigurnog arhiviranja predmeta.