Tajne učinkovitog radnog dana: Kako da ne trošite bespotrebno dragocijeno vrijeme

Došli ste rano u ured (ili ste se barem prijavili na vrijeme iz kućnog ureda), kafa je na stolu, to-do lista je spremna, i puni ste elana.

No, prije nego što ste išta konkretno napravili, već ste izgubili sat vremena na e-mailove koji nisu hitni, poruke na Slacku koje su mogle pričekati, i "samo kratki" sastanak koji se pretvorio u filozofsku raspravu o nebitnim detaljima.

Svi imamo svoje "gutače vremena"– sitne, naizgled bezazlene aktivnosti koje se nakupe i pojedu dragocjene sate.

No, dobra vijest je da ih možemo prepoznati i svesti na minimum.

Nije poenta u iskorištavanju svake sekunde, već u vraćanju vremena

Svi bismo voljeli imati više vremena.

Dan kao da nikad nema dovoljno sati za sve obaveze, a često nas pokušaji da budemo maksimalno produktivni samo iscrpe.

No, postoje načini kako smanjiti izgubljeno vrijeme i stvoriti više prostora za stvari koje su zaista važne.

Evo nekoliko strategija:

Napravite vodič koji će smanjiti prekide

Ako vam velik dio dana odlazi na odgovaranje na ista pitanja putem e-maila i poruka, razmislite o kreiranju FAQ dokumenta u kojem ćete na jednom mjestu objasniti sve ključne informacije.

Bivša potpredsjednica Googlea i COO tvrtke Stripe, Claire Hughes-Johnson, otišla je korak dalje i osmislila "Rad s Claire" vodič. Ovaj dokument služi kao interni priručnik koji suradnicima jasno daje do znanja kako najbolje komunicirati s njom, koliko joj vremena treba za odgovor te koje su joj radne navike i preferencije, piše Fast company.

Ušteda vremena? Ogromna. Umjesto da se bavite ponavljanjem istih odgovora, ljudi mogu sami pronaći informacije, a vi se možete posvetiti važnijim zadacima.

Smanjite svaki sastanak za 10 minuta

Postoje oni koji smatraju da su svi sastanci gubitak vremena, no realnost je da su neki ipak nužni. Ipak, rijetko tko zaista pažljivo prati sastanak od početka do kraja – pogotovo online sastanke.

Istraživanje tvrtke LiveCareer pokazalo je da 9% ljudi gubi fokus unutar prvih 10 minuta, dok 43% prestaje aktivno slušati nakon 20 do 30 minuta. Samo 4% sudionika ostaje potpuno fokusirano sat vremena ili dulje.

Zaključak? Skratite sastanke na realnu duljinu. Polusatni sastanci neka traju 20 minuta, a jednosatni 40. Na kraju tjedna mogli biste vratiti sate koje biste inače izgubili na neproduktivne razgovore.

Odmah riješite ili delegirajte zadatke

To-do liste su korisne, ali često na njima nakupljamo male zadatke koji pojedinačno izgledaju beznačajno, ali zajedno uzmu puno vremena.

Vladislav Podolyako, osnivač i CEO tvrtke Folderly, koristi princip "Dotakni jednom" (TIO – Touch It Once).

Pravilo je jednostavno: ako nešto može obaviti u manje od 10 minuta, napravi to odmah. Ako ne, delegira ili ostavi za kasnije.

Posebno primjenjuje ovo pravilo na e-mailove – ako mu je poruka samo dostavljena u kopiju (bcc), često uopće ne odgovara.

Ako zna ko može bolje riješiti problem, jednostavno proslijedi e-mail. Umjesto da gubi vrijeme na duge, savršeno sročene odgovore, fokusira se na brzinu i učinkovitost.

Ne radi se o tome da radite brže, već pametnije.

Prepoznajte gdje vam vrijeme curi i preuzmite kontrolu. Jer svaki sat koji povratite – sat je koji možete bolje iskoristiti.