Dokumentni sistem je puno više od dijeljenja dokumenata

U realnosti nije potrebno biti prodavac na terenu ili menadžer da se nađete u situaciji kada vam je potreban određeni dokument, odmah i ovdje. Kako je posao utakmica, potrebno se je brzo odazvati, a pristup do vjerodostojnih informacija potreban je samo sa klikom da daljinu.

Zamislite rješenja, kao što su Dropbox, ShugarSync ili čak – u firmama vjerovatno najčešće – dijeljenje dokumenata u zajedničkoj mreži firme u mapama „zajedničko“. Ovakva tehnička i korisnička rješenja u stvarnosti riješe upravljanje i dijeljenje dokumenata u svojoj osnovnoj funkciji. Dokument je dostupan većem broj ljudi, različitim odjeljenjima, do njega imaju uvid i/ili pravo do izmjena i dopunjavanja, premještanja u/iz mape, preuzimanja pa čak i brisanja. Svi koji imaju pristup nekoj zajedničkoj mapi imaju slična ili čak ista prava. Ako je vaša jedina želja da ste dokument prebaciti iz vašeg okruženja u okruženje gdje je dostupan većem broju ljudi, u tom slučaju ste zadatak uspješno riješili.

Istina je da svaka živa organizacija ima svoju strukturu i dinamiku. Ispostavlja se da sa jednim dokumentom može raditi više ljudi, da za svakog od njih taj dokument ima drugačiju težinu, a veoma bitan je put gdje i kojim putevima putuje.

Dokumentni sistemi (DMS) ne znače samo rješenja za upravljanje i dijeljenja dokumenata. Znače i potporu internim procesima. Dokumentni sistemi nisu samo strukturiran način arhiviranja dokumenata, oni su živ sistem koji za cilj ima lakše i jednostavnije odlučivanje te operativnu učinkovitost organizacije.

I ako pobliže pogledamo funkcionalnosti koje dobijate sa dokumentnim sistemima (i koje nemate kod dijeljenja dokumenata ili tzv. file sharing-u):

SIGURNOST je zapravo jedna između ključnih karakteristika i razlika. Sa jednostavnim dijeljenjem dokumenata nemate mogućnost podesiti imenovanje prava, detaljno odrediti ko i sta radi na (pojedinačnom) dokumentu, nemate mogućnost uvida ko i kada je pristupio dokumentu. Za svaki dokumenat posebno moguće je odrediti da vam sistem pošalje poruku ako je na dokumentu urađena bila kakva izmjena.

REVIZIJSKI TRAG je funkcionalnost gdje imate mogućnost pristupa do svih verzija dokumenta, sa mogućnošću uvida u izmjene kod korisnika koje su uraditi i sa vremenskom oznakom kada je izmjena urađena.

KONTROLA nad dokumentima bitan je vidik svake organizacije. Dokumentni sistem omogućava automatizaciju radnog toka a osnovu unaprijed određenih koraka i definiciju izvršenih zahtjeva gdje možemo, ukoliko želimo, detaljno odrediti sta je sve potrebno da pojedini uposlenik uradi na dokumentu. Omogućava i distribuciju elektronske pošte, web obrazaca i druge oblike elektronskih obrazaca prema (unaprijed) određenim putevima. Stvarno omogućava da svaka pošta, obrazac ili dokument zasigurno nađe svog primatelja, pri čemu znamo da je isti sve vidio i da je sa njim i upoznat.

STANDARDIZACIJA rada sa dokumentima uređuje rad u firmi do te mjere da rad sa dokumentacijom više ne predstavlja vremenske gubitke i da postane prednost, naime, odjednom imamo pristup do svih informacija bilo kada (i bil gdje, ako imamo rješenje u oblaku).

SKENIRANJE je praktično dio dokumentnog sistema. Ukoliko uspijete sa svojim partnerima i dobavljačima dogovoriti za elektronsko posredovanje pošte, unatoč tome ostane vam nekoliko papirne pošte i bitnih dokumenata, koje morate obuhvatiti i u dokumentni sistem dodati. Digitalizacije dokumentacije je usluga sa kojom papirne dokumente pretvorimo u digitalni oblik, tako da istim možete upravljati elektronskim putem i unutar sistema kojeg koristite.

DOSTUPNOST do dokumenata nije u potupnosti očigledna. Naime, nedavno imali smo slučaj klijenta gdje je pored urađenog rada sa dokumentima želio i da se njegovi uposlenici, koji su puno pristupni i na istočnim tržištima, konkretno u Kini, da mogu pristupiti do svih sadržaja većih formata. Rješenja, kao što su npr. Dropbox su naime tamo zabranjena.

MODULARNOST je funkcionalnost, koju bi možda od svoga sistema željeli. Ukoliko vaš dokumentni sistem omogućava uvođenje modula, kada ste na iste spremni i kada su vam potrebni, uvođenje u rad sa dokumentovanim sistemom može proći bez pretjeranog stresa i sa postepenim izmjenama.

INTEGRACIJA SA OSTALIM RJEŠENJIMA su kao postojeća ERP, CRM, SCM sistemi, ostala tehnička i arhivska rješenja, te naravno, mogućnost uvođenja elektronskog potpisivanja, koji je zadnji korak ka bespapirnoj kancelariji.

U Mikrografiji, upravljanje sa papirima postao je način razmišljanja. Sisteme koje nude partnerima, koriste sami, razvijaju iste u skladu sa potrebama tržišta i potrebama partnera. Bitno im je da su njihova rješenja certificirana, sigurna i nadogradiva. Svjesni su da je odluka o uvođenju DMS strateška i predstavlja (veliku) izmjenu, međutim, na kraju puta obezbjeđuje uređenost, ciljano vođenje i operativnu učinkovitost organizacije. Sve sa ciljem lakšeg i bržeg donošenja odluka.